ЗНАЧЕНИЕ И НЕОБХОДИМОСТЬ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ПРИ УЧЕТЕ КАДРОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ

ORGANIZATION COMPETITIVENESS METHODS

Svetlana Stepina

student, Department of Information Systems and Technologies,  Yaroslavl State Technical University,

Russia, Yaroslavl

Uliana Kabanova

student, Department of Information Systems and Technologies,  Yaroslavl State Technical University,

Russia, Yaroslavl

АННОТАЦИЯ

Рассматриваются причины необходимости внедрения и применения автоматизированных информационных систем при учете кадров в организации, а также преимущества и функции информационных систем в данной области.

ABSTRACT

The reasons for the need to implement and use automated information systems in the accounting of personnel in the organization, as well as the advantages and functions of information systems in this area are considered.

Ключевые слова: автоматизированные информационные системы; организация; учет кадров; внедрение.

Keywords: automated information systems; organization; personnel accounting; implementation.

Автоматизация кадровых операций помогает выполнять важные административные задачи, которые отнимают много времени. Благодаря автоматизации повторяющихся задач профессионалы по управлению персоналом могут собирать, создавать и обновлять данные и создавать различные рабочие потоки для различных пользователей в зависимости от их позиций и рабочих мест. Это может помочь сделать компанию гораздо более эффективной, регулируемой и управляемой системой.

Когда начинает внедряться автоматизация в управление персоналом, компании начинают видеть улучшение прибыли и производительности практически сразу. Повышение точности процесса управления человеческими ресурсами помогает упростить работу. Автоматизация такой информации, как дни отпусков или льготы, значительно ускоряет эти процессы. Информация по этим процессам находится значительно быстрее, когда информация легкодоступна и рабочий процесс значительно упрощается.

Важнейшим преимуществом системы автоматизации персонала является безопасность, системы автоматизации могут создавать резервные копии данных компании на онлайновые серверы, что помогает предотвратить потерю многолетних данных в случае пожара, кражи или отказа оборудования.

Автоматизация также помогает предотвратить ненужные расходы, связанные с юридическими и налоговыми проблемами, вызванные ошибками персонала отдела кадров. Коэффициенты ошибок также значительно уменьшаются при автоматизации.

Почти любая повторяющаяся работа может быть автоматизированной. В отделе кадров ресурсов существует большое количество областей, которые, по мнению большинства специалистов по управлению персоналом, являются наиболее очевидными процессами автоматизации.

- Ведение документации. Автоматизация в данном случае может включать в себя операции, характерные для работы с персоналом, заключение контрактов, оформление документов и другие необходимые обязанности. При приеме на работу новых сотрудников рабочие потоки и сам процесс оформления значительно улучшается благодаря автоматизации.

- Обработка личных данных работника. Если компания очень маленькая, управление персональными данными работников является процессом не слишком сложным, но когда компания добавляет сотрудников, отслеживание и сохранение всей персональной информации работников может стать кошмаром для сотрудников отдела кадров. Скорость потери данных и ошибки при вводе вручную значительно уменьшаются.

- Составление штатного расписания. Проверка и отслеживание расписания может быть очень неэффективной и трудоемкой задачей. Когда разработка расписания автоматизирована, сбор и проверка информации осуществляется гораздо быстрее.

- Процесс оценки деятельности. У значительной части специалистов по управлению персоналом просто нет времени, необходимого для обновления записей об эффективности работников. При использовании автоматизации, проверка производительности помогает обеспечить систематическое обновление документов и позволяет компаниям легко видеть, как работают их сотрудники.

- Формирование графика отпусков. Работники уходят в отпуск по разным причинам. Когда появляются заявления на отпуск, формирование графика отпусков может отнимать много времени, чтобы обрабатывать все заявления сотрудников предприятия. Автоматизация процессов обработки запросов об отпуске может помочь обеспечить одобрение этих заявок в более сжатые сроки, а также позволять моментально обновлять графики отпусков в случае изменений. Это может помочь компаниям отслеживать, управлять и утверждать сотрудников, отправляющихся в отпуск значительно эффективнее.

Наличие автоматизированной системы управления кадрами - это возможность хранение достаточно большого количества информации, связанной с персоналом, что даст возможность фиксировать взаимосвязь между различными видами этой информации, осуществлять анализ тех или иных тенденций и состояний. Автоматизации этого процесса положительно влияет на работу менеджера по персоналу и других вспомогательных подразделений, так как позволяет снизить существенно количество операций, выполняемых вручную, что дает возможность экономии как времени, так и денежных средств.

