ЦИФРОВОЙ ОПЫТ СОТРУДНИКОВ DEX: РУКОВОДСТВО К ПРИМЕНЕНИЮ

THE DIGITAL EXPERIENCE OF DEX EMPLOYEES: A GUIDE TO APPLICATION

Andrey Ababii

Postgraduate student of the Moscow International Academy,

Moscow, Russia

АННОТАЦИЯ

Данная статья раскрывает понятию Digital Employee Experience (DEX) и его применение в кадровом управлении современной организации. В статье раскрываются теоретические основы этого понятия, рассмотрены компоненты цифрового опыта сотрудников.  В статье представлен алгоритм построения стратегии взаимодействия с цифровыми сотрудниками на предприятии.

ABSTRACT

This article reveals the concept of Digital Employee Experience (DEX) and its application in the HR management of a modern organization. The article reveals the theoretical foundations of this concept, and examines the components of the digital experience of employees. The article presents an algorithm for building a strategy for interaction with digital employees in an enterprise.

Ключевые слова: Digital Employee Experience, (DEX), цифровой опыт сотрудников, IT-технологии  в HR, цифровизация в управлении персоналом.

Keywords: Digital Employee Experience, (DEX), digital employee experience, IT technologies in HR, digitalization in personnel management.

Цифровые технологии давно стали неотъемлемой частью жизни и инструментом для повышения комфорта каждого человека. Естественно, на своем рабочем месте сотрудники ожидают такого же высокого уровня цифровых технологий и удобства для работы. Если сотрудникам сложно получить доступ к информации или выполнять повседневные задачи с помощью предоставленных инструментов, это может негативно повлиять на их взаимоотношения с вашей компанией.

Цифровой опыт сотрудников или Digital Employee Experience (DEX) — это отражение того, насколько эффективно люди взаимодействуют с ИТ-инструментами на рабочем месте, что позволяет им быть вовлеченными и продуктивными. [Трусова 2022: 93]

Цифровой опыт работы сотрудников становится все более важной частью общего опыта работы сотрудников, особенно сейчас, когда возможности удаленной и гибридной работы постоянно расширяются. Теперь сотрудникам нужны отлаженные технологии, которые позволяют им легко и успешно выполнять свою работу.

Давайте рассмотрим преимущества и проблемы цифрового опыта работы сотрудников и то, как HR может усилить тот опыт, который способствует успеху бизнеса организации.

Поскольку все сотрудники практически каждой отрасли должны использовать технологии для выполнения своей работы, DEX является ключом к общему опыту сотрудников, наряду с такими факторами, как инклюзивная среда, значимая работа и возможности роста.

DEX включает в себя взаимодействие с технологиями и оказывает влияние на многие сферы компании:

- рабочий процесс и производительность (управление проектами, аналитика, отношения с клиентами);

- коммуникация и сотрудничество (электронная почта, мгновенные сообщения, телефонные звонки, видеоконференции);

- обучение (официальные тренинги и повышение квалификации);

- кадровые системы (доступ к полисам самообслуживания, компенсациям, PTO, информации об управлении эффективностью и т.д.). [Армстронг 2022: 205]

Люди привыкли рассчитывать на безупречные технологии в своей личной жизни и ожидают такого же уровня простоты использования цифровых технологий на своем рабочем месте. Если сотрудники считают обременительным доступ к информации или выполнение повседневных задач с помощью предоставляемых инструментов, это может негативно повлиять на их взаимоотношения с вашей организацией.

Роль HR играет важную роль в формировании отличного опыта работы сотрудников в цифровых технологиях. Специалисты по персоналу имеют возможность общаться с сотрудниками и выполнять другие бизнес-функции. Учитывая мнение каждого, отдел кадров может определять и продвигать, где и как цифровые инструменты могут повлиять на результаты бизнеса. [Егорова 2022: 67]

Компоненты цифрового опыта работы сотрудников

Простого наличия цифровых инструментов недостаточно для создания хорошего опыта работы с цифровыми сотрудниками. Инструменты должны быть доступными и эффективно работать, чтобы создавать такие взаимодействия с сотрудниками, которые способствуют положительному росту DEX.

Рассмотрим подробно компоненты цифрового опыта работы сотрудников, которые являются ключевыми для достижения этой цели.

