ДЛЯ ЧЕГО НЕОБХОДИМО РАЗРАБАТЫВАТЬ ИТ-СТРАТЕГИЮ И ВОЗМОЖНО ЛИ ОБОЙТИСЬ ЛИШЬ АЛЬТЕРНАТИВОЙ В ВИДЕ SLA-ДОКУМЕНТА

В наше время каждое предприятие стремится максимально увеличить свою прибыть, существует множество способов добиться желаемого. Безусловно, ни один работодатель не хочет тратить деньги в пустую, особенно на информационные технологии, но увы, часто получается обратное, инвестиции уходят, а технологический уровень развития предприятия остается на прежнем месте, а информационные технологии, на которые были истрачены немалые деньги остаются в стороне. Чаще всего эта проблема возникает из-за нерационального подхода к внедрению информационных технологий, без каких-либо весомых обоснований, надеясь, что информационная система решит все проблемы предприятия, ссылаясь на то, что у конкурента данная информационная система закрыла все узкие места, а значит и на собственном предприятии аналогично справится с трудностями, но на деле получается наоборот. Чаще всего получается, что все остается, как было раньше, или рабочие процессы снижают свою эффективность, то есть усугубляют внутренне состояние предприятия. В данной статье рассмотрим повышение доходов и оптимизацию расходов путем внедрения информационных технологий с ИТ-стратегией и соответственно без стратегии развития информационных технологий. Рассмотрим из чего состоит ИТ-стратегия, экономическую составляющею эффективности внедрения ИТ, соответственно рассмотрим риски внедрения ИТ, а также альтернативу ИТ-стратегии в виде SLA документа.

Введение

«Зачем нужна бизнесу ИТ-стратегия?» – этим вопросом задаются многие компании в наше время. Многие директора считают, если предприятие и так прибыльно, то развиваться и внедрять инновации не нужно, но появляются на рынке конкуренты, которые активно используют новые технологии и этим самым устраняют менее эффективные компании. Таким образом ИТ-стратегия нужна:

• бизнесу для:

• возможность опоры на технологический потенциал;
• предсказуемость ИТ: затраты, сроки, риски, взаимодействие;

• для IT:

• Возможность долгосрочного планирования;
• Вес «в глазах бизнеса»;

• для сотрудников:

• Планирование личной карьеры;
• Успешные IT-проекты – повышение стоимости на рынке;

• для внешних партнеров:

• Предсказуемость заказчика;
• Возможность долгосрочного сотрудничества;

Теперь рассмотрим несколько вариантов и какие могут быть последствия:

• Вариант 1- Вообще нет ИТ-стратегии. При этом появляются следующие проблемы:
  1. Непредсказуемость для бизнеса;
  2. Политические проблемы;
  3. Проблемное ведение проектов;
  4. Непривлекательность организации для сотрудников IT;
  5. Непривлекательность для партнеров IT;
• Вариант 2 – неудачная ИТ-стратегия. Возможные варианты провала разработки:

1. Не учтена специфика бизнеса;
2. Не определены организационные решения;
3. Не использован потенциал организации;
4. Стратегия ориентирована на «сегодня»;

• Вариант 3 – грамотно разработанная ИТ-стратегия. Будут учтены следующие аспекты в проекте:

1. Предпосылки и основные положения ИТ-стратегии;
2. Архитектура и основные технологические решения;
3. Долгосрочные решения;
4. ИТ-организация;
5. План реализации стратегии;

Исходя из вышесказанного для компании необходима разработка ИТ-стратегии, т.к. бизнесу нужна опора для устойчивости на рынке.

Основная часть

ИТ-стратегия или стратегия развития информационных технологий основывается на бизнес-стратегии предприятия и служит инструментом для постоянного обеспечения решения проблем бизнеса, путем использования информационных технологий со всеми расходами, сроками на внедрение и экономическим обоснованием эффективности использования данных ИТ. Взаимодействие общей стратегии развития бизнеса и ИТ-стратегии представлено на рисунке 1. [4]

Рисунок 1. Взаимодействие ИТ-стратегии и бизнес-стратегии

Теперь, когда знаем, что такое ИТ-стратегия и как она взаимодействует с общей стратегией развития бизнеса, рассмотрим основные составляющие ИТ-стратегии. Стратегия развития информационных технологий состоит из нескольких компонентов:

1. Миссия, цели и задачи компании;
2. Инфраструктура и организационная структура;
3. Информационная безопасность;
4. ИТ приложения и АСУТП;
5. ИТ-бюджет;
6. Экономическая целесообразность внедрения ИТ-стратегии.

