ПОДЛИННИКИ ДОКУМЕНТОВ И ИХ КОПИИ

ORIGINAL DOCUMENTS AND COPIES THEREOF

Oleg Veliev

student, Law enforcement speciality, Novy Urengoy branch Of the Ural Regional College,

Russia Novy Urengoy

Andrey Repin

Scientific director, Law enforcement speciality, Novy Urengoy branch Of the Ural Regional College,

Russia Novy Urengoy

АННОТАЦИЯ

В данной статье рассматривается процесс документоведения, в особенности уделяется внимание анализу подлинников документов и их копии. Цель исследования состоит в накоплении и закреплении знаний о видах документов, их классификации, понятии: подлинник и копия. Для достижения поставленных в настоящей работе целей и задач применялись общенаучные и частно-научные методы познания.

ABSTRACT

This paper examines the process of document studies, focusing in particular on the analysis of originals and copies of documents. The aim of the study is to accumulate and consolidate knowledge about the types of documents, their classification, the concept: original and copy. To achieve the goals and objectives set in this paper, general scientific and special scientific methods of knowledge have been applied.

Ключевые слова: документоведение, процесс, анализ, документы, подлинники, копия, классификация, оригинал, заверение, стандарт, правила, оформление.

Keywords: document management, process, analysis, documents, originals, copy, classification, original, certification, standard, rules, formatting.

Введение. В Российском делопроизводстве принято различать документы по степени их подлинности на оригиналы, подлинники, копии.

При рассмотрении вопроса можно отметить, что и оригиналы и копии могут иметь разные виды.

Основная мысль. Документ — это любая бумажная форма, которая используется для передачи фактов, наблюдений или информации. Он может быть «секретным», что означает предоставление конфиденциальной информации ограниченному и уполномоченному кругу лиц. В различных областях документы могут принимать любое количество других классификаций в зависимости от их содержания, включая договорные, научные или артефактные [5, 6].

«Оригиналы документов» — это общий термин, используемый для описания основной копии юридических документов.

Большинство документов, которые вы получаете, являются просто сканом, фотокопией или распечаткой страниц, которые были поданы в суд. Оригиналы документов уникальны тем, что это те же самые страницы, которые рассматривались с самого начала судебного разбирательства. Это зависит от юрисдикции, но дела по алиментам, повесткам и международным услугам часто подаются как оригиналы документов [1].

Оригиналы документов всегда высылаются по почте на адрес, который хранится у нас в файле. Большинство из них будут иметь цветной титульный лист, и на всех будет указано «Вернуть оригиналы документов».

Некоторые документы, которые должны быть опубликованы, включают:

- сертификаты акций;

- поправка к правилам компании;

- финансовые отчеты компании.

Единственное, чего требует Закон, это чтобы документ был опубликован таким образом, чтобы к нему можно было легко получить доступ. Он должен быть составлен таким образом и в такой форме, чтобы получатель мог удобно распечатать его в разумные сроки и по разумной цене [2].

В современном мире, в большинстве случаев, в быту, принято считать оригинал и подлинник синонимами, но в этих двух понятиях есть отличие. Таким образом определяем, что оригинал – это первоначальный документ, с которого снимается копия.

Подлинник – это документ, создаваемый в первый раз, уникальный, авторское произведение. Подлинник должен быть оформлен по всем правилам, со всеми реквизитами, на правильном бланке. Оригинал может быть на любом материале.

Черновики и беловики – это разновидности оригиналов документов. Беловик – это последняя редакция документа, которая переписана или перепечатана «набело»; беловой документ – это документ написанный вручную или напечатанный, чей текст был переписан с чернового варианта с учетом дополнений и исправлений, без помарок.

Правовые специалисты считают оригиналом только подписанный и заверенный ответственными людьми беловик. Среди служебных документов оригиналом обычно считается беловик, выполненный на специальном бланке с подписью ответственного должностного лица, в некоторых случаях – с наличием мокрой печати [3].

Подлинники изобразительных и звуковых документов имеют свои признаки уникальности. Так, например, оригинальным чертежом будет считаться первоначальный набросок. Причем здесь огромное значение будет иметь наличие формальных заверений – печати или подписи, что составляет аутентичность данного документа.

Фотодокумент считается оригинальным, если есть подтверждение негативом, звуковая документация подтверждается первоначальной звукозаписью, матрицей грамзаписи, лентой электрической или магнитной записи [4]. Сравнительную характеристику понятий: оригинал и подлинник можно рассмотреть в таблице 1.

Таблица 1.

Сравнительная характеристика понятий: оригинал и подлинник

Таким образом вывод по таблице 1., производится в качестве следующего примера:

В искусстве. Подлинником является авторская работа, оригиналом – объект, предназначенный для копирования, который может не быть авторским.

В конструкторском деле. Оригиналом называется документ, предназначенный для изготовления подлинников, а подлинником – объект, необходимый для создания копий.

Количество. Оригиналов может быть несколько, но подлинник (в искусстве) лишь один. В технической сфере всё наоборот, оригинал один, подлинников – много [5].

Оригинал – единственный экземпляр, а подлинники могут сделать многие. Например, нарисовать картину несколькими художниками — это создать несколько подлинников. А оригиналом послужит модель, с которой рисовали [4, 5].

В процессе исследования данного вопроса был проведен опрос студентов на тему: «Чем отличается оригинал от подлинника?»

Результаты проведенного опроса представлены в таблице 2 и на рисунке 1 в виде диаграммы.

Таблица 2.

Результаты опроса

Рисунок 1. Диаграмма по результатам первого опроса

Результаты проведенного опроса показали, что из десяти опрашиваемых студентов, лишь 20% знают об отличиях оригинала и подлинника. 30% опрашиваемых студентов лишь на 50% смогли охарактеризовать разницу между оригиналом и подлинником. В результате мы видим, что последняя часть опрашиваемых студентов – это 50% вовсе не смогла определить разницу между оригиналом и подлинником.

