ОСОБЕННОСТИ  ВЕДЕНИЯ  ОПЕРАТИВНОГО  УЧЕТА  В  СОВРЕМЕННОЙ  ЭКОНОМИЧЕСКОЙ  СИТУАЦИИ

Красникова  Екатерина  Владимировна

Никонова  Дарья  Дмитриевна

студенты  4  курса,  кафедра  финансового  менеджмента  РЭУ  им.  Г.В.  Плеханова,  РФ,  г.  Москва

Е-mail:  a.chilly.willy777@gmail.com

Ронова  Галина  Николаевна

научный  руководитель,  канд.  экон.  наук,  доцент  РЭУ  им.  Г.В.  Плеханова,  РФ,  г.  Москва

Чтобы  предприятие  оставалось  конкурентоспособным,  руководству  необходимо  реагировать  на  изменения  внешних  факторов  и  быстро  принимать  эффективные  решения  по  регулированию  хозяйственной  деятельности.  Поэтому  приоритеты  управленческих  решений  смещаются  в  пользу  организационных  процессов  и  построения  новых  хозяйственных  связей.

Вовремя  адаптироваться  к  изменениям  внешней  среды,  анализировать  различные  варианты  развития  и  вырабатывать  механизмы  реализации  этого  развития  может  позволить  наличие  оперативной  информации,  которая  приобретается  только  при  наличии  эффективной  системы  оперативного  учета  и  контроля.  Оперативный  учет  и  контроль  позволяет  своевременно  анализировать  и  проводить  оценку  тенденций  развития  предприятия,  использования  внутренних  ресурсов,  процессов  производства  и  потенциально  существующих  возможностей.  Так  же  оперативный  учет  обеспечивает  выявление  существующих  отклонений  в  процессе  производства  и  способствует  их  устранению  [4].

Организация  слаженной  и  комплексной  работы  всех  звеньев  производства  по  изготовлению  и  выпуску  продукции  в  установленных  объёмах  и  сроках  при  наилучшем  использовании  всех  производственных  ресурсов  является  задачей  оперативного  учета  и  регулирования  производства.

Учет  и  регулирование  должны  быть  ориентированы  на  достижение  конечных  результатов  предприятия,  которые  заключаются  в  своевременном  выпуске  продукции  высокого  качества  и  высокой  эффективности  производства.

Во  время  оперативного  учета  совершается  регистрация,  накопление,  соответствующая  группировка  и  систематизация  данных,  которые  отражают  деятельность  всех  структурных  подразделений  предприятия.  Для  оценки  движения  производства  и  принятия  соответствующих  мер  по  его  корректированию  получение  руководителями  структурных  подразделений  оперативной  и  достоверной  информации  имеет  решающее  значение  [1].

Увязка  частичных  процессов,  которые  выполняются  разными  звеньями  производства,  является  основной  особенностью  системы  оперативного  учета  и  регулирования.  Благодаря  этому  достигается  слаженный  механизм  производства.

Оперативный  учёт  –  одно  из  четырех  направлений  хозяйственного  учёта  наряду  с  бухгалтерским,  статистическим  и  налоговым.  В  зарубежной  литературе  традиционно  рассматривается  как  один  из  разделов  управленческого  учёта,  соответствующий  функции  анализа  операций.  Оперативный  учёт  применяется  в  целях  текущего  управления  в  качестве  системы  наблюдения  и  контроля  за  отдельными  фактами  хозяйственной  жизни  организации,  измеряемыми  как  по  стоимостной  оценке,  так  и  в  натуральных  величинах.  Оперативный  учет  используется  для  повседневного  текущего  руководства  и  управления  предприятием  и  дает  информацию  об  отдельных  фактах  хозяйственной  деятельности.

В  нашей  стране  оперативный  учёт  традиционно  применяется  в  тех  сферах  деятельности,  где,  во-первых,  существует  множество  объектов  учёта,  для  которых  не  является  актуальной  стоимостная  оценка,  а  во-вторых,  где  имеется  много  параметров  объектов,  не  обладающих  стоимостной  оценкой  по  причине  ее  невозможности.

