ИННОВАЦИОННЫЙ  ПОДХОД  К  ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТУ

Шведова  Любовь  Юрьевна

студент  1  курса,  кафедра  менеджмента,  маркетинга  и  логистики  Тюменский  государственный  университет,  г.  Тюмень

E-mail:  blogl@mail.ru

Черноморченко  Светлана  Ивановна

научный  руководитель,  канд.  пед.  наук,  доцент  ТюмГУ,  г.  Тюмень

Работа  выполнена  при  финансовой  поддержке  ФЦП  «Научные  и  научно-педагогические  кадры  инновационной  России»  на  2009—2013  годы,  ГК  14.740.11.1377

Мы  живем  в  эпоху  внедрения  инноваций,  одной  из  таких  инноваций  является  и  тайм-менеджмент.  У  каждого  человека  есть  определенное  количество  времени,  причем  у  всех  людей  оно  одинаковое.  Люди  не  могут  как-то  повлиять  на  количество  этого  времени,  но  они  могу  начать  эффективно  и  грамотно  организовывать  свое  время.  Поэтому  тайм-менеджмент  —  это  управление  по  наиболее  рациональному  использованию  времени,  с  целью  ускорения  решения  проблем,  осуществления  мероприятий,  выполнения  работ.  Проанализировав  некоторые  проблемы,  которые  могут  возникать  в  организации,  мы  пришли  к  выводу,  что  популярность  тайм-менеджмента  связана  с  увеличением  нагрузки  на  сотрудников  и  руководителей  компаний,  а  также  необходимостью  как  можно  быстрее  достигнуть  целей,  которые  поставил  перед  собой  руководитель.  Все  это  определяет  актуальность  представленной  статьи.

Точная  дата  возникновения  тайм-менеджмента  неизвестна.  Первые  упоминания  о  попытках  организовать  свое  время  были  обнаружены  в  трудах  римского  философа  Луция  Сенеки.  Также  известно,  что  одним  из  первых  ученых,  который  озаботился  проблемой  нерациональности,  является  Бенджамин  Франклин.  Он  создал  систему  распределения  задач,  которая  впоследствии  стала  основой  современного  тайм-менеджмента  [4,  с.  22].

Тайм-менеджмент  является  целостной  системой  управления  временем,  которая  включает  в  себя  определенные  элементы,  эти  элементы  образуют  структуру  тайм-менеджмента.  В  структуру  входят  следующие  процессы: 

·анализ;

·моделирование  стратегий  с  учетом  проведенного  анализа;

·целеполагание:  постановка  цели  или  определение  ключевого  направления  развития,  определение  и  формулирование  цели;

·планирование  и  расстановка  приоритетов,  разработка  плана  достижения  поставленных  целей;

·реализация  —  конкретные  шаги  и  действия  в  соответствии  с  намеченным  планом  и  порядком  достижения  цели;

·контроль  достижения  цели,  выполнения  планов,  подведение  итогов  по  результатам  [4,  с.  33—36].

Исследователь  Глеб  Архангельский  в  своей  книге  «Тайм-драйв.  Как  успевать  жить  и  работать»  считает,  что  тайм-менеджмент  помогает  более  эффективно  использовать  не  только  рабочее  время,  но  и  время  отдыха.  В  частности,  рекомендуется  не  брать  работу  домой,  организовать  быт  так,  чтобы  он  занимал  минимум  времени,  заранее  тщательно  планировать  свободное  время  и  следовать  этим  планам.  В  деловых  поездках  планировать  свободное  время  (от  нескольких  часов  до  дня-двух)  для  осмотра  местных  достопримечательностей.  На  время  отпуска  установить  правила  использования  телефона,  электронной  почты,  интернета  и  пр.  и  придерживаться  их  [3,  с.  125].

В  настоящее  время  существует  огромное  количество  техник  тайм-менеджмента,  основными  же  являются  три  школы  управлением  временем:

1.  Пирамида  Франклина.  Система  Франклина  «направлена  вперед»  —  она  работает  с  тем,  что  должно  быть  сделано.  Глобальная  задача  дробится  на  подзадачи,  те  —  на  еще  более  мелкие  подзадачи.  Визуально  эту  систему  можно  отобразить  в  виде  ступенчатой  пирамиды,  а  процесс  ее  применения  —  как  процесс  строительства  этой  пирамиды.

2.  Матрица  Эйзенхауэра.  Согласно  этому  методу,  все  дела  сортируются  по  четырем  категориям:

·Задачи  А  —  важные  и  срочные.  Критические  ситуации,  проекты,  у  которых  подходят  сроки  сдачи.  Выполняются  без  промедления.

·Задачи  Б  —  важные  и  несрочные.  Стратегическое  планирование,  оценка  полученных  результатов,  превентивные  мероприятия.  Для  задач  данного  типа  устанавливаются  временные  рамки.

·Задачи  В  —  неважные  и  срочные.  Спонтанные  просьбы  и  поручения,  не  относящиеся  к  вашим  непосредственным  обязанностям,  перерывы.  По  возможности  от  таких  просьб  следует  отказываться  или  перепоручать.

·Задачи  Г  —  неважные  и  несрочные.  Мелочи,  отнимающие  время  (рутинная  работа,  «пустая  болтовня»  и  другие  «поглотители  времени»).

