Организация рационального использования рабочего времени руководителя

Доронина  Дарья  Валерьевна

студент  4  курса,  кафедра  менеджмента  ВоГТУ,  г.  Вологда

E-mail:  n7777777@yandex.ru

Советова  Надежда  Павловна

научный  руководитель,  канд.экон.наук,  доцент,  кафедра  менеджмента  ВоГТУ,  г.  Вологда

В  современных  рыночных  условиях  развитие  общества  показывает,  что  эффективная  деятельность  организации  во  многом  зависит  от  грамотного  руководства.  В  свою  очередь  необходимо  помнить,  что  любая  организация  представляет  собой  единое  целое  и  если  работу  самого  руководителя  не  организовать  должным  образом,  то  руководитель  не  сможет  работать  эффективно,  что  приведет  к  потерям  рабочего  времени,  лишнему  перенапряжению  и,  в  конечном  счете,  скажется  на  качестве  управления  и,  несомненно,  повлияет  на  работу  всей  организации  в  целом.

Современная  литература  по  указанному  вопросу  посвящена,  прежде  всего,  рациональной  организации  труда  руководителя.  Существует  целый  ряд  авторов,  затрагивающих  в  своих  работах  общие  принципы  организации  труда  руководителя  —  Адамчук  В.В.,  Ладанов  И.Д.,  Сорокин  А.П.,  Попазова  О.А.,  Волгина  И.В.,  Князев  С.Н.  Как  сказал  Ладанов  И.Д.:  «Помните!  Если  Вы  именно  сейчас  не  решитесь  упорядочить  свою  деятельность  и  стиль  жизни,  Вы  будете  и  в  будущем  не­рационально  тратить  свое  время»  [2].

Большинство  учебных  материалов  ограничивается  перечислением  и  раскрытием  сущности  известных  принципов  организации  труда.  Однако,  на  наш  взгляд,  необходимо  уделять  большее  внимание  именно  такому  принципу  организации  труда  руководителя,  как  рациональное  использование  рабочего  времени  руководителя,  позволяющий  в  рамках  данного  исследования  разработать  рекомендации  по  его  совершенствованию.  В  связи  с  этим,  целью  данного  исследования  выступила  разработка  рекомендаций  по  рациональному  использованию  рабочего  времени  руководителя.  В  качестве  объекта  исследования  выступил  Дополнительный  офис  Северного  банка  ОАО  «Сбербанка  России».  Предметом  исследования  -  рабочее  время  заведующего  доп.офисом.

Северный  банк  ОАО  «Сбербанк  России»  является  одним  из  структурных  подразделений  Сбербанка  России,  филиалы  которого  располагаются  в  каждой  области  Северо-Западного  региона  [4].  В  настоящее  время  Северный  банк  считается  одним  из  крупнейших  коммерческих  банков  на  территории  Вологодской  области,  он  предоставляет  широкий  перечень  услуг  физическим  и  юридическим  лицам.  Подразделением  Северного  банка  ОАО  «Сбербанка  России»  в  Вологодской  области  выступает  Вологодское  отделение  №  8638  Филиальная  сеть  Вологодской  области  насчитывает  193  подразделения.

Функции  руководителя  дополнительного  офиса  банка  возлагаются  на  заведующего  отделения.  Задачами  заведующего  отделения  являются:  создание,  развитие  и  управление  командой,  создание,  развитие  и  управление  материальной  базой,  создание  и  повышение  стабильного  клиентопотока,  создание,  поддержка  и  развитие  коммуникаций.  Задач  и  функций  у  руководителя  внутреннего  структурного  подразделения  банка  широкий  перечень.  Присутствуют  функции,  которые  требуют  более  продолжительных  затрат  времени.  Однако  есть  и  иные  функции,  справиться  с  которыми  не  составит  большого  труда,  но  и  забывать  про  их  выполнение  нельзя,  так  как  для  успешной  работы  офиса,  необходимо  учитывать  соблюдение  полного  перечня  работ.  Именно  поэтому  заведующий  должен  правильно  и  рационально  организовывать  свое  рабочее  время. 

Для  проведения  оценки  организации  рабочего  времени  заведующей  в  исследовании  использовалась  фотография  рабочего  дня,  в  результате  которой  было  выявлено,  что  на  подготовительно-заключительную  часть  работы  заведующий  офиса  тратит  более  20  %  своего  рабочего  времени,  подготовительно  организационная  часть  работы  соответствует  рекомендуемому  показателю.  Значение  коэффициента  рациональности  использования  основного  рабочего  времени  находится  в  пределах  нормативного  значения,  но  требует  незначительной  корректировки.  Применение  авторитарного  стиля  управления  в  офисе  банка  подтверждается  высоким  значением  коэффициента  исполнительской  работы.  Выявленные  результаты  свидетельствуют  о  необходимости  разработки  рекомендаций  по  совершенствованию  организации  труда  руководителя.

Таким  образом,  для  устранения  выявленных  недостатков  и  рационального  использования  рабочего  времени  заведующей  дополнительного  офиса  предлагаем  реализацию  следующих  мероприятий.  Во-первых,  использование  делегирования  полномочий.  Такую  работу,  как  обеспечение  актуальности  рекламных  буклетов  и  утреннюю  проверку  устройств  самообслуживания  делегировать  заместителю.  Так  же  в  зале  на  протяжении  всего  рабочего  дня  находится  консультант  по  банковским  продуктам,  который,  на  наш  взгляд,  должен  сам  решать  проблемы  работы  устройств  самообслуживания  в  течении  рабочего  дня.

