РОЛЬ РЕГЛАМЕНТОВ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ

THE ROLE OF REGULATIONS IN THE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SYSTEM

Artyom Baklan

student, Department of Management, Orenburg State University,

Russia, Orenburg

Korabeynikov Igor

scientific supervisor, doctor Economics, associate Professor, Orenburg State University,

Russia, Orenburg

АННОТАЦИЯ

Статья рассматривает важность системы управления бизнес-процессами для организаций, особенно на этапе их роста и усложнения. Описывается, как эта система позволяет моделировать, анализировать и совершенствовать бизнес-процессы, а также обеспечивает их прозрачность и контроль. Особое внимание уделяется роли регламентов, которые документируют ход выполнения процессов и определяют ответственность сотрудников. Проводится анализ по каким причинам требования, занесённые в регламенты, зачастую не исполняются.

ABSTRACT

The article examines the importance of a business process management system for organizations, especially at the stage of their growth and complexity. It describes how this system allows you to model, analyze and improve business processes, as well as ensure their transparency and control. Special attention is paid to the role of regulations, which document the progress of processes and determine the responsibility of employees. An analysis is being conducted for what reasons the requirements listed in the regulations are often not fulfilled.

Ключевые слова: управление; бизнес-процессы; организация; регламент.

Keywords: management; business processes; organization; regulations.

На определённом этапе жизненного цикла организации, когда из небольшого предприятия формируется целостная структура, становится мало базового понимания бизнес-процессов в головах сотрудников. Если на начальном этапе этого достаточно, то с усложнением и увеличением количества бизнес-процессов, нарастает актуальность их документирования и обеспечения прозрачности. Встаёт вопрос об разработке системы управления бизнес-процессами для повышения эффективности деятельности компании.

Система управления бизнес-процессами организации позволяет осуществлять моделирование бизнес-процессов, а также проводить анализ, выявлять проблемы и их источники. Всё это достигается через проектирование, контроль и непрерывное совершенствование бизнес-процессов. К тому же масштаб такой системы определяется уровнем зрелости организации, количеством и сложностью бизнес-процессов.

Важной частью системы управления бизнес-процессами является наличие регламентов. Регламентация — это процесс создания регламентирующих документов, описывающих ход выполнения бизнес-процессов, таких как регламент выполнения бизнес-процесса, должностная инструкция, матрица ответственности, технологическая карта и т.д. Документирование (регламентация) процесса означает создание документации, определяющей ход, результаты процесса и порядок управления процессом [3]. Главная цель данного процесса сделать так, чтобы сотрудники компании чётко понимали, как устроены бизнес-процессы, знали последовательность выполнения работ, ответственных, и могли предавать накопленный опыт новым сотрудникам.  Сам документ должен соответствовать внутренним стандартам предприятия.

Часто в организациях с самого начала присутствуют документы, устанавливающие правила и нормы, схожие с регламентом, например, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и другие. Но в большинстве случаев эти документы не соответствуют действительной работе организации, они имеют «формальный» характер и редко применяются сотрудниками в процессе выполнения их непосредственных профессиональных задач. Это создает ошибочное впечатление о наличие контроля, прозрачности и управляемости организации. Поэтому руководители обходят стороной вопрос регламентации бизнес-процессов, ошибочно думая, что всё и так описано и работает с максимальной эффективность.

Самый популярный документ, который устанавливает порядок работы в компании, — это должностная инструкция. В большинстве организаций этот документ имеет «официальный» статус и в основном содержит информацию о правах, обязанностях и ответственности работника в упрощённом виде. В первую очередь необходимо адаптировать именно их в процессе регламентации рабочих процессов компании.

Разница между системами документооборота, основанными на функциональном и процессном подходах к управлению, заключается в том, что в первом случае объектами регламентации являются функциональные подразделения, а во втором — бизнес-процессы. Во всем мире применение процессного подхода к управлению считается одним из определяющих факторов успеха. Несмотря на то, что процессы всегда существовали в каждой компании, объектами управления они стали относительно недавно. Популярность данного подхода растет, но эффективность его применения российскими предпринимателями пока еще не достигла впечатляющих результатов [1].

При этом разработка регламентов, основанных на реальной структуре бизнес-процессов в организации, приведёт к созданию релевантных, лаконичных, прозрачных и функционально насыщенных документов. Например, регламент, содержащий набор инструкций для сотрудников, описывающих их действия в рамках определённого бизнес-процесса, может стать альтернативой технологической карте бизнес-процесса. В то же время, регламент бизнес-процесса включает в себя набор матриц процесса, описывает обязанности сотрудников, участвующих в процессе, и другие элементы. Когда бизнес-процессы регламентируются необходимо учитывать, что они должны быть понятны и удобны для сотрудников в применении.

