СОЗДАНИЕ  ИНФОРМАЦИОННОЙ  СИСТЕМЫ  КАК  СПОСОБ  УПРОЩЕНИЯ  ПРОЦЕССА  ОФОРМЛЕНИЯ  ЗАКАЗ-ПОДРЯДА  В  СТРОИТЕЛЬНОЙ  ОРГАНИЗАЦИИ

Легошина  Виктория  Александровна

студент  4  курса  кафедра  математических  методов  в  экономике  Набережночелнинский  институт  КФУ  (филиал),  РФ,  г.  Набережные  Челны

Фрикк  Валерий  Сергеевич

научный  руководитель,  старший  преподаватель  Набережночелнинский  институт  КФУ  (филиал),  РФ,  г.  Набережные  Челны

На  данный  момент  процесс  оформления  заказ-подрядов  в  строительных  фирмах  достаточно  трудоемкий,  и  на  это  затрачивается  много  времени.  Огромные  трудозатраты  в  большинстве  случаев  являются  следствием  отсутствия  опыта  автоматизации  во  многих  компаниях  строительной  индустрии.

Для  упрощения  задачи  оформления  заказ-подрядов  необходимо  создание  соответствующей  информационной  системы  [2,  c.  44].  Поскольку  большинство  фирм  на  данный  момент  имеют  успешный  опыт  внедрения  различных  конфигураций  на  базе  1с,  была  выбрана  именно  эта  платформа  для  автоматизации  и  совершенствования  данной  бизнес-задачи. 

Задача  оформления  заказ-подрядов  является  частью  бизнес-процесса  «Подготовка  оказания  услуг»  [1,  c.  229].  Для  быстрого  оформления  заказ-подряда  необходимо  затронуть  следующие  учетные  задачи:

1.  Учет  заявок  на  проектные  работы

2.  Учет  расчетов  с  контрагентами  [5,  c.  7].

Проектирование  информационной  системы  состоит  из  трех  основных  этапов:

1.  Проектирование  информационной  системы

2.  Разработка  информационной  системы

3.  Внедрение  информационной  системы

Также  имеется  процесс  сопровождения  информационной  системы,  который  включает  регулярные  обновления  и  техническое  сопровождение. 

На  сегодняшний  день  для  моделирования  и  прогнозирования  аналитических,  технических  и  др.  работ,  имеется  ряд  программных  продуктов  и  один  из  них  это  Microsoft  Project.

Microsoft  Project  создан,  чтобы  помочь  менеджеру  проекта  в  разработке  планов ,  распределении  ресурсов  по  задачам,  отслеживании  прогресса  и  анализе  объёмов  работ.  Microsoft  Project  создаёт  расписания  критического  пути.  Расписания  могут  быть  составлены  с  учётом  используемых  ресурсов.  Цепочка  визуализируется  в  диаграмме  Ганта  [4].

Рассмотрим  проектирование  создания  информационной  системы  на  примере  «Информационная  система  «Учет  заявок  на  работы»  для  фирмы  ООО  «Юнипроф-16»»

Первый  этап  это  проектирование  информационной  системы.  Он  включает  следующие  этапы:

1.  Сбор  информации  о  компании  ООО  «Юнипроф-16»

2.  Анализ  собранных  данных  о  компании  ООО  «Юнипроф-16»

2.1.             Анализ  экономических  отчетов  компании  ООО  «Юнипроф-16»  за  прошедшие  отчетные  периоды

2.1                Анализ  технических  показателей  компании  ООО  «Юнипроф-16»  за  прошедшие  отчетные  периоды

3.  Анализ  бизнес-процессов  и  бизнес-задач  предприятия  (реинжиниринг)  предприятия  ООО  «Юнипроф-16»

3.1                Анализ  имеющейся  компьютерной  сети  ООО  «Юнипроф-16»

3.2                Анализ  имеющегося  программного  обеспечения  на  организации  ООО  «Юнипроф-16»

3.3                Анализ  степени  автоматизации  бизнес  процессов  и  компании  ООО  «Юнипроф-16»

3.4                Разработка  таблицы  потоков  создания  бизнес  продуктов

3.5                Выявление  информационных  массивов

4.  Обоснование  среды  разработки  бизнес-задачи  1с.

5.  Проектирование  макета  разрабатываемой  информационной  системы  «Учет  заявок  на  работы»  (проработка  атрибутов,  сущностей,  связей  базы  данных)

5.1                Проектирование  атрибутов  сущности  документа  «Заказ  на  подряд»

5.2                Проектирование  атрибутов  сущности  документа  «Оплата  заказа»

5.3                Проектирование  атрибутов  сущности  документа  «Выполнение  подряда»

5.4                Проектирование  атрибутов  отчета  «Расчеты  с  контрагентами»

5.5                Проектирование  атрибутов  отчета  «Заказы  на  подряд»

5.6                Задание  ключевых  полей  сущностей.

Второй  этап  это  разработка  информационной  системы,  включает  следующие  этапы:

1.1                Создание  формы  справочника  «Контрагенты»

1.2                Создание  формы  справочника  «Номенклатура»

1.3                Создание  формы  документа  «Заказ  на  подряд»

1.4                Создание  формы  документа  «Оплата  заказа»

1.5                Создание  формы  документа  «Выполнение  подряда»

1.6                Создание  отчета  «Расчеты  с  контрагентами»

1.7                Создание  отчета  «Заказы  на  подряд»

2     Создание  диаграммы  UML

3     Тестирование  и  выявление  недочетов  конфигурации  информационной  системы  «Учет  заявок  на  работы».

