АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОФИСАХ РОССИЙСКИХ УЧРЕЖДЕНИЙ

В статье поднимается вопрос об автоматизации делопроизводства и документооборота в офисах российских учреждений. Описываются информационные процессы, происходящие в этой сфере и наиболее часто встречающиеся проблемы в этой области. Анализируются и выделяются главные причины низкого уровня автоматизации этих процессов. Рассматривается альтернативная возможность автоматизации офисного документооборота учреждений на основе систем, использующих взаимодействие трех приложений пакета MS Office: редактора электронных таблиц MS Excel, системы управления базами данных MS Access и текстового редактора MS Word.

В настоящее время данная тема достаточно актуальна для офисов, так как автоматизация делопроизводства и документооборота позволяет увеличить производительность сотрудников, уменьшая время работы с документами.

В настоящий момент уровень автоматизации документооборота и делопроизводства в нашей стране находится на очень низком уровне. При этом, рынок систем электронного документооборота, способных значительно повысить как скорость, так и эффективность работы с документами, достаточно насыщен продуктами как импортного, так и отечественного производства. Что же препятствует автоматизации отечественного документооборота? Среди многих причин, обсуждаемых аналитиками, одними из основных, можно назвать: стоимость предлагаемых СЭД, наличие у стандартных СЭД большого числа невостребованных функций (для среднестатистического потенциального потребителя) и отсутствие достаточного уровня компьютерной грамотности офисных работников. Вместе с тем, существует способ автоматизации документооборота лишенный вышеперечисленных «недостатков» СЭД. Речь идет об автоматизации на основе базовых приложений пакета Microsoft Office: MS Word, MS Excel и MS Access [3]. Подобный подход выгоден, во-первых, из-за того, что эти приложения используются, практически во всех учреждениях и офисах, следовательно не требуют дополнительных затрат на приобретение. Во-вторых, они могут быть ориентированы на решение конкретных задач и не требовать использования дополнительного функционала. В-третьих, они в достаточной мере освоены офисными работниками и не требуют дополнительного обучения и повышения квалификации. Рассмотрим механизм использования и взаимодействия трех приложений, как единой информационной системы (в дальнейшем – Системы), на примере автоматизации стандартного и часто встречающегося в документообороте процесса сбора головной организацией данных со своих подчиненных структур (филиалов, подразделений и т. п.) для получения необходимой статистической информации и составления сводных отчетов. Для лучшего понимания конкретизируем собираемые данные: пусть это будут сведения о семейном положении сотрудников организации.

В рассматриваемой Системе каждое из этих приложений играет свою функциональную роль: - MS Excel служит для структуризации информации при ее вводе, способен сохранять информацию в структурированном виде при пересылке по электронной почте, обладает возможностью передачи данных в MS Access, как функциональным, так и программным методом [4]. При этом, для удобства ввода информации, можно создавать шаблоны, как непосредственно в листах книги Excel, так и в виде пользовательских форм, применяя встроенный редактор Visual Basic [5]. - MS Access является хранилищем структурированной информации, предоставляет широкие возможности для ее статистической обработки, а также, способен передавать данные двум другим приложениям [6]. В нем можно производить поиск информации по заданным па- раметрам, создавать удобные формы для вывода информации, как для просмотра, так и на печать [7]. - MS Word необходим Системе как средство представления выводимой информации в строго заданном, в большинстве случаев, существующими стандартами виде [8]. В рассматриваемом случае, головная организация рассылает филиалам по электронной почте шаблон, созданный на базе книги Excel. Для простоты и удобства ввода данных, он представляет собой форму, созданную при помощи редактора Visual Basic, которая автоматически появляется при открытии файла Excel [9]. Данная форма позволяет вводить информацию с клавиатуры и выбором из раскрывающихся списков, добавлять и сохранять ее в ячейках книги Excel, просматривать ее в процессе ввода, исправлять вводимую информацию, как с клавиатуры, так и очищая поля формы полностью, прерывать ввод информации и автоматически возобновлять его с прерванной позиции (в филиале) и передавать информацию в базу данных MS Access (по возвращении в головную организацию.

