МОБИЛЬНЫЕ ПРИЛОЖЕНИЯ СЭД: ТРЕНДЫ И ВОЗМОЖНОСТИ

АННОТАЦИЯ

В данной статье проанализированы основные текущие тренды и возможности мобильных приложений систем электронного документооборота (СЭД). Также рассмотрены особенности проектирования и разработки мобильных приложений СЭД, включая интерфейс, функциональность и безопасность.

ABSTRACT

This article analyzes the main current trends and capabilities of mobile applications of electronic document management systems (EDMS). The features of the design and development of mobile EDMS applications, including the interface, functionality and security, are also considered.

Ключевые слова: система электронного документооборота, мобильные приложения СЭД, технология, мобильный клиент.

Keywords: electronic document management system, mobile applications EDM system, technology, mobile client.

Распространение мобильных решений — мировой тренд, который касается не только СЭД. Его популярность обусловлена преимуществами, которые дают пользователям мобильные технологии: оперативность и возможность в любой момент оставаться на связи.

Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что мобильные приложения имеют высокую значимость в свете растущей популярности мобильных устройств и возрастающей потребности в удаленном доступе к электронным документам. Сегодня большинство людей использует мобильные устройства постоянно, и многие предпочитают работать с ними, чтобы иметь возможность работать из любого места в любой момент времени.

Мобильные приложения для СЭД в России помогают пользователям работать с документами и электронными архивами в удобном для них формате на мобильных устройствах, таких как смартфоны и планшеты. Они позволяют быстро и удобно получать доступ к документам, а также осуществлять различные операции с ними, включая просмотр, редактирование, отправку на подпись и другие.

Мобильные приложения систем электронного документооборота в общем имеют ряд преимуществ:

1. Повышение эффективности работы. Мобильное приложение СЭД позволяет работать с электронными документами в любом месте и в любое время. Это обеспечивает более быстрый и эффективный процесс обработки документов, что приводит к ускорению решения рабочих задач.

2. Удобство использования. Мобильное приложение СЭД имеет простой и удобный интерфейс. Пользователь может легко найти нужный документ, просмотреть его содержание, добавить комментарий или отметку о прочтении.

3. Мобильность. Мобильное приложение СЭД позволяет работать удаленно. Пользователь может получать уведомления о новых документах, проверять статус выполнения задач и отвечать на задачи, даже находясь вне офиса.

4. Безопасность. Мобильное приложение СЭД обеспечивает защиту конфиденциальных данных и документов. С помощью приложения можно управлять уровнями доступа к документам и просматривать протоколы доступа.

5. Снижение затрат. Мобильное приложение СЭД позволяет снизить затраты на бумажные документы, офисную технику и перевозку бумажных документов между отделами и филиалами. Более того, уменьшается вероятность потери, порчи или кражи бумажных документов.

К сожалению, точных данных о статистике мобильных приложений для СЭД в России нет, так как она не систематизирована и не агрегирована в единую базу данных. Однако, существует ряд отчетов и исследований о развитии мобильных приложений в России и об использовании СЭД в различных сферах деятельности, включая государственный сектор, банковскую сферу, торговлю и другие. Эти данные можно использовать для составления приблизительной картины использования мобильных приложений для СЭД в России.

По данным исследования «Мобильные приложения в России 2020» компании AppsFlyer, в России в 2020 году было загружено 4.6 миллиарда мобильных приложений, что на 17.6% больше, чем в 2019 году. Приложения для бизнеса, включая СЭД, входят в топ-10 самых загружаемых категорий приложений.

В 2019 году Минцифры России заявило, что системами СЭД пользуются более 30 тысяч организаций, в том числе более 1,5 тысячи федеральных и региональных органов власти. Кроме того, в России функционируют специализированные порталы государственных услуг и электронного документооборота, которые позволяют пользователям работать с документами и запросами на удобных для них устройствах, включая мобильные телефоны и планшеты.

В 2020 году по категории приложений для бизнеса, включая СЭД, было загружено около 469 миллионов приложений в России, согласно исследованию компании AppsFlyer.

Приложение «Мои документы» для работы с государственными услугами и СЭД от Агентства по государственному заказу (АГЗ) было загружено более 5 миллионов раз на Google Play (По требованию Роскомнадзора информируем, что иностранное лицо, владеющее информационными ресурсами Google является нарушителем законодательства Российской Федерации – прим. ред.) в России, согласно данным магазина приложений в 2021 году.

Компания BSS провела исследование использования СЭД в российских компаниях и выявила, что 86% опрошенных сотрудников используют мобильные устройства для работы с документами и СЭД.

В России используются различные мобильные приложения для работы с СЭД (системами электронного документооборота), включая приложения, разработанные как государственными учреждениями, так и частными компаниями. Наиболее используемыми мобильными приложениями СЭД являются ТЕЗИС, ДЕЛО, 1C:Документооборот. Следует рассмотреть их более подробно.

