КОНЦЕПТУАЛЬНЫЕ ОСНОВЫ КОНТРОЛЬНО-ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ

В современном мире качество информационного обеспечения в определяющей степени обуславливает эффективность функционирования системы управления. Все стадии, этапы и функции процесса управления непосредственно связаны с трансформацией информации, что предопределяет необходимость создания единого контрольно-информационного пространства организации.

Под информацией в менеджменте понимается совокупность ценных, воспринятых и осознанных сведений, требуемых для анализа конкретной ситуации, предоставляющая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, а также определения ряда альтернативных решений, из которых возможно выбрать оптимальное управленческое решение и осуществить контроль за его выполнением. Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий.

Связь между системой управления и системой информации основана на трех ключевых принципах:

1) система информации является базисом для системы управления;

2) структура системы управления и структура информационных потоков взаимозависимы;

3) степень организации системы информации и уровень технических средств ее переработки существенно влияют на систему управления.

Единого подхода к определению информационной системы организации не существует. В научной литературе наиболее часто встречается описание информационной системы организации как взаимосвязанной совокупности информационных, технических, технологических, программных, правовых, организационных и других средств, а также персонала, предназначенной для обработки информации и принятия управленческих решений.

Однако принципиальное значение в изучении спектра информационных систем имеют контрольно-информационные системы, в рамках которых формируется нормативно-фактическая информация, позволяющая производить оценку достигнутого уровня показателей по достижению поставленных целей. В данных системах может производиться оценка деятельности организации, ее отдельных сегментов, структурных подразделений, действий управляющего персонала, а также используемых материальных, трудовых и финансовых ресурсов, выпускаемой продукции, в том числе в разрезе отдельных ее видов, групп и наименований.

Подобные системы с точки зрения решения управленческих задач позволяют: принимать своевременные решения по управлению в рыночных условиях; усиливать степень обоснованности принимаемых решений; обеспечивать рост эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации для руководства; добиваться согласованности решения на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях; обеспечивать рост производительности труда за счет своевременной информированности руководства.

Контрольно-информационная система осуществляет превращение стохастической (вероятностной) системы в детерминированную (с четкими причинно-следственными связями), решая при этом задачи стратегического и тактического планирования, управления и контроля. Данная система является ключевым связующим звеном отношений между субъектом и объектом управления, обеспечивает управление существующими в организации информационными потоками (рисунок 1).

Информационные потоки представляют собой перемещение информационных сообщений, отражающих деятельность компании, при взаимодействии между собой подразделений и сотрудников организации, а также при взаимодействии организации с внешней средой, позволяющее осуществить процесс или реализовать управленческое решение [4, с. 54].

Рисунок 1. Место контрольно-информационной системы в системе управления предприятием

Таким образом, управление представляет собой процесс, основанный на получении управляющей системой информации об объекте управления и состоянии внешней среды, дальнейшем накоплении данной информации и ее переработке в управляющие воздействия, оказываемые на объект управления.

Качество информации в контрольно-информационной системе характеризуется такими критериями как достоверность, аналитичность, целенаправленность, оперативность, достаточность, экономичность в получении и использовании, защищенность от несанкционированного доступа.

Наиболее известной и применяемой на практике контрольно-информационной системой организации является сбалансированная система показателей, разработанная Р. Капланом и Д. Нортоном [3]. Описание общих положений методологии и порядка внедрения данной системы в деятельность организации нашли отражение во многих работах отечественных и зарубежных авторов.

Однако широкий круг вопросов теоретико-методологического и прикладного характера, связанных с формированием контрольно-информационных систем не получил достаточно полного и системного представления, что предопределяет актуальность данного исследования. Многие аспекты нуждаются в теоретическом осмыслении ввиду неоднозначности толкования определенных понятий, недостаточной изученности отдельных вопросов в современной экономической науке.

Сущность контрольно-информационной системы в управлении организацией (или системы внутреннего контроля) рассматривается с позиции, отраженной в международных стандартах аудита. Существует прямая связь между целями организации и средствами контроля, которые она использует для обеспечения разумной уверенности в их достижении. Назначение данной системы состоит в обеспечении разумной уверенности в отношении достижения целей организации в области подготовки надежной отчетности, результативности и эффективности ее деятельности, соблюдения законов и нормативных актов.

Компоненты контрольно-информационной системы согласно МСА 315 «Выявление и оценка рисков существенного искажения посредством изучения организации и ее окружения» [1] отражены на рисунке 2.

Рисунок 2. Компоненты контрольно-информационной системы

Исходя из структуры контрольно-информационной системы определяется высокая значимость именно контрольной функции.