Ввиду результатов опроса, следует подчеркнуть значимость развития общей грамотности в делопроизводстве у населения, так как это весьма значимый фактор при работе с любыми видами документов.

С понятием «оригинал тесно связано понятие «копия». «Оригинал – копия» – это коммуникационная связь, где каждый документ, с которого снимают копию, является оригиналом.

При составлении документа в организации первый экземпляр документа печатается на определенном бланке и подписывается, а последующие уже делаются копии с оригинала и заверяются. Этот вид копии называется – полная копия.

Копии могут быть сделаны с части документа, в большинстве копии такого рода делаются со сложных документов. Они называются – выписки. Выписки заверяются должностным лицом, при необходимости, печатью.

Примером копии может также служить отпуск. Отпуск – это копия документа, которая оставалась в организации при отправлении оригинала. Чаще всего этот вид копии производился автоматически при перепечатывании с черновика на печатной машинке, и фактически равнялся вторым, третьим и т.д. машинописными экземплярами. Первый, как правило, печатали на бланке, сразу ставили подпись и, по необходимости, печать. После этого он проходил регистрацию – и, по сути, становился подлинником. Остальные становились копиями, называемыми «отпуск». Сегодня этот термин фактически не употребляется [5]. Все эти виды копий заверяются в делопроизводстве.

Сравнительную характеристику понятий: беловик, черновик, копия и дубликат можно рассмотреть в таблице 3.

Таблица 3.

Сравнительная характеристика понятий: беловик, черновик, копия и дубликат

Исходя из проведенного анализа посредством табличных форм, приходим к следующему мнению: Документы различаются по типу, функции и размеру. Эти виды документов используются отдельными лицами, организациями, правительствами и корпорациями в таких областях, как сопоставление и представление исследований, данных, статистики, целей курса, политики, юридические документы, организационные или деловые документы процедур и бизнес-планов [6].

Был проведен опрос студентов на тему: «Какие виды заверенных копий в организации вы знаете?».

Результаты проведенного опроса представлены в таблице 4 и в рисунке 2 в виде диаграммы.

Таблица 4.

Результаты опроса

Рисунок 2. Диаграмма по результатам второго опроса

Результаты проведенного опроса показали, что из опрашиваемых 40% студентов осведомлены о видах заверенных копий в организациях. Другие 30% опрашиваемых студентов лишь на 50% смогли описать виды заверенных копий. В результате мы видим, что последняя часть, это также 30% опрашиваемых студентов, вовсе не смогла описать виды заверенных копий.

Опрошенные: Анна, Юрий, Петр, Юлия показали впечатляющий результат рассказав о видах заверенных копий в организациях, а именно охарактеризовав виды. Так по словам опрошенных копии бывают следующих видов: полная копия; выписка; отпуск. Ввиду результатов опроса, следует подчеркнуть значимость развития общей грамотности в делопроизводстве у населения, так как это весьма значимый фактор при работе с любыми видами документов.

Некоторые документы охраняются авторским правом на передаваемое в них содержание. Корпорации, писатели, ученые, юристы и владельцы бизнеса обращаются за защитой авторских прав, чтобы обеспечить право собственности на конфиденциальное содержание. К документам с авторским правом можно отнести краткие отчеты о бизнесе, описания продукции и патентные заявки, оценки сотрудников и заявления о миссии. Трактаты и сюжетные идеи являются дополнительными документами, связанными с бизнесом. Документы ходатайства, поданные в суд, заявления о проведении исследований и анализа, а также оценки внутреннего обзора компании относятся к юридическим документам [9].

Заключение и выводы. Таким образом, мы видим, что понятия подлинника и копии документа пока еще не являются окончательно устоявшимися. С понятием «подлинник» тесно соприкасается понятие подложных документов.

Подлинные документы являются средством запечатления объективной действительности, того, как это было на самом деле. Степень подлинности документа — это идентификация того, что было и того, что отражено в документе. В огромной массе подлинных документов, отражающих с различной степенью точности объективную действительность, можно встретить и документы поддельные, фальсифицированные, создание которых преследовало цель искажения действительности, фальсификации тех или иных фактов. Фальсифицированные документы появились с тех пор, как документ стал использоваться для целей доказательства.

Список литературы:

1. Грозова, О. С. Делопроизводство: учебное пособие для вузов / О. С. Грозова. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 124 с.
2. Документоведение: учебник и практикум для вузов / Л. А. Доронина [и др.]; под редакцией Л. А. Дорониной. — 2-е изд., перераб. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 309 с.
3. Доронина, Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления: учебник и практикум для вузов / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 233 с.
4. Казакевич, Т. А. Документоведение. Документационный сервис: учебник и практикум для вузов / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. — 2-е изд., испр. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 177 с.
5. Колышкина, Т. Б. Деловая культура: учебное пособие для среднего профессионального образования / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. — 3-е изд., испр. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 145 с.
6. Колышкина, Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: учебное пособие для вузов / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. — 3-е изд., испр. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 145 с.
7. Кузнецов, И. Н.  Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: учебник и практикум для вузов / И. Н. Кузнецов. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 461 с.
8. Чурилов, А. Ю. Юридическое делопроизводство: учебное пособие для вузов / А. Ю. Чурилов. — 2-е изд., испр. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 202 с.
9. Шувалова, Н. Н. Основы делопроизводства. Язык служебного документа: учебник и практикум для вузов / Н. Н. Шувалова, А. Ю. Иванова; под общей редакцией Н. Н. Шуваловой. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 384 с.