УЧЁТ И АНАЛИЗ ПРИ РЕАЛИЗАЦИИ ТЕНДЕРНЫХ ЗАКУПОК

В наше время тендерные закупки стали весьма популярными — это механизм получить нечто, подходящее покупателю, по наименьшей цене — ведь в подавляющем числе тендеров основным фактором, определяющим победителя, является именно цена.

При организации подрядных торгов первой задачей технического заказчика является определение способов проведения: собственными силами или за счет привлечения специализированных организаций. Если технический заказчик задействует специализированную организацию, квалифицированную в проведении торгов, то заключает с ней договор с определением взаимодействия сторон и их обязанностей. Следующей задачей техническою заказчика либо организации, действующей от его лица, стоит образование тендерного комитета [4]. Тендерные комитеты, в свою очередь, занимаются подготовкой и распространением тендерной документации среди претендентов, публикацией объявлений о проведении торгов, осуществлением непосредственно самой процедуры проведения торгов, составлением отчетов по итогам проведения торгов.

Тендерный комитет может проводить предварительную квалификацию участников торгов, при этом создается квалификационная комиссия. Данная процедура необходима для повышения гарантированности и качества выполнения обязательств по договору участниками торгов [5]. Тендерный комитет выбирает победителя торгов среди участников, предложения которого наиболее соответствуют требованиям, определенным тендерной документацией, при помощи голосования. Торги могут считаться состоявшимися с отрицательным результатом по причине несоответствия всех поданных участниками оферт условиям тендерной документации. В таном случае технический заказчик повторно назначает торги. После принятия решения тендерным комитетом победившего в торгах участника и передачи протокола с документированным решением технический заказчик принимает решение об утверждении победителя и заключении договора подряда либо о проведении повторных торгов [4].

Важно отметить, что ситуация в сфере участия в государственных и корпоративных закупках быстро меняется вслед за новыми глобальными технологическими трендами, в частности, цифровизация открывает новые горизонты в повышении эффективности организации данного процесса.

Чтобы оптимально построить синтетический и аналитический учет при реализации тендерных закупок, нужно доработать рабочий план счетов. Для этого к соответствующим бухгалтерским счетам открыть субсчета первого, второго порядка, а при необходимости и третьего. Счетам и субсчетам присваиваются коды по системе кодирования.

Для корректного отражения данных и сопоставления плановой и фактической информации необходимо, чтобы субконто статей справочников совпадали со статьями затрат согласно выбранному методу калькуляции.

Для этих целей целесообразно, чтобы статьи справочников (субконто) и элементы структуры стоимости контракта имели одинаковые названия, а в случае невозможности идентичного использования названий целесообразно разработать и утвердить таблицы соответствий статей справочников (субконто) в бухгалтерской программе.

По методологии учета затрат:

•  в качестве субконто «вид номенклатуры» используется уникальный номер наряд-заказа или контракта;
•  субконто «статья затрат» отражает статьи затрат, обозначенные в структуре стоимости контракта;
•  субконто «подразделения» можно сопоставить с центрами финансовой ответственности или отделами – исполнителями контракта по выбранной структуре предприятия.

После осуществления аналитики по основному и вспомогательному производствам переходим к разработке аналитики для счетов учета финансовых результатов.

Особенности учета тендерных закупок:

•  в качестве субконто «вид номенклатуры» используем номер наряд-заказа;
•  аналитика по ставке НДС необходима для выборки всех работ с определенными финансовыми характеристиками.

В разрабатываемом проекте федеральных стандартов бухгалтерского учета «Запасы», предусмотренном Программой разработки федеральных стандартов бухгалтерского учета на 2018 – 2020 годы, утвержденной Приказом Минфина России от 18.04.2018 № 83н, нужно обратить особое внимание на учет общепроизводственных затрат и расходов. В новом федеральном стандарте будут приведены определения и примеры переменных и условно-постоянных общепроизводственных затрат и расходов.

В таблице 1 показан шаблон отчета о расходах на тендерную закупку.

Таблица 1.

Шаблон отчета о расходах на тендерную закупку

Из анализа таблицы следует, что при организации тендерных закупок возникают различные расходы, которые необходимо учитывать в бухгалтерском учете организации.

Для анализа тендерных закупок используются чаще всего следующие критерии:

•  стоимость тендерной закупки,
•  срок поиска поставщика,
•  количество тендерных закупок,
•  номенклатура и т.д.

По этим параметрам проводиться анализ, который помогает разработать мероприятия по сокращению расходов на проведение тендерных закупок.

Для учета тендерных закупок применяется цифровизация. Цифровизацией сегодня охвачены многие индустрии. Новые технологии помогают повышать эффективность и создавать операционные модели, в большей степени ориентированные на сотрудничество между организатором тендера и компанией-участником. В тоже время технологические тренды порождают новые организационные и управленческие вызовы, требующие создания новых компетенций [4].

Ни в одном другом виде деятельности не придается такое серьезное значение системам обработки и анализа данных, как в секторе участия в государственных и корпоративных закупках. Сегодня потенциальный участник тендера имеет доступ к огромным объемам данных, быстрая и качественная обработка которых невозможна при расчетах вручную.

К счастью, сочетание технологий машинного обучения, искусственного интеллекта и анализа «больших данных» может помочь решать такие задачи [5].

Автоматизация и цифровизация управления процессом участия в закупках в первую очередь снижает расходы на мониторинг торговых интернет-площадок и сопутствующие процессы. Применение информационных технологий позволяет повысить эффективность работы специалистов по тендерам и аукционам, оптимизировать издержки, сократить время обработки данных, уменьшить число сотрудников тендерного отдела и повысить возможности контроля за основными показателями участия в закупочном процессе.

Таким образом, организациям, проводящим тендерные закупки, необходимо учитывать и постоянно их анализировать.

Список литературы:

1. Зрянина Е.А. Цифровизация в сфере бюджетного учёта, в направлении электронных гос закупок//В сборнике: Проблемы и перспективы в международном трансфере инновационных технологий сборник статей Всероссийской научно-практической конференции. Уфа, 2019. С. 91-93.
2. Говорунова Т.В. Современные проблемы в финансовом учёте государственных закупок сельскохозяйственной продукции//В сборнике: Аграрная наука в XXI веке: проблемы и перспективы Сборник статей Всероссийской научно-практической конференции. Под ред. Е.Б. Дудниковой. Саратов, 2019. С. 103-107.
3. Гукасова А.Э., Киселева С.П. Разработка современного механизма формирования государственных закупок в интересах развития эколого-ориентированных процессов//Вестник Университета (Государственный университет управления). 2019. № 6. С. 5-10.
4. Купчикова Н.В., Гужвинский Д.И. Строительные тендеры и особенности их проведения//Эпоха науки. 2018. № 16. С. 182-186.
5. Соловьева И.П., Игнатьев А.И., Асаева Т.А., Чихачева О.А.Моделирование процесса тендерных торгов//В книге: Фундаментальные основы инновационного развития науки и образования Под общ. ред. Г. Ю. Гуляева. Пенза, 2018. С. 292-310.