ИССЛЕДОВАНИЕ НЕОБХОДИМОСТИ ВНЕДРЕНИЯ СЕРВИСОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В ВЫСШЕМ УЧЕБНОМ ЗАВЕДЕНИИ НА ОСНОВЕ NAUMEN DMS

Актуальность данного исследования обусловлена тем, что быстрая динамика развития вуза, актуализация качества обучения требует поиска и внедрения более эффективных направлений деятельности в области использования информационно-телекоммуникационных технологиях, как в учебном процессе, так и во всей управленческой деятельности вуза.

Классической задачей автоматизации, с которой часто и начинается путь компании к переходу на электронный документооборот, является автоматизация согласования документов, в частности договорной документооборот или согласование внутренней документации компании. Если эта задача уже решена, то существует великое множество перспективных направлений, которые могут быть охвачены специализированными автоматизированными информационными системами электронного документооборота (СУЭД). [1]

Цель данной работы – исследовать необходимость внедрения системы электронного документооборота вуза на основе Naumen DMS.

Многие российские вузы сегодня уже нуждаются в инструментах, позволяющих улучшить их управленченскую деятельность за счет качественной организации делопроизводства и внутреннего контроля исполнения поручений. Именно эти задачи призвана решать система электронного документооборота Naumen DMS. [2]

Система управления документооборотом Naumen DMS обладает широким перечнем возможностей в таких областях, как управление документами и бизнес-процессами.

Функции хранения структурированных и неструктурированных данных в электронном виде являются основными в Naumen DMS. Подсистема прав доступа разграничивает доступ к данным, которые содержатся в отдельных объектах системы (документы, папки, справочники, журналы).

Система обладает эффективной и гибкой подсистемой поиска. Поиск может проводиться по названию и содержанию документа, в том числе по содержанию приложенного файла, а также по различным критериям поиска. Каждый пользователь может сохранять поисковые запросы для дальнейшего использования. [3]

Автоматизация документооборота на базе Naumen DMS предлагает все необходимые инструменты для канцелярской работы с документами, в том числе для регистрации документов в электронных журналах, соответствующих виду документа. При регистрации документу автоматически присваивается номер, правила формирования номера являются настраиваемыми и позволяют получать составные регистрационные номера документов (например, Вх№1229/13-17/08).

Процедура регистрации может производиться в ручном и автоматическом режиме (например, при смене состояния документа). При ручном режиме регистрации можно определить порядок регистрации: в штатном порядке, на месте пропуска или после какого-либо зарегистрированного ранее документа.

Naumen DMS позволяет настраивать процессы обработки документов двумя способами. Упрощенная разработка процессов выполняется с помощью настройки жизненных циклов документов и на базе типовых действий с документами (регистрация, перемещение, создание новой версии, запуск типового подпроцесса и др.) Для упрощенной настройки может быть использован собственный дизайнер жизненных циклов Naumen LCM, позволяющий осуществлять настройку в графическом виде.

Для более сложных процессов, в том числе и для интеграционных межсистемных процессов, предусмотрено отдельно приложение-редактор и сервер выполнения процессов, использующий стандартизованную нотацию и модель бизнес-процессов – BPMN (англ. Business Process Model and Notation). Вместе с Naumen DMS поставляется сервер выполнения процессов Activiti BPM, обладающий также и графическим дизайнером процессов. Данная технология позволяет разрабатывать системы класса BPM и EAI.

В Naumen DMS имеется собственный генератор отчетов, позволяющий настраивать отчеты любой сложности. Отчеты могут храниться в системе и экспортироваться в табличные форматы. Naumen DMS содержит встроенные отчеты по исполнительской дисциплине [4] :

• отчет по исполнению задач сотрудниками;
• отчет по исполнению документов;
• отчет по эффективности сотрудника.

Система электронного документооборота вуза, созданная на основе Naumen DMS, позволяет:

• повысить качество и оперативность управления за счет использования современных технологий делопроизводства;
• ввести единые правила делопроизводства для всех структурных подразделений вуза, включая территориально-удаленные филиалы;
• снизить затраты на поддержание бумажного документооборота и организацию хранения документов;
• сэкономить рабочее время сотрудников вуза.

Система поддерживает полный цикл работы с документами: регистрацию, движение, обработку, контроль исполнения и хранение. Naumen DMS позволяет автоматизировать документооборот в вузе и его ключевые процессы: обработку входящих и исходящих документов, работу с организационно-распорядительной и служебной документацией. Задачи организации архивного хранения решает модуль «Электронный архив».

Вместе с Naumen DMS вуз также получает инструменты для организации контроля исполнения документов и поручений.

В качестве исполнителей могут выступать не только отдельные сотрудники вуза, но и элементы организационной структуры (должности и подразделения), а также группы сотрудников. Для анализа ситуации с исполнением документов и поручений в системе есть несколько готовых отчетов и возможность создавать новые виды отчетности.

Немаловажной особенностью решения от NAUMEN по автоматизации документооборота вуза является возможность интеграции с системой управления учебным процессом Naumen University. Так, например, согласованный в системе документооборота приказ по движению контингента может приводить к изменениям организационной структуры в системе управления учебным процессом.

Система электронного документооборота университета состоит из трех программных решений: ИС «Приемная комиссия», Naumen University и Naumen DMS.

Рисунок 1. Конструктор отчетов

Naumen DMS предлагает широкие возможности для формирования различного вида отчетов. Можно создавать любые печатные формы и визуализировать полученную информацию с помощью диаграмм и графиков. Выгрузка отчетов производится в файлы популярных офисных форматов: XLS, PDF, RTF.

Рисунок 2. Скриншот Naumen DMS

Безусловно, исследуя положительные стороны СУЭД, приходим к выводу, что необходимо внедрять сервисы по управлению электронной документацией в высших учебных заведениях. В настоящей работе рассмотрен пример удобной программной среды Naumen DMS.

Список литературы:

1. Шахгельдян К.И. Теоретические принципы и методы повышения эффективности автоматизации образовательных учреждений на основе онтологического подхода//Промышленные АСУ и контроллеры.-2014.-№1 . - С. -54-65.
2. Гмарь Д.В., Крюков В.В., Шахгельдян К.И., Система автоматического управления доступом к информационным ресурсам вуза//Информационные технологии. 2015.- №2.-С.19-29.
3. Пахчанян, А. Обзор систем электронного документооборота  // Директор информационной службы.   № 2. – 2013.
4. Шиленко И. А. Внедрение системы электронного документооборота в ФГАОУ ВО «Тюменский государственный университет» // Молодой ученый. — 2017. — №12. — С. 94-96. — URL https://moluch.ru/archive/146/41129/ (дата обращения: 20.12.2017).