ПРИМЕНЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ И ПРОБЛЕМЫ ИХ ВНЕДРЕНИЯ В ЛОГИСТИЧЕСКИЕ ПРОЦЕССЫ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ

АННОТАЦИЯ

Целью данной статьи является рассмотрение внедрения информационных систем. При проведении анализа литературы выявлены проблемы, возникающие у организаций, при внедрении информационных технологий. В статье рекомендован способ оптимизации процесса выбора информационной системы и предоставлена часть алгоритма, который должен будет помочь компаниям при внедрение информационных систем.

Ключевые слова: информационные технологии, информационные системы, алгоритм, логистика, внедрение информационных систем, проблемы внедрения информационных систем.

Информационные технологии являются конкурентным преимуществом компании и поэтому в настоящее время развиваются очень интенсивно. Так, по данным компании «International Data Corporation», в 2017 году на цифровую трансформацию компаниями было потрачено в общей мере 958 миллиардов долларов, а в 2018 году это сумма преодолела отметку в 1,1 триллион долларов. [6]

Исходя из этого, можно сделать вывод, что рынок информационных технологий стремительно растет, а потребность в информационных системах, которые бы оптимизировали логистические бизнес-процессы предприятий возрастает.

Таким образом, изучение этого рынка является довольно актуальной проблемой для логиста, поскольку на данном этапе его развития он предоставлен десятками информационных систем и тысячами программ, которые визуализируют их. С другой стороны, информационные технологии — это довольно сложная, а в месте с тем, и важная часть в работе любого логиста и именно поэтому очень важно ориентироваться в ней и разбираться не только в терминологии, но и в программном обеспечении. [1, 3]

Обосновать важность информационных технологий для логистики можно тем, что на данном этапе развития человечества идет глобальная информатизация. В настоящее время очень сложно найти область человеческой деятельности, в которой бы не применялись сколь-нибудь даже незначительные информационные технологии. Из этого можно сделать вывод, что для того, чтобы оставаться конкурентоспособной компания должна внедрять информационные системы. [3]

Разбираться в информационных технологиях очень важно для логиста, поскольку существует множество серьезных проблем, с которыми приходится столкнуться организации при внедрение информационной системы. Самые сложные в разрешение – это отсутствие постановки менеджмента на предприятие, временное увеличение нагрузки на каждого работника предприятия во время внедрения, сопротивление работниками внедрения новых систем, отсутствие полного анализа предприятия до начала внедрения информационной системы.

Таким образом, можно сказать, что внедрение информационной системы может привести к большим проблемам для организации. Однако, если решить все проблемы, возникающие с внедрением информационной системы до стадии установки, то такие системы помогут оптимизировать бизнес-процессы компании. [2]

Для поддержания конкурентной способности в современном мире компаниям приходится адоптироваться и модернизироваться. Одной из таких модернизаций можно считать информационные системы, развитие которых началось еще в девяностые годы с первых ERP-систем и продолжается по сей день, ежегодно предоставляя бизнесу готовые решения и заказные, можно сказать, единичные экземпляры. [2, с 3]

Так, в работе Т.В Алесинской [1] «Основы логистики. Функциональные области логистического управления» приведено описание термина «Информационная технология». На наш взгляд, термин раскрывается в полной мере и прост к пониманию не только для профессионалов в области, но и простых обывателей.

Таким образом, опираясь на предложенную Алесинской Т.В [1] терминологию, можно сказать, что информационная система является частью информационных технологий и направленна на хранение, поиск и обработку информации, которая сопровождает все виды потоков в логистике. Так же, стоит отметить, что под информационными системами чаще всего подразумевается так же программное обеспечение, которое является визуальным отображением работы информационной системы. [1, с. 3-15]

В книге Скрипкина К.Г. [2] «Экономическая эффективность информационных систем в России» автор описывает проблемы внедрения информационных систем и их положительное влияние на бизнес-процессы предприятия.

