АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕС–ПРОЦЕССА ЗАКУПОК

Анкудимова Елизавета Петровна

студент 4 курса, школа экономики и менеджмента, ДВФУ, г. Арсеньев

E–mail: intelekt_9213@mail.ru

Ишкова Светлана Васильевна

научный руководитель, старший преподаватель кафедры бизнес-информатики и экономико-математического моделирования, ДВФУ, г. Арсеньев

Аннотация: В данной статье дается понятие «автоматизация бизнес–процесса». Так же рассматривается процесс использования автоматизированного бизнес процесса закупок, в ходе чего были выявлены основные плюсы и минусы в его использовании. В качестве заключения были рассмотрены пути совершенствование и оптимизация, в том числе предложен и подробно рассмотрен метод экспресс-оптимизации.

Ключевые слова: автоматизация процесса закупок, бизнес–процесс, информационный поток, бизнес-решение, информационные системы, информационные технологии, процесс закупки, управление закупками.

Каждая компания в своем роде уникальна. Уникальность может проявляться в различных аспектах деятельности компании: в предоставляемых услугах или товарах, в структуре, в сотрудниках, в клиентах и т. д. В данной статье рассмотрим тему уникальности бизнес-процессов, которые выстраиваются в компании, и которые компании пытаюсь тем или иным способом упростить или усложнить. Сейчас на рынке ИТ существует много различных решений, которые могут помочь компаниям автоматизировать тот или иной бизнес-процесс. Самыми популярными продуктам являются: Microsoft SharePoint Server 2010; BPMonline CRM; ПитерСофт: «Управление процессами»; Арсенал плюс.

Изучением проблем развития предпринимательства, исследованием основ применения информационных технологий в управлении, а так же исследованием решений комплекса задач по совершенствованию систем управления на основе процессного подхода отражены в работах многих российские и зарубежные ученых.

Однако при всем многообразии исследований в рассматриваемой области малоизученными остаются многие теоретические и методологические аспекты развития предпринимательской деятельности на основе информатизации бизнес-процессов. В частности, требуют уточнения вопросы, связанные с оптимизацией бизнес-процессов малых и средних предприятий, повышением эффективности управления с помощью современных информационных технологий и оказанием комплексной информационной поддержки предпринимательству на региональном уровне и т. д. Недостаточная разработанность этих проблем обусловила выбор темы статьи.

Решение существующих проблем развития предпринимательства, связанных с поиском путей преодоления административных барьеров, оказанием финансовой поддержки, отодвинуло на второй план актуальность информатизации как инструмента развития бизнеса. Вместе с тем информационное обеспечение является не только одним из основных приоритетов государственной социально-экономической политики, но и приобретает все большую важность для самих предпринимателей. Как известно, экономическая информация в современных условиях стала не менее значимым фактором производства, чем материальные и трудовые ресурсы.

Внедрение информационных технологий, основанных на современных управленческих концепциях, позволило предприятиям экономически развитых стран выйти на принципиально новый уровень ведения бизнеса. Активно занимаются информатизацией и ведущие российские компании, так же осознавшие необходимость в смене подходов к управлению. Однако для предпринимательства в этой сфере существует немало препятствий финансового, кадрового, организационного характера. Одним из важных сдерживающих факторов на пути совершенствования управления бизнес-процессами является недостаточная изученность особенностей информатизации предпринимательской деятельности.

Для того чтобы оставаться успешными, современные компании вынуждены постоянно развиваться. Одним из мощных инструментов конкурентной борьбы является внедрение на предприятие современной информационной системы, с помощью которой становится возможным: осуществить внедрение инновационных инструментов для обслуживания клиентов; повысить эффективность работы; произвести освоение новых ниш для ведения бизнеса; проведение анализа бизнес-процессов предприятия; оптимизация, формализация, описание бизнес процессам; оформление проектной документации; автоматизация бизнес-процессов предприятия, в т. ч. с применением бесконтактной идентификации; внедрение и сопровождение программных продуктов.