Ввод с клавиатуры можно заменить выбором названия из списка филиалов организации [16]. При выборе режима «просмотр» и нажатии на одну из пяти кнопок, информация выводится в форме отчета MS Access. При выборе режима «печать» та же информация выводится в виде уже заполненного шаблона документа MS Word, подключая к процессу третий компонент Системы. Из всего вышеописанного, именно обеспечение заданной формы документа Word и его программное заполнение является наиболее сложным и трудоемким этапом. Для его реализации используется встроенный в MS Access редактор Visual Basic и программные решения, неоднократно описанные в различных изданиях, посвященных программированию на языке VBA [17]. При этом возможно как программное создание нового документа MS Word, так и заполнение заранее заготовленного шаблона. Второй вариант можно использовать в случае постоянного объема информации, вводимого в стандартную по размеру и структуре форму, и это выгоднее, благодаря сокращению объема программного кода. Таким образом, даже поверхностного знакомства с интерфейсом, структурой и принципами работы Системы на основе приложений пакета MS Office достаточно, чтобы убедиться в эффективности ее применения – ведь многодневный труд офисных работников по составлению статистической отчетности сводится к нескольким манипуляциям, занимающим, от силы, минут пять-десять. Причем с увеличением объема обрабатываемой информации, длительность этих манипуляций практически не изменяется. Еще более эффективно включение в Систему специально разработанного приложения Windows, которое выполняет в ней диспетчерскую роль, позволяет работать с базой данных, не открывая ее, а также может программно создавать как саму базу данных, так и шаблоны документов Excel и Word . Это дает возможность объединять в одной Системе подготовку статистической отчетности по разным направлениям деятельности, то есть из разных наборов данных, добавлять с течением времени, без изменения программного кода Системы и дополнительной разработки, новые типы отчетности по новым направлениям. Разработка этого приложения лишь незначительно увеличивает общее время, необходимое для разработки Системы, благодаря тому, что отпадает необходимость разработки форм и программного кода, используемых в базе данных. Остается нерешенным только один вопрос, – каким образом обеспечить офисы подобными Системами? Ведь профессиональным разработчикам, имеющим и продвигающим собственные продукты, невыгодно заниматься подобной автоматизацией. Однако решение есть и вполне реально. Нужно только вспомнить, что у нас в стране очень многие учебные заведения, как высшего, так и среднего профессионального образования, осуществляют подготовку специалистов по целому спектру направлений, связанных с проектированием или эксплуатацией информационных систем и других программных продуктов. Студенты этих заведений, за время обучения на старших курсах делают как минимум одну, а чаще и не одну курсовую работу, проходят производственные и учебные практики, разрабатывают и защищают дипломный проект. Это сотни, и даже, тысячи потенциальных программных продуктов в год. Уровень сложности рассмотренной в данной статье Системы вполне соответствует среднестатистическому уровню программных разработок в курсовых и дипломных проектах. Остается только наладить взаимовыгодное сотрудничество между учреждениями и учебными заведениями. В том, что оно будет взаимовыгодным, сомневаться не приходится. Учреждения получают эффективные системы, адаптированные к потребностям учреждения, экономят значительное количество трудочасов и, даже, если придется оплатить разработку, вряд ли ее стоимость будет сравнима со стоимостью лицензионных систем документооборота. Учебные заведения дают студентам реальную практику разработки программного обеспечения, плюс повышают показатели хозрасчетной деятельности. Студенты повышают свой профессиональный уровень и получают положительные рекомендации для дальнейшего трудоустройства.

Таким образом, в короткие сроки возможно значительное повышение уровня автоматизации документооборота и эффективности работы офисных учреждений, а также уровня подготовки IT-специалистов и практической реализации получаемых ими навыков в соответствующих учебных заведениях. Нужно только, чтобы кто-то из заинтересованных сторон сделал первый шаг.

Список литературы:

1. Гандерлой Майк. Автоматизация Microsoft Access с помощью VBA: Пер. с англ. М. : Вильямс, 2006. 412 с.
2. Гарифуллин Р. Ф. Стратегии инновационного развития предприятия машиностроения // Вопросы инновационной экономики. 2011. № 6 (6). С. 27-34.
3.  Гарифуллин Р.Ф. Повышение безопасности логистических операций за счет внедрения носимых устройств // Вестник НЦБЖД. 2016. № 4 (30). С. 11-14.
4. Гарифуллин Р.Ф. Стратегии, планирование и достижение цели // Экономика, предпринимательство и право. 2011. № 6. С. 11-17.
5. Гарифуллин Р.Ф., Антропова Т.Г., Сафиуллин А.Р., Валитов Ш.М. Проблемы и ограничения внедрения системы организации и рационализации рабочего места на промышленном предприятии // Вестник Казанского государственного технического университета им. А.Н. Туполева. 2015. № 4. С. 63-66.
6. Гарифуллин Р.Ф., Николаенко Ю.В. Алгоритм технического перевооружения на основе методов планирования инноваций // Вестник экономики, права и социологии. 2012. № 2. С. 22-27.
7. Гарифуллин Р.Ф., Нугуманова Л.Ф., Антропова Т.Г., Ведин Н.В. Оптимизация производственных процессов предприятия с использованием принципов и инструментов бережливого производства // Вестник Казанского государственного технического университета им. А.Н. Туполева. 2015. № 4. С. 67-70.
8. Зибрева Е. М., Гарифуллин Р. Ф. Классификация стратегий инновационного развития промышленного предприятия // Вестник Алтайской академии экономики и права. 2012. №1. С. 22-24.
9. Надреева Л.Л., Абрамов В.А., Гарифуллин Р.Ф., Костерин А.В. Направления совершенствования нормирования труда в современных условиях // Вестник Казанского государственного технического университета им. А.Н. Туполева. 2017. Т. 73. № 3. С. 91-96.
10. Сафаргалиев М.Ф., Гарифуллин Р.Ф. Критерии качественной оценки инновационной деятельности промышленных предприятий // В мире научных открытий. 2012. № 10. С. 83-93.
11. Телишев А.М., Гарифуллин Р.Ф., Зилянева О.Е. Разработка рекомендаций по совершенствованию информационной среды промышленного предприятия // Вестник Казанского государственного технического университета им. А.Н. Туполева. 2016. Т. 72. № 3. С. 74-77.