Телефон: +7 (383)-202-16-86

Статья опубликована в рамках: XII Международной научно-практической конференции «Научное сообщество студентов XXI столетия. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ НАУКИ» (Россия, г. Новосибирск, 08 октября 2013 г.)

Наука: Экономика

Секция: Менеджмент

Скачать книгу(-и): Сборник статей конференции

Библиографическое описание:
Доронина Д.В. Организация рационального использования рабочего времени руководителя // Научное сообщество студентов XXI столетия. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ НАУКИ: сб. ст. по мат. XII междунар. студ. науч.-практ. конф. № 12. URL: http://sibac.info/archive/economy/12.pdf (дата обращения: 31.03.2020)
Проголосовать за статью
Конференция завершена
Эта статья набрала 0 голосов
Дипломы участников
Диплом лауреата
отправлен участнику

Организация рационального использования рабочего времени руководителя

Доронина  Дарья  Валерьевна

студент  4  курса,  кафедра  менеджмента  ВоГТУ,  г.  Вологда

E-mailn7777777@yandex.ru

Советова  Надежда  Павловна

научный  руководитель,  канд.экон.наук,  доцент,  кафедра  менеджмента  ВоГТУ,  г.  Вологда

 

В  современных  рыночных  условиях  развитие  общества  показывает,  что  эффективная  деятельность  организации  во  многом  зависит  от  грамотного  руководства.  В  свою  очередь  необходимо  помнить,  что  любая  организация  представляет  собой  единое  целое  и  если  работу  самого  руководителя  не  организовать  должным  образом,  то  руководитель  не  сможет  работать  эффективно,  что  приведет  к  потерям  рабочего  времени,  лишнему  перенапряжению  и,  в  конечном  счете,  скажется  на  качестве  управления  и,  несомненно,  повлияет  на  работу  всей  организации  в  целом.

Современная  литература  по  указанному  вопросу  посвящена,  прежде  всего,  рациональной  организации  труда  руководителя.  Существует  целый  ряд  авторов,  затрагивающих  в  своих  работах  общие  принципы  организации  труда  руководителя  —  Адамчук  В.В.,  Ладанов  И.Д.,  Сорокин  А.П.,  Попазова  О.А.,  Волгина  И.В.,  Князев  С.Н.  Как  сказал  Ладанов  И.Д.:  «Помните!  Если  Вы  именно  сейчас  не  решитесь  упорядочить  свою  деятельность  и  стиль  жизни,  Вы  будете  и  в  будущем  не­рационально  тратить  свое  время»  [2].

Большинство  учебных  материалов  ограничивается  перечислением  и  раскрытием  сущности  известных  принципов  организации  труда.  Однако,  на  наш  взгляд,  необходимо  уделять  большее  внимание  именно  такому  принципу  организации  труда  руководителя,  как  рациональное  использование  рабочего  времени  руководителя,  позволяющий  в  рамках  данного  исследования  разработать  рекомендации  по  его  совершенствованию.  В  связи  с  этим,  целью  данного  исследования  выступила  разработка  рекомендаций  по  рациональному  использованию  рабочего  времени  руководителя.  В  качестве  объекта  исследования  выступил  Дополнительный  офис  Северного  банка  ОАО  «Сбербанка  России».  Предметом  исследования  -  рабочее  время  заведующего  доп.офисом.

Северный  банк  ОАО  «Сбербанк  России»  является  одним  из  структурных  подразделений  Сбербанка  России,  филиалы  которого  располагаются  в  каждой  области  Северо-Западного  региона  [4].  В  настоящее  время  Северный  банк  считается  одним  из  крупнейших  коммерческих  банков  на  территории  Вологодской  области,  он  предоставляет  широкий  перечень  услуг  физическим  и  юридическим  лицам.  Подразделением  Северного  банка  ОАО  «Сбербанка  России»  в  Вологодской  области  выступает  Вологодское  отделение  №  8638  Филиальная  сеть  Вологодской  области  насчитывает  193  подразделения.

Функции  руководителя  дополнительного  офиса  банка  возлагаются  на  заведующего  отделения.  Задачами  заведующего  отделения  являются:  создание,  развитие  и  управление  командой,  создание,  развитие  и  управление  материальной  базой,  создание  и  повышение  стабильного  клиентопотока,  создание,  поддержка  и  развитие  коммуникаций.  Задач  и  функций  у  руководителя  внутреннего  структурного  подразделения  банка  широкий  перечень.  Присутствуют  функции,  которые  требуют  более  продолжительных  затрат  времени.  Однако  есть  и  иные  функции,  справиться  с  которыми  не  составит  большого  труда,  но  и  забывать  про  их  выполнение  нельзя,  так  как  для  успешной  работы  офиса,  необходимо  учитывать  соблюдение  полного  перечня  работ.  Именно  поэтому  заведующий  должен  правильно  и  рационально  организовывать  свое  рабочее  время. 