Практическое внедрение регламентации бизнес-процессов приводит к следующим положительным результатам:

- формализуют существующую модель бизнеса, устраняют дублирование функций работниками;

- сотрудники, зная, что процессы контролируются, выполняют свою работу более добросовестно;

- количество ошибок при оформлении документов снижается в среднем на 50%;

- в регламентах бизнес-процессов содержится система показателей для управления и заложен механизм дальнейшего улучшения процессов;

- регламентированные процессы составляют базу знаний о процессах — новые сотрудники быстрее обучаются и понимают, что от них требуется;

- формируется полный перечень документации для управления — регламенты, должностные инструкции, положения;

- регламенты процессов формируют законную нормативную базу компании для материального стимулирования и применения санкций к работникам;

- выявляются и ликвидируются основные средства, не использующиеся в обороте и ненужные в будущем;

- позволит руководителям процессов избавиться от рутинных задач и сосредоточиться на улучшении рабочих процессов, что приведёт к повышению их эффективности.

- сокращаются неоправданные закупки товаров [2].

В свою очередь, правильный регламент является результатом длительной и сложной работы, поскольку он должен соблюдать ряд условий для своего нормального функционирования. Так, регламент должен быть легко воспринимаем, отражающим решения определённых задач производства и быть понятным для исполнителей. В итоге, при регламентации и в процессе использования регламентов возникает ряд трудностей и проблем. Такие трудности могут возникать, например, при не выстроенной системе целей и задач в компании, нечётко или не верно определённых границах процессов, а также их входов и выходов. Проблемы могут возникнуть с тем, что регламенты сложны в чтении и понимании у неопытных сотрудников, также регламенты могут не стыковаться друг с другом или противоречить. Вместе с этим они могут устаревать и терять актуальность в будущем.

К тому же, требования, занесённые в регламенты, зачастую не исполняются по следующим причинам:

- на изменение бизнес-процесса не недостаточно средств;

- сотрудники не обучены должным образом, чтобы исполнять регламент процесса;

- у сотрудников отсутствует мотивация к изменению схем работы;

- руководители не отводят должного внимания контролю над процессами и сотрудниками.

Чтобы регламенты были эффективными и действительно выполнялись, необходимо:

- обучить сотрудников работать исключительно по регламенту, а также тестировать их знания;

- контролировать исполнения регламентов в работе;

- развивать менеджмент, корпоративную культуру, и повышать трудовую дисциплину.

Особую роль регламентация играет при росте численности персонала и расширении сфер деятельности компании, когда возникает потребность в эффективном управлении множеством процессов. Без ясных инструкций существует опасность возникновения беспорядка, когда сотрудники не могут чётко определить свои задачи и границы ответственности.

Таким образом мы рассмотрели роль регламентов в системе управления бизнес-процессами. Определили рост актуальности разработки системы управления бизнес-процессами для повышения эффективности деятельности компании, с усложнением и увеличением количества бизнес-процессов. Представили определение понятия регламентации от Г. Г. Харитонова и В. С. Поляничко, которое наиболее ёмко и практико-ориентированно отражает суть процесса. Рассмотрели к каким положительным результатам приводит практическое внедрение регламентации бизнес-процессов. Проанализировали по каким причинам требования, занесённые в регламенты, зачастую не исполняются. Также что необходимо предпринимать, чтобы регламенты были эффективными и действительно выполнялись.

Список литературы:

1. Лазуко Алина Георгиевна, Люлякина Дарья Николаевна, Рындина Светлана Валентиновна Описание и регламентация бизнес-процессов на примере компании по производству дверей и комплектующих // Модели, системы, сети в экономике, технике, природе и обществе. 2015. №1 (13). — Режим доступа. — URL: https://cyberleninka.ru/article/n/opisanie-i-reglamentatsiya-biznes-protsessov-na-primere-kompanii-po-proizvodstvu-dverey-i-komplektuyuschih (дата обращения: 19.10.2024).
2. Маслова Валентина Михайловна КЛЮЧЕВЫЕ ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ РАБОТЫ ПЕРСОНАЛА КОМПАНИИ // УПИРР. — 2015. — №4. [электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: https://cyberleninka.ru/article/n/klyuchevye-faktory-vliyayuschie-na-effektivnost-raboty-personala-kompanii (дата обращения: 19.10.2024).
3. Харитонова Г. Г., Поляничко В. С. Регламентация бизнес-процессов компании // ТДР. 2010. №12. [электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: https://cyberleninka.ru/article/n/reglamentatsiya-biznes-protsessov-kompanii (дата обращения: 19.10.2024).