АНАЛИЗ РЫНКА ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТОВ ДЛЯ АСУ

Автоматические системы управления (аббревиатура: «АСУ») на сегодняшний день присутствуют практически везде – во всех видах и сферах бизнеса. Их используют в той или иной степени, поэтому конкретизируем тему до аналитики рынка программных продуктов для АСУ в области кадрового делопроизводства: установим, в каких именно функциях в работе рекрутера необходима автоматизация. Функционал автоматизированных систем рекрутинга включают в себя поиске резюме и их дальнейший импорт в личную базу, публикация информации о вакансиях, связь с соискателем, а также планирование интервью, извещение соискателей об отказе или предложение о сотрудничестве. Вот именно для этих функций и проанализируем рынок ПО для АСУ.

АСУ работает так: вначале происходит поиск резюме кандидатов на сайтах по поиску работ и в социальных сетях по параметрам, которые задает HR-менеджер. Затем импортирует наиболее подходящие резюме в собственную базу. Менеджер по подбору персонала изучает выбранные программным продуктом резюме, выбирает и делает запрос на рассылку – приглашений на собеседование. Извещение с приглашением определяется исходя из предоставленных в профиле кандидата данных. Таким образом процедура поиска и первичного отбора кандидатов упрощается и ускоряется в разы. Поскольку менеджеру по подбору персонала не придется искать вручную резюме, сверять то, что там указано, с требованиями по вакансии и отбраковывать неподходящие. На это все способна система.

Помимо этого, можно добавить дополнительные функции, например, «Работа с внешними провайдерами». Под этим подразумеваются рекрутинговые агентства. Их сотрудники загружают резюме отобранных кандидатов прямо в ATS компании-заказчика. Таким образом, HR-менеджеры тут же увидят эти резюме. Подробнее о том, какие функции рекрутера можно автоматизировать, – в таблице 1.

Таблица 1.

Функций менеджера по подбору персонала, которые можно автоматизировать программными продуктами АСУ кадрового делопроизводства

Определим, в каком решении использовать программные продукты АСУ – в облачном или коробочном. Сравним два варианта по 8 параметрам.

Используя программные продукты АСУ, чтобы самостоятельно нарабатывать внешнюю базу кандидатов и определять, выполнили ли рекрутеры KPI (ключевые показатели эффективности):

Если кандидат на одном из этапов оказывается не готов работать в компании, то есть возможность отложить его резюме и вернуться к нему через некоторое время, сделать новое предложение. Это одно из главных преимуществ программных продуктов АСУ. Также данные программные продукты позволяют оценить, достиг ли менеджер по подбору кандидатов необходимых показателей эффективности своей работе: сколько времени ему потребовалось на поиски работника на вакантное место и скольких кандидатов он при этом опросил, а также оценить степень совпадения резюме с требованиями работодателя в вакансии.

Чтобы понять, в чем разница между облачным и коробочным решениями и выбрать более подходящий для компании вариант, сравним эти решения по восьми параметрам. Параметры и пояснения к ним – в таблице 2 [8].

Таблица 2.

Сравнение облачного и коробочного решений программных продуктов АСУ по параметрам

Прежде чем принять решение, какие программные продукты АСУ – коробочные или облачные – приобрести, - стоит узнать, как сильно отличается стоимость одной платформы от другой. Коробочные решения стоят во много раз дороже онлайн-сервисов. Необходимо заплатить за лицензию, для того, чтобы иметь возможность пользоваться базовой версии. Но в ней, как правило, нет большей части нужных рекрутеру функций. За дополнительные модули необходимо доплачивать, есть два пути: либо снова покупать лицензию, либо вносить абонентскую плату за год.

И плюс ко всему необходимо отдельно платить за обновления.

С облачным решением все проще. Можно сразу купить подписку на год и иметь доступ к требуемому функционалу и систематическим обновлениям. В среднем это в два раза дешевле, чем коробочная версия. Если один раз купить лицензию и ничего не докупать, то результативность таких инвестицией равна бесплатной работе в Excel. Поэтому лучше приобрести программные продукты АСУ облачного формата.

