МЕТОДОЛОГИЯ ВЫБОРА СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ КОММЕРЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Управление коммерческой организацией и ее функционирование в рамках современной когнитивной рыночной экономики немыслимо без выстраивания системы информационного обмена, включающего в себя документацию как на бумажном носителе, так и в электронной форме. В то же время, интенсивное развитие информационно-коммуникационных технологий и доминирование нематериальных форм капитала предъявляет особенно высокие требования к мобильности документарного оборота, максимальная интенсивность которого может быть обеспечена на базе электронных систем. Эффективность управленческих, коммуникационных и функциональных процессов внутри коммерческой организации оказывается напрямую связана с выстраиванием системы электронного документооборота и выбором той или иной его платформы [6, с. 264].

Современные авторы, основываясь на положениях действующего ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007 [2], в целом, сходятся в раскрытиях дефиниций документооборота, электронного документооборота и системы электронного документооборота (СЭД). Документооборот понимается как движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Электронный документооборот – это единый механизм работы с документами, представленными в электронном виде. В свою очередь, СЭД представляет собой автоматизированную многопользовательскую систему, сопровождающую процесс управления работой иерархической организации [1]. Система электронного документооборота может применяться компанией как для внешнего контура документооборота (для входящих и исходящих документов), так и для документооборота внутри самой организации.

Основными преимуществами систем электронного документооборота перед оборотом документации на бумажном носителе состоит в:

1) централизованном, структурированном и систематизированном хранении документов в электронных базах данных;

2) выстраивании единообразного подхода к процедурам формирования и обработки документа;

3) использовании универсальных и унифицированных форм документов, закрепленных в электронных шаблонах;

4) быстром поиске документов;

5) верифицированном режиме доступа пользователей к документам.

В свою очередь, внедрение СЭД может сталкиваться в коммерческой организации с рядом трудностей, к основным из которых принадлежат:

1) традиционализм мышления персонала и его квалификационный консерватизм;

2) противодействие руководства организации прозрачности аудита совершенных с электронными документами операций;

3) слабая организационная культура компании и формализации бизнес-процессов;

4) проблемы с конвертацией документарного кластера при взаимодействии с бумажным документооборотом внешнего контура [7, с. 250].

Методология выбора СЭД для компании зависит от специфики внедряемой системы, организационной и управленческой структуры компании, направленности ее деятельности. Так, в соответствии со спецификой выбранной СЭД и направленности деятельности коммерческой организации выделяют:

1) систему производственного документооборота – относится к локусу электронных документов, обеспечивающих процесс производства товаров и услуг;

2) систему управленческого документооборота – позволяет оптимизировать и сделать «открытыми» для руководства управление бизнес-процессами, регулирование плановых показателей;

3) систему технологического документооборота – позволяет выстроить в определенную последовательность процесс передачи документации посредством программных веб-серверов без привязки к рабочему месту и ПК сотрудника;

4) систему бухгалтерского документооборота – относится к финансово-бухгалтерскому блоку работ, позволяя автоматизировать финансовые операции, комплекс бухгалтерского учета и взаиморасчетов со сторонними организациями, облегчить аудиторскую деятельность;

5) систему складского документооборота – способствует повышению оптимальности складского учета и регулирования движения товарно-материальных ценностей [7, с. 247-248].

Методология выбора системы электронного документооборота для каждой конкретной коммерческой организации, несмотря на все многообразие их форм и специфики, включает в себя внутренний и внешний анализ. Внутренний анализ вбирает в себя рассмотрение организационных и технологических сторон деятельности данной компании, финансовых и кадровых ресурсов для внедрения СЭД. Внешний анализ включает в себя обзор актуального рынка систем электронного документооборота, подходящих к структуре, возможностям и направлению деятельности данной компании [3].

Выбранная на основании внутреннего и внешнего анализа система электронного документооборота коммерческой организации должна пройти стадию тестирования, позволяющего апробировать и «отточить» аналитическим путем полученные результаты. Только после тестирования той или иной платформы СЭД можно переходить к принятию решения о приобретении данной системы для нужд компании и ее внедрения в документарную работу [1].