Во-вторых,  сокращение  времени  на  административно-организационную  работу  путем  экономии  времени  на  ежедневный  ежечасный  контроль  над  выполнением  показателей.  Исходя  из  анализа,  заведующий  отделения  тратит  значительное  время  для  получения  информации  о  результатах  работы  за  отработанный  час.  Предлагается  внедрить  систему  оперативной  отчетности  в  форме  сообщения  в  установленные  часы  каждым  менеджером  результатов  свой  деятельности  по  специально  разработанной  форме  на  электронный  адрес  руководителю  внутреннего  структурного  подразделения.

В-третьих,  ввести  в  ежедневную  практику  деятельности  заведующего  составление  плана  рабочего  дня  вечером.  Вечерняя  система  планирования,  продолжительностью  10  минут,  позволяет  экономить  до  100—120  минут  рабочего  времени,  что  обеспечивает  увеличение  продуктивного  времени  на  два  часа  в  день,  то  есть  на  25  %  повышает  ежедневную  производительность.  Основными  преимуществами  вечернего  планирования  выступают:

·     при  ежедневном  непродолжительном  вечернем  планировании,  позволяющем  продумать  и  представить  распорядок  дел  следующего  рабочего  дня,  подсознание  человека  воздействует  на  указанные  задачи  в  течении  ночи  и  настраивает  на  их  выполнение;

·     составляя  список  задач  с  вечера,  руководитель  начинает  свой  новый  рабочий  день  в  более  спокойной  и  ровной  обстановке,  так  как  он  уже  точно  знает  виды  предстоящих  работ,  их  последовательность  и  время  осуществления.  И  если  планы  записаны  с  вечера,  то  большая  часть  необходимой  для  реализации  планов  информации  у  Вас  уже  подготовлена.

Для  проектной  системы  планирования  рекомендуем  использовать  известный  метод  «Альпы»  (соотношение  60:40).  Опыт  показывает,  что  эффективнее  всего  составлять  план  лишь  на  определенную  часть  рабочего  времени,  т.  е.  на  60  %.  События,  которые  трудно  предусмотреть  не  могут  быть  запланированы  целиком  в  связи  со  спецификой  работы  руководителя.  Рекомендуется  всегда  оставлять  определенный  процент  времени  в  качестве  резерва  для  непредвиденных  телефонных  разговоров,  но  при  этом  стараться  сократить  количество  таких  неожиданностей.

Проведение  системы  мероприятий  по  делегированию  полномочий  в  дополнительном  офисе  позволяют  руководителю  по  проектным  расчетам  сэкономить  до  60  минут  в  день,  экономия  времени  на  ежечасный  контроль  над  выполнением  показателей  составит  51  минуту,  таким  образом,  общая  экономия  времени  в  течение  рабочего  дня  составит  111  минут.

Для  определения  степени  влияния  реализации  предлагаемых  мероприятий  по  совершенствованию  организации  труда  и  улучшению  использования  рабочего  времени  заведующей  дополнительного  офиса  воспользуемся  нижеприведенной  формулой  [5]:

Пэ  =  экономия  времени/основное  фактическое  время  *  100  %

Пэ  =  (111/600)  *  100  %  =  18,5  %.

В  результате  реализации  всех  проектных  мероприятий,  направленных  на  совершенствование  организации  труда,  заведующий  дополнительным  отделением  сможет  повысить  эффективность  своего  труда  на  18,5  %,  что  в  конечном  итоге  приведет  к  повышению  эффективности  работы  всего  дополнительного  офиса. 

Учитывая  все  мероприятия,  рабочий  день  руководителя  будет  состоять  из  следующих  основных  операций  (таблица  1).

Таблица  1.

Проект  рабочего  дня  руководителя  дополнительного  офиса

Данные  таблицы  1  свидетельствуют,  что  всего  руководитель  на  основную  работу  будет  затрачивать  (319/480)*100  =  66,5  %  от  восьмичасового  рабочего  дня,  а  значит  33,5  %  —  заведующая  сможет  тратить  на  непредвиденные  обстоятельства.

Однако  все  мероприятия,  проводимые  с  целью  увеличения  производительности  труда  и  сокращением  затрат  рабочего  времени  руководителя,  будут  напрасными  если  руководитель  не  будет  анализировать  свою  работу  с  целью  выявления  резервов  снижения  затрат  рабочего  времени,  и  не  будет  посвящать  время  самообразованию.

Время  необходимо  контролировать,  чтобы  целесообразно  и  эффективно  его  использовать,  в  противном  же  случае  не  Вы  будете  управлять  событиями,  а  события  будут  управлять  Вами.  В  основе  контроля  времени  лежит  планирование  и  прежде  всего  ежедневное!!!

Список  литературы:

1.Волгина  И.В.  Офис-менеджер:  Практическое  пособие.  М.:  Издательско-торговая  корпорация  «Дашков  и  К»,  2007.  —  452  с.

2.Ладанов  И.Д.  Практический  менеджмент.  Психотехника  управления  и  самотренировки.  М.:  Издательство  «Корпоративные  стратегии»,  2004.  —  496  с.

3.Национальный  союз  кадровиков:  офиц.  сайт.  [Электронный  ресурс]  —  Режим  доступа.  —  URL:  http://www.kadrovik.ru

4.Северный  банк  ОАО  «Сбербанка  России»  (Услуги  физическим  лицам):  офиц.  сайт.  [Электронный  ресурс]  —  Режим  доступа.  —  URL:  www.seb.sbrf.ru/natural

5.Шипунов  В.Г.  Основы  управленческой  деятельности:  учеб.  пособие.  М.:  Высшая  школа,  2001.  —  304  с.