АРХИВ В УСЛОВИЯХ ПЕРЕХОДА К ЦИФРОВОЙ ЭКОНОМИКЕ

ARCHIVE IN THE TRANSITION TO THE DIGITAL ECONOMY

Aliya Musaevna Yusova

Master's student Kazan (Volga Region) Federal University

Russia, Kazan

АННОТАЦИЯ

Переход к электронным документам и данным – основа цифровой трансформации бизнеса и власти, обеспечения взаимодействия общества и государства в рамках цифровой экономики. Переводить деловую переписку и обмен документами в электронный вид - перспективный тренд, которому стараются следовать органы власти, ведомства и учреждения всех уровней.

ABSTRACT

The Transition to electronic documents and data is the basis of digital transformation of business and government, ensuring interaction between society and the state in the digital economy. Translating business correspondence and exchange of documents into electronic form is a promising trend that authorities, agencies and institutions at all levels are trying to follow.

Ключевые слова: архив, цифровой, документы, фонд, оцифровка.

Keywords: archive, digital, documents, Fund, digitization.

Для того, чтобы ускорить, упростить взаимодействие, а также автоматизировать и внедрить прогнозирование и аналитику, при этом минимизировать человеческий труд, как и человеческий фактор, перед бизнесом и, разумеется, государством, стоит задача по наполнением реестров и информационных систем определенными данными, информацией и всеми необходимыми сведениями. На сегодняшний день в цифровом виде формируются большинство новых документов и данных, от сведений со счетчиков ЖКХ до реквизитов в СЭД или ERP. Стоит отметить, что и бумажные данные и документы уже стоят в очереди на процесс оцифрования.

Бумажный архив представляется в разных формам, в частности, это могут быть ровные красивые ряды папок в офисном шкафу, а также могут быть и огромными помещениями с не счисленным количеством пыльных дел. Процесс оцифровки такого количества бумажных носителей означает применение различных способов извлечения информации, например, подбор технологии сканирования и ретроконверсии, что также предполагает достижение максимально высоких результатов с учетом состояния бумажных носителей. Естественно, конечные и начальные условия оцифровке доподле известны, однако промежуточные этапы требуют огромных усилий, включая и не исключая квалифицированный и внимательный расчет.

Не сложно догадаться, что такой трудоемкий процесс должен выполнять человек с высокой квалификацией, умеющий и знающий технологию оцифровки, а также тонкости этапов названного процесса, независимо от того, какие документы попадают под оцифровку, будь то технические документы или архивные дела, или любые другие бумажные носители, соответственно. Процесс оцифровки начинается с оценки состояния бумажного фонда экспертом, который впоследствии составляет план по необходимым работам и оборудованию.

В качестве примера можно проиллюстрировать следующее: в 2016 году один из собственников в процессе обследования архивных дел БТИ дал на оценку несколько дел, в которых содержание чертежей оценивалось как 5,5 %. При экспертной оценке на основе опыта оцифровки БТИ был согласован параметр в 15% и вывод двух дополнительных сканеров. В результате в процессе сканирования архивных дел стало попадаться большое число широкоформатных вложений, что подтвердило экспертную оценку и сделанный вывод, потому проект был выполнен без изменения сроков и бюджета.

Такой формат проекта обследуется, как правило, бесплатно. Экспертная комиссия на основе рекомендаций готовит план выполнения работ, который варьируется в соответствии с финансовыми и временными параметрами, впоследствии определяется итоговый вариант выполнения процесса оцифровки, что позволяет выполнить план без срыва сроков и изменения бюджета.

Первый этап оцифровки называется производственным, поскольку на этом этапе происходит непосредственно сканирование документа. Сканирование предполагает создание электронных копий, которые соответствуют заявленному качеству для дальнейшего их индексирования. Стоит отметить, что для сканирования можно использовать как местное помещение, где и требуется оцифровка, так и в специализированном центре. Для транспортировки документов до специализированного центра в целях безопасности обычно используют специальный транспорт. В 2017 году в Москве был организован участок сканирования, в частности, Главный архив управления Московской области.

