МЕТОДИКА ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ТРУДА РАБОТНИКОВ ОТДЕЛА КАДРОВ ОРГАНИЗАЦИИ

PERFORMANCE EVOLUTION METHODOLOGY OF LABOR OF EMPLOYEES OF THE DEPARTMENT OF PERSONNEL

Marina Romanova

undergraduate, State University of Management,

Russia, Moscow

АННОТАЦИЯ

В настоящее время популярным направлением является оценка эффективности работы сотрудников. Существует множество методик, однако есть такие специалисты, оценить эффективность работы которых широко распространенными методами затруднительно, поскольку через количественные показатели это сделать не представляется возможным. Это, в частности, специалисты, занимающиеся кадровым делопроиз­водством. В статье предложена методика оценки эффективности труда специалистов отдела кадров.

ABSTRACT

Currently, a popular area is employee performance evaluation. There are many methods, however, there are such specialists, to evaluate the effectiveness of which by widespread methods is difficult, because their activity is not very difficult to assess through quantitative indicators. Such are the specialists involved in personnel office work. The article proposed a methodology for assessing the effectiveness of the work of specialists in the personnel department.

Ключевые слова: управление персоналом, оценка эффективности труда, методика оценки, отдел кадров.

Keywords: HR-management, performance evolution, methodology, department of personnel.

Для оценки эффективности работы персонала за относительно недолгий период было разработано, опробовано и усовершенствовано множество различных методик, применено множество алгоритмов действий на примерах компаний из разных областей деятельности. Однако оценку эффективности наиболее часто для тех работ и должностей, где довольно просто можно установить систему коли­чественных критериев. В сфере управления персоналом такими областями являются, например, подбор персонала, обучение, стимули­рование и мотивация. Тем временем остается множество видов работ, не поддающихся количественной оценке, работа сотрудников отдела кадров в их числе. Работа с кадровыми документами зачастую отходит на задний план, однако функции, выполняемые сотрудниками отдела кадров, тесно связаны с работой других подразделений. Также немало­важным является то, что при проверке Государственная инспекция труда запрашивает именно кадровую документацию. Этим и обосновывается актуальность выбранной темы.

Итак, в первую очередь для оценки эффективности труда требуется оценка работы отдела кадров с точки зрения нормирования труда, ведь от степени рациональности использования рабочего времени зависит эффективность работы не только конкретного сотрудника, но и отдела в целом.

Необходима оценка, во-первых, использования сотрудниками их рабочего времени, а именно: как соблюдается установленный режим работы (наличие опозданий, переработки), сколько времени тратится на решение личных вопросов в рабочее время.

Во-вторых, сколько времени занимает выполнение каждой из функций, закрепленных за работниками.

В связи с этим предлагается провести оценку использования рабочего времени. Наиболее подходящим методом будет метод фотографии рабочего времени (или самофотографии), основной целью которого и является определение всех без исключения затрат рабочего времени, то есть на выходе будут получены точные данные о том, чем именно и в течение какого времени занимался конкретный сотрудник.

Фотография рабочего времени позволит достичь следующих целей:

1. Детально изучить использование рабочего времени;
2. Определить затраты времени на выполнение функций каждым сотрудником и рассмотреть опыт наиболее эффективных работников;
3. Установить нормы выполнения функций;
4. Определить количество потерь времени и их причины;
5. Установить возможность совершенствования или упрощения процесса выполнения функций.

При подготовке к наблюдению необходимы: подготовка бланков самофотографии, выбор способа фиксации элементов труда или затрат рабочего времени. Используются два способа фиксации: фиксация работы или перерывов по текущему времени и графический способ отражения времени работы и перерывов. При первом способе фикси­руется время окончания каждого вида работы или перерыва. При втором продолжительность того или иного вида работы или перерыва отмечается графически в виде прямой линии на специальной сетке времени.

Проводить самофотографии рабочего времени рекомендуется в течение 10- 15 дней с охватом как основных типичных видов работ, так и работ, выполняемых с определенной периодичностью. Для получения достоверных результатов необходимо соблюдение установ­ленных размеров выборки числа работников, охватываемых наблюдений. Важно также исключение разного заполнения наблюдательных листов в конце рабочего дня.

