ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ КАК НАИБОЛЕЕ ПЕРСПЕКТИВНЫЙ ПОДХОД К ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

Согласно «ГОСТ Р 7.0.8-2013» «документ –это зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».[1] Основная задача документа –это фиксация информации в таком виде, чтобы ее можно было впоследствии использовать во времени и передавать на расстоянии. Процессы, связанные с передачей, приемом, созданием, интерпретацией, контролем, архивированием и защитой от несанкционированного доступа документов и именуют собой документооборот. Информационные технологии открыли большие возможности для организации и усовершенствования документооборота. Средства компьютерной обработки информации позволили создавать документы в электронном виде, которые могут быть подписаны электронной подписью. Электронный документооборот – это совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электроном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Целью данного исследования является: рассмотрение преимуществ и недостатков использования систем электронного документооборота в России в настоящее время, анализ российских и западных методов организации документооборота, рассмотрение системы электронного документооборота на предприятии «Росатом» и ПАО «Сбербанк России».

Необходимость создания электронного документооборота обусловлена потребностью в более быстрой и качественной обработке информации. «Начало электронному документообороту положил Федеральный закон от 10.01.2002 № 1- ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее – Закон № 1- ФЗ), в котором установлены основные понятия. Он приравнял документы в электронном виде, подписанные электронной цифровой подписью, к документам на бумаге, подписанными сторонами договора. Закон № 1- ФЗ позволил обмениваться с правовой точки зрения электронными договорами, актами, накладными и иными документами (с 01.07.2012 Закон № 1-ФЗ утратил силу)» [4, с.10]. На смену утратившему силу Федеральному закону «Об электронной цифровой подписи» в 2011 году пришел Федеральный закон «Об электронной подписи», который также признает информацию в электронной форме, подписанную квалифицированной электронной подписью документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно. Кроме этого новый закон определил порядок получения и использования электронной подписи права и обязанности участников обмена электронными документами.

Сущность электронного документооборота раскрывается через его основополагающие положения, принципы. Основными принципами электронного документооборота, является: однократная регистрация документа; непрерывность движения документа; единая база документной информации, которая исключает возможность дублирования документов; организованная система поиска документа; система отчетности документов, позволяющая принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчетов.

В настоящее время среди российских организаций все более востребованными становятся системы электронного документооборота, которые сокращают время обработки и доступа к информации, оптимизируют хранение документов и повышают сохранность информации. «Установлено, что российский рынок развивается в основном по законам мирового рынка, однако он имеет множество специфических особенностей. В основном это относится к организации процесса документооборота на предприятиях как государственного так и частного сектора. На отечественном рынке нашли применение два направления развития и внедрения систем документооборота – традиционно российское и западное»[2,с. 167].

Для того чтобы выяснить перспективы развития электронного документооборота необходимо проанализировать российские и западные методы организации документооборота. Принципиальным различием является то, что в России сложилась централизованная система контроля, а на Западе децентрализованная. К российским методам организации документооборота относят четко выраженный вертикальный характер движения документов внутри организации. На Западе движение документов имеет горизонтальный характер, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство. Согласно российским методам организации документооборота, отслеживание работ с документами происходит по регистрационным журналам или машинописным картотекам, содержащим сведения о документах, а на западе централизованный контроль в рамках организации отсутствует. Современная российская технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных отчетных форм и журналов и создание специализированных служб для обработки документов: управления делами, канцелярии, секретариатов. Согласно западным технологиям организации документооборота регистрация производится непосредственными исполнителями, некоторые виды документов регистрации не подлежат, а специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством отсутствуют.

