ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Внедрение новых технологий в область обработки информации как на уровне федеральных органов исполнительной власти, так и на уровне субъектов является одной из приоритетных задач государства. В связи с этим, в 2014 г. Правительством Российской Федерации была утверждена государственная программа «Информационное общество 2011 – 2020 годы», цель которой состоит в повышении и развитии экономического потенциала страны на основе использования в деятельности органов государственной власти современных информационных и телекоммуникационных технологий. Однако достижение этой цели невозможно без развития систем электронного документооборота на различных уровнях управления, налаживания информационного взаимодействия не только между гражданами и государством, но и между органами государственной власти.

В рамках реализации программы «Информационное общество 2011-2020» предусматривается подключение федеральных органов государственной власти и высших органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации к защищенной системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и внедрение систем межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) при предоставлении государственных и муниципальных услуг, а также при осуществлении контрольно-надзорных функций [1, с. 33].

Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РФ и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов [2].

Организатором системы межведомственного электронного документооборота является Федеральная служба охраны Российской Федерации (ФСО РФ). Среди ее функций можно выделить организационное и методическое обеспечение, ведение адресных справочников, создание технико-технологической структуры МЭДО, а также поддержание ее в рабочем состоянии [5].

Участниками МЭДО являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов РФ, а также другие органы государственной власти и организации. По последним данным Министерства связи и массовых коммуникаций РФ 65 федеральных органов исполнительной власти, субъектов Российской Федерации и организаций обеспечивают соответствие ведомственных систем электронного документооборота схеме МЭДО 2.7. Среди них и Правительство Ростовской области. Из субъектов Российской Федерации Ростовская область стала одним из первых регионов, подключившихся к системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО) [7].

Внедрение межведомственного документооборота осуществилось в несколько этапов:

1. Подготовительный этап, проводимый организатором МЭДО Федеральной службой охраны России и включающий внесение органа государственной власти в список участников МЭДО, назначение органу адреса, подключение и настройка;
2. Этап адаптации модуля сопряжения СЭД «Дело» с МЭДО, составление и ведение документации, связанной с проводимыми работами по установке, настройке и использованию модуля сопряжения (реализация данного этапа проводится совместно с компанией Электронные офисные системы);
3. Этап внедрения в органы государственной власти, который включает в себя установку и настройку СЭД «Дело» или ее обновление до актуальной версии, установку модуля сопряжения и его настройку.

После прохождения вышеперечисленных этапов внедрения МЭДО органы государственной власти организуют обучение пользователей по выбранным направлениям работы [8].

Подключение МЭДО значительно сократило время на получение и отправку электронных документов и, соответственно, на принятие решений и исполнение контрольных документов. При этом использование МЭДО не ограничивается только фактом отправки и получения электронного документа. Одновременно с электронным документом происходит отправка и получение в автоматическом режиме сообщения – уведомления о событиях, происходящих в СЭД с документом. Так, например, без получения сообщения-уведомления от адресата о регистрации электронного документа в системе СЭД, процесс отправки-приема документа не может считаться завершенным.

В соответствии с распоряжением Правительства Ростовской области от 15 марта 2017 № 131 «О межведомственном электронном документообороте» организация межведомственного электронного документооборота в правительстве и органах исполнительной власти Ростовской области осуществляется с использованием межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» и системы хранения документов в ведомственных архивах (архивах организации) «Архивное дело», которая сейчас насчитывает более 1200 пользователей и 100 000 документов [5].

Межведомственный электронный документооборот с использованием систем «Дело» и «Архивное дело» направлен на решение следующих задач:

• интеграция процесса электронного документооборота в органах государственной власти;
• своевременная доставка документов и их проектов;
• проведение своевременного контроля и мониторинга за ходом исполнения документов в органах управления;
• осуществление регистрации, управления, доступа к электронным документам и их проектам на основе разработанных по единой методике правил;
• получение оперативной аналитической и статистической отчетности [3].