Система АСУ позволяет участвовать в процессе подбора персонала руководителям всех уровней.

Это работает следующим образом: у линейного руководителя появляется возможность увидеть, через какие этапы отбора прошел кандидат, как он справлялся на разных этапах отбора, какие оценки получил. Есть возможность отследить и то, по каким параметрам был оценен соискатель, какое заключение оставил рекрутер. Топ-менеджерам программные продукты АСУ дают возможность контролировать расходы на подбор персонала: система ведет подсчет, сколько времени HR-служба тратит на поиск и отбор соискателей, насколько эффективно срабатывает объявление о вакансии на различных ресурсах.

Итак, при приобретении облачного решение, данные будут хранятся у провайдера. Возникает вопрос, что случится с базой резюме после истечения срока обслуживания. В течении года провайдер обязуется хранить данные о кандидатах. Это значит, что еще год будет доступ к базе данных. Также можно договориться с провайдером за определенную плату выгрузить всю необходимую информацию на сервер компании.

Проанализируем возможности разных программных продуктов АСУ, чтобы выбрать, наиболее оптимальную для использования, сравним все достоинства и недостатки.

Большинство предлагаемых на рынке систем англоязычные. Однако в последнее время стал активно развиваться сегмент русифицированных программ [8]. Наиболее востребованы сейчас те системы, которые позволяют учитывать актуальные тренды в подборе. Другими словами, позволяют находить кандидатов в социальных сетях, анализировать их аккаунты и составлять портрет соискателя. Перечень автоматизированных систем рекрутинга, которые часто используют HR-ы, – в таблице 3 [8].

Таблица 3.

Современные программные продукты АСУ

Поскольку программа удобна и понятна в использовании, рекрутерам не потребуется много времени, чтобы научиться работать с системой. В программе доступ к проектам по подбору будет иметь вся команда рекрутеров. При этом помощь IT-специалистов не потребуется. Потеря или искажение информации при совместной работе исключена, благодаря резервному копированию и шифрованию данных в системе.

При использовании такой функции, как «Интеграция ATS с социальными сетями», менеджер по подбору персонала получает всю информацию о соискателе.

Благодаря информации, размещенной на страницах в социальных сетях о кандидатах можно узнать многое из того, что не было указано в резюме, но также будет полезно работодателю. Некоторые соискатели ведут странички сразу в нескольких социальных сетях. Самые популярные – «ВКОНТАКТЕ», «МОЙ КРУГ», FACEBOOK, «ОДНОКЛАССНИКИ». Система позволяет сканировать все социальные сети и предоставлять полный перечень информации.

Автоматический сервис по данным из резюме за секунды находит аккаунты соискателей во всех популярных соцсетях (на поиск вручную уйдет много часов). Если рекрутер, работавший с этими аккаунтами, увольняется, Вы не потеряете контакты, всю информацию программные продукты АСУ сохраняют, таким образом новый сотрудник также без проблем будет иметь доступ к этой информации.

В большинстве компаний соискатель, сперва проходит минимум три собеседования (с рекрутером, начальником отдела и директором департамента), а уже после, в случае успешного прохождения, допускается к финальному собеседованию. Следовательно, сервис должен показывать, на каком этапе отбора находится кандидат на данный момент, а также его результат в уже пройденных собеседованиях, чтобы иметь возможность объективно сравнивать кандидатов. Чтобы эффективно планировать и тратить бюджет на подбор персонала, необходимо знать, сколько времени уходит на поиск и устройство одного сотрудника в данных сервисах есть возможность настроить такую отчетность. Чем лучше обозначается, какие отчеты нужны, тем эффективнее проходит работа с автоматизированной системой и, собственно, подбор персонала [3].

Аналитика — это то, что позволяет разговаривать с вышестоящим руководством на языке цифр. HR-аналитика позволяет оптимизировать процесс поиска и найма сотрудников, показать итоги проделанной работы. Формировать такие отчеты вручную трудозатратно, существует вероятность появления ошибок. Сервис для автоматизации рекрутинга позволит все сделает точно, при этом сэкономит время. Он запомнит последовательность действий, совершенных пользователем, и построит графики по параметрам, необходимым рекрутеру. Ниже представлены самые распространенные отчеты.