Для  проведения  оценки  организации  рабочего  времени  заведующей  в  исследовании  использовалась  фотография  рабочего  дня,  в  результате  которой  было  выявлено,  что  на  подготовительно-заключительную  часть  работы  заведующий  офиса  тратит  более  20  %  своего  рабочего  времени,  подготовительно  организационная  часть  работы  соответствует  рекомендуемому  показателю.  Значение  коэффициента  рациональности  использования  основного  рабочего  времени  находится  в  пределах  нормативного  значения,  но  требует  незначительной  корректировки.  Применение  авторитарного  стиля  управления  в  офисе  банка  подтверждается  высоким  значением  коэффициента  исполнительской  работы.  Выявленные  результаты  свидетельствуют  о  необходимости  разработки  рекомендаций  по  совершенствованию  организации  труда  руководителя.

Таким  образом,  для  устранения  выявленных  недостатков  и  рационального  использования  рабочего  времени  заведующей  дополнительного  офиса  предлагаем  реализацию  следующих  мероприятий.  Во-первых,  использование  делегирования  полномочий.  Такую  работу,  как  обеспечение  актуальности  рекламных  буклетов  и  утреннюю  проверку  устройств  самообслуживания  делегировать  заместителю.  Так  же  в  зале  на  протяжении  всего  рабочего  дня  находится  консультант  по  банковским  продуктам,  который,  на  наш  взгляд,  должен  сам  решать  проблемы  работы  устройств  самообслуживания  в  течении  рабочего  дня.

Во-вторых,  сокращение  времени  на  административно-организационную  работу  путем  экономии  времени  на  ежедневный  ежечасный  контроль  над  выполнением  показателей.  Исходя  из  анализа,  заведующий  отделения  тратит  значительное  время  для  получения  информации  о  результатах  работы  за  отработанный  час.  Предлагается  внедрить  систему  оперативной  отчетности  в  форме  сообщения  в  установленные  часы  каждым  менеджером  результатов  свой  деятельности  по  специально  разработанной  форме  на  электронный  адрес  руководителю  внутреннего  структурного  подразделения.

В-третьих,  ввести  в  ежедневную  практику  деятельности  заведующего  составление  плана  рабочего  дня  вечером.  Вечерняя  система  планирования,  продолжительностью  10  минут,  позволяет  экономить  до  100—120  минут  рабочего  времени,  что  обеспечивает  увеличение  продуктивного  времени  на  два  часа  в  день,  то  есть  на  25  %  повышает  ежедневную  производительность.  Основными  преимуществами  вечернего  планирования  выступают:

·     при  ежедневном  непродолжительном  вечернем  планировании,  позволяющем  продумать  и  представить  распорядок  дел  следующего  рабочего  дня,  подсознание  человека  воздействует  на  указанные  задачи  в  течении  ночи  и  настраивает  на  их  выполнение;

·     составляя  список  задач  с  вечера,  руководитель  начинает  свой  новый  рабочий  день  в  более  спокойной  и  ровной  обстановке,  так  как  он  уже  точно  знает  виды  предстоящих  работ,  их  последовательность  и  время  осуществления.  И  если  планы  записаны  с  вечера,  то  большая  часть  необходимой  для  реализации  планов  информации  у  Вас  уже  подготовлена.

Для  проектной  системы  планирования  рекомендуем  использовать  известный  метод  «Альпы»  (соотношение  60:40).  Опыт  показывает,  что  эффективнее  всего  составлять  план  лишь  на  определенную  часть  рабочего  времени,  т.  е.  на  60  %.  События,  которые  трудно  предусмотреть  не  могут  быть  запланированы  целиком  в  связи  со  спецификой  работы  руководителя.  Рекомендуется  всегда  оставлять  определенный  процент  времени  в  качестве  резерва  для  непредвиденных  телефонных  разговоров,  но  при  этом  стараться  сократить  количество  таких  неожиданностей.

Проведение  системы  мероприятий  по  делегированию  полномочий  в  дополнительном  офисе  позволяют  руководителю  по  проектным  расчетам  сэкономить  до  60  минут  в  день,  экономия  времени  на  ежечасный  контроль  над  выполнением  показателей  составит  51  минуту,  таким  образом,  общая  экономия  времени  в  течение  рабочего  дня  составит  111  минут.

