ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

В настоящее время, для эффективного функционирования любой организации, необходимо постоянное совершенствование ее структуры, оперативного и стратегического управления. Такие совершенствования возможны через осознанное, обоснованное и рациональное выделение, отбор, обработку и анализ информационных ресурсов [6]. Безусловно, в условиях современной индустрии информационные ресурсы играют основополагающую роль в управлении деятельности государства. Для принятия эффективных управленческих решений необходимо достаточное количество достоверной информации. В тоже время, отсутствие необходимой информации и наличие недостоверной, является причиной затруднений в принятии правильных и обоснованных решений на любом уровне управления. Вследствие этого,  проблема информационной обеспеченности и информационной интеграции в организации, между субъектами экономической и социальной деятельности особо актуальна.

Информация — это одна из сложных, еще полностью не раскрытых областей современной науки. Информация — это база, на основании которой происходят все возможные действия (прим. в контексте статьи — действия, связанные с хозяйствованием предприятия), и осуществляется управление на всех уровнях производства, финансирования и учета [6]. Приведем несколько определений информации:

• сведения о чем-либо, независимо от формы их представления;
• сведения, знания, сообщения о положении дел, которые человек воспринимает из окружающего мира с помощью органов чувств (традиционное определение,  используется в информатике);
• сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределённости и неполноты знаний (вероятностное определение, которое используется в теории об информации);
• нарушение монотонности (исключительно философское определение);
• количество информации в системе — есть мера организованности системы [3].

Таким образом, определений информации множество, каждое из них подстроено под свою специфику, область, в разрезе которой происходит исследование. Выделен ряд свойств информации [5]:

1. Атрибутивные свойства — это те свойства, без которых информация не существует. К данной категории свойств относится: неотрывность информации от физического носителя и языковая природа информации, дискретность, непрерывность.
2. Прагматические свойства — свойства, которые характеризуют степень полезности информации для пользователя, потребителя и практики. Эти свойства проявляются в процессе использования информации. К данной категории свойств относятся: новизна, полезность, ценность, кумулятивность, полнота, достоверность, адекватность, доступность, актуальность, объективность и субъективность.
3. Динамические свойства — свойства, которые характеризуют изменение информации во времени: рост информации и ее старение [6].

Следует также разграничить понятие информации и различных данных и сведений. Так как данные — это, всего лишь, какие-либо хранящиеся или имеющиеся сведения, которые благодаря их обработке и анализу приобретают вид и структуру проанализированного материала, полезного для осуществление и ведения хозяйственной деятельности [2].

Опыт развитых стран показывает, что управляемость экономикой и ее эффективность тесно связаны с информационным обеспечением принимаемых решений на уровни производства и управления. Информационное обеспечение управленческой деятельностью — это осуществление действий по предоставлению современной, достоверной и полной информации субъекту управления с заданной периодичностью [2]. Задачи информационного обеспечения процесса управления заключаются в следующем [3]:

• удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;
• определение и отбор источников информации;
• правильная интерпретация и систематизация полученных данных;
• проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;
• исключение дублирования информации;
• предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате;
• многократное использование полученной информации;
• постоянное обновление данных.

Понимая, что информационные ресурсы на любом предприятии достаточно обширны, особое внимание стоит уделить именно тщательности их организации, от которой зависит успешность работы предприятия, а также устойчивое его развитие. Очевидно, что для управления информации должно быть оптимальное количество. На практике выделяется проблема следующего характера: как утверждает Боровицкая М.В., наблюдается некая диспропорция: информации, которую генерирует каждый хозяйствующий субъект достаточно, но если принять воспроизведение во множестве источников  информации, то можно говорить о ее избытке [1]. Поэтому для принятия эффективных решений производственного и управленческого характера, поиск информации может занять достаточно долгое время. 

Использование информации, как одного из важнейших факторов, на основании которого принимаются основополагающие решения для той или иной организации, подтверждает все более и более растущее ее значение в секторе наукоемких услуг. Зависимость от информационной обеспеченности проявляется, как на стадии разработки стратегии и подготовки производства, так и на стадии производства.

Если подходить к информации как к ресурсу, то в процессе ее использования можно выделить три фазы: поиск, обработка и распределение информации, которые должны быть ориентированы на конкретные потребности [1].

Для правильного понимания целей поиска информации, любой организации необходима структуризация и детализация ее деятельности. А именно, выявление и осознание миссии, целей, функций и задач ее деятельности.

Миссия организации — наиболее общая цель организации как конкурентоспособной структуры, представленная в наиболее общей форме и чётко выражающая основную причину существования организации.