СЭД ТЕЗИС — система электронного документооборота с широкой функциональностью, которая применяется для автоматизации управления бизнес-процессами, документооборота, делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины в организациях. Система документооборота ТЕЗИС разработана российской компанией Хоулмонт (Haulmont). Центр разработки компании находится в Самаре. Технологическое преимущество компании - платформа собственной разработки CUBA, лежащая в основе всех проектов, в том числе и системы ТЕЗИС. Благодаря использованию платформы, созданной российскими разработчиками, ТЕЗИС является полноценной российской системой документооборота, независимой от импортных компонентов

ТЕЗИС обладает следующими характеристиками:

1. Удобный интерфейс и простая навигация для быстрой работы с документами.
2. Возможность просматривать и управлять электронными документами со смартфона.
3. Встроенная система поиска и фильтрации по различным критериям.
4. Возможность просмотреть историю изменений документов и их статус.
5. Система уведомлений, которая позволяет оперативно получать оповещения о новых документах и изменениях в уже имеющихся.
6. Возможность создания и отправки новых документов из мобильного приложения.

Особенностью мобильной СЭД Тезис является высокая скорость и продуктивность работы с документами на мобильных устройствах, что облегчает доступ к СЭД вне офиса и не требует постоянного присутствия у компьютера

Система электронного документооборота «ДЕЛО» — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

«ДЕЛО» легко адаптируема к специфике сложившихся в организации процессов. Интерфейс создан с учетом актуальных потребностей пользователей, постоянно совершенствуется и прост в освоении. Относится к сегменту СЭД/ECM, но ее функционал позволяет решать задачи за рамками классического документооборота. Наличие дополнительных опций, специализированных приложений и сервисов делает возможной автоматизацию широкого спектра бизнес-процессов.

СЭД «ДЕЛО» обладает индивидуальным пользовательским интерфейсом. Для пользователей доступна персонализация рабочего пространства – настройки главной страницы, фильтров, поисковых запросов и личных папок. Карточки документов и их атрибутный состав также легко адаптировать под потребности пользователей. Также поддерживает бесшовное взаимодействие при работе с документами между СЭД и офисными приложениями (МойОфис, Microsoft Office); взаимодействие с почтовым клиентом; реализованы возможности регистрации документа непосредственно из текстового редактора и редактирование файла документа из интерфейса СЭД.

1С:Документооборот — программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота. Программа позволяет создавать, регистрировать и хранить документы любого типа: договоры, счета, акты выполненных работ и т.д. Все документы хранятся в единой базе данных и могут быть легко найдены по различным параметрам.

1С: документооборот также позволяет тщательно контролировать доступ к конфиденциальной информации и устанавливать права доступа для каждого сотрудника.

Программа может быть интегрирована с другими системами 1С:ERP, 1С:CRM, а также с почтовыми клиентами и электронными платежными системами.

Одним из основных преимуществ программы является возможность автоматической обработки документов. Например, поступивший от клиента заказ автоматически отправляется в отдел продаж, а затем – в отдел склада, который уже готовит товар к отгрузке. Система отличается большой гибкостью, высокой степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким спектром возможностей. Позволяет повысить эффективность управления рабочим временем, стандартизировать процессы, обеспечить полный контроль и сохранность документации и любой иной необходимой информации. функциональность системы постоянно расширяется.

Сегодня по электронному документообороту Ростовская область один из лучших регионов в стране. Более 17 000 служащих используют СЭД в своей работе. За 2019 год в системе отработано около 3 миллионов документов, из них в мобильном кабинете - 600 тысяч. 

Мобильные приложения СЭД разработаны специалистами компании “Электронные офисные системы” и внедряются министерством цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области в рамках развития единой СЭД субъекта РФ. 

В ЭОС напомнили, что система электронного документооборота Правительства Ростовской области реализована на базе отечественного комплексного решения – СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС. Первые автоматизированные рабочие места пользователей системы появились здесь в 2006 году, а сегодня СЭД Правительства Ростовской области охватывает все муниципальные и региональные органы власти и подведомственные им структуры, в том числе детские сады, школы, медицинские учреждения. Это порядка 3 тысяч организаций и более 17 тысяч сотрудников.

Импортозамещение программного обеспечения играет важную роль в цифровой трансформации Ростовской области, оно также помогает вывести на новый качественный уровень информационную безопасность в регионе.

Таким образом, еще 13 декабря 2018 года донским правительством был утвержден план перехода органов власти на отечественное программное обеспечение. А сегодня работники исполнительной власти региона на 100% перешли на использование разработанных в России справочно-правовых систем, программ для систем электронного документооборота и мобильных приложений СЭД.

Мобильное приложение СЭД позволяет организовать комфортную работу компаниям, в которых значительное количество сотрудников работают дистанционно, часто находятся в командировках, на переговорах или выезжают куда-либо. Без мобильных приложений в некоторых случаях решение по документу или задаче может откладываться исключительно из-за того, что сотрудник, от которого оно зависит, находится не у рабочего компьютера. Таким образом, мобильные технологии позволяют значительно ускорить рабочие процессы.

Список литературы:

1. Официальный сайт мобильного приложения СЭД ТЕЗИС [Электронный ресурс] https://www.tezis-doc.ru/features/mobile-app/
2. TAdviser. Государство. Бизнес. Технологии. [Электронный ресурс] https://www.tadviser.ru/