Для  определения  степени  влияния  реализации  предлагаемых  мероприятий  по  совершенствованию  организации  труда  и  улучшению  использования  рабочего  времени  заведующей  дополнительного  офиса  воспользуемся  нижеприведенной  формулой  [5]:

 

Пэ  =  экономия  времени/основное  фактическое  время  *  100  %

Пэ  =  (111/600)  *  100  %  =  18,5  %.

 

В  результате  реализации  всех  проектных  мероприятий,  направленных  на  совершенствование  организации  труда,  заведующий  дополнительным  отделением  сможет  повысить  эффективность  своего  труда  на  18,5  %,  что  в  конечном  итоге  приведет  к  повышению  эффективности  работы  всего  дополнительного  офиса. 

Учитывая  все  мероприятия,  рабочий  день  руководителя  будет  состоять  из  следующих  основных  операций  (таблица  1).

Таблица  1.

Проект  рабочего  дня  руководителя  дополнительного  офиса

Действие

Количество  времени  затраченного  на  действие  (мин)

«Летучка»

15

Подготовка  оргтехники,  загрузка  необходимых  программ

10

Проверка  книги  отзывов  и  предложений

5

Ежечасный  контроль  за  выполнением  показателей

3*8=24

Контроль  за  процессом  обслуживания  клиентов  в  ВСП

20

Обработка  входящей  корреспонденции

50

Регистрация  в  web-интерфейсе  результатов  работы  сотрудников

35

Контроль  за  процессом  обслуживания  клиентов  в  ВСП

20

Составление  и  отправка  отчетов  по  результатам  деятельности 

45

Корректировка  гибкого  графика  работ  сотрудников  ВСП 

30

Анализ  эффективности  работы  сотрудников  с  картами  обратной  связи

15

Контроль  работ  с  клиентской  базой

15

Закрытие  программ,  выключение  оргтехники

15

Вечерняя  «летучка»

10

Составление  плана  рабочего  дня

10

Итого

319

 

 

Данные  таблицы  1  свидетельствуют,  что  всего  руководитель  на  основную  работу  будет  затрачивать  (319/480)*100  =  66,5  %  от  восьмичасового  рабочего  дня,  а  значит  33,5  %  —  заведующая  сможет  тратить  на  непредвиденные  обстоятельства.

Однако  все  мероприятия,  проводимые  с  целью  увеличения  производительности  труда  и  сокращением  затрат  рабочего  времени  руководителя,  будут  напрасными  если  руководитель  не  будет  анализировать  свою  работу  с  целью  выявления  резервов  снижения  затрат  рабочего  времени,  и  не  будет  посвящать  время  самообразованию.

Время  необходимо  контролировать,  чтобы  целесообразно  и  эффективно  его  использовать,  в  противном  же  случае  не  Вы  будете  управлять  событиями,  а  события  будут  управлять  Вами.  В  основе  контроля  времени  лежит  планирование  и  прежде  всего  ежедневное!!!

 

Список  литературы:

1.Волгина  И.В.  Офис-менеджер:  Практическое  пособие.  М.:  Издательско-торговая  корпорация  «Дашков  и  К»,  2007.  —  452  с.

2.Ладанов  И.Д.  Практический  менеджмент.  Психотехника  управления  и  самотренировки.  М.:  Издательство  «Корпоративные  стратегии»,  2004.  —  496  с.

3.Национальный  союз  кадровиков:  офиц.  сайт.  [Электронный  ресурс]  —  Режим  доступа.  —  URL:  http://www.kadrovik.ru

4.Северный  банк  ОАО  «Сбербанка  России»  (Услуги  физическим  лицам):  офиц.  сайт.  [Электронный  ресурс]  —  Режим  доступа.  —  URL:  www.seb.sbrf.ru/natural

5.Шипунов  В.Г.  Основы  управленческой  деятельности:  учеб.  пособие.  М.:  Высшая  школа,  2001.  —  304  с.

Проголосовать за статью
Конференция завершена
Эта статья набрала 0 голосов
Дипломы участников
Диплом лауреата
отправлен участнику

Комментарии (1)

# Дарина 16.10.2013 00:00
Добрый день!<br />Тема статьи интересна и актуальна, заставляет пересмотреть свои взгляды.<br />Из статьи подчерпнула много моментов, которые собираюсь применить и в своей повседневной работе

Оставить комментарий

Уважаемые коллеги, издательство СибАК с 30 марта по 5 апреля работает в обычном режиме