В этой связи особую актуальность приобретают исследования организационно-экономических аспектов информатизации предпринимательской деятельности, которые до настоящего времени изучались фрагментарно, а также разработка и обоснование научно-методических и практических предложений по развитию бизнес-процессов на предприятии.

Рассмотрим подробнее одно из наиболее актуальных направлений развитие бизнес процессов — «Бизнес процесс закупок», который обеспечит реализацию таких важных на предприятии функций как создание программного комплекса для сбора, консолидации и обработки заявок по закупке материальных и нематериальных ресурсов, а так же создание оптимального плана закупок, документальная поддержка (тендерная документация, договора), согласование поставок (партии, сроки и т. д.), мониторинг поставок и т. д.

Но прежде чем его рассматривать дадим определение «автоматизация процесса закупок». Автоматизация процесса закупок — деятельность по повышению эффективности работы закупщиков и руководителей департамента закупок, маркетинговых и сервисных подразделений с использованием специальной программы позволяет собственнику или руководителю своевременно и качественно анализировать продажи, планировать закупочную деятельность и контролировать выполнение плановых показателей, нормативов и технологии продаж.

А так же необходимо отметить, прежде чем в работу организации вводить автоматизированные системы необходимо убедится, что она полностью соответствует организованному на нем учету.

С информационно-логистической стороны в совершенствовании деятельности предприятия, важнейшее значение имеет управление закупочной деятельностью. Для эффективности данного управления необходимо бесперебойное продвижение информационных потоков, их корректность в содержании и структуре, а так же их своевременность. Можно сказать, что успешное управление закупочной деятельностью на предприятии зависит от наличия в соответствующих организационных ячейках и на всех уровнях управления точной и оперативной информации.

Актуальность темы «Автоматизация бизнес покупок» растет вследствие того, что все больше и больше становится популярным в последнее время автоматизация процесса закупок. С точки зрения автоматизации данного процесса важно решить такие типовые задачи:

1.  Формализовать сам процесс закупок. Начиная с заявки инициатора на покупку чего-либо и заканчивая доставкой товара до инициатора

2.  Уменьшить вероятность ошибки, которую может совершить как и сотрудник (оператор) отдела закупок, так и сам инициатор при заказе

3.  Получить определенный бизнес–эффект. В каждой компании эффект будет каким-то своим, однако все сводится к двум основным вещам: либо экономятся деньги, либо экономится время.

Как известно, при ремонте автомобиля в автосервисе сначала проводится диагностика, при лечении пациента в больнице сначала проводится его обследование — при решении проблем в компаниях должна быть аналогичная ситуация. И одним из наиболее эффективных инструментов анализа проблемной ситуации, на наш взгляд, является описание бизнес-процессов (или проведение анализа уже описанных бизнес-процессов).

Описание бизнес-процессов является одним из наиболее трудоемких этапов изучения и анализа бизнес–процесса. Он требует не только больших затрат времени, но и глубокого и вдумчивого подхода к анализу процессов. Процессы можно описывать, используя различные инструменты: EXCEL, BPWin, ARIS, MS Visio. Главное то, чтобы готовые схемы были понятны и отражали сущность процессов. В этом случае немаловажной является квалификация руководителя проекта и внешних аналитиков, которые должны иметь достаточный уровень образования в сфере экономики предприятия и менеджмента и достаточный опыт реализации подобных проектов.

Опыт специалистов по процессному управлению говорит о том, что описание тотально всех процессов предприятия на нижнем уровне детализации является некорректно поставленной задачей. Ни одна группа сколь угодно увлеченных такой задачей специалистов не довела ее до конечного результата. Глубину описания, необходимо варьировать в зависимости от поставленных задач проекта и специфики конкретного процесса. Так, в результате работы над проектами по описанию и регламентации бизнес-процессов необходимо проводилось описание основных бизнес-процессов до уровней, приведенных в таблице 1.

Таблица 1.