Речь о «безбумажном документообороте» ведется на протяжении достаточно долгого времени, и в настоящее время современные технологии позволяют это реализовать, однако необходимо учитывать специфику российского документооборота, а также документооборот в конкретной организации или предприятии. Также электронный документооборот имеет наряду с достоинствами и ряд существенных недостатков, которые тоже необходимо учитывать при внедрении электронного документооборота. К цифровым данным можно легко получить доступ, и если жесткий диск выйдет из строя, пропадут все документы, чтобы этого избежать необходимо использовать внешнюю систему резервного копирования. Переход на электронный документооборот предполагает смену текущих процессов и характеризуется необходимостью освоения принципиально новых программ. Для осуществления всех изменений может быть затрачено гораздо больше времени так, как в процессе подготовки к внедрению решаются все организационные вопросы и их недостаточная проработка способна снизить эффективность работы.

Основными организационными аспектами при внедрении электронного документооборота являются разработка и согласование программы, плана внедрения, выбор руководителя проекта и создание рабочей группы. «На первом этапе производится анализ организационной структуры компании, выявляются основные бизнес процессы, пути их оптимизации, описывается схема движения внутреннего и внешнего документооборота. На втором этапе составляются номенклатуры документов, формируются справочники и классификаторы, подготавливаются инструкции. Третий этап: автоматизированная система документооборота адаптируется в соответствии с информацией, которая получена на этапе анализа» [3, с. 157]. Обобщающим и заключительным этапом является этап, на котором происходит уже непосредственное обучение персонала.

В настоящее время в организациях и на предприятиях используются различные системы, позволяющие вести документооборот в электронном виде. С его помощью в организациях создается единая информационная среда компании, позволяющая работать с документами оперативно, несмотря на то, что центр принятия решений и исполнителей могут разделять тысячи километров. Основными пользователями системами электронного документооборота являются крупные организации, в особенности распределенные территориально, государственные структуры, холдинги, предприятия банковской сферы.

Система офисного электронного документооборота используется в крупнейшем банке России ПАО «Сбербанк России». Система автоматизирует движение входящих, исходящих и внутренних электронных документов. Входящие документы, которые поступают в бумажном виде, переводятся в электронную версию уже на этапе регистрации, а внутренняя и исходящая документация уже изначально готовится в рамках системы офисного электронного документооборота. Такая система значительно упрощает документооборот, а также и другие операции банка. Система электронного офисного документооборота обеспечивает автоматизацию документационных процессов внутри Центрального аппарата и территориальных банков, обмен электронными документами между ними. До внедрения единой системы офисного документооборота в банке использовалось несколько систем: система для регистрации и учета входящих и исходящих документов, система для регистрации внутренней служебной переписки между подразделениями, система обмена документами между Центральным аппаратом и территориальными банками. Также формировались бумажные реестры приема-передачи документов. Сотрудники вынуждены были работать в нескольких системах одновременно, что делало процессы работы с документами неэффективными так, как наличие нескольких систем по обработке документов затрудняло работу. Система офисного электронного документооборота позволяет самостоятельно функционировать территориальным банкам и обеспечивает координацию документационных процессов на вышестоящем уровне.

Электронный документооборот нашел также применение в крупнейшей Госкорпорации «Росатом». Госкорпорация внедрила Единую отраслевую систему электронного документооборота (ЕОСДО) в 2009 году сначала на 25 своих предприятиях и в 2012 году к ним присоединилось еще 60. Основной целью внедрения ЕОСДО является:

1)        Сокращение сроков подготовки и обработки документов.

2)        Сокращение сроков введения в действие решений.

3)        Повышение эффективности работы сотрудников.

4)        Повышение уровня контроля исполнения решений.

5)        Обеспечение сохранности документационного фонда.

6)        Повышение скорости и безопасности обмена документами между предприятиями.

Благодаря внедрению программы произошли  изменения в сознании и культуре работы сотрудников. ЕОСДО решает ряд практических задач таких, как сокращение времени на принятие управленческого решения, увеличение производительности труда.

Внедрение единой отраслевой системы электронного документооборота позволило получить следующие преимущества: тактические (прямые) и стратегические (косвенные).

Стратегические: сокращение времени обработки документов; повышение доступности информации; обеспечение эффективного поиска информации; прозрачность исполнительской дисциплины; формирование единой отраслевой базы документов.

