ПРОБЛЕМЫ РАЗВИТИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В РОССИИ

Управление современными предприятиям невозможно представить без использования передовых информационных технологий. В процессе своей работы крупные предприятия целого ряда отраслей: нефтегазовой, металлургической индустрии, энергетики, тяжелого машиностроения, авиа - и судостроения и других – регулярно сталкиваются с проблемой сбора, хранения, обработки и анализа данных. Возникает необходимость увеличение производительности функционирования эксплуатирующих информационных систем. Создание и эффективное функционирование на предприятии информационных систем – является необходимым условием стабильной работы в современной экономической обстановке [1, 2].

На сегодняшний день достаточно трудно представить документационное обеспечение управления в определенной компании без использования системы электронного документооборота (СЭД). Данная система является радикальным управленческим решением.

Применение современных систем электронного документооборота способствует повышению конкурентоспособности организации, а также повышает оперативность выполнения бизнес-процессов. В современных условиях в России настала информационная революция. Положение о том, что управление электронным документооборотом (ЭДО) является одной из основных частей информационной системы (ИС) каждого предприятия получило общественное признание.

ЭДО – это способ движения документов, подписанных электронной цифровой подписью, созданных с помощью компьютерных средств,  обрабатываемых с помощь различных электронных носителей.

Руководители компаний ясно понимают, что разработка и внедрение СЭД является сильным экономическим фактором, а также способствует наведению порядка в документах. Рынок СЭД за последние годы признан одним из самых активно развивающихся сегментов информационно-технологической индустрии страны. Главный потребитель СЭД – государственный сектор, который стал основой устойчивости рынка СЭД.

В России работа с данными более, чем у 70% сотрудников по-прежнему не автоматизирована, поэтому качество работы с документами в компаниях нашей страны продолжает уступать данному показателю за рубежом. По данным федеральной налоговой службы (ФНС), в России в год выписывается примерно 15 млрд. счетов-фактур, а по оценкам некоторых операторов, за 2014 год было передано менее 10 млн. электронных документов. То есть проникновение СЭД  — менее 0,1%, тогда как в странах Евросоюза этот показатель составляет около 20%.

Основная проблема заключается в том, что в России сложились определенные способы работы с документами, отличные от западных. Документооборот в нашей стране имеет строго вертикальное направление, в зарубежных странах он стремится к горизонтальному. При горизонтальном документ должен сразу попадать к исполнителю, минуя руководство. Кроме того, в отличии от российских, западные системы не выполняли часть функций управления документами (контроль исполнения, регистрационная система, документационное обеспечение работы коллегиальных органов, подготовка отчетов, и т. д.).

Рассмотрим факторы замедляющие развитие электронного документооборота в России [4]:

Во-первых, сложившаяся на уровне государства и общества неуверенность в надежности бумажного документа, заверенного подписью и печатью, препятствует переходу на электронное ведение документов. Компании достаточно взволнованы проблемой несанкционированного доступа к информации, хранящейся в системе. Работа с СЭД предъявляет новые требования к информационной безопасности современной компании, включающей разделение доступа к электронным документам сотрудников, обеспечение сохранности и надежного резервирования электронного архива. А также актуальными являются задачами предотвращения атак на электронную инфраструктуру компании извне, ведения строгого контроля над целостностью ИС и всеми пользовательскими действиями, установки антивирусной защиты [3].

Во-вторых, часть российских компаний составляют документы в процессе проведения операций по закрытию предыдущего периода: квартал, месяц, год. Документы, оформленные данным образом выставляются клиентом и принимаются к учету в уже завершенном периоде. С электронными документами такой метод работы до сих пор не реализуем, так как электронный документ принимается к учету с датой полученияили выставления. В конце 2012 г. было подготовлено предложение законодательно закрепить право налогоплательщика принять к вычету НДС по счетам-фактурам, полученным до срока представления декларации по НДС, т. е. до 20 числа месяца, следующего за налоговым периодом. При этом предусмотрено, что налогоплательщик вправе применить вычет по НДС либо в периоде принятия товара, работы или услуги, либо в периоде получения счета-фактуры при соблюдении остальных необходимых условий. Такая норма могла бы снизить барьер для перехода на юридически значимый электронный документ (ЮЗЭД) для большой части компаний и стать решением данной проблемы. [4]

В-третьих, сотрудники привыкли работать с бумажными документами, и работа в программе создает для них безусловную трудность. Возникает необходимость создания команды разработки, внедрения, адаптации и ввода в эксплуатацию бизнес-процессов документооборота к новому электронному обмену документами на предприятии, а также обучение и консультирование сотрудников электронной работе. Это являетсяпричиной затягивания и переносов сроков внедрения ЭДО. Одновременно работа с автоматизированной информационной системой (АИС) решает главную проблему среди молодежи – это проблема по трудоустройству, ведь именно молодые специалисты эффективней адаптируются в данной рабочей среде, когда для старшего поколения процесс обучения занимает гораздо больше времени.