Под контрольной средой понимают общее состояние и значение, придаваемое системе внутреннего контроля, мероприятия, процедуры и действия высшего руководства и собственников организации, направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля, их опыт и компетентность в данной области. Контрольная среда, оказывая влияние на устойчивое понимание персоналом необходимости и важности контроля, задает общий тон в организации.

В качестве компонентов контрольной среды выделяют следующие: трансляция этических норм и принципа честности на всех уровнях управления (это фундаментальные положения, влияющие на эффективность деятельности организации, мониторинга и администрирования средств контроля); методы управления и распределения ответственности; организационная структура, кадровая политика и практика; приверженность компетентности; деятельность и независимость лиц, отвечающих за корпоративное управление.

Процесс оценки рисков в организации предполагает определение руководством вероятности возникновения факторов риска, требующих управления. Под фактором риска понимают определенное событие или ситуацию, способную негативно повлиять на функционирование или развитие организации, достижение ею поставленных стратегических целей и задач.

Порядок оценки рисков включает в себя следующие процедуры: выявление источников и причин риска, ключевых процессов и операций, при выполнении которых возникает риск; идентификация возможных бизнес-рисков; оценка значимости и вероятности возникновения рисков; определение допустимого уровня риска; разработка мер по снижению рисков. Основными методами оценки рисков являются причинно-следственный анализ, экспертные аддитивные модели, метод аналогий, имитационное моделирование и др.

Контрольные действия представляют собой политики и процедуры, реализация которых способствует обеспечению качественного и своевременного выполнения инструкций и указаний руководства. В качестве видов контрольных действий выделяют действия, связанные с разделением должностных обязанностей, обработкой информации, проверкой выполнения, авторизацией, физическими средствами контроля.

Мониторинг средств контроля представляет собой регулярный процесс оценки эффективности системы внутреннего контроля: применяемых средств контроля и осуществления необходимых корректирующих действий в отношении данных средств при изменения условий деятельности.

Мониторинг, включающий в себя регулярные надзорные и управленческие меры со стороны руководства, должен быть органично встроен в текущую деятельность организации. Базой его осуществления является преимущественно внутренняя информация, но также возможно использование информации, полученной из внешних источников, например, комментарии регулирующих органов или претензии клиентов, которые могут указать на проблемы или области, требующие особого внимания или усовершенствования.

Ретроспективный анализ применения контрольно-информационных систем показывает зависимость их функционального использования от характера внешней среды, что требует более глубокого изучения данной взаимосвязи [2]. В настоящее время особо значимыми становятся контрольно-информационные системы стратегической направленности. По мнению Р. Каплана показатели, отслеживаемые контрольно-информационной системой, должны быть надлежащим образом систематизированы на определенной интегрированной основе, то есть определяться стратегией предприятия.

Основной задачей таких систем является обеспечение менеджмента организации информацией, получаемой из внешней среды, о долгосрочных рыночных тенденциях, современных технологиях и продуктах, методах управления и способах развития организации. Кроме того, данные системы предоставляют возможность на базе аналитических моделей оценивать вариативность будущего развития, вырабатывать управленческие решения по обеспечению высокого уровня конкурентоспособности организации в долгосрочной перспективе.

Таким образом, основным назначением контрольно-информационных систем стратегической направленности становится: 1) оценка состояния объекта, то есть отражение степени соответствия текущего состояния объекта поставленным долгосрочным целям и задачам; 2) управление объектом для достижения им целевого состояния в будущем.

Эффективность разработки и внедрения стратегической контрольно-информационной системы находится в прямой зависимости от применения единого методического подхода. Такой подход позволит рассматривать информацию не как разрозненный набор данных о внешнем и внутреннем окружении, сформированный структурными подразделениями с применением несогласованных, различных приемов сбора и обработки данных, а как целостную информационную картину, позволяющую диагностировать место компании во внешнем окружении. Ключевой задачей становится разработка методики эффективной интеграции данной системы в текущую деятельность организации независимо от отрасли, форм собственности и масштабов ее деятельности.

Список литературы:

1. Международный стандарт аудита 315 (пересмотренный) «Выявление и оценка рисков существенного искажения посредством изучения организации и ее окружения» (Приказ Минфина России от 24.10.2016 N 192н).
2. Ермакова, H.A. Контрольно-информационные системы в экономическом пространстве управленческого учета: автореф. дис. д-ра экон. наук / H.A. Ермакова. Казань, 2005. - 51 с.
3. Каплан Р.С., Нортон Д.П. Сбалансированная система показателей. От стратегии к действию/Пер. с англ. – М.: ЗАО «Олимп–Бизнес». – 2003. – 304 с.
4. Сидорова М.И. Управленческий учет как элемент единого информационного пространства организации // Учет. Анализ. Аудит, 2016. – № 5.– С.50-65.