Пользовательский интерфейс (UI) и взаимодействие с пользователем (UX): DEX начинается с того, насколько просты и приятны в использовании технологии на рабочем месте. Цифровые платформы и инструменты должны быть интуитивно понятными, функциональными и визуально привлекательными, чтобы сотрудники могли хорошо их воспринимать.

Одного из этих элементов недостаточно. Приложение, которое выглядит хорошо, но постоянно выходит из строя, или платформа с хорошо организованным контентом, но запутанной навигацией, приведут к негативному взаимодействию с DEX. [Трусова 2022: 124]

Эффективность технологий: то, насколько хорошо устройства подключаются к Интернету, а инструменты работают, влияет на эффективность работы сотрудников. Скорость, надежность и оперативность реагирования являются основой удовлетворенности пользователей и определяют скорость выполнения задач.

Интеграция и интероперабельность: большинству сотрудников потребуется использовать более одного цифрового инструмента или платформы для выполнения своей работы. Степень их взаимодействия может оптимизировать работу или снизить производительность. Интеграция, позволяющая автоматически передавать данные между инструментами, снижает количество ошибок и позволяет сотрудникам не тратить время на ручной ввод данных. [Армстронг 2022: 271]

 Персонализация: сотрудники получают больше преимуществ, когда цифровые инструменты соответствуют их индивидуальным потребностям и предпочтениям. Прогнозная аналитика и алгоритмы, которые обеспечивают персонализированный опыт, основанный на типичном использовании инструмента сотрудником, сокращают усилия, которые они должны прилагать. Решения, позволяющие сотрудникам адаптировать внешний вид и функциональность своих инструментов, также улучшают опыт работы с цифровыми инструментами для сотрудников.

Поддержка и обучение: Если сотрудники не знают, как использовать технологии в полной мере, это не обязательно принесет им пользу. Необходимо обеспечить обучение и поддержку, чтобы помочь сотрудникам научиться ориентироваться в цифровых инструментах и использовать преимущества всего, что они могут предложить. [Армстронг 2022: 284]

У каждой организации будет свой собственный путь к получению отличного опыта работы с цифровыми сотрудниками, и есть много компонентов, на которых вам нужно будет сосредоточиться.

Учитывайте следующие рекомендации при планировании и проведении цифровой трансформации в вашей организации:

1. Применяйте подход к проектированию, ориентированный на пользователя. Придерживайтесь подхода с дизайнерским мышлением, который ставит во главу угла наилучшие интересы сотрудников. Цифровые инструменты существуют для того, чтобы служить сотрудникам, а не наоборот. Иными словами, успешные платформы цифрового опыта работы с сотрудниками должны устранять болевые точки сотрудников. Следует делать упор на интуитивно понятные, удобные интерфейсы, которые поддерживают рабочие процессы, но также обеспечивают удовлетворительный пользовательский опыт.

Начните путь цифровой трансформации, собрав отзывы сотрудников, чтобы понять плюсы и минусы их текущего повседневного опыта. Кроме того, изучите любую имеющуюся в вашем распоряжении соответствующую аналитику и воспользуйтесь опросами, фокус-группами или интервью с сотрудниками каждого отдела. Что помогает им использовать инструменты, которые у них уже есть, а что нет? Что позволило бы им работать более эффективно?

Привлекая сотрудников к этапам разработки и тестирования, вы можете гарантировать, что технология соответствует их потребностям и ожиданиям и облегчает их жизнь. Любая цифровая инициатива, которая не ставит во главу угла положительное влияние на опыт работы сотрудников, не достигнет намеченной цели.

2. Определите, чего вы хотите достичь. Вам необходимо сформировать видение направления вашего DEX и того, как оно вписывается в более широкий круг сотрудников вашей организации. Это начинается с правильных вопросов, позволяющих определить, каковы цели:

- Как DEX будет поддерживать ваши бизнес-цели?

- Какие цифровые инструменты необходимы?

- Какой тип технологии вы хотите внедрить? (Добавить функции самообслуживания, автоматизировать процессы, улучшить асинхронную коммуникацию и т.д.)

- Какой тип обучения потребуется сотрудникам, чтобы они могли использовать инструменты?

- Как будут обрабатываться изменения, влияющие на рабочий процесс?

- Каковы показатели успеха и как они будут измеряться?