Организация  оперативного  контроля  на  предприятии  ориентирована  на  происходящие  в  данный  момент  времени  события  и  прогнозирование  их  последствий.  Поэтому  существует  необходимость  подстраиваться  под  стремительные  изменения  внешних  факторов,  прежде  всего,  изменения  спроса,  регулируя  оперативный  учет  на  предприятии.

Таким  образом,  оперативный  контроль  претерпевает  изменения  в  условиях  современного  рынка.  И  изменения  касаются  в  первую  очередь  его  места  в  системе  управления.

Условия  современной  экономики  оказывают  влияние  на  развитие  бизнеса.  Хозяйствующие  субъекты  изменяют  свое  отношение  к  методам  бухгалтерского  учета,  которые  используют  финансовые  показатели,  зачастую  не  способные  отразить  все  стороны  их  деятельности.

Оперативный  учет  и  контроль,  связанный  с  иными  основными  функциями  управления,  образуют  новый  механизм,  с  помощью  которого  будут  вырабатываться  и  применяться  управленческие  решения,  обеспечивающие  эффективное  развитие  производства  и  всей  хозяйственной  деятельности  в  организациях.  Однако,  существующая  методология  оперативного  учета  и  контроля  не  всегда  отвечает  требованиям  управления.

Поэтому  становится  актуальным  иной  подход  к  дальнейшему  развитию  оперативного  учета  на  современном  этапе.  Новый  подход  основывается  на  изучении  и  поиске  эффективных  методов,  которые  будут  учитывать  цели,  содержание  и  требования  системы  оперативного  управления.

Целью  оперативного  учета  является  мгновенный  и  ежедневный  сбор  информации  о  хозяйственной  деятельности  предприятия,  конкретизация  данных  бухгалтерского  учета,  данных  о  рентабельности,  себестоимости  продукции  и  ряде  других  показателей.  Именно  с  помощью  оперативного  учета  осуществляется  своевременное  обобщение  числовых  данных  в  документах  первичного  бухгалтерского  учета.  Высокая  оперативность  данного  вида  учёта  обеспечивается  за  счёт  сжатости  и  скорости,  поскольку  оперативный  учёт  не  предполагает  обязательности  документирования  операций  [5].

Метод  оперативного  учёта  состоит  в  непосредственном  наблюдении  хозяйственных  операций,  причём  также  и  тех,  которые  невозможно  непосредственно  отразить  в  бухгалтерском  учёте  таких,  как:  явка  работников,  нагрузка  на  производственные  мощности,  простои,  режим  технологического  процесса,  характер  брака.  Специфика  этого  метода  объясняет  тот  факт,  что  в  оперативно-техническом  учёте  чаще  всего  применяются  натуральные  и  трудовые  измерители.

Особенности  оперативного  учета  и  его  отличия  от  других  видов  учета  заключаются  в  следующем:

1. оперативный  учет  позволяет  осуществлять  регистрацию  хозяйственных  операций  и  процессов  и  определять  их  соответствие  качеству  и  сроку  исполнения.  Это  возможно  с  помощью  определения  факторов,  влияющих  на  отклонения  от  установленных  параметров.  В  то  время  как  бухгалтерский  и  статистический  учет  фиксируют  только  количественно  результаты  операций  в  денежном  или  натуральном  выражении;
2. хозяйственные  операции  и  процессы  фиксируются  с  использованием  как  финансовых,  так  и  нефинансовых  показателей;
3. оперативный  учет  основывается  на  использовании  аналитического  подхода,  касательно  отражения  операций  и  процессов;
4. в  оперативном  учете  используется  другая  форма  и  техника  исполнения  –  аналитические  карточки,  табличные,  графические  и  другие  формы,  которые  могут  отражать  информацию,  необходимую  для  целей  оперативного  управления;
5. для  оперативного  учета  характерна  приближенность  к  местам  технического  исполнения  конкретного  этапа  операции  или  процесса.

Типичный  пример  оперативного  учета  –  складской  учет.  Он  оперативный,  потому  что  результаты  этого  учета  (отдельные  документы,  реестры  накладных,  остатки  товаров  на  складе  и  т.  п.)  необходимы  кладовщикам,  менеджерам  по  продажам  и  другим  сотрудникам  в  их  оперативной  работе.

