ПРИНЦИПЫ ОБРАБОТКИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ ПРИ ПРОЕКТИРОВАНИИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ РАБОТЫ С КАДРОВЫМ РЕЗЕРВОМ НА ВЫДВИЖЕНИЕ

Современный этап инновационного развития экономики, характеризующийся высокой степенью наличия конкурентных отношений во всех сферах жизнедеятельности, привел к качественному изменению роли человеческих ресурсов в организациях, превратив квалифицированный персонал в один из ключевых факторов успеха.

Для раскрытия потенциала работников, их мотивирования на профессиональное развитие и построение внутрикорпоративной карьеры, а также в целях своевременного обеспечения потребностей предприятий в квалифицированных работниках, разделяющих корпоративные ценности, используется следующий ключевой механизм – формирование и работа с кадровыми резервами на выдвижение.

Понятие формирования кадрового резерва рассматривалось многими отечественными и зарубежными учеными и специалистами, каждый из которых рассматривал систему кадрового резерва как одну из частей общей системы управления персоналом, но придавая ей различные статусы и комплексы, (сравнительный обзор представлен в таблице 1).

Таблица 1.

Из таблицы видно, что несмотря на некоторые расхождения в формулировках понятия, обобщенно авторы определили процесс формирования кадрового резерва как один из функциональных методов системы повышения эффективности рабочих мест в организации, наряду с иными аналогичными системами (чаще всего с обучением, карьерой и планированием).

Для повышения эффективности и оперативности работы с кадровыми резервами на выдвижение на многих крупных предприятиях используются автоматизированные системы информационной поддержки данного направления работы.

Массив данных информационной системы работы с кадровым резервом предприятия можно представить условно в виде двух блоков:

- первый блок данных – это персональные данные кандидатов на включение в кадровый резерв на выдвижение;

- второй блок данных – это перечни квалификационных требований к кандидатам на включение в кадровый резерв на целевую должность (содержатся в трудовом законодательстве Российской Федерации, а также локальных нормативных актах конкретного предприятия).

В рамках данной статьи остановимся поподробнее на первом блоке - персональных данных потенциальных резервистов.

Персональные данные работников – эта та информация, с которой работают специалисты кадровых служб при проверке соответствия кандидатов формальным требованиям, предъявляемым к участникам конкурса на включение в состав кадрового резерва на выдвижение.

Точное определение понятия «персональные данные работников» определяет статья 3 Федерального закона Российской Федерации от 27.07.2006   №152-ФЗ «О персональных данных». Так персональные данные – это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации лицу, в том числе его: фамилия, имя, отчество; год, месяц, дата и место рождения; адрес; семейное, социальное и имущественное положение; образование и профессия; доходы и другие данные. Данный закон содержит довольно широкий список сведений, которые можно соотнести с персональными данными.

При организации работы с кадровым резервом сбору, оценке и анализу подлежат сведения, которые могут охарактеризовать человека именно как работника:  например, фамилия, имя, отчество; пол; дата рождения; общий трудовой стаж, стаж работы в отрасли, стаж работы в занимаемой должности; образование (дата поступления/ окончания, наименование учебного заведения, направление и уровень подготовки, квалификацию, реквизиты полученного диплома); данные по дополнительному профессиональному образованию – профессиональная переподготовка, подготовка по профессии, курсы повышения квалификации, семинары и тренинги (дата обучения, наименование учебного заведения, тема обучения). Как правило, данные сведения содержатся в документах, пакет которых сам работник предоставляет в рамках участия в конкурсе на включение в состав кадрового резерва. В зависимости от конкретной ситуации информация может быть озвучена работником устно или изложена путём заполнения различных анкет и опросных листков (такое предоставление допускается ведь значительная часть бумаг, которые содержат персональные данные работника, находятся в его личном деле – и в случае несоответствия можно проверить указанные сведения на достоверность).

Персональные данные относятся к конфиденциальной информации, поэтому работники кадровой службы, получившие доступ к ним, не должны допускать распространение без согласия субъекта персональных данных.

При формировании данного информационного блока в работе должен обязательно соблюдаться ряд принципов:

- обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретной, заранее определенной цели – так не допускается обработка персональных данных работников, несовместимых с целями сбора персональных данных;

- обработке подлежат только те персональные данные, которые отвечают целям их обработки;

- при обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки.

Информационная система работы с кадровым резервом предприятия достаточно гибкая: в неё можно вносить изменения, дополнять и адаптировать под новые регламенты работы. Соответственно, работа с персональными данными, как блоком массива данных информационной системы, не ограничивается лишь сбором, оценкой и анализом. Согласно статье 85 Трудового кодекса Российской Федерации, действия с персональными данными включают также возможность их: систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновление, изменение), использование и т.д.

Проектирование информационной системы работы с кадровым резервом на выдвижение предполагает два вида обработки персональных данных: ручную и с применением автоматизированных систем.

При ручной обработке персональных данных, то есть с непосредственным участием человека – работника кадровой службы, предприятием должны быть учтены требования Положения Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации». Согласно пункту 7 обозначенного положения, предприятиям необходимо учесть ряд требований в работе, например:

- необходимо ознакомить сотрудников, осуществляющих обработку личных данных граждан, с целями, требованиями и правилами ведения работы;

- должна быть исключена возможность смешения данных, собираемых для разных целей;

- каждый конкретный гражданин должен иметь возможность ознакомиться со своими личными данными (проверить или уточнить правильность их внесения и т. д.), не имея при этом доступа к данным других граждан и другие.

В случае обработки персональных данных с применением автоматизированных систем управления предприятия также должны руководствоваться   требованиям законодательства - Положению Правительства Российской       Федерации от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных".

Вне зависимости от того применяется ручная обработка персональных данных или обработка с применением автоматизированных систем управления,  предприятие при проектировании информационной системы работы с кадровым резервом на выдвижение должно запросить письменное согласие работника на обработку его персональных данных. 

Список литературы:

1. Армстронг М. Практика управления человеческими ресурсами. 10-е изд. – СПб.: Питер, 2012. – 832 с.
2. Базаров Т.Ю. Управление персоналом. Практикум: Учебное пособие для студентов вузов/ Т.Ю. Базаров. – М.: ЮНИТИ, 2012. – 239 с..
3. Егошин А.П. Управление персоналом: учебник / А.П. Егошин. – Москва, 2003. – 720 с.
4. Кибанов А.Я. Основы управления персоналом: учебник / А.Я. Кибанов. –   М.: Инфра-М, 2013. – 447 с.