КРИТЕРИИ ВЫЯВЛЕНИЯ НЕДОБРОКАЧЕСТВЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

При проведении контрольных мероприятий в системе бухгалтерского учета бухгалтерские документы занимает особое место, так как представляет собой обязательную составляющую при формировании доказательной базы выявляемого правонарушения. Кроме того, отдельные обстоятельства могут быть доказаны только при наличии первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской (финансовой) отчётности.

К критериям выявления доброкачественных документов следует отнести:

- критерий соответствия, то есть каждый документ должен быть составлен по определенной форме, утвержденной либо на законодательном уровне, либо вышестоящей организацией или в учетной политики учреждения, в данных документах должны быть обязательно заполнены все реквизиты, начиная от наименования учреждения и заканчивая подписями лиц, оформлявших данную хозяйственную операцию. Одним из часто встречающих правонарушений является нарушение последовательности взаимосвязанных документов. Например, документы об оприходовании продукции в учреждении составлены ранее, чем они были отгружены со склада, что свидетельствует о мнимой сделке между организациями и требует более тщательной проверки;

- критерий законности, то есть каждая хозяйственная операция, отраженная в документе должна быть законна по своему содержанию и санкционирована уполномоченными должностными лицами. Принятие к исполнению и оформлению документов по операциям, которые противоречат действующему законодательству могут повлечь за собой нецелевое использование средств;

- критерий действительности, то есть документ должен отражать содержание именно той хозяйственной операции, для которой он был создан. В данном документе должны быть указана точная дата составления данного документа, объем поставленных товаров, работ, услуг, участвующие лица в данной хозяйственной операции и необходимые сведения, кусающие именно этой хозяйственной операции.

- критерий существования подтверждает наличие активов и обязательств учреждения на определенную дату. Так, при проведении инвентаризации основных средств, либо денежных средств в кассе можно определить фактическое наличие у учреждения активов и обязательств.

- критерий возникновения подтверждает принятие к учету хозяйственной операции в том периоде, в котором она фактически оказана с подтверждающими документами.

- критерий прав и обязательств подтверждает, что активы и обязательства имеют отношение к данному экономическом субъекту по состоянию на определенную дату.

- критерий полноты подтверждает, что у учреждения в бухгалтерском учете и отчетности отражены все хозяйственные операции, сальдо и обороты по счетам синтетического учета совпадают с сальдо и оборотами по счетам аналитического учета и соответствуют показателям Главной книги и бухгалтерской отчетности.

- критерий оценки подтверждает, что активы и обязательства отражаются по соответствующей балансовой стоимости.

- критерии точности подтверждает, что хозяйственные операции учитываются в соответствующей сумме и в соответствующем периоде, когда они были осуществлены.

Документы, не отвечающие хотя бы одному критерию, являются недоброкачественными. Выявление недоброкачественных бухгалтерских документов представляет собой риск нарушения требований к бухгалтерскому учету, которой оказывает существенное воздействие на достоверность финансовой отчетности. 

Детальная проверка в системе бухгалтерского учета подразумевает собой порядок рассмотрения всех документов, которые имеют взаимосвязь с данным недоброкачественным документом.

Движение документов в системе бухгалтерского учета регламентируется графиком документооборота, который является приложением к Учетной политике. Данный график зависит от объема движения документов, организационной структуры учреждения, формы работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная) и принятой в бюджетном учреждении технологии делопроизводства.

Грамотно составленный график документооборота позволяет упорядочить движение документов в бюджетном учреждении и обеспечить своевременное получение документов бухгалтерской службой, их учет и хранение. Исходя из этого, в графике должны быть установлены сроки движения документов по основным этапам: создание (передача), проверка (обработка), хранение.

Все хозяйственные операции, проводимые учреждениями, финансовыми органами, органами казначейства, оформляются первичными документами. В бюджетных учреждениях порядок контроля и упорядочения документов отличается от соответствующего порядка в коммерческих организациях. 

В регистрах бюджетного учета накапливается информация о совершаемых учреждениями хозяйственных операциях. Все регистры, применяемые учреждением, можно разделить на две группы:

- регистры аналитического учета, (карточки, оборотные, накопительные ведомости, книги регистрации и аналитического учета, реестры, ведомости учета, инвентаризационные описи);

- регистры синтетического учета, в которых накопительным способом обобщается информация регистров аналитического учета и наиболее важных первичных документов (журнал операций по счету "касса", журнал операций с безналичными денежными средствами, журнал операций расчетов с подотчетными лицами, журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками, журнал операций расчетов с дебиторами по доходам, журнал операций расчетов по оплате труда, журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов, журнал по прочим операциям, главная книга).

Состав бухгалтерских регистров учреждение определяет самостоятельно в учетной политике. Как правило, используемая учреждением технология обработки учетной информации формирует показатели в первую очередь для подготовки данных бюджетного учета и отчетности.

В целях оптимизации распорядительной документации учреждения сроки оформления регистров и ответственных за их оформление должностных лиц указываются в графике документооборота отдельным разделом после отражения требований по оформлению и обработке первичных учетных документов.

По истечению квартала, полугодия и года на основании рассмотренной выше информации главный бухгалтер составляет бухгалтерскую (финансовую) отчетность, также во время ее составления бухгалтер использует другие регистры, заполненные на основе сведений из первичной документации, при этом обязательно проводится сверка остатков и оборотов в учетах – синтетическом и аналитическом.

Таким образом, порядок движения документов в системе бухгалтерского учета, на основании которого составляется и представляется бухгалтерская (финансовая) отчетность, можно представить в следующем порядке (рис. 1.) 

Рисунок 1. Порядок движения документов в системе бухгалтерского учета

Список литературы:

1. Акатьева М.Д. Бухгалтерский учет и анализ. М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. 252 с.
2. Киреева Н.В. Экономический и финансовый анализ М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. 293 c.
3. Каморджанова, Н.А. Бухгалтерский и финансовый учет СПб: Питер, 2015. 480 с.
4. Маслова, Т.С. Контроль и ревизия в бюджетных учреждениях. М.: Магистр, НИЦ ИНФРА-М, 2016. 336 с.
5. Толкачева, О. М. Бухгалтерский учет и анализ. Москва: Директ-Медиа, 2013. 174 с.
6. Петрова А.М. Финансовый учет и отчетность. М.: Вузовский учебник: ИНФРА-М, 2015. 464 с.
7. Погорелова, М.Я. Бухгалтерская (финансовая) отчетность: Теория и практика составления. М.: ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2016. 242 с.