Из работы Скрипкина К.Г. [2] можно сделать вывод, что информационные системы в логистике играют немаловажную роль, поскольку позволяют логистам работать более эффективно. Более того, если абстрагироваться от человеческого фактор, то данные системы решают колоссальный спектр проблем, которые зависят от того, куда и для каких целей внедряется та или иная информационная система. [2, c. 4-10]

Другим автором, который описывает проблемы внедрения информационных систем является Баламирзоев Н.Л. [8], который в своей статье раскрывает самые серьезные проблемы, решаемые организациями в ходе установки на предприятии ИС. [8]

Баламирзоев Н.Л. [8] рассказывая об этих проблемах в своей работе особенное внимание обостряет на том, что все эти проблемы можно бы было избежать. Среди всех проблем особенно ярко выделяются такие, как: необходимость в изменении принципов ведения бизнеса и отношения к информации, необходимость в создание экспертной группы по внедрению, реорганизация структуры и деятельности компании. [8]

Стоит отметить, что во всех изученных работах информационные системы превозносят. Это связано прежде всего с тем, что в наше время информация является не просто ресурсом, но конкурентным преимуществом компании. Именно поэтому, от того, как быстро и точно обрабатывается информация зависит прибыльность компании.

Таким образом, можно сказать, что выбор информационной системы для компании является очень важным процессом, который не стоит откладывать ни одной организации. [2, c. 5-6] С другой стороны, выбор информационной системы должен быть обоснованным, ведь правильная информационная система поможет оптимизировать бизнес-процессы предприятия, а неправильно подобранная информационная система лишь увеличит потери организации. [4]

Также, стоит понимать, что не существует готового решения, которое поможет оптимизировать логистику в одночасье. Каждая готовая программа направленна на какие-то процессы и поэтому требует тщательной настройки под существующий уклад компании. Однако, это не означает, что готовые решения не стоит рассматривать. Более того, зачастую информационные системы включают в себя модули, которые позволяют сэкономить деньги на создании программы с нуля. [3]

В работе Баранова В.В., Калянова Г.Н., Попова Ю.И., Рыбниковой А.И., Титовского И.Н. [3] «Автоматизация управления предприятием» приводится классификация информационных систем по степени их адаптации к бизнес-процессам компании. Данная классификация является не самой репрезентативной, но в условиях нашего исследования она подходит лучше других.

Однако, для полного понимания вопроса о внедрение информационных систем в логистические процессы предприятия необходимо хорошо знать современное воплощение рынка информационных технологий.

Общемировой рынок ERP-систем, к примеру – это очень масштабная часть рынка ИТ, которая каждый год собирает миллиарды долларов по всему миру. Так, в 2017 году компании тратили в среднем до 1,3 млн долларов на внедрение ERP-систем. Стоит отметить, что по отношению к предыдущему году цена внедрения сократилась почти в 3 раза. Это можно связать с тем, что совершенствуются сами системы и методы их внедрения. [7]

Так же стоит отметить, что количество компаний, которые бы охарактеризовали внедрение ERP-систем успехом для своей деятельности возросло к 2017 году и составило 70 %, что является довольно хорошим результатом. [7]

Однако, было бы неправильно не заметить, что помимо того, что возрастает количество успешных внедрений, когда заказчики довольны функциональностью системы, возрастает также и количество недовольных компаний. Таким образом, если с 2014 по 2016 год количество компаний, которые не могли сказать точно, помогло ли им внедрение ERP-системы, в процентном соотношении занимали до 20 %, то в 2017 году их осталось 4 %, а количество недовольных возросло до 26 %. [7]

Более того, количество предприятий, которые уложились в заданный бюджет или даже сэкономили очень низкое по соотношению к проценту компаний, которые превысили бюджет. Так, по данным на 2017 год, только 26 процентов компаний, которые внедряли ERP-системы не превысили свой бюджет, а 74 % компаний превысили из них 18 процентов потратили на 25 % и выше от бюджета внедрения.

Таблица 1.

Причины перерасхода бюджета при внедрении ИС

На таблице 1 предоставлена информация о причинах, из-за которых компании превышают свой первоначальный бюджет на внедрение информационной системы. Самой частой проблемой, с которой сталкивались компании при внедрении ERP-системы были проблемы технического и организационного характера, которые нельзя было предвидеть. Другими проблемами, с которыми часто сталкивались предприятия были дополнительные технологические требования и расширение в ходе внедрения.

Большинство этих проблем связанно с тем, что компании не могут сформулировать четко что они хотят от информационной системы. Более того, большинство компаний хотят заказное решение, которое бы было написано специально для их деятельности, что поднимает бюджет на внедрение в разы.