Автоматизация управления кадров (УК) также необходима для поддержки принятия управленческих решений. Информация о состоянии персонала компании, качественная и количественная оценка кадрового состава, возможность финансовой оценки нефинансовых активов (людей) становятся востребованными для эффективного управления как кадровым потенциалом, так и всем предприятием.

В течение всего периода использования вычислительной техники в кадровых службах подсистема УК содержала достаточно стабильный перечень типовых задач:

- персональный учет работников (включая прием и выбытие);

- статистический и оперативный учет и отчетность;

- анализ движения кадров;

- анализ качественного состава кадров;

- ведение архива.

В это время проблемы автоматизации управленческих функций, в том числе в кадровой сфере, на отечественных предприятиях решаются в основном путем приобретения готовых программных продуктов. Однако и представлены на рынке готовые корпоративные системы, которые обязательно включают модуль управления персоналом (или управления кадрами, хотя независимо от названия комплекс решаемых задач всегда соответствует тем, которые традиционно закреплены за кадровой службой), далеко не всегда внедряются в первоначальном варианте. Для каждого предприятия они проходят процесс адаптации, но трудовые и временные затраты здесь несоизмеримо меньше таких, возникающих при использовании соответствующих продуктов иностранного происхождения.

При создании автоматизированных систем управления кадрами необходимо обратить внимание на следующие аспекты:

- имеется возможность создания функциональных справочников с соответствующими свойствами для обеспечения поддержки нормативной документации;

- есть возможность создания интеграции и взаимосвязей данных с уже существующими на предприятии системами;

- полностью выполняется соответствие возможностей системы заложенной функциональности по управлению персоналом;

- имеется перспектива дальнейшего развития и масштабирования системы;

- выражены возможности распределенной работы в системе;

- каковы сроки, стоимость и сам процесс внедрения системы на предприятии;

- какие необходимы затраты на компьютерное и телекоммуникационное оборудование при внедрении системы;

- кто и как будет обеспечивать уровень технической поддержки на предприятии [1].

Пользователями ИС может быть персонал, который занимается кадровым учетом предприятия. Ими могут быть лица, допущенные к данному виду работы или сотрудники отдела кадров.

С точки зрения пользователя - кадровика.

Рассмотрим каждую более подробно каждую функцию:

1. Кадровое делопроизводство. Сюда входят следующие операции:

• оформление документов и учет контактов при приеме на работу, увольнении или перемещении между подразделениями;
• создание, учет, ведение и хранение личных дел, оформление трудовых книжек;
• формирование договоров для лица, которые находятся вне штатного состава;
• создание табеля учета выполнения рабочего времени.
• подготовка материалов по персонифицированному учету для Пенсионного фонда;
• оформление и учет командировочных листов;
• ведение кадровой базы данных;
• формирование штатного расписания.

2. Начисление заработной платы. К этим функциям относятся:

• анализ рынка труда, для определения наиболее оптимальной системы компенсаций и бонусов.
• контроль и принятие решения по начислению, увеличению или уменьшению окладов, ведение системы штрафов;
• планирование и внедрение схем дополнительных выплат, бонусов;
• определение критериев оценки качества выполнения сотрудниками их функциональных задач, контроль за выполнением этих критериев;
• поддержка новых назначений и карьерных продвижений внутри компании.

3. Оптимизация организационной структуры компании. Сюда относятся следующие функции:

• анализ и разработка наиболее оптимальной организационной схемы.
• определение подразделений и выполнение реструктуризации подразделений компании с минимизацией рисков от последствий реорганизации;
• перемещение сотрудников между подразделениями компании, с целью оптимизации кадров и улучшения показателей работоспособности;
• ротация персонала [1, 2].

На рисунке 1 схематично представлен процесс приема сотрудника на работу.

Рисунок 1. Процесс приема сотрудника на работу [2]

На рисунке 2 представлена операция перемещения персонала.

Рисунок 2. Перемещение персонала [2]

На рисунке 3 представлен процесс увольнения кадра.

Рисунок 3. Увольнение сотрудника [2]

Список литературы:

1. Пастухов П. С., Лосавио М. Использование информационных технологий для обеспечения безопасности личности, общества и государства // Вестник Пермского университета. Юридические науки. Вып. 36. 2017. -  C. 231–236.
2. Лашманова Д.В. Роль информационных систем в работе бухгалтера // научное сообщество студентов xxi столетия. Экономические науки: сб. ст. по мат. XXXII междунар. студ. науч.-практ. конф. № 5(32) [Электронный ресурс] -  Режим доступа. -URL: http://sibac.info/archive/economy/5(32).pdf  (дата обращения: 31.03.2020).