При разработке системы оценки важное место занимает определение критериев, то есть тех показателей, на основе которых строится решение об эффективности или неэффективности работы.

Выбор критериев оценки результативности труда зависит от его принадлежности к той или иной категории. Также выбор критериев определяется их назначением, то есть для решения каких конкретных задач используются результаты оценки.

Ниже в таблице 1 приведен пример критериев для оценки эффективности работы отдела кадров, который предполагает три блока. Каждому из предложенных критериев дано краткое описание, установлено максимальное количество баллов, а также периодичность проведения оценки.

Таблица 1.

Критерии оценки эффективности труда сотрудников отдела кадров

Для первого блока «Оценка состояния кадровой документации» был выбран метод выборочной проверки документации начальником отдела кадров. За каждым из трех работников отдела кадров закреплен определенный участок численностью около 500 человек (определенное количество подразделений), по которому осуществляется полный цикл кадрового делопроизводства, то есть оформление приема на работу, отпусков, больничных листов, переводов, командировок, ведение личных дел, увольнений и прочее.

Соответственно, начальник отдела кадров выборочно проверяет состояние документов, оформленных каждым работником. Например, начальник может затребовать полный комплект документов принятого на работу сотрудника (заявление на прием, трудовой договор, меди­цинские заключения, карточку формы Т-2, трудовую книжку) и проверить на наличие ошибок, замечаний, наличие всех необходимых виз и подписей. Аналогичным способом проверяются все остальные виды документов. При обнаружении ошибок или недочетов вычитаются баллы из максимально возможного количества по определенным крите­риям оценки.

Такая проверка позволит с установленной периодичностью про­водить ревизию всех документов, повысить внимательность работников к выпускаемым и обрабатываемым документам, также это облегчит в дальнейшем подготовку к сдаче документов в архив и подготовку к прохождению проверки Государственной инспекции труда.

Для второго блока критериев «Уровень исполнительской дисцип­лины» предлагается использование метода шкальной оценки. Для каждого из критериев были разработаны соответствующие пятибалльные шкалы, где 5 баллов – максимальное значение, 1 балл – минимальное значение. Оценка осуществляется путем выбора наиболее подходящего описания поведения того или иного работника отдела кадров.

Разработанная шкала оценки критерия «Своевременное и четкое выполнение поручений начальника отдела» представлена в таблице 2.

Данная шкала разрабатывалась с учетом трех основных факторов:

• Самостоятельность выполнения задания;
• Срок выполнения задания;
• Наличие ошибок или замечаний.

Таблица 2.

Шкала оценки критерия «Своевременное и четкое выполнение поручений начальника отдела»

Шкала оценки критерия «Соблюдение режима работы» представ­лена в таблице 3. Данная шкала разрабатывалась с учетом следующих факторов:

• Наличие опозданий;
• Решение личных вопросов в рабочее время;
• Курение в рабочее время.

Таблица 3.

Шкала оценки критерия «Соблюдение режима работы»

Чтобы более полно и достоверно оценить работу сотрудников отдела кадров, рекомендуется заполнять таблицу по итогам месяца, а для квартальной оценки высчитывать среднее арифметическое значение.

Так как максимальное значение в разработанных шкалах 5 баллов, то предлагается следующая градация уровня исполнительской дисцип­лины для оценки полученного среднего значения:

1. 1-2 балла – очень низкий уровень;
2. 2-3 балла – низкий уровень;
3. 3-4 балла – уровень ниже среднего;
4. 4-4,5 балла – средний уровень;
5. 4,5-5 – высокий.

Сводная таблица для квартальной оценки по второму блоку кри­териев представлена в таблице 4.

Таблица 4.

Сводная таблица оценки критерия «Уровень исполнительской дисциплины»

Для последнего блока – «Уровень удовлетворенности других подразделений работой отдела кадров» – будут использованы разные методы. Первый критерий («отсутствие жалоб на работу специалиста отдела кадров») будет оцениваться начальником отдела кадров анало­гично первому блоку, то есть при отсутствии жалоб в течение опреде­ленного периода остается максимально возможный балл, за каждую жалобу (при наличии) вычитаются баллы.

