Интеграция СЭД с современными информационными системами

АННОТАЦИЯ

В статье рассматривается актуальность применения СЭД и возможность интеграции с другими информационными системами. Отмечается опыт использования и интеграции СЭД в России. Выявляются проблемы и варианты интеграции СЭД с различными информационными системами.

Ключевые слова: система электронного документооборота, СЭД, информационные системы, электронный документооборот, интеграция систем.

Совершенствование ИТ-технологий привело к тому, что в настоящее время в организациях широко используется большое количество различных информационных систем. Появились так называемые «островки автоматизации» – разрозненные системы, разработанные в разные временные промежутки, на различных платформах и различными компаниями. Данные системы крайне затруднительно заставить работать согласованно. Интеграционные решения позволяют наладить взаимодействие информационных систем.

В последние годы отечественные системы для работы с электронными документами зарекомендовали себя в качестве надежных и проверенных систем электронного документооборота (СЭД) на российском рынке. СЭД включает в себя комплексный функционал для управления информацией и документопотоком: автоматизация документооборота территориально-распределенных компаний; возможность формирования маршрутов движения документов; электронный архив и эффективный обмен документами с использованием ЭП; интеграция с иными системами; соответствие законодательным и нормативно-методическим требованиям [1].

Актуальность применения СЭД проявляется в решении следующих задач: автоматизация работы с бизнес-процессами и документами, обеспечение совокупной работы с данными, обеспечение надежности и безопасности хранения информации. На сегодняшний день рынок предоставляет огромное количество таких систем, которые обладают схожим базовым функционалом. Значимые различия между ними имеются исключительно в реализации определенных задач.

Одним из трендов современных СЭД является возможность поддержки интеграции с различными информационными системами, позволяющими автоматизировать смежные документоориентированные процессы: финансовый, договорной документооборот, автоматизация внутренних бизнес процессов, работа с обращениями граждан, оказание госуслуг и пр.

На сегодняшний день информационным системам зачастую присущ различный функционал, логика, архитектура и формат хранения данных. При этом основная часть подобных систем формировалась разными разработчиками с целью разрешения задач определенного типа, а, следовательно, в системах содержатся лишь базовые механизмы интеграции с СЭД.

Для решения проблем такого рода как: неоднократное дублирование хранимой информации; затруднение поиска необходимых данных для синхронизации; слабая надежность хранения и низкая эффективность работы с данными; сложность поддержания целостности и непротиворечивости хранимых данных необходима система, которая выступит связующим звеном в объединении СЭД и иных информационных систем в одно информационное пространство [2]. Наибольшая эффективность данного объединения будет достигаться при условии, если системы будут способны поддерживать несколько способов интеграции.

Интеграция реализуется посредством создания типовых бизнес-процессов (БП), реализующих связь БП систем. Помимо этого, предусматривается создание индивидуальных БП, способных в ходе исполнения обеспечивать передачу данных в каждую информационную систему, или получение данных из нее. Для результативного осуществления интеграции СЭД с другими системами выработан механизм формирования БП на основе структуры их xml-описания.

Результаты анализа успешной интеграции показали, что на практике ряда организаций и государственных структур подтверждается факт успешной интеграции СЭД с многофункциональными ERP-системами (Enterprise Resource Planning). ERP-системы представляют собой совокупность интегрированных приложений, предоставляющих возможность создания единой среды для автоматизации планирования, контроля и учета, анализа всех основных бизнес-операций в масштабе организации [3]. В случае интеграции с ERP-системами СЭД выступает как своеобразный концентратор всей имеющейся информации, обеспечивая оперативный доступ к конкретным документальным сведениям внутри ERP-систем благодаря их четкому систематизированию.

Интеграция позволяет решать проблемы такого рода, как двойной ввод данных, излишние внутренние коммуникации, дорогостоящие лицензии для пользователей, нуждающихся в данных двух или более систем. В одних случаях задача интеграции находит решение во внедрении дополнительной системы, способной объединить уже имеющиеся, в других – в доработке инструментов интеграции между системами, либо замещении одной из систем наилучшим образом отвечающей требованиям системой, способной быть гораздо гибкой при интеграции с иными ИТ-системами.

Интеграция обеспечивает поддержку бизнес-процессов всей организации: посредством оперативного управления документами, образами, потоками работ, корпоративными отчетами и пр. При помощи СЭД внутри ERP-систем открывается доступ к всем необходимым данным: счет-фактур, запросам клиентов (документам, факсам и сообщениям электронной почты), чертежам и пр. Примеры интегрированных с СЭД ERP-платформ представлены на рисунке 1.