Рядом современных исследователей выдвигается концепция эволюционной трансформации бумажного документооборота в электронный [4, с. 12], что позволит на каждом из этапов выбора электронной системы документооборота выявлять промежуточные итоги, корректирующие внутренний и внешний анализ. Эволюционное внедрение СЭД в жизнедеятельность организации позволяет сбалансированно распределить финансовые ресурсы компании, подготовить кадры к трансформированию документооборота, на ранних этапах выявить возможные проблемы от выбора той или иной платформы СЭД, однако такой подход слабо коррелирует с повышенным динамизмом современной коммерческой деятельности и теми перманентными вызовами, которая предъявляет нынешняя экономика к частным компаниям.

Использовать преимущества эволюционного внедрения системы электронного документооборота без минусов данного подхода возможно для компании за счет консалтинговых услуг. Эксперты специализированной сторонней организации, привлекаемые на стадии внутреннего анализа, во всех нюансах и деталях прорабатывают модель внедрения СЭД применительно к конкретным условиям данной компании, заблаговременно выявляя возможные риски, препятствия и границы [5, с. 66]. В то же время, использование консалтинговых услуг при выборе системы электронного документооборота возможно лишь для сравнительно крупных коммерческих организаций, в то время как мелкие компании и индивидуальные предприниматели, ограниченные, главным образом, в финансовых ресурсах, будут вынуждены прибегать к выбору и последующему внедрению СЭД, опираясь на свои силы.

Отсюда следует, что методология выбора систем электронного документооборота может существенно различаться для крупных и мелких коммерческих организаций. Крупные компании на этапе внутреннего анализа могут использовать консалтинговые услуги с составлением подробной «карты» предстоящего внедрения СЭД. Мелкие компании и индивидуальные предприниматели могут пользоваться эволюционным подходом: в силу своих малых размеров, эволюционное внедрение СЭД будет протекать для них достаточно быстро, позволяя вместе с тем проводить тестирование выбранных программных платформ в режиме «реального времени».

Таким образом, методология выбора системы электронного документооборота для коммерческой организации, зависящая от специфики СЭД, направленности компании, ее технологических, финансовых, кадровых возможностей и организационной структуры, размеров занимаемой рыночной ниши, включает в себя фазы внутреннего и внешнего анализа, а также предварительного тестирования выбранной платформы электронного документооборота. Для крупных компаний внутренних анализ условий для внедрения СЭД может сопровождаться принятием консалтинговых услуг, тогда как мелкие компании могут прибегать к эволюционному подходу в конвертировании своего документооборота с бумажного носителя в электронную форму.

Список литературы:

1. Белов С.П. Разработка методики подготовки организации к внедрению системы электронного документооборота // Интернет-журнал «Науковедение». – 2014. – Вып. 1. – URL: https://naukovedenie.ru/PDF/89TVN114.pdf (дата обращения: 01.05.2019).
2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 №28-ст) // URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_135548/ (дата обращения: 01.05.2019).
3. Мансурова Н.А., Пылина М.С. Стратегии внедрения систем электронного документооборота в организациях // Интернет-журнал «Экономические исследования». – 2013. – №3. – URL: http://www.erce.ru/internet-magazine/all_archive/35/541/ (режим доступа: 01.05.2019).
4. Музычкин П.А. Электронный документооборот: эволюционный путь развития // Вестник РЭУ им. Г.В. Плеханова. – 2013. – №6. – С. 10-18.
5. Рузакова О.В., Уваров С.В. Методология выбора этапов проектирования систем электронного документооборота предприятия на посткризисном этапе развития экономики // Управленец. – 2011. – №11-12. – С. 64-69.
6. Сабаева А.А., Семенов М.А., Скоморохов В.В. Алгоритм и модель выбора системы электронного документооборота для коммерческой компании // Вестник ИрГТУ. – 2012. – №11. – С. 263-270.
7. Унщикова Р.Т., Ипполитова А.А. Некоторые вопросы организации электронного документооборота в целях управления организацией // Вестник КемГУ. – 2015. – №2. – С. 247-250.