Правильный  подход  к  оперативному  учету  при  комплексной  автоматизации  следующий:  документы  в  систему  вводит  и  отвечает  за  корректность  их  ввода  тот,  кто  отвечает  за  первичные  документы.  То  есть,  в  случае  складского  учета,  приходные  и  расходные  накладные  в  автоматизированную  систему  вводит  кладовщик,  и  он  же  отвечает  за  корректность  остатков  на  складе,  получившихся  в  результате  ввода  документов.

Учет  закупок,  оплат  поставщикам,  взаиморасчетов  с  поставщиками  –  это  тоже  оперативный  учет.  В  зависимости  от  нюансов  организации  работы  в  конкретном  предприятии,  учет  закупок  может  вестись  бухгалтерией  в  составе  бухгалтерского  учета,  но  чем  больше  компания  и  сложнее  логистические  процессы,  тем  более  целесообразно  ведение  учета  закупок  отделом  снабжения  (или  логистики,  или  еще  как-то,  структуры  везде  разные)

Аналогичная  ситуация  с  автоматизацией  учета  продаж.  Это  тоже  оперативный  учет:  отгрузки,  оплаты,  дебиторские  задолженности  и  т.  д.  Учет  продаж  бывает  довольно  развитый,  с  множеством  дополнительной  информации  о  товарах,  покупателях,  продавцах  и  в  различных  аналитических  разрезах.  Учет  продаж  -  это  как  раз  тот  случай,  когда  целесообразно  в  той  же  системе,  что  учет,  автоматизировать  и  планирование  продаж.  Продажи  планируются  также  в  аналитических  разрезах,  из  числа  тех  аналитик,  в  которых  ведется  учет  (Например,  регион,  продавец,  товарная  группа  и  т.  п.  для  оптовых  продаж).

Еще  один  пример  оперативного  учета  –  кадровый  учет,  то  есть  ввод  документов  о  приеме  на  работу,  увольнениях,  перемещениях,  отпусках  и  т.  д.  С  кадровым  учетом  связано  и  кадровое  планирование  –  работа  с  вакансиями  (планирование  приема  на  работу),  планирование  и  учет  обучения,  аттестаций  персонала  и  т.  п.

Учет  движения  денежных  средств  также  относится  к  оперативному  учету.  В  больших  компаниях  этот  учет  ведется,  как  правило,  не  бухгалтерией,  а  казначейством  –  подразделением  финансового  департамента. 

Список  бизнес-процессов,  для  которых  необходимо  автоматизировать  оперативный  учет  и  планирование  можно  продолжать  и  дальше.  Все  зависит  от  отрасли,  в  которой  работает  предприятие,  его  размера,  и  множества  внутренних  факторов.

Если  анализировать  различные  существующие  определения  оперативного  учета,  то  можно  сформировать  следующее.  Оперативный  учет  –  это  способ  регистрации  конкретных  операций  или  процессов,  устанавливающий  количественные  и  качественные  их  характеристики  доя  наиболее  точного  и  конкретного  отображения  определенным  способом  и  в  систематизированном  порядке  последовательных  этапов  их  исполнения.  Использование  оперативного  учета  заключается  в  установлении  соответствия  между  плановыми  и  фактически  исполненными  показателями  с  учетом  эффективности  конкретной  операции  и  всей  совокупности  операций  в  целом  за  отчетный  период.

В  настоящее  время  возникает  острая  необходимость  в  получении  повседневной  информации  о  ходе  производства,  состоянии  и  движении  ресурсов,  о  результатах  работы  каждого  подразделения  организации,  так  как  условия  хозяйственной  деятельность  изменяются  достаточно  интенсивно  под  влиянием  как  внешних,  так  и  внутренних  факторов.  Поэтому  именно  оперативный  учет  должен  занять  роль  такого  вида  учета,  который  позволяет  ежедневно,  а  порой  и  ежечасно,  осуществлять  контроль  различных  сторон  деятельности  организации  и  всех  её  подразделений.  Оперативный  учет  становится  инструментом  контроля  выполнения  всех  видов  работ,  движения  материалов  и  комплектующих,  состава  работников  и  их  подготовки,  загруженности  оборудования,  операций  по  поставке  материальных  ресурсов,  состояния  финансовых  расчетов  и  результатов  и  многих  других  сторон  деятельности  предприятия.