Уровни описания основных бизнес-процессов

Для каждой конкретной компании должно быть определено свое число уровней описания производственных процессов, которое бы позволило без проблем анализировать процесс и составить регламентирующую документацию.

После того, как процессы описаны, можно увидеть направления, по которым они могут быть улучшены. Даже если вы выполняете проект силами компании, для выполнения анализа описанных процессов и выработки направлений оптимизации не лишним будет привлечение внешних экспертов, так как они имеют свежий взгляд на проблему и независимы в своих оценках.

Направления улучшения можно определить:

1.  Посредством визуального просмотра готовых схем процессов для исключения дублирования функций и различного рода неэффективности;

2.  Посредством стоимостного анализа операций описанных процессов;

3.  Посредством анализа времени выполнения каждой из операций описанного процесса;

4.  Посредством функционально-стоимостного анализа (анализ по центрам затрат);

5.  Посредством анализа путей перемещения материальных финансовых и информационных потоков между операциями процессов;

6.  Посредством анализа соответствия ресурсов, задействованных в процессе, их использованию.

Необходимо отметить, что улучшение по всем выработанным направлениям зачастую сразу осуществить невозможно. Большая часть направлений оптимизации и улучшений может быть осуществлена лишь только за счет реализации долгосрочных программ. Поэтому там, где невозможно сразу улучшить процесс, необходимо разработать программу по улучшению и оптимизации с указанием конкретных исполнителей и сроков выполнения.

Автоматизировать процесс закупок возможно с помощью:

Электронные формы заявок — заказа на покупку чего–либо. Формы, очевидно, могут быть достаточно «хитрыми» с различными подсказками тем самым уменьшая вероятность ошибки на этапа заказа.

Формализация движение заявки, ее утверждения у нужных ролей, которые организует все необходимые оповещения и обеспечит необходимый уровень безопасности и аудита.

Отчетность (благодаря формализованному процессу). Которая позволит более качественно принимать решения и анализировать текущую ситуацию.

В целом, процесс изображен на рисунке 1.

Рисунок 1. Процесс автоматизации закупок.

В системе управления закупками выделяются следующие основные блоки (модули):

1.  Модуль управления закупками.

Сбор и ранжирование заявок на закупки, автоматическое определение потребности в закупке, в зависимости от остатков на складе и заказов, отдавая приоритет заявкам, проверка на ДС и бюджетные лимиты, увязка с казначейством (опционально), создание графиков закупок, определение оптимального поставщика, контроль и мониторинг осуществления закупок.

2.  Модуль (система) управления тендерными закупками (может применяться в компании автономно, как отдельная система для осуществления тендеров в компании).

Может применяться автономно для осуществления тендеров в компании.

Размещение информации о проведении тендера (квалификационных требований, например, в формате анкет, краткого описания тендера) в интернете и/или оповещение поставщиков о проведении тендера (круг поставщиков может быть как узким, только для определенных поставщиков, так и широким) по электронной почте, сбор документов от поставщиков, их анализ, сбор статистики по проведенным тендерам. Дополнительные вопросы, изменения уточнения производятся по электронной почте.

3.  Отчетно-аналитически блок.

Отчетно-аналитическая информация может быть представлена по любому спектру в наиболее удобном для аналитической работы формате, например: списочные формы, календарно-сетевые диаграммы, средства визуализации причинно-следственных связей (обеспечивают наглядное представление и декомпозицию зависимостей для моделей целевых показателей и их рычагов, декомпозицию бизнес процессов и схем делегирования полномочий и другие задачи построения и анализа иерархий), средства многомерной табличной и графической визуализации для анализа данных (которые обеспечивают табличную и графическую декомпозицию информации), средства для построения отчетов в комплексных форматах (включая графику, таблицы, списки, геопредставления и т. д. в один документ).

Отчеты могут быть созданы: по запросу, автоматически по расписанию или возникшему событию, по заранее заданным параметрам и областям. Предусмотрен импорт отчетов в более 30 форматов (word, excel, форматы *.jpeg, *.pdf и т. д.).

