ФАКТОРЫ УСПЕХА И ПРОБЛЕМЫ ПРИ ВНЕДРЕНИИ КОРПОРАТИВНОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ (КСУП)

На сегодняшний день наблюдается постоянный рост конкуренции. Компании все чаще сталкиваются с необходимостью постоянного улучшения, поиска нестандартных решений, адаптации к изменениям внутренней и внешней среды, модернизации системы управления для поддержания более эффективной деятельности и конкурентоспособности. В таких турбулентных условиях, проектное управление направлено на создание уникальных продуктов, услуг и результатов. Проектное управление, путем усовершенствования бизнеса, становится все более востребованным и часто используемым на практике способом организации работы.

Корпоративная система управления проектами (КСУП) – набор инструментов, способов, методологий, источников и процессов, используемых для управления проектом.

Можно сказать, что КСУП – это организационный механизм, обеспечивающий принятие эффективных решений в рамках проектной деятельности организации.

КСУП обеспечивает взаимодействие субъектов управления и объектов управления посредством процессов управления в соответствии с ролями и организационной структурой, определенными в регламентной базе КСУП.

В разных компаниях под управлением проектами понимают совершенно разные действия. Это можно объяснить спецификой бизнеса, проектов и наличием кадров.

С одной стороны, задача КСУП — повысить эффективность деятельности организации, его рентабельности. Но с другой — введение новых управленческих процедур увеличивает стоимость управления. Задача управленца состоит в том, чтобы затраты на управление окупались, а не становились дополнительной статьей расходов внутри организации.

В большинстве случаев, организации, внедрившие новый подход к управлению, отмечают такие положительные эффекты как повышение эффективности бизнес-процессов, экономия ресурсов временных и финансовых, а также в целом создание дополнительной ценности для организации.

В ходе внедрения и адаптации проектного управления, организации сталкиваются с целым комплексом проблем. В помощь организациям на пути внедрения проектного управления предлагаются модели зрелости, показывающие как провести оценку степени зрелости проектного управления, так и помочь в разработке стратегии дальнейшего развития компании в этой области.

К особенностям (проблемам) внедрения КСУП можно отнести:

 - сложность определения и координации четких целей и требований к итоговым результатам и критериям успеха проекта, возможное изменение (уточнение) запросов к результатам в ходе реализации проекта;

- повышение формализации в подготовке и принятии управленческих решений, налагающее дополнительные требования по квалификации и степени ответственности персонала, следствием чего является высокая зависимость от человеческого фактора;

 - необходимость проведения организационных изменений, что может быть связано с конфликтом интересов отдельных подразделений и руководителей.

Разработка стратегии обычно начинается с анализа предпосылок и задач внедрения, выбора приоритетных целей с учетом рисков и ограничений. Типовые риски подобных проектов связаны как с организационными ошибками (выбором стратегии, подбором и вовлечением персонала, позиционированием проекта в компании), так и с человеческим фактором (недостаточной мотивацией, низкой квалификацией персонала). Опыт авторов позволяет утверждать, что наиболее часто встречаются риски, связанные с:

 - ошибками целеполагания и определения проекта, отсутствием сбалансированного подхода к стратегии внедрения;

- неадекватными ожиданиями участников проекта;

- недостаточностью поддержки проекта его ключевыми участниками;

- ошибками при создании команды проекта;

- недостаточной квалификацией и мотивацией персонала.

Факторы успеха при внедрении КСУП:

- Оценка зрелости организации в области управления проектами фактически означает оценку способности организации отбирать проекты и управлять ими таким образом, чтобы это максимально эффективно обеспечивало достижение стратегических целей компании.

- выбор организационной структуры является отправной и очень важной точкой для построения успешно функционирующей системы управления проектами,

- система мотивации. Без разработки гибкой системы мотивации команды проекта сложно рассчитывать на успешное завершение проекта с соблюдением трех основных ограничений: качество, время и ресурсы. В связи с этим, система мотивации должна быть выстроена таким образом, чтобы она позволяла должным образом управлять проектом, позволяя соблюсти указанные ограничения. Один из способов подобного управления – метод вознаграждения команды проекта. Например, размер вознаграждения может устанавливаться в зависимости от степени достижения целей проекта, а также сроков исполнения проекта. Естественно, чтобы данный механизм работал основную часть вознаграждения, следует выплачивать уже после завершения проекта.

- Методология. Необходимость единых стандартов подтверждена самим временем, что привело руководство многих стран к необходимости создания Международной организации мер и весов. В рамках ведения проектов также необходимо придерживаться единообразия в вопросах методологии. Такой подход позволит сократить издержки, связанные с ошибками коммуникации между членами команды, а также снизит неопределенность в работе. Помощниками в этом процессе помимо создания единой нормативно-методологической базы послужит разработка типичных шаблонов.

- информационные технологии и программное обеспечение проекта. Это инструменты автоматизации проектной деятельности в организации.

-офис управления проектами и организационная культура. Организационная культура включает в себя такие ценности, как понимание значимости проектного управления в организации, уважение к проектным менеджерам и наличие у них высокого уровня власти, неформального лидерства,

Рассмотренные выше компоненты являются взаимодополняющими и последовательными. Проработка одного из компонентов влечет за собой проработку следующего. Управление проектами компании производится при помощи специализированной организационной структуры в рамках принятой в компании методологии, с использованием проектно-ориентированной информационной системы.

Существование корпоративной системы управления проектами внутри компании позволит ей достигать заданные цели в установленный срок с оптимальными затратами. К преимуществам существования корпоративной системы управления проектами внутри компании принято относить:

- Повышение эффективности и обеспечение выполнения проектов по качеству, бюджету, составу и объему, ресурсам и срокам;

- координация взаимодействия между сотрудниками и подразделениями;

- определение единых правил и формализация процессов и отчетности;

- создание базы знаний и передача накопленного опыта для реализации будущих проектов;

- повышение ответственности проектного персонала и индивидуальная оценка вклада каждого сотрудника;

- управление портфелем проектов.

Безусловно, процесс внедрения КСУП достаточно сложный и требует значительных вложений, однако, при успешном внедрении системы результаты будут способствовать развитию организации. В компании с развитой КСУП совершенствуются механизмы взаимодействия между сотрудниками, снижаются сроки выполнения проектов, оптимизируются ресурсы и сокращаются затраты. В конечном счете, все подразделения организации работают как целостный слаженный организм, позволяя компании не терять свою конкурентоспособность и успешно функционировать на рынке.

Список литературы:

1. Илларионов А.В., Клименко Э.Ю., Портфель проектов: Инструмент стратегического управления предприятием. – М.: Альпина Паблишер, 2013. – 312 с.
2. Фунтов В.Н. Управление проектами развития фирмы:теория и практика.- СПб.: Питер., 2009. 496 с.
3. Агафонов А.Д. Особенности внедрения корпоративных систем управления проектами//Наука и бизнес,8(14).2012.С.79-83