СЭД «Дело» является первой отечественной системой автоматизации документооборота, которая смогла получить государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ. СЭД. «Дело» также является самой распространенной в России, фактически отраслевым стандартом автоматизации классического документооборота.

Решение о развитии электронного документооборота и запуске процесса внедрения системы «Дело» не только среди государственных органов, но и среди муниципалитетов Ростовской области было принято в 2006 году. На этой стадии ее пользователями стали 200 человек. В 2009 г. пользователи активно работали внутри системы, а к 2010 г. Правительство Ростовской области начало использовать электронную подпись. К 2014 г. количество увеличилось до 6700 сотрудников, к 2015 г. – до 7600 сотрудников, к 2016 – около 10000 сотрудников, из них почти 1,5 тыс. в областных организациях и учреждениях, есть коммерческие организации (рис.1). Регулярно увеличивается количество автоматизированных рабочих мест и расширяются функциональные возможности системы. Все органы исполнительной власти, муниципальные образования, вплоть до администраций городских и сельских поселений области сегодня уже включены в программу безбумажного (электронного) документооборота. В настоящий момент, общее количество сотрудников, использующих лицензии системы «Дело», превысило 11 тысяч человек в более чем 1600 организациях и учреждениях Ростовской области. Также растет число мобильных пользователей системы. Из всех документов, зарегистрированных в 2016 г. в системе «Дело» (порядка двух миллионов), более 300 тысяч документов, поступивших к руководителям, были отработаны с использованием программного сервиса «Мобильный кабинет руководителя». Сегодня мобильной версией пользуются более 150 руководителей органов исполнителей власти, в том числе главы муниципальных образований [4].

Рисунок 1. Количество пользователей СЭД «Дело» в органах государственной власти РО

«Мобильный кабинет руководителя» позволяет получать электронные документы на ознакомление, рассмотрение, согласование, подпись, визировать и подписывать документ с помощью электронной подписи и т.д.

Ответственным координатором системы электронного документооборота «Дело» выступает министерство технологий и связи Ростовской области, а также сектор электронного документооборота, входящий в его состав.

Стоит отметить, что ежегодно правительство области проводит конкурсы на техническую поддержку СЭД «Дело». В 2016 г. тендер на техническое сопровождение выиграла компания «Бизнес ИТ» [6].

На сегодняшний день работа во всех органах исполнительной власти Ростовской области ведется исключительно с электронными документами, и все письма, которые подписываются на бумаге, представляют собой копии электронных документов.

Таким образом, Ростовскую область с полным правом можно рассматривать в качестве пилотного региона, образца для других субъектов по автоматизации процессов документооборота в государственном секторе и организации электронных государственных услуг. Однако работа в этом направлении полностью не окончена. В планах – продолжить интеграцию региональной системы электронного документооборота с межведомственной электронной системой документооборота (МЭДО) и построению областного электронного архива.

Список литературы:

1. Постановление Правительства РФ от 15.04.2014 N 313 (ред. от 15.11.2017) «Об утверждении государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011 - 2020 годы)»;
2. Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 N 754 (ред. от 17.10.2017) «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
3. Распоряжение Правительство Ростовской области от 15 марта 2017 № 131 «О межведомственном электронном документообороте»;
4. Законодательное собрание Ростовской области: пресс-центр // [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://zsro.ru/press_center/news/1/15813/ (дата обращения 01.12.2017);
5. Министерство связи и массовых коммуникаций РФ // [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://minsvyaz.ru/ru/activity/directions/469/ (дата обращения 30.11.2017);
6. Министерство информационных технологий и связи Ростовской области // [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://minsvyaz.donland.ru/Default.aspx?pageid=108345 (дата обращения 30.11.2017);
7. Официальный портал Правительства Ростовской области // [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://www.donland.ru (дата обращения 30.11.2017);
8. ЭОС: Системы электронного документооборота // [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: https://www.eos.ru/ (дата обращения 30.11.2017).