КАДРОВЫЙ АУДИТ, ПРОБЛЕМЫ ТЕОРИИ И ПРАКТИКИ

АННОТАЦИЯ

В статье рассмотрена сущность кадрового аудита и процедура его проведения. Определены трудности проведения. Нормативная правовая база и основные ошибки при исполнении основных нормативных документов, рекомендации.

Ключевые слова: кадровый аудит, аудит трудовой сферы, нормативные и правовые документы, рекомендованные для использования при проведении кадрового аудита в государственном учреждении, ошибки, рекомендации.

Постановка проблемы. Каждый руководитель задается вопросом о том, как повысить эффективность работы организации или что сделать так, чтобы сотрудники работали с максимальной отдачей и достигали еще больших результатов. Для понимания процессов происходящих в управлении необходимо полное представление о состоянии дел в каждом отделе. Одним из способов оценки деятельности учреждения является проведение кадрового аудита, то есть проведение комплексной оценки работы персонала или деятельности учреждения  в определенном направлении.

Актуальность. В связи с отсутствием нормативных правовых документов, разъясняющих нормы закона, использование фраз имеющих двойное значение «трудовой договор заключается, как правило, в письменной форме» возникают затруднения при применении нормы закона. 

Цель. Систематизация знаний, полученные на практике, возможность их применения при изучении практических рекомендаций. 

Изложение основного материала исследования. Кадровый аудит формировался в начале двадцатого века. В работах научных работников встречаются различные категории «аудит персонала», «социально-кадровый аудит», «аудит трудовой сферы», «кадровый аудит», несмотря на то, что в терминологии прослеживается синонимика не только в трактовке сути понятия, но и формировании отдельных направлений его проведения, что в свою очередь требует установления единой точки зрения при использовании конкретной категории. Особый интерес представляет определение основных видов аудиторских услуг в области управления персоналом и организационно‑методических подходов к их проведению [1 ].

Федеральным Законом Российской Федерации от 30 декабря 2008 года N 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» установлено: аудит ‑независимая проверка бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемого лица в целях выражения мнения о достоверности такой отчетности.

Ученые Академии труда и социальных отношений Российской Федерации г. Москва А. Шулус и Ю. Попов, под социальным аудитом понимают анализ эффективности программ компании и проверку их соответствия международным требованиям, законодательству и корпоративным стандартам [2].

В. Жуковская определяет, что кадровый аудит ‑ это процедура организационно-правового и делового (независимого) оценивания эффективности системы управления персоналом, его кадрового потенциала в соответствии с целями и корпоративной стратегией развития предприятия [3].

Большинство ученых определяют кадровый аудит как определенный видаудиторских услуг (независимой оценки), а не функцию кадровой службы учреждения. Это дает возможность руководителю организации самостоятельно определять процедуру кадрового аудита.

Кадровый аудит является частью комплекса мероприятий, необходимых для оценки персонала и деятельности учреждения, также он может проводиться сотрудниками организации или экспертами  независимой компанией (аудиторской фирмой), вышестоящей организацией.

Кадровый аудит в учреждениях  может быть внутренним и внешним.

В практике менеджмента кадровый аудит является, с одной стороны, способом наблюдения подобно финансовому или бухгалтерскому аудиту, а с другой – инструментом управления, который позволяет решить ту или иную проблему, возникающую в сфере трудовых отношений.

Одним из направлений кадрового аудита является соответствие деятельности структурного подразделения, в данном случае ‑ одела кадров, законодательной базе, соблюдению условий договоров и уставных документов в кадровых вопросах.

Рассмотрим некоторые документы, рекомендуемые для использования при проведении кадрового аудита в государственном учреждении Луганской Народной Республики.

Постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики  от 19.05.2015 №02-04/142/15 «О вопросах деятельности государственных унитарных предприятий, государственных учреждений Луганской Народной Республики» утвержден порядок утверждения уставов государственных учреждений Луганской Народной Республики, Порядок назначения руководителей государственных учреждений и Типовой трудовой договор с руководителем государственного учреждения.

На территории Луганской Народной Республики с 26 мая 2015 действует Закон Луганской Народной Республики от 30.04.2015 № 28-II Трудовой кодекс (далее ‑ ТК ЛНР), целями которого является установление гарантий трудовых прав и свобод граждан, защита прав и интересов работников и работодателей.