Второй критерий – «Уровень делового общения» – предлагается оценивать с помощью небольшой анкеты. Анкета будет выдаваться для заполнения раз в квартал начальникам подразделений и кладовщикам или экономистам больших подразделений (именно они ведут табель учета рабочего времени, подписывают различные кадровые документы), так как именно с ними больше всего контактируют сотрудники отдела кадров.

Анкета предполагает всего два блока. В первом по 5-балльной шкале требуется оценить работу сотрудников отдела кадров по заданным критериям:

1. Качество работы сотрудников отдела кадров в целом;
2. Качество работы в целом сотрудника, который ведет подраз­деление;
3. Уровень компетентности работника отдела кадров;
4. Вежливость и доброжелательность;
5. Полнота получаемой информации по вопросам;
6. Насколько комфортно работать с этим сотрудником;
7. Быстрота решения вопросов.

А во втором блоке предлагается ответить на вопросы «Есть ли замечания по работе сотрудника отдела кадров? Если да, то какие?» и «Есть ли предложения по улучшению работы отдела кадров?»

Таким образом, предлагаемая нами методика оценки эффективности работы предполагает использование трех блоков критериев оценки и соответствующих методов оценки, которые наиболее полно описывают работу отдела.

Оценку по первому блоку критериев – «Состояние кадровой документации» – предлагается проводить методом выборочной проверки документов, которая должна, во-первых, мотивировать работников проверять изданную документацию с периодичностью раз в квартал, во-вторых, это позволит быстрее подготавливать архив кадровой документации и упростит подготовку к периодическим проверкам Государственной инспекции труда.

Оценка по второму блоку критериев – «Исполнительская дисциплина» – должна проводиться методом шкальной оценки. Были разработаны соответствующие поведенческие шкалы, которые пред­ставляют собой описание примеров рабочего поведения и определенный ранг для каждого. Задачей начальника отдела является наблюдение за выполнением порученных заданий и соблюдением трудовой дисциплины сотрудников, которых необходимо оценить по итогам квартала с помощью шкал.

Третий блок – «Уровень делового общения» – предполагает оценку работы сотрудников отдела кадров со стороны, то есть требуется узнать мнение о работе отдела в целом и каждого сотрудника по отдельности от начальников других подразделений, так как именно с ними чаще всего контактируют работники отдела кадров.

Список литературы:

1. Борисова Е.А. Оценка и аттестация персонала: Монография / Е.А. Борисова. – СПб.: СПбГСЭУ, 2013. – 256 с.
2. Гейц И.В. Нормирование труда и регламентация рабочего времени: Монография / И.В. Гейц. – М.: ДиС, 2015. – 352 c.
3. Генкин Б.М. Организация, нормирование и оплата труда на промыш­ленных предприятиях: Учебник для вузов / Б.М. Генкин. – М.: НОРМА, 2013. – 480 c.
4. Кибанов А.Я. Управление персоналом: Теория и практика. Оценка и отбор персонала при найме и аттестации, высвобождение персонала: Учебно-практическое пособие / А.Я. Кибанов. – М.: Проспект, 2013. – 80 c.
5. Магура М.И., Курбатов М.Б. Оценка работы персонала, подготовка и проведение аттестации. – Изд. 2-е, перераб. и доп. – М: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002. – 176 c.
6. Магура М.И., Курбатов М.Б. Оценка работы персонала. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2005. – 224 с.
7. Маслова В.М. Управление персоналом: Учебник и практикум для акаде­мического бакалавриата / В.М. Маслова. – Люберцы: Юрайт, 2016. – 492 c.
8. Мизинцева М.Ф. Оценка персонала: Учебник и практикум для академи­ческого бакалавриата / М.Ф. Мизинцева, А.Р. Сардарян. – Люберцы: Юрайт, 2016. – 378 c.
9. Митрофанова Е.А. Управление персоналом: Теория и практика. Оценка результатов труда персонала и результатов деятельности подразделений службы управления персоналом: Учебно-практическое пособие / Е.А. Митрофанова. – М.: Проспект, 2013. – 72 c.
10. Моргунов Е.Б. Управление персоналом: исследование, оценка, обучение: Учебник для академического бакалавриата / Е.Б. Моргунов. – Люберцы: Юрайт, 2016. – 424 c.
11. Система оценки персонала в организации: Монография / М.В. Полевая и др. – М.: Прометей, 2018. – С. 256.