ПРОБЛЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

PROBLEMS OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT

Kamyshnaya Ekaterina Sergeevna

student, Law Institute, South Ural State University (National Research University),

Russia, Chelyabinsk

Shmakova Elena Igorevna

student, Law Institute, South Ural State University (National Research University),

Russia, Chelyabinsk

АННОТАЦИЯ

В статье проанализированы проблемы внедрения системы электронного документооборота в организацию. Дано понятие электронного документооборота и определена его значимость в эпоху цифровизации.

ABSTRACT

The article analyzes the problems of implementing an electronic document management system in an organization. The concept of electronic document management is given and its significance in the era of digitalization is determined.

Ключевые слова: документооборот, электронный документооборот, система электронного документооборота.

Keywords: document management, electronic document management, electronic document management system.

В настоящее время актуальна проблема внедрения системы электронного документооборота. В рамках реализации проекта "Цифровая экономика" к 2024 году Правительство поставило цель добиться полной цифровой трансформации российской экономики и социальной сферы.

Электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота). То есть это обмен документами с помощью информационных технологий. Электронный документооборот требует внедрения в организациях информационных технологий. Это сложный, дорогостоящий процесс. Из-за этого возникает ряд проблем, на которых мы более подробно остановимся.

Одной из основных проблем электронного документооборота является неподготовленность специалистов к успешному решению поставленных задач в современных условиях. В настоящее время информационные технологии стремительно развиваются, а исходя из этого все больше организаций в своей деятельности используют электронный документооборот. Но не все сотрудники готовы к таким изменениям. Многие из них привыкли к бумажному делопроизводству, которое не сопряжено со знаниями в информационной сфере. Для того чтобы использовать электронный документооборот нужны хотя бы минимальные знания и навыки в сфере информационных технологий, умение пользоваться компьютерами. Не все сотрудники обладают таким набором знаний, поэтому возникает проблема с освоением новых технологий, особенно людьми старшего возраста. Поэтому внедрение электронного документооборота сильно затрудняется. Для того чтобы решить данную проблему следует для начала объяснить, для чего требуется внедрение системы электронного документооборота в организации, как оптимизируется работа за счет этого, сколько времени смогут сэкономить сотрудники. После этого провести обучающие занятия с сотрудниками, на которых были бы даны базовые знания об электронном документообороте, как пользоваться программами, в каком виде отправлять документы и так далее. Таким образом, решение данной проблемы мы видим в повышении квалификации специалистов, осуществляющих свою деятельность в сфере делопроизводства.

Еще одной актуальной проблемой является проблема правового регулирования электронного документооборота. Как это ни странно, но правила оборота электронных документов до сих пор не урегулированы законодательством. Из этого вытекает ещё одна сложность: архивы трудно зарегистрировать официально. Большинство компаний, если и предлагают договоры, то эти бумаги основаны на актах, касающихся бумажного документооборота. Так, весь электронный документооборот происходит по тем же схемам, что и бумажный, на наш взгляд, это неправильно. Это абсолютно две разные системы обмена информации. И поскольку у одной из них нет как таковой правовой основы, то и эта система несовершенна. Электронный документооборот имеет свои особенности, поэтому руководствоваться законодательством, относящейся к другой системе, может привести к ошибкам. Для решения данной проблемы, законодателю следует рассмотреть в законах правила электронного документооборота, разъяснить, как происходит данная процедура, что для этого требуется, какие есть гарантии и ответственность.

Несмотря на удобство применения электронного оборота, остается актуальной проблема безопасности при работе с цифровым контентом, электронными документами. Присущая электронному документообороту «прозрачность» в управлении создает опасность несанкционированного доступа к секретным сведениям, в бизнесе – к рискам утечки коммерческой тайны и т.д. Остается актуальным и риск несанкционированного доступа и использования персональных данных, которых много в документах, участвующих в процессах государственного, муниципального, корпоративного управления. Если электронные документы используются для автоматизированного принятия решения и иных автоматизированных процессов управления социальными и техническими объектами в органах государственного и муниципального управления, подобные риски, присущие цифровой инфраструктуре, создают угрозы управляемости объектами, имеющими критическое значение из-за своего масштаба и массового характера [2, c. 97].

Также можно считать проблемой высокие затраты внедрения электронного документооборота в организации на начальном этапе. Сначала организация выбирает наиболее подходящую систему электронного документооборота, при необходимости закупает дополнительное техническое оборудование для использования системы электронного документооборота (далее СЭД) и хранения электронных документов. Не во всех организациях имеются квалифицированные специалисты, которые могут внедрить СЭД и в дальнейшем ее самостоятельно вести и совершенствовать. Следовательно, необходимо привлекать помощь, которая имеет определенную финансовую стоимость.

Значительной проблемой является и сложность внедрения СЭД. Перед внедрением СЭД необходимо произвести анализ документооборота организации, что зачастую является кропотливой и сложной работой. Необходимо четко определиться с тем, будет ли внедряться СЭД полностью или частично. Полное внедрение СЭД бывает невозможно из-за структурных особенностей организации. Компоненты СЭД должны соответствовать состоянию организации. Например, при наличии неформализованной структуры организации можно установить электронный архив, который окажется вполне эффективным и позволит упорядочить хранение документов и создать для сотрудников дополнительные возможности: удаленный доступ к документам, экономию дискового пространства за счет миграции устаревших документов на более дешевые носители и т.д. Через какое-то время, когда уровень формализации документооборота поднимется, можно добавлять модули (в первую очередь в подразделения, где документооборот максимально устоялся) [1, c. 128].

Также хотелось бы выделить миграцию электронных документов. Миграция – перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования. Электронный архив существующих документов следует создать путем их сканирования. Также необходимо добиться от сотрудников единого порядка хранения документов в каталогах, это поможет существенно упростить дальнейшую миграцию документов в СЭД.

Подводя итог, хочется сказать, что несмотря на проблемы и сложности электронного документооборота, они носят весьма условный характер и легко поддаются решению при грамотном подходе. Более того, количество и вес преимуществ, получаемых организацией, использующей СЭД, перекрывают недостатки и неудобства. СЭД находят все более и более широкое применение именно по той причине, что эффект от них заключается не только в прямой экономии ресурсов, а в том числе и в повышении качества работы организации в целом. Для коммерческих организаций это является фактором выживания, для государственных структур и ведомств — возможностью более эффективно решать государственные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между ведомствами. Системы электронного документооборота позволяют сделать государственное управление более прозрачным, оперативным и информативным.

Список литературы:

1. Садыкова, А.В. Цифровизация и документационное обеспечение управления в России / А.В. Садыкова, Н.Г Миронова // Форум молодежной науки. №1 (1). 2020.
2. Ланская, Д.В. Анализ преимуществ и проблем внедрения системы электронного документооборота в организацию / Д.В. Ланская, И.В. Арефьева. // Деловой вестник предпринимателя. № 1(1). 2020.