Функция — это значение, назначение чего-либо, направление деятельности в соответствии с назначением какой-либо организации, учреждения, а также задача, обязанность должностного лица [1].

Цель — идеальный или реальный предмет сознательного или бессознательного стремления субъекта, финальный результат, на который преднамеренно направлен процесс [1].

Задача — проблемная ситуация с заданной целью, которую необходимо достичь. В более узком смысле задачей называют саму эту цель, заданную в рамках проблемной ситуации, то есть то, что требуется сделать. Цель отвечает на вопрос: «Что нужно достигнуть?», а задача: «Какими действиями этого можно достигнуть?» [1].

После понимания и обозначения вышеуказанных базовых характеристик деятельности организации, поиск информации может проходить, как на оперативных, так и на стратегических уровнях управления.

Для определений направлений формирования модели управления организацией, стоит кратко затронуть модели управления организацией, а именно выделить основные научные школы и подходы к управлению организациями.

Проанализировав структуру и особенности своей деятельности, предприятие может сопоставить свою организацию и принципы одной из школ, выбрать подходы и использовать их данные принципы в своей деятельности. Основными научными школами в рамках управления организациями выделяют [3]:

• школа человеческих отношений;
• школа административного управления;
• поведенческая школа;
• школа административного управления;
• школа науки и управления.

К наиболее важным подходам, представляющим основу деятельности организации, относятся:

• процессный подход;
• системный подход;
• ситуационный поход.

Всю совокупность информации, с которой может сталкиваться организация, мы предлагаем разделить на несколько групп (от общей информации, к частной).

Первая группа: информация, которая относится к деятельности предприятия, то есть имеет прямое отношение, и информация, которая не влияет на деятельность организации, то есть имеет опосредованное отношение к функционированию предприятия.

Вторая группа:  разделение информации по информационным системам: финансовая информационная система, управленческая информационная система и налоговая информационная система.

Третья группа: дробление информации на структуры предприятия: функциональная, производственная и организационная.

Четвертая группа: деление информации по уровням ее доступности, что связанно с разделение на  категории персонала. Систематизация работников, согласно «Общероссийскому классификатору профессий», по выполняемым ими функциям на рабочих и служащих [4]. Служащие, в свою очередь, делятся на руководителей и специалистов. Очевиден тот факт, что доступ, характер, состав и обеспечение информации у разных категорий работников должны иметь различия.

Исследуя проблему информационного обеспечения управления организацией, хочется выделить несколько узких мест, характерных для деятельности предприятия, как субъекта поиска, обработки, распределения и использования информации. К таким проблемам, по нашему мнению, следует отнести:

1. Недопонимание необходимости, важности и перспективности информационного обеспечения управления предприятия;
2. Эффективность организации информационной системы;
3. Качество информационного обеспечения;
4. Отсутствие эффективных методов, реальных возможностей обработки уже полученной, имеющейся информации;
5. Изучение причин низкой эффективности выявления и проведения изменений в рамках анализа правильности поиска, обработки, распределения и использования информации;
6. Пути совершенствования информационной базы, анализа эффективности хозяйственной деятельности предприятия;
7. Управление информационными рисками организации;
8. Обеспечение безопасности имеющейся информации.

Таким образом, решение вышеперечисленных проблем является одним из приоритетных и перспективных объектов исследования. Так как, именно благодаря информационному обеспечению, способности анализа полученной информации, ее правильного применения, зависит эффективность и перспективность работы и функционирования любой организации, как субъекта деятельности в условиях рыночной экономики.

Список литературы

1. Боровицкая М.В. Информационное обеспечение управления деятельностью хозяйствующего субъекта // Экономика и управление, 2010. — УДК 657.6.
2. Виннер Н. Что такое информация? // Информация как всеобщее свойство материи [электронный ресурс] / Режим доступа. — URL: http://prvinform.narod.ru/INFORM.HTM.
3.  Кальницкая И.В. Модель управления организацией // Управление организацией: модели информационных систем: монография. М., 2009. — 313 с.
4. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) [электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://doc.unicor.ru/classifiers/classifiers-OKPDTR.htm.
5. Свободная универсальная энциклопедия [электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http:// ru.wikipedia.org/wiki/%D0%97%D0%B0%D0%B3%D0%BB%D0%B0%D0%B2%D0%BD%D0%B0%D1%8F_%D1%81%D1%82%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%86%D0%B0.
6. Степанова Е.Е., Хмелевская Н.В. Основы системы информационного обеспечения // Информационное обеспечение управленческой деятельности, 2002. — 154 с.