С  учетом  назначения  оперативного  учета,  он  должен  быть  системным,  строится  на  первичной  документации  и  охватывать  все  хозяйственный  процессы  и  явления.  Состав  процессов,  область  применения  и  способы,  которыми  они  отражаются  должны  соответствовать  требованиям  должного  оперативного  контроля.  Это  позволит  усовершенствовать  оперативное  управление  отдельными  подразделениями  организации.  Если  оперативность  будет  определятся  таким  образом,  то  данный  вид  учета  станет  средством  для  удовлетворения  нужд  каждой  службы,  отдела  или  участка  в  организации.

Так,  можно  выделить  следующие  особенности  ведения  оперативного  учета  в  современной  экономической  ситуации:

• Отражение  деятельности  всех  структурных  подразделений
• Увязка  процессов,  осуществляемых  разными  производственными  звеньями
• Текущее  управление  производством
• Текущий  контроль  отдельных  фактов  хозяйственной  жизни
• Образование  нового  механизма  для  принятия  управленческих  решений
• Автоматизация  оперативного  учета
• Мгновенный  и  ежедневный  сбор  информации  о  хозяйственной  деятельности

Ежедневное  отображение  и  обобщение  всех  ресурсов,  изменений  в  величине  их  использования,  продукции,  расчетных  операций,  денежных  средств  и  финансовых  результатов  в  их  количественной  и  качественной  оценки  для  целей  оперативного  управления  –  это  содержание  оперативного  учета.

Стоит  рассмотреть  этапы  оперативного  контроля.

Первым  этапом  является  установление  контрольных  нормативов.  Контрольным  нормативом  называют  плановый  показатель,  с  которым  в  последствии  будут  сравниваться  остальные  показатели.  Устанавливая  нормативы  организация  должна  выразить  их  в  форме,  согласующейся  с  задачами  предприятия.  Нормативы  также  позволяют  определять  показатели  эффективности  деятельности  и  информируют  о  степени  контролируемости  деятельности  предприятия.

Второй  этап  связан  с  определением  эффективности  деятельности.  Измерение  эффективности  в  настоящий  момент  для  прогнозирования  будущего  развития  является  текущей  задачей  для  любой  организации.

Третий  этап  –  это  сравнение  фактических  показателей  и  контрольных  нормативов.  Период,  за  который  производится  сравнения  может  быть  различным,  так  как  зависит  от  важности  и  сложности  деятельности,  подвергаемой  оперативному  учету  и  контролю.

На  четвертом,  являющимся  последним,  этапе  устанавливается  необходимость  внесения  изменений  и  корректировок.  После  сопоставления  показателей  с  нормативами  можно  выбрать  наиболее  приемлемых  и  целесообразных  вариантов,  которые  будут  направлены  на  увеличение  экономических  выгод.

Если  же  фактические  показатели  незначительно  отклоняются  и  в  основной  массе  соответствуют  нормативам,  то  можно  поддерживать  такую  ситуацию  с  помощью  осуществляемого  оперативного  учета.

Эффективный  учет  должен  быть  простым  и  понятным,  затраты  на  него  не  должны  превышать  приносимой  им  пользы.  Информация,  которая  предоставляется  для  оперативного  учета,  должна  быть  систематической,  динамичной,  объективной  и  актуальной.  Успешный  анализ  такой  информации  персоналом  приведет  к  достижению  целей  корпоративной  стратегии.

Решения,  принимаемые  на  основе  неточной  информации,  являются  неэффективными  и  не  приносят  экономической  выгоды.  Однако  на  практике  многие  руководители  принимают  важные  решения,  основанные  на  неточной  информации,  в  результате  чего  происходят  потери  производственных  ресурсов,  уменьшение  прибыли  от  основной  деятельности  организаций.

Системы  контроля  должны  быть  динамичны,  так  они  могут  адаптироваться  к  часто  происходящим  изменениям  в  технологическом  производстве,  современным  условиям  рынка  и  другим  организационным  факторам,  требующим  постоянного  обновления.

Оперативный  учет  выступает  системообразующим  элементом  оперативной  учетно-контрольной  системы,  от  которого,  в  значительной  степени,  зависит  функционирование  и  жизнеспособность  системы  в  целом,  так  как  он  является  базой  для  контроля,  а  результаты  контроля,  в  свою  очередь,  служат  основанием  для  принятия  адекватных  управленческих  решений.

