ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ С ПОМОЩЬЮ ИНСТРУМЕНТА SAP BUSINESS WORKFLOW

Повышение эффективности бизнес-процессов и значительное улучшение финансовых показателей компании достигается за счет внедрения ERP-систем мирового класса. По результатам исследований, внедрение позволяет сократить уровень складских запасов на 10–15 % за счет отказа от неприбыльных позиций, снизить коммерческие затраты на 35 %, иметь доступ к достоверной информации в режиме реального времени. SAP ERP – информационная корпоративная система, основанная на методологии ERP (планирования ресурсами предприятия) и направленная на достижение оптимальности бизнес-процесса [1].

Модуль SAP Business Workflow не является заменой стандартного функционала SAP, а работает на уровне, расположенном над транзакциями SAP R/3. Модуль SAP Business Workflow позволяет присваивать отдельные шаги бизнес-процессов тем или иным организационным агентам (единицам), и в этом качестве он относится к аспекту контроля, необходимого для функционирования организации [2].

SAP Business Workflow — это первый программный продукт, который стал использовать бизнес-объекты — например, заказы на закупку, и приказы на командировку, планы адаптации.

SAP Business Workflow позволяет отслеживать бизнес-процессы в системе R/3 и обрабатывает их под контролем автоматизированной системы потока операций. Как и любая другая система управления потоком операций, SAP Business Workflow может отслеживать и обрабатывать повторяющиеся процессы со сложной структурой, которые включают в себя последовательность событий и действий различных исполнителей и координацию таких действий.

Модель объекта (Object Model) определяет следующие компоненты бизнес-объекта:

• идентификация объекта;

• имя (название) объекта;

• подтип;

• атрибуты;

• ограничения объекта;

• методы;

• правила;

• место объекта в иерархии;

• событие на входе;

• событие на выходе.

Рассмотрим корпоративный шаблон «Управление командировками». Он определяет основные принципы управления командировками работников группы компаний и методы их реализации в КИС.

В данном бизнес-процессе описывается процесс формирования и согласования Заявки на командировку. В ходе процесса Ответственным за оформление Заявки на командировку формируется Заявка на командировку в КИС, распечатывается Служебное задание и передается Линейному руководителю Командируемого работника на рассмотрение.

Инициирующим событием процесса «Формирование Заявки на командировку» является принятое решение о направлении работника в служебную командировку.

Согласование и утверждение Заявки на командировку

1. Ответственный за утверждение Заявки на командировку, на основании рассмотренного Линейным руководителем Служебного задания (в бумажном виде), рассматривает поступившую Заявку на командировку, с целью дальнейшей организации процесса по утверждению, корректировке или отклонению Заявки на командировку в КИС. В случае если Линейный руководитель:

a. Не подписывает Служебное задание.

При этом Ответственный за утверждение Заявки на командировку устанавливает статус «Отменена» для Заявки на командировку. В КИС автоматически отправляется сообщение на адрес электронной почты Ответственного за оформление Заявки на командировку и автоматически инициируется процесс «Отмена командировки»;

b. Принимает решение о необходимости корректировки Служебного задания.

Происходит автоматическое формирование уведомления на адрес электронной почты Ответственного за оформление Заявки на командировку. После того, как выполнены коррекционные требования, данная Заявка на командировку вновь отправляется на рассмотрение.Если сроки командировки переносятся по согласованию с Линейным руководителем, то командировка с первоначальными сроками отменяется, а Заявка накомандировку создается заново;

c. Подписывает Служебное задание.

Ответственный за утверждение Заявки на командировку утверждает Заявку на командировку в КИС, при этом формируются автоматические уведомления на адреса следующих получателей:

В случае отсутствия Ответственного за утверждение Заявки на командировку, имеется возможность самостоятельно обеспечить своему Заместителю временный доступ к своим задачам в КИС с целью оперативного принятия решения по согласованию и утверждению Заявок на командировки.

2. После получения уведомления об утверждении Заявки на командировку, Ответственный за утверждение Заявки на командировку (или Ответственный за оформление Заявки на командировку) получает подписанное Служебное задание на бумажном носителе у Референта руководителя, подписавшего данное Служебное задание.

Рисунок 1. Фрагмент потока «Создание и согласование командировки»

Автоматизация БП «Командировки» с помощью инструмента SAP Business Workflow позволило сократить время согласования заявок руководителем, кадровым специалистом, бухгалтером. Командируемый работник может сам получать информацию на какой стадии согласования находится заявка на командировку, исправлять ее в случае необходимости.

Список литературы:

1. Международный журнал прикладных и фундаментальных исследований. Гельманова З.С., Жаксыбаева Г.Ш., Калмырзаев Б.К. Статья: Совершенствование корпоративного управления за счет внедрения информационных технологий класса SAP ERP [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://applied-research.ru/ru/article/view?id=8686 (дата обращения: 11.04.2018)
2. Внедрение SAP R/3: Руководство для менеджеров инженеров/ Часть V После внедрения/ Глава 19      Усовершенствования и интерфейсы SAP/ SAP Business Workflow / [Электронная библиотека]. Режим доступа: http://wm-help.net/lib/b/book/1872605422/179 (дата обращения: 13.04.2018)