АНАЛИЗ  ПРОБЛЕМЫ  ВНУТРИВЕДОМСТВЕННОГО  ДОКУМЕНТООБОРОТА  В  ВЫСШИХ  УЧЕБНЫХ  ЗАВЕДЕНИЯХ

Долгов  Константин  Юрьевич

студент  3  курса,  кафедра  информационных  систем  и  технологий  СКФУ,  РФ,  г.  Пятигорск

E-mail:  kotdolgov@rambler.ru

Мамедов  Роман  Айдынович

научный  руководитель,  старший  преподаватель  кафедры  информационных  систем  и  технологий  СКФУ,  РФ,  г.  Пятигорск

В  данной  статье  произведен  анализ  проблемы  внутриведомственного  документооборота  в  ВУЗах.  Рассмотрены  существующие  исследования  по  данной  теме,  а  также  имеющиеся  программные  продукты,  описаны  их  достоинства  и  недостатки.  В  результате  проведенного  исследования  была  предложена  собственная  методика  решения  данной  проблемы.

Внутриведомственный  документооборот,  существующий  в  ВУЗах,  является  недостаточно  автоматизированным  для  решения  типовых  задач.  В  связи  с  этим  возникает  множество  проблем,  такие  проблемы  проявляются  в  создании  документов,  их  отправке  адресату,  обработке,  анализу,  поиску,  пересылке  и  т.  д.  При  выполнении  данных  операций  уходит  огромное  количество  временных  и  трудовых  ресурсов,  отсутствует  журнализация  приема  и  отправки  документов,  а  также  расходуются  и  другие  немаловажные  ресурсы.  Исходя  из  этого  эффективность  и  производительность  труда  при  работе  с  документами  очень  низкая. 

Анализ  данной  проблемы  на  сегодняшний  день  является  достаточно  актуальным,  так  как  в  настоящее  время  учреждения  нуждаются  в  повышении  мобильности  обработки  информации,  а  также  в  увеличении  качества  работы,  также  использование  документов  в  ВУЗах  посторонними  людьми  повышает  риск  потери  данных,  либо  нарушению  авторских  прав.

Целью  данного  исследования  является  анализ  процесса  внутриведомственного  документооборота,  изучение  его  сильных  и  слабых  сторон.

Задачами  являются  изучение  существующих  программных  продуктов  для  решения  данной  проблемы,  анализ  их  достоинств  и  недостатков,  а  также  предложение  собственной  методики  решения  данной  проблемы  на  основании  изученного  материала.

В  процессе  исследования  был  произведен  анализ  существующих  разработок  рассматриваемой  проблемы.

А.А.  Андрейченко  проводил  исследования  документооборота  в  ВУЗах  и  в  своей  научной  статье  «Технология  реализация  системы  электронного  документооборота  вуза  на  основе  объектно-ориентированной  программной  среды»  выделил  множество  проблем,  которые,  по  его  мнению,  возникают  при  работе  с  неавтоматизированным  документооборотом.  Эти  проблемы  связаны  с  утерей  документов,  накапливанием  большого  количества  неэксплуатируемых  документов,  недостатком  общего  места  для  нормативного  содержания  документов,  нарушением  секретности  как  документов  так  и  информации,  а  также  повторением  одного  и  того  документа  [1].

Другие  исследователи  А.Г.  Кириллов  и  А.В.  Коуров,  в  статье  «Подготовка  ВУЗа  к  внедрению  системы  электронного  документооборота»,  опубликованной  в  научном  журнале  «Современные  научные  исследования  и  инновации»  в  2012  году,  пришли  к  выводу,  что  необходимо  разработать  поэтапную  технологию  перехода  ВУЗа  на  систему  электронного  документооборота.

На  первом  этапе,  А.Г.  Кириллов  и  А.В.  Коуров  предлагают  подвергнуть  анализу  всю  структуру  ВУЗа,  характерные  черты  работы  каждого  подразделения  и  сформулировать  окончательный  пакет  документов,  который  работает  внутри  каждого  подразделения  и  четко  определен  в  принятом  перечне  дел.  На  втором  этапе  следует  получить  систему  электронного  документооборота,  но  на  данном  этапе  выявляются  проблемы,  которые  связанны  с  непростым  планом  финансирования  введения  проекта  [2].