4.  Блок KPI (опционально).

КРI подразумевает: сбор информации для расчета из разных источников и/или непосредственный ввод данных в ИС, расчет показателей, их персонификация, контроль отклонений, отслеживание динамики изменений и т. д. Пример укрупненных процессов, автоматизируемых системой управления закупок, приведен ниже (производственная компания).

Система управления закупками может быть встроена в систему бюджетного управления, либо работать автономно. Осуществляется интеграция с другими ИС, например, с 1С.

Рассмотрим процесс закупок организации. Бизнес-процесс запускается системой автоматически в первый понедельник каждого месяца, а также может быть запущен коммерческим директором вручную.

Прежде всего, коммерческий директор определяет номенклатурные позиции и количество закупаемой продукции исходя из имеющихся на складе на текущий момент товарных запасов и прогнозируемого объема спроса.

Затем система ставит задачу начальнику отдела закупок. Он должен составить документ «План закупок» с указанием поставщиков, у которых планируется приобрести товары, закупочных цен, а также договоров поставки, в рамках которых будет производиться отгрузка продукции, если они заключены и являются действующими.

Следующая задача ставится генеральному директору, который должен ознакомиться с планом закупок, а затем утвердить или отклонить его.

В зависимости от того, утвердил ли генеральный директор план закупок, бизнес-процесс движется по одной из двух ветвей («Да» или «Нет»). Если документ не утвержден, задача «Сформировать план закупок» будет поставлена начальнику отдела закупок повторно.

В случае утверждения плана начальник отдела закупок получает задачу связаться с поставщиками и отправить им заявки на закупку товаров.

Далее система ставит задачу начальнику отдела закупок получить от поставщиков подтверждения о возможности отгрузки игрушек. Если все поставщики подтвердили заявки, процесс продолжит движение дальше по ветке «Да». Если не все заявки были подтверждены, начальнику отдела закупок будет повторно поставлена задача «Сформировать план закупок».

Дальше система движется по двум ветвям, задачи которых выполняются параллельно. На одной ветке производится проверка наличия действующих договоров с поставщиками. Если все договоры введены в систему, процесс продолжает движение по ветке «Да». В случае если хотя бы один договор отсутствует, процесс движется по ветке «Нет» и запускает экземпляры вложенных бизнес-процессов «Согласование договора», в рамках которых заключаются новые договоры поставки. При этом процесс «Закупка» приостанавливается. Он возобновится лишь тогда, когда завершатся все вложенные процессы.

Менеджеру отдела закупок ставится задача сформировать в системе «Заказы поставщикам».

Служебная задача выполняется системой автоматически. В данном случае она необходима, потому что была использована точка условия, и количество веток бизнес-процесса увеличилось, а в точку слияния должно попасть столько же стрелок, сколько вышло из точки разделения.

Если по одному или нескольким «Заказам поставщикам» необходимо внести предоплату, система запускает экземпляры вложенных бизнес-процессов «Заявка на ДС (безнал)». Бизнес-процесс «Закупка» будет продолжен только тогда, когда все счета поставщиков будут переданы на оплату.       

Система ставит менеджеру отдела закупок задачу получить уведомления об отгрузке товара поставщиком. После того, как все поставщики сообщат об отгрузке товаров со своего склада, бизнес-процесс «Закупка» завершится.

Сегодня любой грамотный производитель старается внедрить на своем производстве новейшие технологии. Выгоды от применения таких технологий вполне очевидны: появляется возможность приступить к выпуску продукции более высокого качества, снизить затраты на закупку материалов и т. д. Между тем, при решении вопроса о внедрении в технологический процесс производства новых технологий многие производители начинают сомневаться в обоснованности подобного шага, так как новые технологии стоят довольно дорого. Поэтому рассмотрим плюсы и минусы внедрения автоматизированных процессов в производство, в частности автоматизированный процесс закупок, который можно так же назвать промышленным роботами.