Прием на работу. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю документы, указанные в статье 66 ТК ЛНР. Также при приеме на работу предусмотрено заключение трудового договора, издание правового акта (приказа (распоряжения)) статья 69 ТК ЛНР.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (статья 66 ТК ЛНР). На территории Луганской Народной Республики до 25 апреля 2017 года имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену не подлежат.

7 апреля 2017 года вступил в силу Приказ Министерства труда и социальной политики Луганской Народной Республики от 07.02.2017 № 21 «О трудовых книжках»  (далее – приказ Минтруда ЛНР № 21).

Приказом Минтруда ЛНР № 21 утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек (далее – Правила), Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция), Порядок изготовления  бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку и их реализации на территории Луганской Народной Республики (далее – Порядок).

При приеме на работу  работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка (статья 69 ТК ЛНР) должностными инструкциями. Приказом Министерства труда  и социальной политики Украины от 29.12.2004 № 336 «Об утверждении Выпуска 1 «Профессии работников, единые для всех видов экономической деятельности» Справочника квалификационных характеристик профессий», который применяется в соответствии с частью 2 статьи 86 Конституции Луганской Народной Республики. Вышеуказанным документом определен единый порядок разработки должностной инструкции, структуры, содержания, разделов.

Приказом Государственного комитета статистики Луганской Народной Республики от 15.03.2017 № 22-пр «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по учету труда» утверждены типовые формы приказов, личной карточки работников и т.д. (далее – Приказ Госкомстата № 22-пр). Данный приказ утверждает типовые формы приказов (распоряжений) о приеме работника на работу, прекращении, переводе работника,  которые требуют адаптации к конкретному предприятию, то есть надо выбрать приказ это или распоряжение и так далее.

Правила организации делопроизводства, комплектования, хранения, учета и использования документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях, организациях утверждены постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 21.03.2017 года № 109/17 (далее – Правила организации делопроизводства). Руководители учреждений иногда организацию делопроизводства считают не важной. При проведении проверок возникают проблемы, которые исправить практически не возможно: не правильно заполненные трудовые книжки, отсутствие полного пакета документов в личном деле, черновики и так далее.

При проведении кадрового аудита необходимо не только проверить наличие документов, а также проверить их соответствие действующему законодательству. Подведение итогов проверки кадровой документации оформляется отчетом, в котором отражаются выявленные в ходе исследования недочеты, а также меры, необходимые для их устранения. В данном отчете отражается информация о возникающих у данного предприятия рисках в связи с выявленными ошибками.

Приведем пример выявленных нарушений кадрового делопроизводства в  учреждениях:

1. Из предоставленных  на проверку 50 трудовых книжек,  11 являются неустановленного образца. В момент проверки 1 трудовая книжка (инспектора по кадрам) находилась дома, запись о приеме на работу не заполнена.

2. Вкладыши в трудовые книжки сотрудников, дополненные в трудовые книжки в период с 2015 по 2018 годы, неустановленного образца (пункт 5.3 Правил при необходимости дополнения трудовой книжки выдается вкладыш установленного образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или ранее установленного образца 1938 г., 1975 г., 1993 г.)).

3. Отсутствует контроль за ведением книги учета трудовых книжек и вкладышей в трудовые книжки. В книге учета количество сотрудников принятых на работу, уволенных с предприятия, не соответствует количеству трудовых книжек, у 12 сотрудников не указаны серии и номера трудовых книжек (пункты 6.1 и 6.2  Правил).

4. Отсутствует контроль за ведением книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в трудовые книжки (Пункта 1.8 Правил). Все заявления сотрудников на выдачу трудовой книжки не имеют сроков возврата.

5. Записи о награждении не внесены в трудовые книжки и личные карточки. (Пункта 2.4 Правил). 

6. В учреждении отсутствует приказ о назначении уполномоченного лица ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек(Пункт 7.1 Правил) ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

7. В учреждении номенклатура дел требует доработки и утверждения экспертно-проверочной комиссией Государственного архива ЛНР (одобренного экспертной комиссией соответствующего архивного учреждения).Пункты 4.1.1, 4.1.15 Правил организации делопроизводства, комплектования, хранения, учета и использования документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях, организациях (далее – Правила организации делопроизводства) номенклатура дел организации является обязательным информационным справочником для каждой организации.

