ЭФФЕКТИВНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЕКТА

Планы - это мечты знающих людей.

Э. Фейхтерслебен

Управление проектом представляет собой методологию организации, планирования, руководства, координации человеческих и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта (проектного цикла), направленную на эффективное достижение его целей путем применение системы современных методов, техники и технологий управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству. Для эффективного управления проектами система должна быть хорошо структурирована. Суть структуризации (декомпозиции) сводится к разбивке проекта и системы его управления на подсистемы и компоненты, которыми можно управлять.

Современные технологии позволяют автоматизировать все процессы управления проектами, что повышает эффективность проектного менеджмента. В зависимости от своеобразности проекта, средства автоматизации используют, как для отдельных процессов, так и комплексно. Процесс коммуникационной автоматизации предполагает обеспечение доступа и обмен информацией между всеми участниками проекта, сбор и хранение документов. Должен быть обеспечен доступ к электронным базам данных, налажены каналы обмена устной информации, видеоконференции. В деятельности государственных органов и органов местного самоуправления предполагает раскрытие информации о деятельности путем ее размещения в сети Интернет в открытом доступе на порталах государственных и муниципальных услуг. В исполнении норм федерального законодательства документы о ходе реализации публикуются на соответствующих порталах для публичного доступа. Это обмен с внешней средой проекта. Документы размещаются на официальных сайтах органов власти, а также и на специализированных порталах.

Чтобы хорошо планировать, нужно, в первую очередь, хорошо представлять себе, что такое проект и из каких элементов состоит его план. Понятие проект, определяется, как комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание редкостного продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений[1, с.5].

Проект всегда имеет определенную цель, для достижения которой необходимо выполнить ряд промежуточных задач и получить ряд промежуточных результатов. При составлении плана проекта очень важно правильно определить задачи, необходимые для достижения поставленной цели. Корректный список задач должен рассматривать все работы, которые требуются для успешного завершения проекта.

Основным отличием проекта от операционной деятельности является то, что проект – однократная, не циклическая деятельность. Серийный выпуск продукции не имеет заранее определенного периода завершения и зависит от различных производственных и иных факторов, например, наличия и величины спроса. Проект как деятельность существует такой период, какой требуется для получения конечного результата.

Наличие сложной иерархической структуры, динамичность процессов, обладающих стохастическим характером, целостностью системы, коммуникативность, преобладание многофункциональностью и множественность целей, которые могут не совпадать с целями отдельных подсистем являются свойствами, присущими проекту. Перечисленные свойства предполагают использование системного подхода к управлению проектами. При этом элементы проекта и их функционирование будут рассматриваться во взаимозависимости и взаимосвязи.

Ключом к успешному проекту является планирование. Планирование представляет собой процесс подготовки и принятия целевых установок количественного и качественного характера определения путей наиболее эффективного их достижения [3, с. 50]. Процессы планирования осуществляются на протяжении всего жизненного цикла проекта, начиная с предварительного укрупнённого плана в составе концепции проекта на этапе инициации и заканчивая детальным планом работ завершающей фазы проекта. На фазе планирования определяются процессы и инструменты проектного управления, как целостной системы, так и в разрезе отдельных ее этапов и элементов. Эффективное планирование логически связано с другими важными стадиями процесса управления, такими как ритуал, организация и контроль выполнения, анализ и регулирование, закрытие проекта. В системе государственного и муниципального управления при реализации целевых программ основным результатом стадии планирования является Паспорт - документ, объединяющий результаты планирования по всем функциям управления проектом. Этот документ является главным и определяющим при осуществлении проекта, он исполняет роль модели (плана) действий и прогноза состояния осуществления проекта и его окружения. Планирование является непрерывным процессом. Целью этого процесса является поиск и определение оптимального способа действий для достижения ожидаемых результатов с учетом складывающейся обстановки. Основными этапами процесса планирования являются планирование содержания, разработка расписания, планирование бюджета проекта, планирование персонала проекта, закупок в проекте, реагирования на риски, обмен информацией в проекте и планирование управления изменениями в проекте. Для реализации больших и сложных проектов могут применяться вспомогательные процессы управления мотивацией участников проектов, управление компетенциями участников проектной деятельности, организационная поддержка проектной деятельности и технологическая поддержка проектной деятельности.

Планирование содержания проекта используется в качестве основы для принятия дальнейших проектных решений, описания значимости и выгод в случае успешной реализации проекта. И включает в себя такие задачи, как анализ текущего состояния и уточнение целей и результатов проекта, уточнение основных характеристик, а также построение структурной декомпозиции содержания проекта.

В теории управления декомпозиция – это метод, по которому изучаемая система делится на подсистемы, задача – на подзадачи, каждая из которых решается самостоятельно [2, с. 60].

Структурная декомпозиция содержания проекта является базисным средством создания системы управления проектами и позволяет решать проблемы организации работ, распределения ответственности, оценки стоимости, создания системы отчетности, эффективно поддерживать процедуры сбора информации о выполнении работ и отображать результаты в информационной управленческой системе для обобщения графиков, стоимости, ресурсов, работ и дат их завершения. Общая схема структуры декомпозиции работ представлена на рис.1. [3, с 349].

Рисунок 1. Схема структуры декомпозиции работ

Создание планов охватывает все этапы воплощения и исполнения проекта. На этапе определяются все необходимые параметры реализации проекта. Совокупная технология планирования включает в себя следующие этапы и последовательность выполнения операций. Техника планирования проекта представлена на рис.2[2, с. 51].

Рисунок 2. Техника планирования проекта

Из этого следует сделать вывод о том, что в современных условиях методология и средства управления проектами широко используются во всех сферах проектно-ориентировочной деятельности, в том числе и в органах власти. Эффективное планирование в проекте играет наибольшую роль. Ведь без планирования вряд ли будет реализован лёгкий и квалитативный проект.

Список литературы:

1. Королев, М.С. О проектном подходе и инструментально-  технологической поддержке разработки и реализации стратегии предприятий и организаций / М. С. Королев // Управление экономическими системами: электронный науч. журнал. – 2014. № 10(70). – С.5.
2. Королькова, Е. М. Инструменты проектного риск-анализа: метод ставки процента с поправкой на риск / Е.М. Королькова // Сборники конф. НИЦ Социосфера. – 2015. – № 27. – С. 54-64
3. Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. М12 Управление проектами: Учебное пособие / Под общ. ред. И.И. Мазура. — 2-е изд. — М.: Омега-Л, 2012. — с. 664.