ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В БУХГАЛТЕРИИ

Казиева Лиана Заурбековна

студентка 3 курса, кафедра бухгалтерского финансового учета СТГАУ,

г. Ставрополь

Е-mail: kazieva.liana

Бехтерева Ирина Сергеевна

научный руководитель, ассистент кафедры бухгалтерского финансового учета, СТГАУ, г. Ставрополь

В рамках деятельности коммерческих организаций и государственных учреждений документы являются универсальным носителем информации. Они используются в качестве инструмента управления и выполняют функцию обеспечения взаимодействия между внутренними и внешними контрагентами:

1.   отдельными сотрудниками,

2.   целыми подразделениями,

3.   клиентами,

4.   партнерами,

5.   вышестоящими инстанциями.

Все сотрудники, принимают участие в создании, обработке, хранении и распространении документов. Эффективность постановки и внедрения документооборота влияет на качество работы всего предприятия в целом.

Понятие документооборота определяет­ся ГОСТом № 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Для любой организации полный цикл движения документов включает в себя следующие этапы:

- прием внешних документов;

- регистрация поступающей документации;

- передача документов в дела;

- установление сроков хранения и уничтожения документов.

Традиционная организация делопроизводства в бухгалтерии регламентируется рядом нормативных актов, которые содержат примерный график документооборота, который может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполните­лями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Вне зависимости от своих масштабов, любой бизнес подвержен процессу обрастания всевозможными документами: по мере его развития количество обязательной и необходимой документации возрастает экспоненциально.

На рутинную работу с документами тратится до 60% драгоценного времени руководства и персонала компаний.

В настоящее время электронный документооборот – явление довольно распространенное. Зачастую посредством электронного документооборота учреждения взаимодействуют с органами федерального казначейства, банками, налоговыми органами и внебюджетными фондами. У некоторых учреждений имеются соглашения о ведении электронного документооборота, заключенные с поставщиками (заказчиками), например по передаче электронных счетов-фактур.

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, годном для восприятия человеком с применением электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Безусловно, традиционный документооборот в своей бумажной форме более привычен, а потому и живуч – несмотря на весь набор свойственных ему чрезвычайно существенных недочетов.

Бумажные документы отличаются длительностью сроков подготовки, согласования и утверждения; они занимают много места при хранении и требуют массу времени для обработки и поиска; процесс их движения и использования на разных этапах жизненного цикла очень трудно отслеживать; организация контроля их исполнения оказывается достаточно сложной и, как правило, малопродуктивной.

С учетом этих и целого ряда других недостатков традиционного документооборота его неэффективность и убыточность с каждым днем становятся все более очевидными.

В связи с этим выстраивание эффективного взаи­модействия с другими отделами для получения и пере­дачи необходимых документов в электронном виде по­зволяет не только сформировать документооборот в компании, повысить прозрачность процесса движения документов осуществлять их поиск и обработку содержащейся в них информации по любым критериям с максимальной быстротой и точностью, хранить их в электронной памяти, физические размеры которой несопоставимы с габаритами обычных документохранилищ, организовывать распределенное пользование документами в компьютерных сетях, разграничивая при этом права доступа пользователей к конкретным типам и видам документов; вести обмен полнотекстовыми документами и их фрагментами посредством электронной почты, но и значительно упрощает работу бухгал­тера, который может отслеживать движение докумен­тов на всех этапах.

При всех перечисленных качествах электронного документооборота едва ли не единственным их изъяном, является опасность возникновения каких-либо критичных сбоев в компьютерных системах и сетях.

Однако, она может быть сведена к минимуму тщательным соблюдением общепринятых правил информационной безопасности, в частности, резервное копирование данных и установка барьеров на пути к несанкционированному с ними обращению.

По экспертным оценкам, электронизация делопроизводства в компании способствует повышению производительности труда сотрудников на 25–50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%.

На сегодняшний день в России произошли значительные изменения в законодательстве, которые позволяют на законных основаниях выстроить систему электронного документооборота (ЭДО) не только внутри предприятия, но и между организациями и даже контролирующими органами.

Уже сейчас организации могут обмениваться практически любыми документами в рамках системы ЭДО: первичные бухгалтерские документы, распоряжения руководства организации и руководителей подразделений, а также любые другие документы, необходимые для ведения хозяйственной деятельности предприятия.

В соответствии с п. 14 Инструкции № 157н, п. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете учреждение обязано обеспечивать хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. При наличии технической возможности субъект учета вправе осуществлять хранение первичных электронных документов (электронных регистров) на машинных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах.

Помимо хранения самих документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета, учреждение обязано обеспечивать хранение средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также проверку оригинальности электронной подписи, не менее пяти лет после года, в котором они употреблялись для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Переход на электронный документооборот и электронную отчетность как способ повысить качество предоставляемых государственных услуг — один из пунктов реализуемой федеральной программы «Электронная Россия».

Согласно поэтапному переходу на электронный документооборот, в стране должна произойти существенная реорганизация отношений между государственными структурами, бизнес-сообществами и гражданами.

В этих целях разработаны и внедрены в эксплуатацию различные системы автоматизации документооборота, которые подразделяются на несколько основных классов, отличающихся функциональными возможностями и спектром автоматизируемых задач.

Среди представленных на рынке решений выделяются системы управления потоками работ (WorkFlow-системы), системы электронного управления документами (DocFlow-системы) и, наконец, системы управления архивами (DMS - Document Management Systems).

Программы класса WorkFlow предполагают передачу задач от сотрудника к сотруднику, и вместе с задачей могут передаваться и документы.

Системы типа DocFlow в свою очередь предполагают именно управление маршрутами документов и прохождение документом всего отмеренного ему в компании пути: от создания до попадания в архив. За хранение и поиск документов в электронном архиве отвечают программы последнего класса.

Исходя из спектра функциональности программных продуктов из того или иного класса, руководитель организации может выбрать оптимальное решение для своей организации.

Программные продукты для автоматизации документооборота, в первую очередь, позволяют организовать хранение всех необходимых документов в едином информационном пространстве.

Таким образом, организация электронного документооборота дает значительный экономический эффект предприятию, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов.

Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения.

Список литературы:
1. Жеребенкова В., Документооборот на предприятии. / В. Жеребенкова – Вершина, 2010 г.
2. Чернов В.Н., Системы электронного документооборота / В.Н. Чернов – М: РАГС, 2009. – 84с.