ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА МАШИНОЧИТАЕМОЙ ДОВЕРЕННОСТИ

GENERAL CHARACTERISTICS OF MACHINE-READABLE POWER OF ATTORNEY

Chérif Saidou

student, Master's program "Digital Law", Department of Labor and Environmental Law, Siberian Federal University,

Russia, Krasnoyarsk

Ekaterina Petrova

scientific supervisor, PhD in Juridical sciences, Siberian Federal University,

Russia, Krasnoyarsk

АННОТАЦИЯ

В статье дается общая характеристика машиночитаемой доверенности. Что такое машиночитамая доверенность? Это доверенность в электронном виде, подписанная квалифицированной электронной подписью. Еще ее называют электронной доверенностью. Автор описывает реквизиты, которым должна соответствовать машиночитаемая доверенность, порядок ее оформления, а также особенности отказа от полномочий.

ABSTRACT

The article provides a general description of a machine-readable power of attorney. What is a machine-readable power of attorney? It is a power of attorney in electronic form, signed with a qualified electronic signature. It is also called an electronic power of attorney. The author describes the requisites that a machine-readable power of attorney must meet, the procedure for its execution, as well as the specifics of waiving authority.

Ключевые слова: машиночитаемая доверенность, информационные системы, отмена машиночитаемой доверенности, отказ от машиночитаемой доверенности.

Keywords: machine-readable power of attorney, information systems, cancellation of machine-readable power of attorney, refusal of machine-readable power of attorney.

С 1 сентября 2024 года вводится обязательное требование: сотрудники  могут подписывать электронные документы своей электронной подписью только при наличии машиночитаемой доверенности (МЧД). До этого необходимость использования МЧД распространялась не на все ситуации. Возникают вопросы: как правильно оформить такую доверенность, каковы способы ее отмены, где она будет храниться, и как передавать ее контрагентам или государственным органам? Также важно разобраться, какие форматы применяются для МЧД.

До сентября 2024 года существовали исключения, позволяющие временно не применять МЧД. Например, если сотрудник имел электронную подпись, выданную до 1 сентября 2023 года с реквизитами компании, и срок ее действия не истек, то такая подпись оставалась действительной до указанной даты. Однако с 1 сентября 2024 года использование МЧД становится обязательным во всех случаях.

Машиночитаемая доверенность представляет собой электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП). Она известна еще как электронная доверенность и служит для подтверждения полномочий сотрудников или других лиц (например, исполнителей гражданско-правовых договоров) на подписание документов или выполнение действий от имени компании. МЧД создается в формате XML и не требует печатной версии, так как передается исключительно в электронном виде через интернет.

Машиночитаемая доверенность требуется для подписания договоров и других документов с контрагентами в электронном формате, подачи отчетности в налоговые органы, Социальный фонд и другие государственные учреждения. Также она необходима для подачи документов в системы, такие как «Честный ЗНАК» или ЛесЕГАИС, и для участия в электронных торгах.

Оформление машиночитаемой доверенности возможно через различные сервисы. При этом важно учитывать, что доверенность, созданная на одном ресурсе, может не подойти для подачи документов на другом. Для оформления можно воспользоваться платными платформами, такими как «Контур.Доверенность», «1С-Отчетность», ELMA365, СБИС или Такском. Также доступны бесплатные варианты, включая Единый реестр машиночитаемых доверенностей налоговой службы, порталы Социального фонда, «Честный ЗНАК», сайт Банка России или Госуслуги.

Для разных целей предусмотрены определенные форматы машиночитаемых доверенностей. Например, формат 5.01, используемый для взаимодействия с налоговыми органами, будет действителен до 28 февраля 2025 года, тогда как формат 5.02 предлагает расширенные возможности, включая создание доверенностей для нескольких представителей или с правом передоверия. Универсальный формат 003 подходит как для контрагентов, так и для государственных органов, а Социальный фонд использует свой собственный формат. Налоговая служба продолжает принимать доверенности формата 5.01 до конца февраля 2025 года, однако в нем не предусмотрена возможность передоверия, что делает его менее гибким по сравнению с форматом 5.02.

