ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ВНУТРЕННИХ КОММУНИКАЦИЙ КРУПНОЙ КОМПАНИИ

Для осуществления любой из функций менеджмента компании необходим обмен информацией. Он служит важнейшим условием принятия аргументированных решений, занимает большую роль в межличностных отношениях и формировании имиджа организации. Другими словами, обмен информацией – важнейшая составная часть практически всех видов регулирующей деятельности. 

Коммуникации в организации – это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию, так и её внешнюю среду. 

Внутренние коммуникации, в свою очередь, подразделяются на две составляющие: Вертикальные коммуникации - информация передается внутри организации с уровня на уровень. Таким образом работникам организации сообщают о новых целях, изменении приоритетов, конкретных заданиях на определенный период, изменении правил, инструкций

Так как любая организация состоит из множества подразделений, которым требуется согласованность в выполнении своих задач, возникает необходимость обмениваться информацией. Таким образом, в дополнение к вертикальным коммуникациям добавляются горизонтальные. Их существенное отличие заключается в том, что информационный обмен связывает равноправные элементы организации, формируя между ними отношения кооперации и координации.

Управление коммуникациями внутри организации позволяет реализовать ее сильные стороны и исключить все возможные слабые. 

Существует ряд факторов, снижающих эффективность коммуникаций внутри организации. В настоящее время проблема коммуникации встречается чаще других. Зачастую коллеги не умеют общаться друг с другом, четко не определены связи между сотрудниками разных подразделений. При выявлении таких проблем, необходимо главным образом быстро и эффективно с ними справляться.

Например, в случае когда сотрудники не считают нужным обмениваться опытом и взаимодействовать с другими подразделениями, объясняя это тем, что в их прямые обязанности не входят подобные задачи, необходимо вовлекать сотрудников в новые для них проекты и предоставлять им больше информации о работе компании. А также стимулировать участие в командных активностях и обращать их внимание на то, как для них важно владеть той или иной информацией при выполнении рабочих задач.

Эффективное взаимодействие между подразделениями важно не меньше, чем командная работа в коллективе. Без него компания не может работать как единый механизм, а сотрудники чувствуют себя в информационном вакууме. 

Залог успеха во взаимодействии подразделений — единые цели и общее информационное поле. Безусловно, этого не добиться одной убедительной речью CEO (главный исполнительный директор) — нужен целый комплекс инструментов.

На первый взгляд передача информации — это легкий и очевидный процесс для любого руководителя. Но практика показывает, что менеджеры зачастую на первое место ставят решение бизнес-задач и относят на второй план обсуждение с командой целей, стратегии, планов и результатов работы компании. Такой подход нужно корректировать, так как результаты каждого отдельного работника или же команды напрямую зависят от того, насколько хорошо он понимает происходящее в компании.   

К тому же крупные компании имеют свои особенности во внутренней и внешней коммуникации. Большинство работников задействовано в нескольких проектах одновременно, что подразумевает интенсивное взаимодействие с большим потоком информации.  А также из-за большого штата, сотрудники физически не могут быть знакомы со всеми коллегами. Зачастую, филиалы одной компании могут быть расположены на разных континентах.

Для улучшения процесса передачи информации внутри крупных организаций могут быть применены следующие варианты действий:

Встречи линейных сотрудников с непосредственными руководителем — один из самых важных пунктов в передачи информации. Такой инструмент позволяет поддерживать на высоком уровне осведомленность сотрудников о внутренних процессах, планах и результатах, ответить на возникающие вопросы, обнаружить сложности и скорректировать дальнейшую работу. 

Очень полезно объединять сотрудников из разных подразделений для работы над общими проектами. Во-первых, такая работа позволяет сильнее сплотить коллектив, выстроить доверительные отношения. Во-вторых, специалисты из разных областей могут привнести в проект свои уникальные идеи и опыт. Благодаря этому обмен происходит не только внутри отдельных отделов, но и на уровне всей компании.

Для улучшения информационного обмена в организации помогает такая практика, как перевод сотрудников из одного подразделения в другое. Это дает возможность межфункционального карьерного развития и дает работникам шанс проявить себя в разных подразделениях. Такая политика не только поддерживает непрерывный поток новых идей и предупреждает «выгорание» персонала, но и мотивирует сотрудников узнавать больше о работе иных подразделений, чтобы планировать свою карьеру.

Сетевые ресурсы также могут помочь в формировании эффективного взаимодействия между подразделениями. На внутреннем портале компании любой сотрудник может поинтересоваться, чем занимаются другие подразделения и как распределяются обязанности в компании.

Взаимодействие также может затрудняться из-за разницы возрастов сотрудников. Иногда люди старшего поколения держатся обособленно и не обращаются к коллегам за помощью без крайней необходимости, в то время как молодое поколение зачастую даже слишком активно вовлекается в коммуникации. В таких случаях необходимо поощрять активность первых и направлять энергию вторых в правильное русло.

Любая система для своего развития должна стремиться к поставленной цели. Поэтому любая коммуникация должна быть целенаправленной.  Командная работа определенно имеет огромное значение как в передачи информации, так и в бизнесе в целом. Для максимально эффективного функционирования обмена информацией необходимо разумное сочетание нескольких из вышеуказанных инструментов. Выработав стратегию в области внутренних коммуникаций, стимулируя обмен информацией, убирая барьеры между отдельными сотрудниками и подразделениями, в конечном итоге это поможет организации прийти к повышению всех ее основных показателей. 

Список литературы:

1. Габинская О.С., Н. В. Дмитриева. Маркетинговые коммуникации: учеб. пособие. М.: Academia, 2018. - 368 c.
2. Ромат Е.В., Сендеров Д.В. Маркетинговые коммуникации: учеб. пособие. СПб.: Питер, 2017. - 496 c.
3. Эриашвили Н.Д., Грошева И.В. Интегрированные маркетинговые коммуникации: учеб. пособие. М.: Издательский центр «Академия», 2010. – 240 c.