Рассмотрим каждый элемент ИТ-стратегии отдельно. В разделе миссия, цели и задачи, описывается соответственно проблемы и планы компании, которые требуется решить путем внедрения информационных технологий.

Миссия компании это нечто глобальное, чего стремится достичь компания, например, «Стать компанией с экологически чистым производством». При этом миссия компании может быть только одна.

Целей в отличии от миссии может быть несколько, и они имеют гораздо меньший масштаб и сроки выполнения. Целью может быть «Увеличение объемов производства в 2 раза за 3 года» или «Снижение затрат сырья на 30%».

Что касается задач, это ряд тех операционных действий с помощью, которых предприятие может достичь поставленных целей. Примером задачи может являться «Покупка нового ресурсосберегающего оборудования».

Следующий пункт — это описание текущей инфраструктуры и организационной структуры предприятия. Другими словами, инфраструктура – это что представляет из себя предприятие, а организационная структура – это схематическое отображение иерархии предприятия и соответственно взаимодействия подразделений.

В разделе информационная безопасность, рассматривается методы, а также мероприятия, способные защитить конфиденциальную информацию о предприятии от следующих угроз:

1. Утечка информации;
2. Потеря информации;
3. Искажение информации.

Следующий раздел один из самых больших, в нем подробно описывается ряд программного обеспечения, а также информационных систем, которые необходимы для достижения поставленных целей.

Далее необходимо все подсчитать и определиться со сроками. Это будет описано в разделе ИТ-бюджет здесь подробно описывается какое программное обеспечение и сколько оно стоит, а также указаны сроки по внедрению ПО или информационной системы.

В завершении необходимо произвести аналитику и подсчитать экономическую целесообразность внедрения информационных технологий. Увы, этим занимается не каждый ИТ-департамент, что приводит к лишним затратам.

Теперь пришло время рассказать о рисках при внедрении информационных технологий: [2]

1. Риски ИТ-инфраструктуры. Практически в любом ИТ-проекте существуют риски, связанные с техникой (отказ и сбои в работе оборудования, ошибки в монтаже и т.п.).
2. Риски оценки сроков. Для большинства ИТ-проектов (особенно в проектах по разработке и внедрению программного обеспечения) характерны ошибки в оценках сроков работ проекта.
3. Интеграционные риски. Интеграционные риски в ИТ- проектах, особенно в крупных компаниях, всегда высоки, поскольку любое ИТ решение должно быть интегрировано в существующую инфраструктуру. Наиболее характерны риски перехода на новую систему, которые включают в себя расходы на остановку предприятия во время внедрения ИТ решений, обучение персонала и др.
4. Риски не принятия продукта проекта пользователями. Любой проект, в т.ч. в ИТ сфере – это в первую очередь изменение технологии работы. Техническая составляющая любого проекта, безусловно важна, но не менее важна организационная часть.
5. Коммерческие риски. Это риски, связанные с выбором технологии и поставщика. Необходимо оценить успешность технологии на рынке, ее актуальность на протяжении жизненного цикла ИТ- проекта, доступность необходимого аппаратного и программного обеспечения, его качество, частоту модернизации.
6. Риски не соблюдения технологии. Эти риски возникают в случае, если менеджер проекта имеет единоличное решение по рискам (идентификация, анализ, выбор метода реагирования). Чем больше и сложнее проект, тем выше данный риск.

Невозможно избежать всех рисков, но можно проводить профилактические меры по снижению вероятности возникновения их: [3]

1. Разбивать крупные проекты на более мелкие (принцип декомпозиции проекта на подпроекты). При этом обязательно должен быть единый человек (как правило директор программы), который одновременно управляет всеми проектами и добивается не локальных успехов, а реализацию решения в целом.
2. Привлекать для управления проектами профессионалов в управлении, а не узко технических специалистов. Эти специалисты видят проект в первую очередь со своей технической точки зрения и забывают об единой управленческой составляющей.
3. Привлекать независимых (не включенных в проектную команду) экспертов для оценки рисков. Если все решения по рискам проекта принимают только люди, которые изначально мотивированы на успех проекта, многие технические и технологические трудности они невольно могут рассматриваться как несущественные.
4. Учитывать риски, связанные с организационной составляющей проекта. Для успешной реализации проекта необходимо большое количество согласований и соблюдения формальностей. Следует детально продумать систему организации и протоколирования проектных встреч, согласования документов, принятия результатов, обучение пользователей и т.п.