3.1                Проверка  правильности  связей

3.2                Проверка  удобства  форм  документов

3.3                Тестирование  верности  отчетов

4     Исправление  недоработок  конфигурации  информационной  системы  «Учет  заявок  на  работы».  (В  случае  их  наличия)

5     Создание  удобного  пользовательского  интерфейса  информационной  системы  «Учет  заявок  на  работы».

5.1                Объединение  форм  документов  в  одну  категорию  «Документы»

5.2                Объединение  отчетов  в  одну  категорию  «Отчеты»

5.3                Объединение  справочников  в  одну  категорию  «Справочники» 

5.4                Создание  отдельного  столбца  с  возможностью  прямого  создания  нового  документа

Внедрение  информационной  системы:

1.  Предварительное  тестирование  информационной  системы  «Учет  заявок  на  работы»  ООО  «Юнипроф-16»

2     Обучение  персонала  компании  ООО  «Юнипроф-16»

3     Создание  учетных  записей  пользователей  информационной  системы  «Учет  заявок  на  работы»

3.1                Создание  учетной  записи  Менеджер  информационной  системы  «Учет  заявок  на  работы»

3.2                Создание  учетной  записи  Директор  информационной  системы  «Учет  заявок  на  работы»

3.3                Создание  учетной  записи  Системный  Администратор  информационной  системы  «Учет  заявок  на  работы»

3.4                Создание  учетной  записи  Бухгалтер  информационной  системы  «Учет  заявок  на  работы»

4     Обозначение  прав  доступа  пользователей  к  информационной  системе  «Учет  заявок  на  работы»

4.1                Обозначение  прав  доступа  учетной  записи  Оператор  информационной  системы  «Учет  заявок  на  работы»

4.2                Обозначение  прав  доступа  учетной  записи  Директор  информационной  системы  «Учет  заявок  на  работы»

4.3                Обозначение  прав  доступа  учетной  записи  Системный  Администратор  информационной  системы  «Учет  заявок  на  работы»

4.4                Обозначение  прав  доступа  учетной  записи  Бухгалтер  информационной  системы  «Учет  заявок  на  работы»

5     Загрузка  конфигурации  информационной  системы  «Учет  заявок  на  работы»  на  компьютеры  сети  ООО  «Юнипроф-16»

По  окончанию  работ  по  проектированию  информационной  системы  получаем  программный  продукт  выходом  которого  будут  являться  два  отчета: 

1.  Учет  заявок  на  работы

2.  Учет  расчетов  с  контрагентами

  Эти  отчеты  потребуются  при  анализе  загруженности  трудовых  мощностей,  а  так  же  задолженности  заказчика,  если  таковая  имеется.  Данные  действия  выполняются  перед  оформлением  заказ-подряда  для  избегания  накладок  заказа  на  заказ,  и  оказания  услуг  должникам  фирмы. 

По  окончанию  моделирования  проектирования  информационной  системы  мы  получаем  готовый  проект  с  диаграммой  Ганта.  Программный  продукт  Microsoft  Project  дает  возможность  визуализировать  диаграмму  Ганта  с  отслеживанием  критических  путей  и  без  отслеживания.  В  первом  случае  удастся  сразу  увидеть  критический  путь  и  критические  задачи,  которые  не  имеют  временного  запаса.  Скорее  всего  при  реализации  проектирования  на  них  нужно  будет  обратить  особое  внимание.

После  окончания  работ  по  планированию,  получаем  готовый  проект,  который  отображает  стоимость  разработки  программного  продукта,  трудозатраты,  а  так  же  можем  оценить  нагрузку  на  трудовые  и  материальные  ресурсы. 

По  плану,  составленному  в  Microsoft  Project,  выполняется  проектирование  информационной  системы.  Результатом  становиться  документ  «Заказ  на  подряд»,  функционал  полей  которого  позволяет  автоматически  выполнять  анализ  загруженности  трудовых  мощностей  и  задолженности  контрагентов.  Т.е  если  выбранная  бригада  на  данный  промежуток  времени  уже  обозначена  в  одном  из  подрядов,  если  некорректно  указан  временной  промежуток  для  выполнения  подряда,  то  документ  провести  не  удастся.  Так  же  если  имеется  задолженность  контрагента,  то  данная  информация  отобразиться  при  оформлении  документа  [3].

Форма  документа  выглядит  следующим  образом:

Рисунок  1.  Документ  «Заказ  на  подряд»

А  так  же  позволяет  выполнять  учетные  задачи  за  счет  возможности  вывода  отчетов  по  необходимым  промежуткам  времени.

Рисунок  2.  Отчет  «Учет  заявок  на  работы»

Рисунок  3.  Отчет  «Расчеты  с  контрагентами»

В  результате  внедрения  конфигурации  1С  разработанной  для  целей  автоматизации  бизнес-задачи  «Оформление  заказ  подряда»  количество,  затрачиваемое  на  оформление  договоров,  сократилось  на  10  трудочасов  в  неделю.

Список  литературы:

1.Абдакиев  Н.М.  Реинжиниринг  бизнес-процессов  /  Н.М.  Абдакиев.  М.:  Эксмо,  2009.  —  229  с.

2.Ойхман  Е.Г.  Реинжиниринг  бизнеса:  Реинжиниринг  организации  и  информационные  технологии  /  Е.Г.  Ойхман,  Э.В.  Попов  М.:  Финансы  и  статистика,  1997.  —  44  с.

3.Официальный  сайт  1С  [Электронный  ресурс]  —  Режим  доступа.  —  URL:  http://v8.1c.ru/.  (Дата  обращения:  15.04.2015).

4.Официальный  сайт  Microsoft  [Электронный  ресурс]  —  Режим  доступа.  —  URL:  http://www.microsoft.com  >  ru-ru.  (Дата  обращения:  13.04.2015).

5.Устав  ООО  «Юнипроф-16»  от  2011  г.  —  7  с.