ИССЛЕДОВАНИЕ ВЛИЯНИЯ ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ НА ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ЛАБОРАТОРИИ

ВВЕДЕНИЕ

В соответствии с постановкой задачи [1] реализована лабораторная информационная система, обеспечивающая сбор, анализ, управление данными и автоматизацию процессов в Испытательной лаборатории пищевых продуктов.

Целью проведения исследования является доказательство того, что разработанная информационная система в полной мере выполняет своё предназначение. Также, по полученным результатам, можно сделать выводы об эффективности работы лаборатории при использовании разработанной системы.

ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИССЛЕДОВАНИЯ

1) Выбор видов продукции, заявки по испытаниям которой будут отслеживаться для исследования.

2) Измерение времени, которое было затрачено на обработку заявки, испытания продукции и оформление протокола испытаний до и после внедрения системы.

3) Составление перечня причин ошибок при оформлении протоколов испытаний, которые совершаются работниками всех отделов лаборатории в среднем течение месяца, и подсчет их количества.

4) Выявление какого вида ошибок и их количества можно было бы избежать при использовании в работе информационная системы.

5) Формулирование выводов по результатам проделанного исследования.

ВИДЫ ПРОДУКЦИИ

Так как заявки на исследование образцов разного вида могут содержать различное количество информации, то для получения среднего значения времени, затрачиваемого на работу с заявкой, было принято решение провести исследование с использованием 25-ти заявок на наиболее часто испытываемую в лаборатории продукцию: молочную, рыбную, мясную, питьевую воду, БАД на растительной основе. То есть по каждому виду продукции были рассмотрены по 5 заявок.

Далее была проведена регистрация выбранных заявок и измерено среднее время, затраченное на выполнение процесса работы с заявкой с использованием и без использования системы.

РЕЗУЛЬТАТЫ ИЗМЕРЕНИЯ ВРЕМЕНИ

Среднее время в минутах, затраченное на процессы приёма образцов, проведения испытаний, оформления протокола представлено в таблицах 1-3.

Таблица 1.

Время, затрачиваемое на процесс приёма образцов

При использовании системы наблюдается сокращение времени, затраченного на регистрацию продукции в журнале. Это связано с тем, что регистрируемые сведения: плательщик, цель испытаний, необходимость выезда специалиста лаборатории на отбор образцов, тип, подтип продукции, нормативный документ (далее – НД) на продукцию и показатели выбираются в системе из предоставляемого списка или справочника, а без использования системы сведения требуется набирать вручную в Word-документ.

Так же система автоматически формирует «Направление» на проведение испытаний и отправляет его на ПК испытателя. В итоге отсутствует необходимость печати и передачи «Направления» в лабораторию.

Таким образом, при использовании системы наблюдается сокращение времени, затраченного на обработку одной заявки, в среднем на 23%.

Таблица 2.

Время, затрачиваемое на обработку информации при испытаниях

При использовании информационной системы отсутствует необходимость:

- информирования работников разных отделов лаборатории о наличии в «Направлении» показателей, которые им следует испытать;

-  повторной регистрации продукции в рабочем журнале сотрудника;

- переноса полученных результатов в протокол испытаний.

Работнику лаборатории потребуется выбрать в системе НД на методы испытаний и внести в систему полученный результат после проведения испытаний. Время, затрачиваемое на этот процесс, оказалось немного больше с использованием системы, так как без использования системы выбор НД производится при переносе результатов в протокол испытаний.

Таким образом, работники отделов лаборатории могут практически полностью избежать повторного переписывания информации и использовать высвободившееся время на проведение испытаний.

Таблица 3.

Время, затрачиваемое на процесс оформления протокола

При оформлении протокола испытаний без использования системы проводится:

- подготовка шаблона протокола испытаний Word-документе;

- внесение информации из заявки заказчика (дооформление протокола), которая ранее, также вручную была занесена в Журнал приема образцов.

Таким образом, при дублировании информации происходит потеря времени работников.

 В случае использования системы, информация продублируется из журнала приема образцов в рабочие журналы испытателей и в шаблон протокола испытаний.

ОШИБКИ ПРИ ЗАПОЛНЕНИИ ПРОТОКОЛА

Приведём таблицу со средним количеством ошибок в месяц (выборка была произведена за 3 месяца), которые были обнаружены в лаборатории на этапе составления протокола испытаний и которых можно избежать при использовании информационной системы.

Таблица 4.

Ошибки в протоколах

Далее было определено время, которое затрачивалось для исправления тех видов ошибок, которые можно избежать при использовании информационной системы.

1. Ошибки при заполнении НД на образец, ИНН заказчика может совершить, как сам заказчик в своей заявке, так и работник приёма образцов, когда переносит данные из заявки в журнал. Для исправления ошибки необходимо либо связаться с заказчиком для уточнения наименования, либо найти его заявку и исправить ошибку. В среднем на исправление было потрачено 5-10 минут.
2. Ошибку в названии цели проведения испытаний и показателях совершает работник приёма образцов, неправильно переписывая данные из заявки. Для исправления необходимо обратиться к заявке заказчика. В среднем на исправление было потрачено 3-8 минут.
3. Ошибки при регистрации НД на нормы/методы испытаний совершает работник, который проводит испытания. При обнаружении этой ошибки работнику, который формирует протокол испытаний, требуется связаться с работником, проводившим испытания, для устранения ошибки. В среднем на это было потрачено 3-8 минут.
4. Опечатка в номере протокола/дате закрытия протокола совершается работником приёма образцов (в случае номера протокола) либо работником отдела испытаний (в случае даты закрытия). Для исправления ошибки даты закрытия протокола необходимо связаться с этим работником. Для исправления ошибки номера протокола необходимо взять правильный номер образца (он такой же, как и номер протокола) из журнала регистрации образцов. В среднем на это было потрачено 3-8 минут.

Таким образом, внедрение информационной системы позволит избежать ряд ошибок при заполнении протокола испытаний, а также высвободить время испытателей, которое требуется на внесение в протокол корректировок.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проведённое исследование показало, что система выполняет функции по автоматизации деятельности лаборатории: были сокращены временные затраты на процесс приёма образцов, проведения обработки информации при испытаниях и оформления протокола испытаний. Так же система позволяет избежать часть ошибок, совершаемых при оформлении протокола испытаний, тем самым экономит рабочее время сотрудников лаборатории.

Список литературы:

1. Гайворонский М.С. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ДЛЯ ИСПЫТАТЕЛЬНОЙ ЛАБОРАТОРИИ ПИЩЕВЫХ ПРОДУКТОВ // Научное сообщество студентов XXI столетия. ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ: сб. ст. по мат. CVIII междунар. студ. науч.-практ. конф. № 12(107). URL: https://sibac.info/archive/technic/12(107).pdf (дата обращения: 27.05.2022)
2. Витязев, Г.Г. Анализ эффективности внедрения информационной системы на предприятии [Текст] / Г.Г. Витязев // Молодой учёный, международный научный журнал. - 2016. - № 10. - С. 643-645.