Для начала рассмотрим плюсы использования автоматизированных комплексов. Самым значимым преимуществом автоматических устройств является то, что они исключают из процесса производства человеческий фактор. Робот не ошибается, ему не нужен отдых, перерыв на обед и т. д. Таким образом, производительность роботизированного устройства, точность работы на несколько порядков выше, чем у человека.

Благодаря технологиям информационных систем предприятие может обладать следующими основными преимуществами:

1. Повышение эффективности и снижение уровня затрат за счет упрощения процессов закупок и высвобождения времени сотрудников службы закупок.

2.  Более легкий и быстрый доступ к наиболее важным данным в режиме реального времени способствует принятию обоснованных решений.

3. Сокращая время на административную и тактическую деятельность в процессе поставок, дает возможность работникам уделять больше времени стратегическим инициативам и работе с важными поставщиками и основными проектами по поставкам.

4.  Системы позволяют контролировать расходы в масштабах всего предприятия.

Несмотря на указанные выше преимущества, роботизированные комплексы имеют и недостатки. Самым значимым недостатком является целесообразность применения только в условиях массового или серийного производства, если серия изделий значительна. Таким образом, область применения автоматизированных устройств значительно снижается. А так же минус любого роботизированного комплекса его сложное устройство, которое требует постоянной наладки. Соответственно, если на производстве имеется данное оборудование, то приходится держать в штате сотрудников специалиста являющегося компетентным в данной программе, работа которого зачастую не дешева.

Совершенствование бизнес-процессов достигается на основе одной из двух методологических концепций: оптимизации или реинжиниринга. Оценка проблем бизнеса и состояния бизнес-процессов в сочетании с уточнением функциональных возможностей информационных систем управления позволяет подобрать адекватную концепцию, уточнить цели и возможности информатизации. Процедуру выбора поставщика ERP-систем из перечня, рекомендованного общественными организациями малого и среднего бизнеса, целесообразно построить согласно рекомендуемому алгоритму, соблюдение которого позволяет снизить вероятность ошибочных управленческих решений.

В качестве завершения темы хотелось бы предложить экспресс совершенствование бизнес–процесса закупок.

Если предприятию необходимо в короткие сроки улучшить свою работу: снизить уровень затраты, сократить количество управленческих ошибок или принять неотложные меры по выходу из кризиса целесообразно использовать экспресс-метод оптимизации бизнес-процессов [1].

Сегодня этот метод активно используется многими предприятиями крупного и малого бизнеса. Рассмотрим основные этапы, через которые проходит предприятие в ходе применения экспресс-метода.

Первое это создание команды улучшения. В данную команду должны войти менеджеры и специалисты отделов, которые высококомпетентные в наиболее проблемных сферах работы компании.

Возглавляет группу один из руководителей компании, наделенный полномочиями отдавать приказы практически всем сотрудникам предприятия.

Второе — выделение ключевых бизнес-процессов.

Команда улучшения описывает схему работы предприятия, отражая все основные бизнес-процессы, происходящие на предприятии, и взаимосвязь между ними.

На основании правила Парето 3 и разработанной схемы проводится АВС-анализ2.

Данный анализ позволяет выделить небольшое число наиболее значимых бизнес-процессов, которым требуется удаление особенного внимание. Для этого все бизнес-процессы делятся на три группы — А, В и С [1].

Все действия по улучшению работы предприятия начинаться с оптимизации процессов группы А объединяющей процессы, требующие наибольших затрат (5—10 % от всех процессов, происходящих на предприятии, на которые приходятся 75—80 % всех затрат).

В группу В входят примерно 20 % бизнес-процессов (примерно 10—20 % затрат).

Группу С составляют остальные 60—75 % процессов (всего 5—10 % затрат предприятия).

В качестве третьего этапа можно выделить анализ состояния ликвидных активов.

Как правило, с АВС-анализом проводится анализ состояния наиболее ликвидных активов. Практика показывает, наибольший эффект дает учет и контроль за использованием ликвидных активов в короткие сроки (до трех месяцев).