Для машиночитаемой доверенности важно указать сведения о компании, представителе и его полномочиях. Полномочия могут быть описаны произвольно или выбраны из единого справочника, который ведет Минцифры. Этот справочник включает идентификационные номера, названия полномочий и даты их внесения. Перечень обязательных сведений для такой доверенности закреплен в приказе Минцифры от 18 августа 2021 года № 857 [1].

Передача машиночитаемой доверенности осуществляется с обязательным уведомлением контрагента или государственного органа, которому планируется передать документы. Это можно сделать двумя способами: отправить файл доверенности в формате XML вместе с документами либо указать ее идентификатор, разместив доверенность в специальном хранилище. Идентификатор можно, например, упомянуть прямо в договоре.

Для хранения машиночитаемых доверенностей предусмотрен ряд информационных систем. Среди них системы, связанные с ЕСИА портала «Госуслуги», удостоверяющие центры, операторы электронного документооборота, а также системы федеральных органов исполнительной власти или те, из которых отправляются документы. Однако не все из перечисленных систем предоставляют услуги по хранению, поскольку это лишь их право, закрепленное постановлениями Правительства № 223 и № 224 от 21 февраля 2022 года [2, 3]. Наиболее крупным хранилищем в настоящее время является система ФНС.

Чтобы отменить машиночитаемую доверенность, необходимо оформить распоряжение об отмене. Это можно сделать через информационную систему, где доверенность была размещена, либо подать заявление, сформированное в другой системе, и отправить его в то место, где доверенность хранится. При этом лицо, отменяющее доверенность, обязано уведомить не только представителя, но и всех известных третьих лиц, в интересах которых она была выдана. Для регистрации отмены можно использовать Реестр отмененных доверенностей, включая нотариальный реестр, если доверенность была зарегистрирована через ФНС.

Если представитель желает отказаться от выданной ему доверенности, он должен подготовить заявление об отказе, подписанное квалифицированной электронной подписью. Это заявление направляется в информационную систему, где хранится доверенность. В случае использования распределенного реестра ФНС заявление передается через соответствующий сервис ФНС.

Формат XML, в котором она создается, исключает необходимость печатной версии и обеспечивает возможность передачи через Интернет.

Доверенность требуется для взаимодействия с контрагентами, подачи отчетности в государственные органы и выполнения операций в специализированных системах, таких как «Честный ЗНАК» или ЛесЕГАИС. Для оформления можно использовать как платные, так и бесплатные сервисы, однако важно учитывать специфику выбранного формата, который может различаться в зависимости от цели использования. Например, формат 5.01 актуален для налоговой отчетности, тогда как универсальный формат 003 подходит для работы с контрагентами и государственными структурами.

Таким образом, машиночитаемые доверенности обеспечивают удобство и безопасность электронного документооборота, но требуют строгого соблюдения установленных правил и процедур.

Список литературы:

1. Приказ Минцифры России от 18.08.2021 N 857 "Об утверждении единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи" // Официальный интернет-портал правовой информации http://pravo.gov.ru, 08.10.2021 (дата обращения 07.04.2025)
2. Постановление Правительства РФ от 21.02.2022 N 223 "Об утверждении организационно-технических требований к порядку хранения, использования и отмены указанных в статьях 17.2 и 17.3 Федерального закона "Об электронной подписи" доверенностей" // Официальный интернет-портал правовой информации http://pravo.gov.ru, 22.02.2022 (дата обращения 07.04.2025)
3. Постановление Правительства РФ от 21.02.2022 N 224 "Об утверждении требований к соглашениям и нормативным правовым актам федеральных органов исполнительной власти, устанавливающим порядок представления доверенности в предусмотренных пунктом 2 части 1 и пунктом 2 части 3 статьи 17.2 Федерального закона "Об электронной подписи" случаях, и требований к порядку представления доверенности в предусмотренном пунктом 2 статьи 17.3 Федерального закона "Об электронной подписи" случае" // Официальный интернет-портал правовой информации http://pravo.gov.ru, 22.02.2022 (дата обращения 07.04.2025)