АНАЛИЗ СТАНДАРТНОГО РЕШЕНИЯ SAP ПО ЭЛЕКТРОННЫМ ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМЫМ ТОВАРНЫМ НАКЛАДНЫМ И УЛУЧШЕНИЕ ДАННОГО РЕШЕНИЯ

Введение.

В компании (розничной сети продажи товаров) необходимо внедрить автоматизированную обработку входящих электронных юридически значимых товарных накладных в формате УПД с функцией ДОП и УПД с функцией СЧФДОП на основе решения SAP.

Электронными юридически значимыми документами являются документы, передаваемые через электронные каналы связи, созданных на основе форматов и схем обмена данных, утвержденных Федеральной налоговой службой, которые, при условии выполнения всех требований (в том числе требования, что документ должен быть подписан электронной-цифровой подписью), могут считаться юридически значимым и приниматься налоговыми органами, как полный аналог бумажных счетов-фактур, товарных накладных и актов выполненных работ. [1; 2]

Далее рассмотрим в чем заключается процесс работы с электронными юридически значимыми товарными накладными, рассмотрим стандартную реализацию SAP и проанализируем, как можно улучшить.

Анализ стандартного решения SAP по электронным юридически значимым товарным накладным, описание улучшений процесса

У SAP уже есть функциональность, помогающая обмениваться УПД (как входящими, так и исходящими).

Процесс получения УПД и дальнейшей его обработки стандарт SAP:

1. Ежедневное фоновое задание для добавления документов в журнал.
2. Проверки (автоматические + ручные действие).
3. Создание поставки (пользователь сам создает по кнопке в журнале).
4. Проверки (автоматические + ручные).
5. Проводка поступления товара (ручное действие).
6. Создание и проводка лог фактуры (ручное действие) (с созданием финансовых документов).
7. Привязка фактуры к УПД (ручное действие).

Однако этого функционала недостаточно, так как он мало автоматизирован и не рассчитан на большие объемы, когда в день могут приходить десятки тысяч УПД. Стандартное решение SAP по УПД практически не основано на ООП, это приводит к отсутствию прозрачности, дублированию кода, к задержкам в обработке документа, уменьшению производительности.

Процесс получения УПД и дальнейшей его обработки с реализацией нового решения:

1. Автоматическая загрузка документов в журнал, как только они пришли от оператора.
2. Проверки (автоматические).
3. Создание поставки (автоматическое, с возможностью удаления старой).
4. Проверки (автоматические).
5. Проводка поступления товара (ручное действие).
6. Создание и проводка лог фактуры (автоматически) (с созданием финансовых документов).
7. Привязка фактуры к УПД (автоматически).

* Проводку поступления товара нельзя автоматизировать, так как это действие выполняет сотрудник склада, когда товар поступает на склад.

Описание стандарта SAP УПД и нового решения по автоматизации УПД:

1. Стандарт SAP: предоставляет примерно 20 % проверок.

Новое решение: реализация проверок, которые производились вручную сотрудниками компании (проверки при загрузке в журнал и бизнес-проверки документа (после загрузки)).

2. Стандарт SAP: PI забирает у провайдера документы и помещает их на сервер (файлы хранятся физически на сервере).

Новое решение: PI забирает у провайдера документы и передаёт их в SAP ERP через прокси интерфейсы, данные хранятся в интеграционной таблице (новая таблица, не стандартная, в специальных полях XMLDATA, SIGNATURE с типом данных RAWSTRING), не нужно как в стандартном подходе читать файлы и перекладывать в папку обработано, что экономит время, так как повышается скорость обработки документов.

3. Стандарт SAP: пользователь выделяет запись журнала и нажимает создать поставку, какие-то стандартные проверки отрабатывают, но это ручное действие делается на основе умозаключений человека, который создает поставки, то есть все проверки, по которым он принимает решение сам создать поставку происходят в его голове.

Новое решение: проверки, которые делали сами пользователи систематизированы и реализованы в системе, то есть после того, как приходит УПД, поставка будет создаваться автоматически, если все проверки были пройдены успешно (у компании проходит в день тысячи документов УПД, поэтому автоматизация создания поставок экономит ресурсы).

4. Стандарт SAP: нет параллелизации, в стандарте SAP есть одна программа, которая загружает документы в журнал. Необходимо событие, чтобы эта программа запустилась. Автоматического события в стандарте никакого нет, наверное, потому что SAP планировал, что данный процесс будет осуществляться ежедневными фоновыми заданиями.

Данный подход не всем компаниям подходит, т.к. на обработку одного документа могут быть сжатые сроки, в пределах нескольких минут, следовательно, как пришло УПД от провайдера оно должно быть сразу обработано.

Новое решение: SAP PI оповещает систему, что появился новый контейнер с файлом, т.е. вызывается событие в SAP ERP, и сразу файл записывается в интеграционную таблицу. Далее после автоматических проверок файл загружается в журнал и далее выполняются остальные проверки, и если они пройдены успешно - создается поставка.

5. Стандарт SAP: нет необходимых автоматических проверок после создания логистической фактуры (внутреннего документа SAP) и перед созданием финансового документа, логистическая фактура проверяется финансовым контролером вручную и также вручную после проверок финансовый контролер создает финансовый документ.

Новое решение: автоматизация проверок, которые выполнял финансовый контролер, снимается нагрузка с финансового контролера, логистическая фактура проверяется автоматически в системе, далее если проверки пройдены успешно создается финансовый документ, финансовому контролеру достаточно просмотреть результаты проверок и утвердить финансовый документ.

6. Стандарт SAP: не предусмотрена проводка логистической фактуры с ЭДО.

Новое решение: доработка логистической фактуры в части ЭДО, добавлен идентификатор о существовании электронного документа. Часть поставщиков подключены к ЭДО, и компания ждет от них электронных документов. По подключенным к ЭДО поставщикам логистическую фактуру нельзя проводить, пока не придет УПД в электронном виде.

7. Стандарт SAP: не предусмотрена отправка уведомлений об уточнениях после проверок, сотрудник компании формирует и отправляет письма поставщикам вручную.

Новое решение: если не принимается документ на основе автоматических проверок, направляется уведомление об уточнении по УПД (отклонение УПД делается автоматически и формируется текст уточнения в зависимости от произведенных и непройденных проверок).

Заключение

В данной работе был произведен анализ стандартного решения SAP, описаны рекомендации, как можно улучшить стандартный процесс, чтобы получить большую производительность. Данное решение по улучшению процесса уже имеет практическое применение и показало актуальность.

Список литературы:

1. ПРИКАЗ от 10 ноября 2015 г. N 174н ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ВЫСТАВЛЕНИЯ И ПОЛУЧЕНИЯ СЧЕТОВ-ФАКТУР В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ ПО ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫМ КАНАЛАМ СВЯЗИ С ПРИМЕНЕНИЕМ УСИЛЕННОЙ КВАЛИФИЦИРОВАННОЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ [Электронный ресурс] http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=194368&fld=134&dst=1000000001,0&rnd=0.9191109138865332#0 (дата обращения: 01.02.2019)
2. ГОСТ Р 53898-2013 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению. (дата обращения: 01.02.2019)
3. Unified Transfer Document [Электронный ресурс] https://help.sap.com/viewer/293e92f54872474fbed03a40a3262ccb/6.18.06/de-DE/822a32543ab11d5de10000000a44538d.html (дата обращения: 01.02.2019)