КОРПОРАТИВНЫЕ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ КАК ОДИН ИЗ ТРЕНДОВ РОССИЙСКОГО РЫНКА СЭД

Сегодня одним из трендов российского рынка систем электронного документооборота являются корпоративные социальные сети [1]. Это объясняется популярностью социальных сетей и увеличением числа пользователей. На графике (рисунок.1.) представлена динамика численности пользователей социальных сетей. С 2010 г. по 2017 г. количество увеличилось с 18 миллионов до 76 миллионов человек. Также возросла доля пользователей социальных сетей в общем объеме интернет-пользователей с 52% до 78%.

Рисунок 1. Динамика численности пользователей социальных сетей

Корпоративная социальная сеть представляет собой внутренний портал организации, который создается по принципам обычной социальной сети; включает в себя расширенный функционал, предназначенный для взаимодействия участников в интересах корпорации, а также их общения [2].

Внедрение функциональных возможностей корпоративных социальных сетей способно повысить эффективность работы систем электронного документооборота.

Под системой электронного документооборота понимают организационно-техническую систему, которая обеспечивает процесс создания, управления доступом электронных документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации. В настоящее время они активно используются как в частных компаниях, так и в органах государственной  и муниципальной власти. Важно отметить, что спрос на системы электронного документооборота увеличивается с каждым днем.

Рассмотрим преимущества корпоративных социальных сетей.

Согласно исследованиям McKinsey Global Institute корпоративные социальные сети позволяют повысить производительность труда примерно на 20-25% в четырех основных сферах деятельности (общение по электронной почте, поиск информации, совместная работа сотрудников, выполнение поставленных задач) (рисунок 2.).

Рисунок 2. Области применения корпоративных социальных сетей

Корпоративные социальные сети значительно ускоряют процесс коммуникации между сотрудниками, структурными подразделениями, различными ведомствами, поскольку государственным служащим легче обмениваться информацией и общаться в сети, нежели используя электронную почту и иные источники связи. Также следует отметить возможность быстрого и свободного общения подчиненных с руководством через закрытый канал, что позволяет сократить бюрократические барьеры в процессе коммуникации, более оперативно решать поставленные задачи и исполнять поручения.

Благодаря сетям можно обмениваться информацией, файлами всех типов, создавать  различные опросы в служебных и иных целях, просматривать ленту событий органов власти и конкретных сотрудников, находясь в любой точке мира с помощью мобильных устройств на iOS и Android [3].

Помимо стандартного функционала (создание документов, управление доступом, конвертация данных, обеспечение безопасности данных, контроль над потоками документов) система электронного документооборота должна решать ряд других  повседневных задач, таких как: проектное управление; совещания; быстрый поиск документов; планирование; контроль исполнения поручений; хранение огромных массивов информации и т.д.). Интеграция СЭД с корпоративными социальными позволяет отвечать данным требованиям.

Еще одним важным аспектом является то, что корпоративные социальные сети предоставляют возможность формирования открытой среды, общего глобального пространства, в котором каждый государственный служащий может обменяться опытом, получить необходимую информацию.

Также корпоративные социальные сети позволяют создать информационную базу, которая хранит огромные массивы, содержащие как официальные сведения, так и неофициальные данные, выкладываемые пользователями. Следует подчеркнуть возможность быстрого и оперативного поиска информации (от нормативных актов до неформальных традиций организации). Поиск документов осуществляется по различным признакам (по дате создания и опубликования, по номеру, по названию, по должностному лицу, подписавшему документ и так далее).

Информационная база включает в себя раздел «контакты», который содержит контактные данные всех служащих государственного органа власти (номер телефона, адрес электронной почты и так далее). Найти конкретного сотрудника можно не только по фамилии и имени, но и по занимаемой им должности, структурному подразделению организации или ведомству.

Еще одним преимуществом служит то, что внедрение корпоративных социальных сетей снижает риск утечки внутренней информации в организации, поскольку сотрудники перестают обсуждать рабочие моменты в обычных социальных сетях и иных мессенджерах. Обмен данными осуществляется только в рамках данного электронного ресурса.

Отличительной особенностью корпоративных социальных сетей является геймификация, которая предполагает получение различных виртуальных бонусов, баллов. В сфере государственной и муниципальной службы это можно использовать как инструмент стимулирования сотрудников. Например, начислять бонусы за быстрое, а главное, качественное исполнение поручений, за реализацию какого-либо проекта; за успешное прохождение квалификационного экзамена и так далее, а на основе полученных бонусов формировать размер денежных вознаграждений государственных служащих.

Элементы корпоративной социальной сети могут быть внедрены с систему электронного документооборота  и доступны не только для того или иного органа государственной власти, но и для партнеров, а также для граждан. Это, безусловно, ускорит процесс работы с обращениями граждан и повысит эффективность предоставления государственных и муниципальных услуг.

Немаловажно то, что корпоративные социальные сети благоприятно воздействуют на социально-психологический климат в органах власти. Они дают государственным и муниципальных служащим возможность использовать различные социальные инструменты (ставить друг другу «лайки», видеть список рекомендованных друзей, создавать неформальные группы по интересам, вести микроблоги), а это укрепляет отношения в коллективе, что также сказывается на качестве предоставляемых услуг населению.

Следует отметить, что внедрение элементов корпоративных социальных сетей в систему электронного документооборота позволяет сотрудникам просматривать и изучать полученные документы в браузере, не скачивая их. Это экономит время, поскольку не нужно ждать, пока документ будет скачан на компьютер, а также экономит место и не засоряет память.

Важным моментом является то, что можно открывать, редактировать и сохранять документы сразу из всех офисных программ, не заходя в саму систему.

Также корпоративные социальные сети включают в себя различные календари. Это приложение весьма полезно, поскольку каждый государственный служащий ежедневно получает множество писем, заданий и поручений, а календарь и встроенные уведомления напоминают сотрудникам их список дел и выступают в качестве «контролера».

Таким образом, на основе всего вышесказанного можно сделать вывод о том что, корпоративные социальные сети являются мощным инструментом не только в сфере бизнеса, но и в области государственного и муниципального управления.

Их внедрение позволяет значительно расширить функциональные возможности современных систем электронного документооборота, ускорить процесс обмена данными всех типов, наладить процесс управления документопотоками, а также сократить риски, связанные с утечкой информации.

По моему мнению, в ближайшем будущем системы электронного документооборота претерпят значительные изменения. А интеграция с корпоративными социальными сетями выведет их на новый более высокий уровень развития.

Список литературы:

1. Корпоративные социальные сети [Электронный ресурс].URL: http://www.tadviser.ru (дата обращения 10.12.2017);
2. Абрамова Ю.Д. Корпоративные сети как конкуренты «Одноклассников» и «ВКонтакте». [Электронный ресурс] URL: http://www.rb.ru/article/korporativnye-seti-kak-konkurenty-odnoklassnikov-i-vkontakte/6284907.html (дата обращения 10.12.2017);
3. Корпоративные социальные сети [Электронный ресурс].URL: http://www.tadviser.ru (дата обращения 10.12.2017);