Рисунок 1. Процентное соотношение ERP-платформ [4]

В данном случае СЭД выступает в качестве своеобразного концентратора, предоставляющего доступ пользователям к необходимой информации. Существенное достоинство интеграции СЭД с ERP-системами – предоставление возможности пользователям работать в среде привычных им приложений.

Интеграция с CRM-приложениями. Для интеграции СЭД и CRM-приложений используются различные способы. Широко распространено применение компонентных моделей (COM, CORBA и JavaBeans) [5]. Другой подход заключается в создании шаблонных приложений, использующихся во множестве сценариев.

СЭД должны поддерживать огромное количество форматов данных и коммуникационных стандартов, которые могут применяться в CRM-приложениях. Для пользователя не играет особой роли, каким образом он взаимодействует с продавцом услуг: регистрируясь на сайте, коммуницируя по E-MAIL, пользуясь автоматизированной телефонной системой, отправляя факс или письменный запрос, либо производя переговоры с представителем продавца в центре обработки вызовов. СЭД обычно выполняет роль специального интеграционного слоя, делающего доступным все информационные данные, с которыми обычно взаимодействует CRM-приложение, что обеспечивает надежную поддержку существующих форматов, стандартов коммуникации и быструю обработку масштабных объемов информации.

Интеграция с геоинформационными системами (ГИС). ГИС представляют собой единую корпоративную информационную систему обработки геоданных [6]. Являясь распределенным Web-ориентированным программным продуктом, данной системе необходим прикладной интерфейс, служащий для ее интеграции с другими системами. Примером приложения, которому необходим подобный интерфейс, служит СЭД, для которой в результате интеграции с ГИС становятся возможными формирование и учет специфических документов.

Целью интеграции СЭД с ГИС является предоставление пользователям и руководителям универсальной автоматизированной системы, позволяющей оперировать документооборотом, отчетными данными, регламентированными процессами госуправления и бизнес-процессами с привязкой к географической карте, ее объектам и слоям.

В частности, для государственных и муниципальных нужд функции системы позволяют обеспечить нормативный юридический, управленческий и отчетный документооборот по таким объектам, как районы и микрорайоны, земельные участки, водоемы, улицы, здания, линии коммуникаций, дороги, распределительные и учетные узлы, капитальные объекты, подотчетные организации и др. [7]. На рисунке 2 отображено активное внедрение интеграции СЭД с ГИС, прослеживаемое в регионах России.

Рисунок 2. География внедрения интеграции СЭД с ГИС [8]

К каждому объекту возможно подключить связанную с ним процедуру госуправления, принятия решения, постановки задания на контроль, привязать отчетные данные с правилами их формирования.

В заключение можно отметить, что интеграция СЭД с любыми информационными системами активно способствует мощной поддержке всех производимых предприятием бизнес-процессов, поэтому при выборе подходящего IT-решения важно, чтобы оно могло легко объединять в общую информационную среду уже имеющиеся системы.

Список литературы:

1. Храмцовская, Н. Стандарты СЭД: что подойдет России? // [Электронный ресурс] – Режим доступа. – www.cnews.ru/reviews/index.shtml7200 (Дата обращения: 18.10.2017 г.)
2. Тренды российского рынка СЭД/ECM // [Электронный ресурс] – Режим доступа. – http://www.tadviser.ru/index.php/Статья:Тренды_российского_рынка (Дата обращения: 18.10.2017 г.)
3. Система электронного документооборота «ДЕЛО» Качество, проверенное временем // [Электронный ресурс] – Режим доступа. – https://www.eos.ru/upload/reklamnie_listovki/DELO.pdf (Дата обращения: 18.10.2017 г.)
4. Системы автоматизации бизнес-процессов. Полезные статьи / Системы электронного документооборота [Электронный ресурс] – Режим доступа. – http://www.mdi.ru/press-tsentr/articles/el-docs (Дата обращения: 18.10.2017 г.)
5. Современные технологии делопроизводства и документооборота // [Электронный ресурс] – Режим доступа. – https://www.sekretariat.ru (Дата обращения: 18.10.2017 г.)
6. СЭД в госсекторе: достижения, проблемы, перспективы // [Электронный ресурс] – Режим доступа. – https://www.itweek.ru/ecm/article/detail.php (Дата обращения: 18.10.2017 г.)
7. TADVISER Государство. Бизнес. ИТ.: ERP-система// [Электронный ресурс] – Режим доступа. – http://www.tadviser.ru/index.php (Дата обращения: 18.10.2017 г.)
8. Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота» Полезные статьи / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – https://www.sekretariat.ru (Дата обращения: 18.10.2017 г.)