8. В личных дела сотрудников форма личной карточки работника не соответствует Приказу Госкомстата № 22-пр. В разделе 8 «Отпуск» не везде указаны период работы, количество дней отпуска дописаны карандашом. Также в приказе о предоставлении отпуска период работы тоже не указан. В разделе 2 «Сведения о воинском учете» сведения о воинском учете не заполнены.

9. В личных делах сотрудников в заявлениях о приеме на работу не расшифровано имя и отчество заявителя, отсутствует указание места жительства заявителя (часть 2 статьи 5 Закона Луганской Народной Республики от 21.10.2014 № 32-I «Об обращении граждан»).

10. Копии приказов о приеме на работу в личных делах не соответствует оригиналам. Правилами организации делопроизводства (пункт 2.10.5) определено, что копия документа должна соответствовать оригиналу, то есть полностью воспроизводить информацию оригинала и все его внешние признаки или их часть.

Кадровое делопроизводство не терпит отступлений от законов, кодексов, постановлений, инструкций по делопроизводству. Фразы «а мы так делали всегда», «мне так удобно» лучше не произносить вслух, а вспомнить, что кадровая документация хранится 75 лет и от компетентности сотрудника отдела кадров зависит работник.

Кадровый аудит является частью системы управления любой организацией. Трудовой кодекс Луганской Народной Республики принят в апреле 2015 года, он кардинально отличается от Кодекса Законов о Труде Украины, что вызывает затруднения при трактовке нового закона. Комментариев к ТК ЛНР еще нет, некоторые подзаконные акты, регулирующие нормы трудового права, находятся на стадии разработки. В учреждениях, организациях и предприятиях удаленных от центра существует «кадровый голод».

Любая проверка имеет сильные и слабыестороны. Подведены итоги кадрового аудита. Подготовлен отчет и рекомендации. Кадровый аудит выявил недоработки  в рабочих процессах кадрового учета, деятельности сотрудника кадровой службы, соответствии документов нормативной правовой базе. Результаты проверки позволят внести аргументированные изменения в структуру учреждения, штатное расписание, убрать некомпетентных сотрудников, либо повысить заработную плату специалисту, выполняющему обязанности на высоком уровне. Юридически грамотное кадровое делопроизводство не только защитит от претензий государственной инспекции по труду, но и будет вашим надежным защитником в случае трудовых споров с работниками и позволит отстоять свою позицию в суде.

Список литературы:

1. Беркович Т. А. Аудит и контроллинг персонала [Текст] : учебное пособие /Т. А. Беркович. – Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2010. – 305 с.
2. Жуковская В. Теоретико-методологические проблемы кадрового аудита/ В. Жуковская//Вести Киевского торгово-экономического университета.– 2010. –№4. – с. 48–56.
3. Шулус А. А., Попов Ю. Н. Социальный аудит.– М.: АТИСО, 2008. – 602 с.
4. Кибанов А. Я. Управление персоналом организации. Учебник/ Под редакцией А.Я. Кибанова. – 2-е изд., доп. и переработанное – М.: ИНФРА – М, 2005. – 638 с.
5. Одегов Ю. Г. , Никонова Т.В. Аудит и контроллинг персонала.– М.: Издательство "Экзамен", 2002. – 448 с.
6. ПожарицкаяИ. Сравнительная оценка деятельности в сфере управления персоналом / И. Пожарицкая // Вестник Бердянского университета менеджмента и бизнеса. – №1(12). – 2012. – с. 184–187.
7. Совершенная И. Кадровый аудит как инструмент повышения результативности менеджмента и развития организации / И. Совершенная // Экономика и управление предприятиями машиностроительной отрасли: проблемы теории и практики. –2013. – №1(21). – с. 31–41.
8. Шилец О.П. Профессиональный аудит как способ мобилизации персонала в условиях мирового экономического кризиса [Электронный ресурс]. / О.П. Шилец // Региональные аспекты развития продуктивных сил Украины.–2010.–№15.–Режим доступа: http//www.nbuv.gov.ua/portal/soc_gum/rarpsu/2010