Само по себе сканирование является оперативной услугой, естественно, при наличии у исполнителя оптимального числа операторов и сканеров. В нашей стране существует такое понятие, как «Быстрый стар», что означает оперативный запуск масштабных проектов в любой точке страны, как правило, оперативно, в данном случае, означает несколько дней.

В качестве примера можно проиллюстрировать следующее: уже через три дня после аварии на Саяно-Шушенской ГЭС был организован участок сканирования документов, поврежденных при аварии, которые впоследствии в электронных копиях были предоставлены МЧС, ремонтным бригадам и следственным органам.

Также следует отметить, что при оцифровке архивных документов для наполнения портала «Память народа» Министерства обороны РФ только в одном 2017 году было отсканировано более 32 млн страниц. А на площадке в Санкт-Петербурге были привлечены к работе более 200 операторов и использовано 74 сканера.

Естественно, сканерам уделяется большое внимание в процессе оцифровки. Документы с особенностями требуется сканировать в специальных устройствах, среди особенностей встречаются такие, как ветхие документы, сшитые, поврежденные и пр. Если использовать неподходящее оборудование, то документ может быть безвозвратно испорчен. К примеру, для книг и сшитых дел необходимо использовать планетарные сканеры, но никак не планшетные.

Если говорить о конфиденциальных документах, то следует отметить следующее. Существует определенная технология, которая помогает разрезать на мелкие фрагменты, необходимые для проверки (например, даты, фамилии и пр.), из цельного отсканированного образа. Такая операция проводится по месту нахождения документа, исключая его движение и минимизируя риск утраты конфиденциальности. Далее полученные данные отправляются на индексирование уже в обезличенном виде, не позволяя цельному документу покинуть территорию собственника.

Сканирование технических архивов в ветхом состоянии всегда (или практически всегда) сопровождается предварительной подготовкой. Данная услуга весьма популярна у огромных предприятий, например, у Лукойла, Газпрома и пр. Исполнителям с высокими стандартами услуг доверяют даже обработку документов Архивного фонда. Например, в 2016 г. при оцифровке материалов Архива внешней политики МИД РФ дела расшивались для сканирования широкоформатных вкладышей, а затем сшивались с применением специальных переплетных материалов.

Во многих сферах, включая конечно и государственные органы, уже происходит переход к цифровой экономике. Технологии на сегодняшний день позволяют создавать электронные базы в любой точке России, а также любой сложности, что является практичным и продуктивным тем более во времена научно-технического прогресса. Построить полноценную цифровую экономику и повысить эффективность деятельности всех сфер невозможно без перехода к электронным документам. Процесс оцифровки документов и переход на электронные документы уже запущен, рано или поздно все госструктуры последуют примеру их коллег, которые уже пользуются цифровой экономикой. Естественно, ощутимо выиграют те предприятия, которые успеют осуществить названный переход быстрее и раньше остальных.

Список литературы:

1. Информационное общество в Российской Федерации.2018. / стат. сб. - М.: НИУ ВШЭ, 2018.
2. Боркова Е.А., Носкова П.О. Современное развитие рынка электронной торговли в макроэкономических условиях России // Российское предпринимательство. – 2019. – № 4. – С. 917-926. – doi: 10.18334/rp.20.4.40598.
3. База данных Евростата. [Электронный ресурс]. URL: https://ec.europa.eu/eurostat/data/database.
4. Электронный ресурс Евростата. [Электронный ресурс]. URL: https://ec.europa.eu/eurostat/statistics-explained/index.php?title=Category:Digital_economy_and_society_-_enterprises.
5. Гильманов Д.В., Боркова Е.А. Биткойн. Исторические параллели и перспективы развития на мировом рынке // Экономические отношения. – 2019. – № 1. – doi: 10.18334/eo.9.1.39973.
6. Miropolskii D.Iu., Selishcheva Т.А., Diatlov S.A., Lomakina I.B., Borkova E.A. Regional Supply Chain Structure and Centralization of the Economy of Russia // International journal of supply chain management. – 2018. – № 6. – С. 684-692.