Отчет 1. Количество собеседований, состоявшихся за определенное время. Другими словами, появится возможность увидеть, какой была воронка соискателей. Например, рекрутерами было назначено 10 интервью, на встречу пришло 7 соискателей. Много это или мало зависит от типа вакансии., необходимо проанализировать данные по предыдущим периодам.

Такие данные система сохраняет. Рекрутер сможет сделать оперативные выводы, к примеру, надо напоминать о предстоящем интервью за день. Можно посмотреть и статус кандидата в системе – «отказано», «проходит финальный этап отбора».

Отчет 2. Эффективность источников кандидатов. Для поиска кандидатов используют различные источники. Какие именно, зависит от типа вакансии. Если время и бюджет ограничены, с помощью системы Вы выявите самые эффективные каналы. В итоге снизите расходы бюджета.

ATS показала, что одна и та же вакансия, размещенная на hh.ru и на Facebook, дает одинаковый отклик. И с того и с другого ресурса на каждую вакансию откликается 15–20 кандидатов. Причем резюме повторялись.

Отчет 3. Причины отказов на различных этапах работы с кандидатами. Почему они отказались сами? Почему им отказали в компании? Система собирает причины отказов на всех этапах отбора, выдает вывод.

Программные продукты АСУ помогают минимизировать количество недовольных соискателей. Они автоматически отправляют сообщения о том, кем и в какой срок их кандидатура будет рассмотрена, когда придет ответ. Кроме того, программные продукты АСУ по предоставленным данным в резюме соискателей тут же находят их страницы в большинстве популярных соцсетях. Появляется возможность понять, насколько позитивен автор контента, какая культура ему ближе. По тому, как человек на протяжении последних двух лет вел свой профиль в сети «ВКонтакте», можно узнать о его мотивации.

Система автоматизации рекрутмента позволяет, во-первых, избавить рекрутера от рутинных действий. Например, от необходимости вручную скачивать резюме с работных сайтов, сортировать их по нужным параметрам.

Во-вторых, хранить большое количество данных о соискателях и легко ориентироваться в них.

В-третьих, анализировать эффективность найма и выдавать результаты в удобной, наглядной форме.

В-четвертых, координировать работу всего отдела по подбору персонала.

И наконец, самое главное – снизить время на подбор, сократить расходы компании на рекрутинг, увеличив его эффективность [3].

Помимо выгод, перечисленных выше, есть и другие. К рекрутеру поступают резюме, уже отфильтрованные по нужным параметрам: опыту работы, желаемой должности. Субъективность подбора уходит. HR-специалист экономит время на рассылку шаблонов приглашений или отказов. Устраняется риск потери информации о ценных кандидатах. Это важный плюс автоматизации, так как один забытый хороший соискатель стоит приличных денег для компании. Поэтому программа позволяет моментально формировать внешний кадровый резерв из претендентов, которые могут быть интересны компании в будущем.

На импорт одного резюме с сайта по поиску работы уходит в среднем 10–15 секунд. Если поручить системе заняться подбором резюме по разным параметрам, скажем, по желаемой должности, уровню образования, стажу, навыкам, это займет не более получаса. Таким образом, время на рутинные операции сократится в три раза. Сервис по автоматизации рекрутинга сэкономит 21 час рабочего времени в месяц, или 105 084 рублей в год (417 руб. × 21 час × 12 месяцев).

Важные выводы по выше представленному анализу рынка программных продуктов для АСУ:

1. Чтобы получить выгоду от программных продуктов АСУ – необходимо определить, какие именно функции подбора нужно автоматизировать.

2. Выбирая версию системы, необходимо помнить: плюсы коробочной – в том, что нет зависимости от доступа в Интернет, плюсы облачной – нет привязанности к конкретному компьютеру.

3. Необходимо просчитать, насколько быстрее и дешевле поиск сотрудника с помощью системы по сравнению с подбором вручную.