Тактические: Повышение эффективности работы сотрудников; уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде; увеличение скорости принятия управленческих решений.

ЕОСДО позволяет пользователю выполнять все необходимые действия с документами, такие как создание, согласование, подписание, регистрация, учет и хранение документов. Система также автоматизирует движение входящих, исходящих и внутренних электронных документов. Входящие документы, которые поступают в бумажном виде, переводятся в электронную версию уже на этапе регистрации, а внутренняя и исходящая документация готовится в рамках системы электронного документооборота. Пользователь создает в системе ЕОСДО электронный документ - карточку документа (служебное письмо, организационно-распорядительный документ, договор, поручение и т.д). Заполняет основные реквизиты карточки документа, размещает проект документа и приложения к нему, формирует очередь согласования состоящую из списка согласующих лиц, и очередь подписания, состоящую из подписанта, указывает номер дела (тома), куда будет помещен документ после его отработки. Очередь подписания является обязательной для всех документов. При необходимости указывает ссылки на связанные документы. Программой предусмотрена возможность совместной работы над документом нескольких работников путем назначения соисполнителей. Этап создания электронного документа завершается отправкой его на согласование и подписание. Согласование проекта документа внутри очереди осуществляется параллельно, что позволяет сократить время согласования документа, а согласование между очередями осуществляется последовательно. При необходимости автор может отозвать проект документа с этапа согласования для его доработки. Система автоматически формирует новые версии листов согласования при отправке на повторное согласование. После согласования документа всеми согласующими лицами документ поступает на подписание. На этапе подписания автор не может отозвать проект документа. Этап заканчивается отправкой на регистрацию документа или на доработку проекта документа. Подписанные и зарегистрированные документы направляются на исполнение. Системой предусмотрена возможность установки контроля за исполнением документа. После обработки документа исполнителем, он помещается в дело (архив). Номенклатура дел предварительно заносится в справочник системы. Доступ к делу, в которое помещен документ, имеют сотрудники, участвующие в жизненном цикле документа от его создания до утверждения, и сотрудник отдела документационного обеспечения, отвечающий за организацию архива на предприятии. Системой предусмотрена возможность поиска любого документа по виду документа или по его реквизитам, а также формирование всевозможных отчетов. Внедрение ЕОСДО позволило перейти к безбумажному документообороту, повысить скорость и качество обработки документов, а также установить контроль за их исполнением.

На примере такой сложной госструктуры как Госкорпорация «Росатом» было представлено, что введение электронного документооборота имеет большие преимущества и перспективы развития так, как в процессе использования ЕОСДО облегчается прежде всего обмен документами между предприятиями находящимися в разных регионах, сокращаются расходы на доставку документов, повышается скорость и безопасность передачи документов, сокращается время на создание, согласование и подписание документов. Основным критерием в выборе организационной формы делопроизводства является объем поступающих в организацию документов, а также документов ею созданных. Поэтому в компаниях с разветвленной структурой департаментов внедрение электронного документооборота становится необходимостью.

Подводя итог следует сказать, что роль систем автоматизации электронного документооборота очень велика. Бумажный документ постепенно переходит на второй план, из-за повышения роли электронного документа. Весь мир постепенно переходит на работу с электронными документами, оптимизируя свою деятельность на основе автоматизированных систем электронного документооборота. На сегодняшний день электронный документооборот является одним из важнейших условий построения качественной структуры управления.

Список литературы:

1. «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»// CПС «Консультант».
2. Галактионова Ю.С., Курбацкая В.Н., Рогова И.О., Развитие систем электронного документооборота в России// Современные тенденции в экономике и управлении: новый взгляд. № 37-2. 2015. С 167.
3. Онтужев В.В., Ереско С.П., Обеспечение электронного документооборота//Актуальные проблемы авиации и космонавтики №8/том 1/ 2012. С 157.
4. Хитрова С.Г. Электронный документооборот в организации//Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях № 19. 2012.C 10.
5. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»// СПС «Консультант».