ТРУДНОСТИ ПРИ СОЗДАНИИ И ФОРМАТИРОВАНИИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

DIFFICULTIES IN CREATING AND FORMATTING ELECTRONIC DOCUMENTS

Nikita Shestikhin

master's student, Department of System Modeling and Computer-aided Design, Moscow Aviation Institute,

Russia, Moscow

АННОТАЦИЯ

Электронный документооборот, офисные пакеты и генераторы отчетов сильно облегчили процесс создания документов, повысив как их качество, так и скорость выпуска. И тем не менее, сотрудники, которые имеют отношение к созданию или заполнению таких документов тратят весьма и весьма значительное время на выполнение однообразных операций, связанных с форматированием или созданием документов в целом.

В рамках этой статьи будут обозначены основные проблемы и трудности, которые возникают при создании и форматировании электронных документов.

ABSTRACT

 Electronic document management, office packages and report generators greatly facilitated the process of creating documents, increasing both their quality and the speed of release. Nevertheless, employees who are involved in creating or filling out such documents spend a very, very significant amount of time performing monotonous operations related to formatting or creating documents in general. This article will outline the main problems and difficulties that arise when creating and formatting electronic documents.

Ключевые слова: электронный документооборот; форматирование документов; проблемы форматирования документов.

Keywords: electronic document management; document formatting; document formatting problems.

В современном мире работа с электронными документами – неотъемлемый процесс практически во всех сферах деятельности человека. Электронный документооборот – стремительно растущая система управления рабочими процессами, позволяющая взаимодействовать работникам посредством цифровых устройств. Федеральная налоговая служба разработала концепцию постепенного перехода на электронный документооборот, где каждый год обмен электронных документов в компаниях должен расти на 20%, и снижаются на 10% объем бумажной отчетности. А начиная с 2024 года все бюджетные организации обязаны полностью перейти на электронный документооборот [1, c. 94].

Системы электронного документооборота предназначены для повышения эффективности и прозрачности процессов документооборота. В первую очередь они предназначены для автоматизации следующих технологических процессов: обработка электронных документов; обеспечение механизмов управления выполнением электронных документов; разрешение доступа к электронным документам; обеспечение доступа к опубликованным документам [2, с. 15].

Однако, несмотря на все преимущества использования систем электронного документооборота, создание электронных документов сопровождается большим количеством однотипных и однообразных действий, требующих от пользователя значительных временных затрат.

Проблемы, связанные с форматированием документов, не решаются в полной мере ни офисными пакетами, предназначенными для создания документов, ни системами электронного документооборота, ни специальными программами – генераторами отчетов, посредством которых можно автоматизировать процесс создания отчетных документов. А ведь это напрямую сказывается на качестве и сроках создания документов [3, с. 307].

Как уже говорилось ранее, документооборот используется в различных отраслях, а это, в свою очередь, накладывает свои ограничения, ведь универсальные инструменты не всегда могут поддерживать узкоспециализированные стандарты и ГОСТы, использующиеся на том или ином предприятии.

Создание документов – зачастую динамический процесс. Изменения требований, шаблонов, критериев форматирования могут привести к потребности дорабатывать продукты автоматизации, что влечет денежные и временные затраты.

Документы в компаниях создаются, как правило, разными авторами или в разное время, что часто приводит к различиям по форматированию. Кроме того, пользователи, могут пользоваться разными офисными пакетами, что не гарантирует отсутствие проблем при открытии файла в другом редакторе. Даже использования разных версий одного и того же офисного пакета может привести к сбоям. Так, например, открытие документа с расширением «.doc» в последних версиях пакета MS Word может занять большее время.

В больших документах не редка проблема отслеживания номеров рисунков, таблиц, листингов, списка литературы и пунктов оглавлений. MS Word, например, поддерживает перекрестные ссылки, закладки и прочие инструменты, однако далеко не все пользователи умеют пользоваться подобными функциями.

Кроме того, отслеживание использования всех терминов из списка сокращений или списка литературы в большом документе – с первого взгляда простая, но крайне затратная по времени операция ручного поиска и исправления.

Часто при создании документа нужно вставить некую справочную информацию из других документов, например: иллюстрационный материал, таблицы, листинги, подписи, пункты списков сокращений и литературы, текст. В каждой компании есть данные, которые переходят из документа в документ, однако пользователь все-равно вынужден тратить время на поиск и вставку нужного фрагмента.

С ростом объема информации, создаваемой в цифровом пространстве, количество документов, требующих внимательной проверки форматирования, достигло колоссальных масштабов. Ежедневно создается большое число документов – отчеты, научные статьи, юридические акты, технические спецификации и многое другое. Такой поток информации делает задачи поддержания единого стиля, корректного форматирования и точного оформления все более сложными.

Список литературы:

1. Чугаева В.А., Перова М.В. ЭДО как система управления бизнес процессами // Теория и практика современной науки). – 2024. – №4(106). – С. 92–97.
2. Моргунов А.В. Модель интеллектуальной электронной системы документооборота для обеспечения эффективной работы персонала организаций // Альманах «Крым». – 2023. – №39. – С. 13–22.
3. Шестихин Н.А. Основные направления использования возможностей искусственного интеллекта для сокращения сроков и улучшения качества создаваемых документов // Сборник тезисов работ международной молодежной научной конференции L Гагаринские чтения 2024. – М.: Издательство «Перо», 2024. – 890 с.