Вашей организации потребуется принять множество решений для обеспечения эффективного управления, поэтому четкая дорожная карта поможет вам оценивать варианты и проблемы по мере их возникновения на протяжении всего процесса. [Круглов 2023: 16]

3. Расскажите о своем видении. Новый DEX требует вложения как финансовых, так и человеческих ресурсов, а также межведомственной координации. Это означает, что вам нужно будет заручиться поддержкой на всех уровнях. Даже самая продуманная стратегия цифрового опыта работы с сотрудниками может потерпеть неудачу, когда в организации царит цинизм и отсутствует поддержка.

Поддержка высшего руководства может ускорить принятие решений на протяжении всего процесса. Вам также необходима прозрачная коммуникация вплоть до низового уровня, чтобы обеспечить успех вашего DEX.

Составьте "презентацию лифта” из одного четкого, сжатого предложения, которое подытоживает вашу стратегию DEX. Распространение этого повествования по всей компании может ознакомить всех с концепцией и заставить их говорить о ней.

Четкое представление о преимуществах DEX для сотрудников и о том, чего это даст компании, позволит достичь консенсуса. Благодаря общению и совместной работе, позволяющим информировать всех на каждом этапе процесса, они поймут, что меняется, почему это меняется и, в конечном счете, как это изменение влияет на них. [Круглов 2023: 22]

4. Соберите межфункциональную команду. Целостный взгляд на вашу рабочую силу позволяет лучше понять, где существуют возможности для лучшего оснащения сотрудников с помощью цифровых инструментов. По этой причине ответственность за эффективное и своевременное выполнение стратегии улучшения DEX должна взять на себя межфункциональная команда специалистов, предлагающих разные точки зрения.

В команду могут входить отдел кадров в качестве ведущего, отдел внутренних коммуникаций для продвижения процесса, ИТ-отдел для внедрения инструментов, и ключевые сотрудники для тестирования инструментов и пропаганды цифрового опыта по всей компании.

Сплоченная команда может согласовать конкурирующие приоритеты и добиться результатов, улучшающих DEX, вместо того, чтобы оставлять пробелы, очевидные для ваших сотрудников. 

5. Исследуйте и выбирайте технологию. Внедрение новых технологий влияет на рабочий процесс, поскольку все к ним адаптируются. Другими словами, вам нужно убедиться, что внедряемые вами инструменты служат своему назначению и стоят потраченного времени и денег. Цифровое рабочее место, обеспечивающее эффективность, но не слишком сложное, является идеальным.

Мобильные технологии делают общение и информацию доступными для всех и создают более сплоченную рабочую среду. Это особенно важно, если в вашей организации есть сотрудники, не работающие за рабочим столом, которые в противном случае могут не чувствовать связи.

Сравните несколько альтернатив и проведите демонстрации и пробные версии, прежде чем принимать окончательное решение. Защита данных вашего сотрудника имеет решающее значение. Поэтому обязательно поймите, как поставщики подходят к обеспечению конфиденциальности и безопасности данных. [Круглов 2023: 24]

Не менее важно искать варианты, позволяющие настраивать и персонализацию в соответствии с потребностями различных команд. Кроме того, ваши инструменты должны интегрироваться, чтобы обеспечить беспрепятственный пользовательский опыт.

Координация исследований и выбор технологии не обязательно должны осуществляться только отделом кадров, но вы, безусловно, должны быть вовлечены.

6. Не ожидайте, что удастся изменить все сразу. Попытки ускорить внедрение цифровых инноваций могут вызвать замешательство и сопротивление. Вы можете сбалансировать эффективность с сохранением DEX, разбив изменения на более мелкие части. Не внедряйте все новые инструменты сразу; просто начните с одного. Продвигайте проект за проектом с достаточной поддержкой и определенной степенью гибкости. Это позволяет вам учиться по мере того, как ваш сотрудник в реальной жизни использует инструменты. Кроме того, это позволяет вам эффективно управлять своим кадровым бюджетом.

7. Обеспечьте достаточную подготовку. Настраивайте сотрудников на успех с самого начала. Поддерживайте их во время обучения технической помощью и создавайте среду, в которой допустимы ошибки и приветствуется обращение за помощью. Это ускорит процесс внедрения технологии. Без надлежащего обучения существует риск того, что ваши сотрудники не смогут ориентироваться в новой системе и в конечном итоге будут обескуражены. [Егорова 2022: 151]

Вот несколько идей, которые следует рассмотреть для предоставления вашим сотрудникам обучения, соответствующего требованиям DEX:

- выберите подходящий формат обучения: определите, какие методы хорошо зарекомендовали себя в прошлом, и предложите варианты для различных уровней технической квалификации. Может оказаться полезным обучить по одному человеку из каждой команды, которые смогут управлять обучением своих коллег по команде и настраивать его.