Для эффективности анализ учета ликвидных активов начинается с проверки банковских и кассовых операций. Уделяя особое внимание состоянию расчетов с поставщиками и покупателями и на управление складскими запасами.

Так же необходимо постоянно анализировать стандартный набор параметров независимо от типа предприятия. Данный набор включает: адекватность системы мотивации персонала; достоверность информационных потоков; стандартизация и автоматизация бизнес-процессов; схема принятия и обоснованность бизнес-решения; адекватность менеджмента поставленным задачам; адекватность временных затрат; современность технологического процесса.

Последним этапом является сама оптимизация бизнес-процессов.

Проведя анализа можно приступать к оптимизации бизнес-процессов, то есть непосредственно к этапу улучшений. Прежде всего, необходимо упорядочить управление ликвидными активами и оптимизировать процессы группы А. Необходимо отметить, что при использовании экспресс-метода выбираются только те процессы, которые можно улучшить за три месяца.

На этапе улучшения следует создать систему ежедневной отчетности, отражающую информацию о расходовании всех видов ресурсов. Над наиболее дорогими и дефицитными ресурсами устанавливается повышенный контроль.

Командой улучшения разрабатываются формы отчетности и согласовываются с менеджерами подразделений, где эти формы будут использоваться, и утверждаются руководством предприятия. Благодаря внедрению ежедневной управленческой отчетности и упорядочению документооборота предприятие немедленно получает ряд выгод.

1.  В любой момент руководство предприятия может определить направление и дату расходования любых денежных и материальных ресурсов. При продолжении использования этих ресурсов по-прежнему нерационально, создается информационная база, на основе которой разрабатываются методы наиболее оптимального управления ресурсами.

2.  Поскольку для расходования любого ресурса необходимо заполнение множества различных документов и получение разрешений, сотрудник перестает делать закупки ресурсов «на всякий случай». Но благодаря введению четкого порядка оформления заявок сокращаются затраты и заявки оформляются только на ресурсы, которые действительно необходимы.

3. Возрастает производительность труда, т. к. люди работают более интенсивно, отчитываясь за проделанную работу ежедневно.

4.  На основе анализа ежедневных отчетов сотрудников о проделанной работе выявляются важные задачи, на которые им не хватает времени, и задачи, решение которых можно делегировать более низкооплачиваемым сотрудникам. Оптимальное перераспределение задач между сотрудниками позволяет руководству предприятия добиться более эффективной работы персонала без увеличения расходов на заработную плату.

Подробно проанализировав затраты разрабатываются меры по их снижению. В качестве таких мер может стать введение более рациональной системы планирования закупок позволяющей уменьшить количество сырья и материалов на складе, снизить затраты на их транспортировку и хранение. Таким образом, происходит переход от учета расходов к управлению ими.

Итогом по использованию экспресс-метода оптимизации бизнес-процессов по окончании трехмесячного периода могут стать снижение затрат на 5—15 %, а так же сокращение производственного цикла и улучшение состояния расчетов предприятия.

Команда улучшения должна представить руководству отчет о проделанной работе и предложения по дальнейшей оптимизации деятельности предприятия.

Список литературы:

1.Автоматизация финансовой деятельности [Электронный ресурс]. — Режим доступа: URL: http://otherreferats.allbest.ru/finance/00124329_1.html (дата обращения: 01.12.2012)

2.Деминг У.Э. Новая экономика. — М.: Эксмо, 2012. — С. 303—400.

3.Малявко К.В. Совершенствование бизнес-процессов малых и средних предприятий с помощью ERP-систем // Вестник Северо-Кавказского государственного технического университета. Серия «Экономика». — 2010. — № 1 (22). — С. 157—161.

4.Нив Г.Р. Принципы построения устойчивого бизнеса. — М.: Бизнес Букс, 2011. — С. 59—187.

5.Преобразование и совершенствование бизнес систем. [Электронный ресурс]. — Режим доступа: URL: http://www.stabbs.ru/bpreengeneering.html (дата обращения: 04.12.2012)