АНАЛИЗ ПРЕДПРИЯТИЯ ПРИ ВНЕДРЕНИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА: ПРАКТИЧЕСКИЕ ПРОБЛЕМЫ И ПУТИ ИХ РЕШЕНИЯ

Для того, чтобы предприятие успешно осуществляло свою деятельность в условиях большого числа конкурентов, необходимо уделять особое внимание к эффективности бизнес-процессов. На сегодняшний день предприятия активно занимаются этим вопросом. Увеличение эффективности напрямую связано с построением информационной системы предприятия. Большое количество людей, которые наделены правом принятия решений, считают, что вопрос построения информационной системы необходимо решать вместе с оптимизацией бизнес-процессов. Широко известно и то, что система, которая обеспечивает непрерывное сопровождение всего производственного цикла, является наиболее эффективной [4].

В докризисные годы в России был отмечен рост экономики и развития деловой активности. На многих предприятиях увеличились объемы производства и продаж. Улучшилось и финансовое положение компаний в целом. Сегодня, когда экономика страны остается недостаточно стабильной, ключевыми факторами успеха для бизнеса является не только продуманная стратегия бизнеса и организация целенаправленной работы с персоналом. Одним из главных факторов являются информационные системы. Корпоративные информационные системы играют важную роль, обеспечивая предприятию четкость и отлаженность всех бизнес-процессов. Большую роль здесь играют системы, предназначенные для поддержки управления бизнесом, такие, как электронный документооборот. Бизнес постоянно развивается и диктует все новые потребности в улучшении качества управления. Информационные системы должны соответствовать таким запросам и помогать бизнесу справляться с такими задачами, как ускорение процесса документооборота, помощь в принятии управленческих решений и др. [3] Такие задачи являются основными в целях развития информационных систем.

В последние годы широкое развитие получили системы электронного документооборота, ведь все предприятия буквально тонут в потоках бумаги. Целые рабочие столы, шкафы и офисы становятся забиты бумагой, а найти какой-либо важный документ за прошлый год становится все более сложно [2].

Для Общества с Ограниченной Ответственностью «Автолидер» проблема документооборота стала очень актуальной. Предприятие занимается торговлей автозапчастями, а также оказывает услуги автосервиса. «Автолидер» состоит из двух точек по продажам запчастей, сервисного центра, складского помещения и отдельного офисного центра (рис.1). Все точки находятся в различных частях города, потому управлять ими с точки зрения документооборота очень трудоемко.

Рисунок 1. Организационная диаграмма (по месту расположения)

Предприятие активно ведет свою деятельность, постепенно расширяя сеть своих филиалов и увеличивая численность персонала. Но весь документооборот ведется в бумажном виде. Учитывая, что все точки территориально удалены друг от друга, сбор информации с каждой точки занимает достаточно большое количество времени и сил, особенно, если какой-либо документ нужно получить очень срочно. За многие годы ООО выстроило партнерские отношения с достаточно большим количеством контрагентов, которые уже работают с электронным документооборотом, высылая товарные накладные, счета-фактуры и другие документы в цифровом формате.

Перед внедрением электронного документооборота на предприятии был проведен полный анализ по различным направлениям. В первую очередь для того, чтобы понять полезность внедрения и выяснить, каких экономических и/или управленческих показателей ожидает предприятие после внедрения. Во-вторых, чтобы оценить затраты, которые планируется выделить на внедрение и эксплуатацию системы. В-третьих, чтобы четко определить и понять запросы на разных иерархических уровнях информации. И в-четвертых, чтобы сопоставить все, что было перечислено выше, с функционалом различных систем электронного документооборота и определиться с выбором.

В ходе анализа существующего документооборота были выявлены основные бизнес-процессы, связанные с движением документов; типы документов, обращающиеся внутри организации; определен уровень загруженности сотрудников. Анализ показал, что на предприятии большая часть сотрудников компании в своей работе использует множество документов. В ходе наблюдения было выявлено, что в среднем в день сотрудники тратят на поиск документов, согласование и подписание около 50 минут рабочего времени, тогда как используя электронный документооборот это время возможно сократить до 5 минут. Это и послужило предпосылками к внедрению электронного документооборота.

Процесс внедрения документооборота, особенно на предприятие с разветвленной филиальной сетью, – достаточно сложный процесс, в котором возникает множество различных проблем и барьеров. В процессе исследования, в «Автолидере» возникли такие проблемы:

• Некоторые сотрудники оказались высоконагруженными, тогда как другие работали не в полную мощь;
• Часть некоторых документов оказалась утерянной;
• Отсутствуют четко описанные бизнес-процессы предприятия;
• Получение информации о каком-либо документе затруднено;
• Часть сотрудников не поддержала инициативу внедрения;
• Большие издержки на канцелярию.

С частью из этих проблем внедрение электронного документооборота позволит справиться: издержки на бумажный носитель будут снижены, доступ к информации будет осуществляться практически моментально, а документы перестанут теряться [1].

Что касается остальных проблем, то, описав основные и наиболее часто повторяющиеся бизнес-процессы, удалось разгрузить некоторых работников, и весь процесс документооборота стал более прозрачным. С проблемой сотрудников, которые против внедрения, на предприятии решили поступить следующим образом. Провели мотивирующую беседу, в которой рассказали все плюсы работы с электронным документооборотом, объяснили, что предприятие выходит на новый уровень и стремится быть лучшим, а внедрение электронного документооборота – средство для комфортной работы самих сотрудников.

Описанный в работе анализ помог сформулировать основные критерии для выбора наиболее подходящей по функционалу и заявленным требованиям ООО «Автолидер» системы электронного документооборота.

Таким образом, внедряя систему электронного документооборота необходимо провести полный анализ предприятия. При выявлении проблем, нужно их тщательно проанализировать и спрогнозировать, какие проблемы данная система сможет решить, а какие следует устранять силами предприятия. Но несмотря на возникающие проблемы, у электронного документооборота есть ряд неоспоримых преимуществ, особенно для организаций с несколькими филиалами, главным из которых является повышение эффективности работы предприятия.

Список литературы:

1. Внедрение системы электронного документооборота: риски и способы их преодоления. – 2014. - [Электронный ресурс]. – Режим доступа: URL:http://www.tadviser.ru/index.php/Статья:Внедрение_системы_электронного_документооборота:_риски_и_способы_их _преодоления (дата обращения 02.06.2016)
2. Колесов А. Переход к безбумажному ЭДО: опыт, проблемы, перспективы. – 2015. - [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=180277 (дата обращения 02.06.2016)
3. Неудачи внедрения ERP систем в России. - [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.automationinfo.ru/articles/info_2.html (дата обращения 02.06.2016)
4. Туенбаева Г.А. Корпоративные информационные системы управления бизнес-процессами предприятия. – [Электронный ресурс]. – Режим доступа:URL:http://www.rusnauka.com/14_ENXXI_2013/Tecnic/12_137820.doc.htm (дата обращения 02.06.2016)