На этом управление рисками завершается и переходим к следующему не менее важному разделу статьи «альтернатива ИТ-стратегии».

Не каждой компании требуется разрабатывать ИТ-стратегию, иногда достаточно обойтись альтернативой – это Service Level Agreement(соглашение об уровне сервиса). SLA документ - это мини-договор, устанавливающий параметры качества предоставляемых бизнесу ИТ-услуг. [1] Необходимо подчеркнуть, что SLA документ является документом текущей деятельности и не позволяет детально планировать ресурсы, проекты, финансы.

Данный документ состоит из нескольких частей. В первую часть входит описание ИТ-сервисов, предоставляемых по данному SLA. Далее подробно описываются условия предоставления услуг, вплоть до порядка работы с заявкой на предоставление конкретных сервисов. В заключении необходимо оценить качество поставляемых ИТ-услуг или другими словами параметры качества безусловно должны соотноситься с бизнес-целями организации и быть отражением потребностей бизнес-пользователей в том числе в способах оказания им ИТ-услуг. Такими параметрами качества могут быть время устранения инцидентов, время в течение которого сервис должен быть восстановлен и т.п. Так, например, создание почтового ящика для нового сотрудника должно занимать у ИТ-службы не более 2 часов.

Говоря иными словами, для ИТ-подразделения SLA – это набор параметров ключевых ИТ-процессов, а соблюдение SLA – основной ключевой показатель эффективности (KPI) ИТ-отдела.

Целью любого SLA является закрепление правил с определенной категорией бизнес-пользователей, по которым ИТ-департамент будет с ними взаимодействовать. При этом важно понимать, что SLA – это не внутренний документ ИТ, а договор который заключается совместно с представителями бизнеса, и о котором проинформированы все пользователи.

Нетрудно заметить главное отличие между ИТ-стратегией и SLA документом, это масштабы планирования внедрения ИТ-сервисов. Другими словами, SLA документ решает отдельные проблемы подразделений в компании при внедрении информационных технологий. В то же время, когда ИТ-стратегия охватывает полностью все сферы бизнеса и предлагает варианты развития компании в целом, а также позволяет подробно планировать ресурсы, проекты и т.д.

Заключение

Каждый предприниматель стремится тратить как можно меньше на реализацию товара или услуг и получать как можно больше прибыли в наше время невозможно быть лидером на рынке, не используя информационные технологии. Как раз тут и появляется необходимость разработки ИТ-стратегии. Во-первых, стратегия развития информационных технологий направлена на решение проблем бизнеса во всех сферах деятельности. Во-вторых, грамотно разработанная ИТ-стратегия существенно снижает дополнительные расходы на внедрение ИТ-сервисов, а также риски при внедрении ИТ, так как в ней присутствует подробный план внедрения (сроки, цена, риски), а также подробно проанализирована экономическая целесообразность использования планируемых к внедрению информационных технологий.

Что касается альтернативы, а именно SLA документа, применяется ИТ-департаментом для решения отдельных проблем подразделений в компании. Можно сказать, что это точечная доработка ИТ-стратегии, так как охват решаемых проблем на уровне нескольких подразделений, а не всего бизнеса.

Список литературы:

1. ИнфраМенеджер «Что такое SLA» [Электронный ресурс]. –Режим доступа: http://www.inframanager.ru/survive_guide/sla_for_beginners/ , свободный. – Загл. с экрана (дата обращения 28.05.2016)
2. Песоцкая Е. Ю. Автореферат «Организационно-методическое обеспечение управления рисками ИТ-проектов в организациях промышленного типа» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.avtoref.mgou.ru/ar/ar208.pdf , свободный. – 11 с.
3. Песоцкая Е. Ю. «Управление рисками при внедрении ИТ-проектов» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.rae.ru/zk/arj/2007/10/Pesotskaya.pdf , свободный. – 9 с.
4. Управление информационными системами [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://aniri.flatrate.ru/Reading/Reading/Менеджмент/конспекты%20лекций/14-ITM-031.pdf , свободный. – 7 с.