3.  Хронометраж.  Данную  технику  относят  к  достижениям  российской  школы  тайм-менеджмента  (система  А.К.  Гастева).  Суть  ее  заключается  в  фиксации  продолжительности  всех  действий,  выполняемых  в  течение  дня,  с  точностью  до  5—10  минут.  После  сбора  достаточной  статистики  (записи  следует  вести  не  менее  2  недель),  можно  провести  учет  и  «инвентаризацию»  потраченного  времени,  выявить  наиболее  актуальные  лично  для  вас  «поглотители  времени»  [1,  с.  82—87].

В  течение  недели  был  проведен  опрос  100  человек  (мужчин  и  женщин,  возраст  от  18  до  40  лет).  Респондентам  задавался  один  вопрос:  «Знаете  ли  вы  как  правильно  планировать  свое  рабочее  время?».  Были  получены  следующие  результаты:  60  человек  ответили,  что  каждый  рабочий  день  они  планируют  по  рациональному  пути  использования  времени,  остальные  же  40  человек  —  совершенно  не  знают,  как  планировать  свой  день  наиболее  выгодно  для  них.  При  этом  из  последней  группы  людей  20  не  хотят  думать  и  использовать  тайм-менеджмент,  остальные  20  просто  не  знают  о  такой  инновации,  как  тайм-менеджмент.

Чтобы  правильно  распределить  время,  необходимо  точно  знать,  как  оно  расходуется  в  действительности.  Поэтому  для  начала  следует  провести  анализ  использования  времени,  который  поможет  выявить  временные  потери,  осуществляемые  менеджером. 

Когда  все  ошибки  выявлены  и  учтены,  можно  переходить  ко  второй  стадии  —  поставить  перед  собой  задачи,  цели,  которые  хочет  достичь  менеджер  за  определенный  период  времени  (например:  наиболее  быстро  организовать  поставку  товаров  на  предприятие  или  своевременно  осуществить  контроль  за  выполнением  производственных  заданий).  Кстати,  по  мнению  японских  менеджеров,  один  час,  потраченный  на  планирование,  дает  экономию  3—4  часа  при  выполнении  работы  [2,  с.  57].  По  нашему  мнению,  устанавливать  задачи  стоит  соотношением  60:40,  т.  е.  составлять  план  лишь  на  определенную  часть  рабочего  времени  (приблизительно  на  60  %).  Дело  в  том,  что  события,  которые  трудно  предусмотреть,  отвлекающие  моменты,  а  также  личные  потребности  не  могут  быть  запланированы  полностью.  Также  очень  важно  восполнять  по  возможности  допущенные  потери  времени,  устанавливать  приоритеты,  т.  е.  точно  определять,  какое  задание  является  приоритетным,  делегировать  полномочия.

Итак,  задачи  и  цели  поставлены,  осталось  перейти  к  их  выполнению.  Автор  считает,  что  выполнять  задачи  нужно  от  более  сложных  (они  будут  приоритетными)  к  более  легким,  то  есть  менее  трудоемким,  краткосрочным,  причем  необходимо  вести  записи  по  ходу  выполнения  задач,  потому  что,  реализация  менее  долгих  целей  дает  правильное  соотношение  лишнего  времени  и  времени,  оставшегося  на  выполнение  длительных  задач,  которое  менеджер  может  дополнительно  добавить  на  выполнение  приоритетных  целей.  В  результате  этого  у  менеджера  останется  свободное  время,  которое  он  может  использовать  в  личных  целях.

Далее  необходимо  подвести  итоги  по  результатам,  определив  критические  моменты,  наиболее  частые  ошибки  рабочего  стиля.  Реализация  рассмотренных  выше  рекомендаций  в  практической  работе  руководителей  обеспечивает  повышение  эффективности  системы  управления  фирмой.

Таким  образом,  тайм-менеджмент  можно  рассматривать  как  деятельность,  направленную  не  только  на  оптимизацию  использования  рабочего  времени,  но  и  времени  отдыха.  Поэтому  тайм-менеджмент  могут  использовать  не  только  руководители,  но  и  обычные  люди,  с  целью  усовершенствования  своего  свободного  времени. 

Список  литературы:

1. Аллен  Д.  Как  привести  дела  в  порядок.  Искусство  продуктивности  без  стресса.  —  М.:  Манн,  Иванов  и  Фербер,  2011.  —  368  с.  
2. Архангельский  Г.А.  Время  на  отдых:  Для  тех,  кто  много  работает.  —  М.:  Альпина  Паблишер,  2013.  —  185  с
3. Архангельский  Г.А.  Тайм-драйв.  Как  успевать  жить  и  работать.  —  М.:  Манн,  Иванов  и  Фербер,  2012.  —  272  с. 
4. Архангельский  Г.А.,  Лукашенко  М.А.,  Телегина  Т.В.,  Бехтеров  С.В.  Тайм-менеджмент.  Полный  курс.  —  М.:  «Альпина  Паблишер»,  2012.  —  312  с.
5. Горбачев  А.Г.  Тайм-менеджмент  в  два  счета.  —  СПб.:  «Питер»,  2009.  —  256  с. 
6. Телегина  Т.В.  Тайм-менеджмент:  начни  с  себя.  —  «Кадровое  дело»,  2005  г.  .  —  №  7.  с.  25—32.
7. Успевай  с  детьми!  Тайм-менеджмент  для  родителей.  Бесплатный  электронный  журнал  [Электронный  ресурс]  —  Режим  доступа.  —  URL:  http://uspevai-s-detmi.livejournal.com/
8. Хайнц  М.  Тайм-менеджмент  для  молодых  мам,  или  Как  все  успевать  с  ребенком.  —  СПб.:  Речь,  2011.  —  128  с.