В-четвертых, неготовность инспекции Федеральной налоговой службы полностью отказаться от бумаг. На данный период времени существуют лишь несколько форматов электронных документов, которые ФНС принимает от налогоплательщиков на проверку в электронном виде. Если компания использует электронный документ, отличающийся от рекомендуемого ФНС или утвержденного Минфином электронный формата, то необходимо при проверке предоставлять бумажную заверенную копию электронного документа.

В-пятых, востребована проблема привлечения контрагентов, электронная форма взаимодействия благодаря которым станет для заказчика основной, возможно превышающей объемы бумажного документооборота, позволяющая снизить затраты и получить выгоды.

Наряду с перечисленными недостатками имеются и положительные черты электронного документооборота, которые стоит знать каждому руководителю предприятия.

Во-первых, контроль над существованием, созданием, исполнением и получением документов в электронной системе осуществляется быстрее и проще, что дает возможность руководителям следить за бизнес-процессами. Существует прозрачность бизнес-процессов: все документы находятся в строгом порядке, сокращаются случаи потери нужной документации, при обеспечении безопасности.

Повышение исполнительской функции также относят к преимуществам электронного документооборота. По статистике значительный процент поручений не выполняется работниками по разным причинам. В системе электронного документооборота руководителю предоставляется возможность мониторинга всех рабочих процессов.

В-третьих, ЭДО обеспечивает более быстрое создание, рассылку, поиск и обработку документов, а также автоматическое составление сводок, отчетов, что позволяет оптимизировать бизнес-процессы и выполнять работу с наименьшими рисками.

В-четвертых, внедрение СЭД дает возможность повысить уровень конфиденциальности. Каждый сотрудник компании получает степень доступа к документам, которая соответствует его полномочиям: редактирование документа, чтение и т.д. В компьютерной системе отражаются все действия, поэтому участники в любой момент могут посмотреть, кто вносил изменения в данные.

В-пятых, ЭДО также дает возможность улучшить процесс обучения новых сотрудников и адаптировать новые процессы в компанию. Внедрение новых положений при электронном документообороте выполняется быстрее, чем информирование каждого сотрудника и ознакомление его с бумажными документами без участия системы.

Следующим преимуществом является повышение корпоративной культуры, сплоченности коллектива. Все сотрудники находятся в едином информационном пространстве, что позволяет практически каждого работника компании вовлечь в массовые производственные процессы.

Также существование ЭДО в компании способствует ускоренной адаптации к ряду перемен на рынке международных стандартов. При появлении новых стандартов, предприятие может изменить свои документы под новый шаблон. Отсюда следует повышение уровня конкурентоспособности на рынке.

Личная подпись является обязательным требованием для большинства документов, так как она придает им юридическую силу. Что касается электронного документа, его юридическая сила подтверждается электронной подписью. В настоящее время большинство государств считают юридически равноправными электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью и документы на бумажных носителях с обычной подписью.

Полный переход к СЭД в кадровом делопроизводстве невозможен. Документ должен содержать личную подпись работника. Для должного обеспечения правовых взаимоотношений работника и работодателя необходимо его оформление в бумажном виде. Помимо этого, строго регламентировано ведение трудовых книжек. Целый список кадровых документов могут оформляться и храниться исключительно в бумажной форме.

В 2013 г. Трудовой кодекс РФ был дополнен главой «Особенности регулирования труда дистанционных работников». ЭДО на  законодательном уровне входит в трудовые отношения. И работодатель, и работник должны обладать электронной подписью для оформления трудовых отношений.

При принятии решения внедрения электронного документооборота, руководитель компании должен тщательно рассмотреть все преимущества и недостатки данного средства, учесть возможные риски и проблемы. Система электронного документооборота имеет свои достоинства и может стать полезна для крупного предприятия с разветвленной структурой подразделений. Однако на данном этапе своего существования система обладает целым рядом недостатков, которые тормозят процесс перехода от бумажного к электронному документообороту. Все это требует серьезных доработок и на законодательном, и на технологическом уровне.

Список литературы:

1. Гаглоева И.Э. Анализ эффективности функционирования систем сбора и обработки информации о состоянии оборудования электроэнергетических объектов // Решение проблем развития предприятий: роль научных исследований: Материалы III Международной научно-практической конференции. 14 мая 2013г.: Сборник научных трудов. – Краснодар, 2013. – С142-145.
2. Кудухов А.Н., Гаглоева И.Э. АНАЛИЗ ОСНОВНЫХ ЗАДАЧ И ПРИНЦИПОВ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ СИСТЕМ КЭШИРОВАНИЯ. В сборнике: МОЛОДЫЕ УЧЕНЫЕ В РЕШЕНИИ актуальных проблем науки. 2014. С. 28-31.
3. Назаренко А. История и тенденции развития современных СЭД // Интернет-издание IT Practice [Электронный ресурс]: itpractice.ru.
4. Развитие электронного документооборота в России [Электронный ресурс]: https://habrahabr.ru/company/a-practic/blog/232065 (дата обращения 02.10.2016).