Оперативная  информация  о  происходящих  бизнес-процессах  в  процессе  оперативного  учета  преобразуется  в  первичную  исходную  информацию,  используемую  в  системе  управления  хозяйствующего  субъекта.

На  автоматизации  бизнес-процессов,  то  есть,  другими  словами,  на  автоматизации  оперативного  учета  и  планирования,  фокусируется  большинство  современных  ERP-систем.  И  это  действительно  правильный  фокус,  поскольку  оперативный  учет  не  только  отражает  основные  бизнес-процессы  предприятия,  но  и  является  основным  источником  данных,  как  для  регламентированного  учета,  так  и  для  управленческого.

Система  ERP  (Enterprise  Resource  Planning)  –  это  единая  система  автоматизации  управления  предприятием,  позволяющая  эффективно  контролировать  и  планировать  финансы,  закупки,  производство,  торговлю,  логистику,  обработку  заказов  и  другие  критически  важные  бизнес-процессы  [2].

Внедрение  ERP  систем  позволяет  минимизировать  складские  запасы,  оптимизировать  производственный  цикл,  ускорить  обработку  заказов  и  улучшить  качество  обслуживания  клиентов.

Продукция  Microsoft  Business  Solutions  –  Microsoft  Dynamics  AX  и  Microsoft  Dynamics  NAV  –  на  сегодняшний  день  являются  самыми  популярными  платформами  для  автоматизации  управления  [3].

Применение  ERP  системы  позволяет  использовать  одну  интегрированную  программу  вместо  нескольких  разрозненных.  Единая  система  может  управлять  обработкой,  логистикой,  дистрибуцией,  запасами,  доставкой,  выставлением  счетов-фактур  и  бухгалтерским  учётом.

Эффективно  работающая  оперативная  учетно-контрольная  система  позволяет:

• повысить  интеллектуальные  возможности  бизнеса  (оперативная  информация,  дает  возможность  руководителю  принять  перспективное,  упреждающее  решение);
• оптимизировать  планирование  (наличие  информации  в  централизованной  базе  данных  обеспечивает  своевременный  доступ  всех  заинтересованных  пользователей  к  интересующей  информации);
• усовершенствовать  процессы  принятия  решений  (достоверная  и  оперативная  информация  позволяет  принимать  более  обоснованные  решения);
• повысить  рыночную  привлекательность  организации  (полноценный  анализ  всех  сторон  деятельности);
• расширить  информационную  компетентность  (доступ  сотрудников  к  корпоративным  данным,  обеспечивает  мобильность  и  компетентность  организация  в  целом);
• создать  единую  среду  сотрудничества  (каждый  сотрудник  работает  на  достижение  прозрачных,  понятных  и  общих  целей,  что  обеспечивает  развитие  организации).

Таким  образом,  внедрение  оперативной  учетно-контрольной  системы  следует  рассматривать  как  инновационный  подход,  направленный  на  приобретение  новых  конкурентных  преимуществ  и  получение  реальной  экономической  отдачи  от  вложенных  в  систему  средств.

Список  литературы:

1. Информационный  портал  iTeam  –  [Электронный  ресурс]  –  Режим  доступа.  –  URL:  http://www.iteam.ru/publications/finances/section_50/article_3225/  (дата  обращения:  12.09.15).
2. Информационный  портал:  Tadviser.  Государство.  Бизнес.  ИТ.  –  [Электронный  ресурс]  –  Режим  доступа.  –  URL:  http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:ERP-%D1%81%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B5%D0%BC%D1%8B  (дата  обращения:  12.09.15).
3. Программное  обеспечение  Microsoft  –  [Электронный  ресурс]  –  Режим  доступа.  –  URL:  https://www.microsoft.com/ru-ru/dynamics/default.aspx  (дата  обращения:  12.09.15).
4. Теплякова  Т.Ю.  Контроллинг:  учебное  пособие  –  Ульяновск:  УлГТУ,  2010.
5. Энциклопедия  экономиста  Grandars:  электронная  энциклопедия  –  [Электронный  ресурс]  –  Режим  доступа.  –  URL:  http://www.grandars.ru/student/buhgalterskiy-uchet/vidy-ucheta.html  (дата  обращения:  12.09.15).