Арам  Пахчанян  вице-президент  по  корпоративным  проектам  ABBYY  Software  Hous  в  своей  статье  «Обзор  систем  электронного  документооборота»  проводил  исследования  и  выделил  следующие  проблемы  при  реализации,  внедрении  и  сопровождении  систем  электронного  документооборота.  К  этим  проблемам  Арам  Пахчанян  отнес:

·     низкий  уровень  образования  и  неготовность  обучаться  рабочего  персонала;

·     нежелание  директора  напрямую  работать  с  персональным  компьютером,  сканировать  и  изменять  документы  в  электронном  виде;

·     мобильность  структурных  данных  в  организации,  слабая  официализация  бизнес-процессов  [3].

В  настоящее  время  системы  электронного  документооборота  в  высших  учебных  заведениях  широко  распространены.  Существует  множество  программных  продуктов.  Были  проанализированы  некоторые  из  них,  в  результате  анализа  выявлены  их  сильные  и  слабые  стороны. 

Были  рассмотрены  следующие  программные  продукты:  1С:  Документооборот  8,  Docsvision,  ELMA  ECM+,  Directum  и  OptimaWorkFlow.

Возможности  данных  программных  продуктов  представлены  в  таблицах  1—4.  В  данных  таблицах  используются  следующие  обозначения:  а)  +  —  присутствует;  б)  –  —  отсутствует;  в)  +/-  —  частично  присутствует;  г)  -/+  —  присутствует,  но  не  полностью.

Таблица  1. 

Функциональность

Из  данной  таблицы  видно,  что  наиболее  соответствует  критерию  «Функциональность»  программный  продукт  ELMAECM+.

Таблица  2. 

Возможности  функций  поиска  и  моделирования  бизнес-процессов

Проанализировав  данные  из  таблицы  2  можно  сделать  вывод,  что  функции  поиска  и  моделирование  бизнес-процессов  в  наибольшей  степени  имеются  в  программном  продукте  Optima  WorkFlow. 

Таблица  3. 

Безопасность  данных  и  действий

Возможности  безопасности  данных  и  действий,  как  показывает  таблица  3,  преимущественно  содержит  программа  Directum.  Также  из  данной  таблицы  следует,  что  системы  электронного  документооборота  Docsvision  и  ELMAECM+  имеют  всего  по  одному  недостатку.

Таблица  4. 

Административные  настройки

Таблица  4  содержит  сведения  о  возможностях  административных  настроек  программных  продуктов.  Исходя  из  данных  в  этой  таблице  видно,  что  Directum  содержит  в  себе  максимум  возможностей  рассматриваемого  критерия.

Большинство  рассмотренных  систем  электронного  документооборота  ориентированных  на  ведение  всего  документооборота  в  организации.  Таким  образом,  узко-профильных  систем,  которые  направлены  на  конкретный  вид  деятельности,  не  существует.  Исходя  из  этого,  необходимо  разработать  систему  электронного  документооборота  для  ВУЗов.  Данная  система  будет  направлена  на  специфику  работы  ВУЗа,  что  позволит  уменьшить  нагрузку  на  преподавателей  и  работников  путем  уменьшения  объема  создаваемых  документов  и  сокращения  времени  поиска  необходимых  документов.

Список  литературы:

1. Андрейченко  А.А.  Технология  реализация  системы  электронного  документооборота  вуза  на  основе  объектно-ориентированной  программной  среды  //  "Новые  информационные  технологии".  Тезисы  докладов  ХVII  Международной  студенческой  конференции-школы-семинара  М.:  МИЭМ,  2009  —  399  с.
2. Кириллов  А.Г.,  Коуров  А.В.  Подготовка  ВУЗа  к  внедрению  системы  электронного  документооборота  //  Современные  научные  исследования  и  инновации.  —  2012.  —  №  1  —  [Электронный  ресурс].  —  Режим  доступа.  —  URL:  http://web.snauka.ru/issues/2012/01/6734  (дата  обращения:  09.12.2014).
3. Пахчанян  Арам.  Обзор  систем  электронного  документооборота.  Журнал  «Директор  ИС»,  №  02/2001,  №  08/2001.