- используйте хорошо организованные методы внедрения с реалистичными сроками выполнения: помогите сотрудникам точно понять, чего вы от них ожидаете, давая им достаточно времени для адаптации к новому способу ведения дел.

- уделите приоритетное внимание обучению: повышайте навыки сотрудников, проводя всестороннее обучение новым технологиям. Убедитесь, что это обучение является частью их рабочего графика, а не дополнительным расходованием их личного времени.

- стимулируйте обучение: найдите вознаграждения, которые, как вы знаете, будут мотивировать ваших сотрудников пройти обучение. Например, вы можете предложить призы, отгулы или бесплатное питание. [Коллектив авторов 2022: 209]

8. Измерьте опыт работы сотрудников в сфере цифровых технологий. Лучший способ определить успешность вашей стратегии DEX - это получить честные отзывы ваших сотрудников. Если у сотрудников возникают трудности, постарайтесь их понять. Вы сможете определить проблемы, которые, по мнению сотрудников, требуют решения в наибольшей степени, и они по достоинству оценят шаги, предпринятые для улучшения ситуации.

Опять же, вы можете использовать опросы pulse, интервью и другие методы обратной связи для измерения вашего DEX.

Определите свой базовый уровень и сопоставьте свои данные. Регулярно измеряйте это, чтобы вы могли идентифицировать: области цифровых инвестиций, которые работают, какие области отстают и почему, вам необходимо внести коррективы в стратегию DEX, когда вы сможете добиться улучшений. [Коуэн 2023: 97]

Еще одним методом оценки вашего DEX является мониторинг производительности технологий. Отслеживание данных конечных пользователей и системы может помочь вам проявлять инициативу в выявлении потенциальных проблем, которые могут повлиять на опыт работы сотрудников с инструментами. Факторы, которые следует учитывать, могут включать производительность приложений и время задержки. [Коллектив авторов 2022: 164]

9. Работайте над улучшениями. Ваши данные помогут вам не только увидеть болевые точки, но и определить, что вы можете улучшить или доработать. Конечно, DEX - это процесс, который выходит далеко за рамки этапа внедрения. Поэтому сосредотачивайтесь не только на создании опыта, но и на управлении и улучшении вашего цифрового рабочего места.

Технологии неизбежно будут продолжать развиваться, поэтому вам необходимо будет постоянно совершенствоваться и формировать свой DEX.

10. Поддерживайте баланс между автоматизацией и взаимодействием с людьми. Сохранение человеческого фактора в процессе цифровой трансформации имеет большое значение для обеспечения конструктивного развития. Убедитесь, что цифровые инструменты не изолируют сотрудников или команды друг от друга. Поощряйте как личные видеоконференции, так и личное взаимодействие. [Коуэн 2023: 102]

Люди также должны знать, к кому обращаться с вопросами. Возможность поговорить с кем-то напрямую и быть услышанным может облегчить разочарование и привести к разрешению проблемы благодаря поддерживающему человеческому общению.

Выводы

Когда технологии поддерживают и расширяют возможности людей выполнять свою работу, это оказывает положительное влияние на опыт их работы и на ваш бизнес. Инвестиции в DEX имеют решающее значение для соответствия требованиям быстро развивающегося цифрового ландшафта и удовлетворения потребностей сотрудников.

Роль HR незаменима в обеспечении ориентированного на сотрудников DEX, который вдохновляет увлеченных и продуктивных сотрудников. В долгосрочной перспективе такие сотрудники готовы помочь вашей организации достичь ее целей.

Cписок литературы:

1. Свой взгляд на HR. Катерина Трусова, Автор, 2022, 227с.
2. Главный учебник HR в мире. Майкл Армстронг, Бомбора, 2022 , 371с.
3. Цифровизация управления персоналом. Учебное пособие для вузов. Дмитрий Круглов, Инга Цыганкова, Юрайт, 2023, 103с.
4. Вовлеченные сотрудники. Как создать команду, которая работает с полной отдачей и достигает высоких результатов. Анна Егорова, Бомбора, 2022, 336с.
5. Маркетинг персонала. Коллектив авторов, Прометей, 2022, 274с.
6. Сначала люди. Как найти тех, кто выведет компанию на новый уровень. Тайлер Коуэн, Дэниель Гросс, МИФ, 2023, 312с.