Наилучшую адаптацию к процессам, протекающим в организации, имеют заказные информационные системы, которые тем не менее стоят больших денег и требуют много времени на разработку. Однако, готовые информационные системы или “коробочные” решения, как их еще часто называют, являются самым недорогим решением, которое тем не менее плохо адоптируется к бизнес-процессам предприятия. [3, c. 154-165]

Также, было бы неправильно рассматривать только “коробочные” решения и заказное ПО, ведь помимо них есть и еще несколько классов информационных систем. Эти классы зависят от цены программного обеспечения и от степени адаптации ИС к бизнес-процессам предприятия. [3, c. 154-165]

Так, помимо названных выше двух классов информационных систем есть еще конфигурируемые решения, которые необходимо мануально и кропотливо настраивать под каждое предприятие, и адаптируемые решения, которые в своей основе автоматически подстраиваются под определенные бизнес-процессы путем нехитрых настроек. [3, c. 158-162]

Конфигурируемые информационные системы и адоптируемые можно отнести к среднему уровню информационных систем, которые охватывают в отличие от “коробочных” решений больший спектр функций. Такие информационные системы ввиду того, что имеют модульность, представляют большой интерес для большинства организаций. [3, c. 158-162]

Заказная информационная система или программное обеспечение, которое создают под конкретную компанию, как правило имеет наивысшую эффективность своей работы. С другой стороны, эта эффективность в итоговом расчете с ценой и затрачиваемым временем теряет свой вес, поскольку заказная информационная система может создаваться больше года. [3, c. 162-165]

Тем не менее, выбор многих крупных компаний – это решение специфических проблем и оптимизация крупного производства, что влечет за собой необходимость в создании заказной информационной системы невзирая на такие факторы, как дороговизна разработки и долгое время создания.

Внедрение информационной системы, которая удовлетворит требования предприятия по оптимизации бизнес-процессов довольно тяжелый процесс, который требует и глубокого понимания самих информационных систем со знанием специфики предприятия, и быстрого поиска необходимых информационных систем. [4, 5]

Более того, учитывая проблемы, возникающие во время внедрения информационных систем ими должны заниматься профессионалы. Однако, стоит отметить, что при наличии полного и точного анализа деятельности предприятия логист может выполнить это не являясь специалистом в сфере ИТ. Так, при правильном анализе деятельности предприятия, можно избежать большинство проблем и тем самым сэкономить не только деньги, но и время, затрачиваемое на внедрение информационных систем. [9]

В различных организациях по-разному происходит процесс внедрения информационных систем. В основном это зависит от того, насколько крупное предприятие и какой бюджет выделяет рассматриваемая компания. Так даже самое маленькое предприятие при выделение достаточно большого количества ресурсов на внедрение информационной системы может добиться впечатляющих результатов, а крупная организация при недостаточном выделении финансов может получить результат, который будет много ниже ожидаемого. [5]

Внедрение может проводиться как силами самой компании, так и приглашением экспертов по внедрению информационных систем. Стоит отметить, что не существует какого-либо правильного или не правильного решения на данном этапе, поскольку каждый из этих вариантов имеет свои плюсы и минусы.

К плюсам внедрения информационной системы с помощью работников компании можно отнести:

• Знание рабочими компании специфики работы организации;
• Экономия средств;
• Ускоренная коммуникация.

К плюсам найма экспертов относятся:

• Опыт внедрения информационных систем
• Знание большого спектра информационных систем
• Вовлеченность только во внедрение

Это два решения, которые уже можно считать традиционными при внедрении информационных систем. Однако, стоит отметить, что в обоих случаях тратиться время, на поиск подходящей информационной системы.

Создание унифицированного алгоритма выбора информационной системы, который будет затрагивать все бизнес-процессы предприятия позволит сократить время, затрачиваемое проектными группами на поиск и выбор информационной системы, которую необходимо интегрировать в компанию.

Данный алгоритм должен отвечать таким параметрам, как:

• Достоверность;
• Логичность;
• Вариативность;
• Прогрессивность;
• Конечность.

Таким образом, алгоритм, который должен помочь проектной группе в выборе информационной системы должен выдавать информацию, которая была бы актуальной и правдивой, чтобы избежать ошибки. Он должен быть последовательным и логичным, чтобы не возникало больше вопросов, ведь алгоритм должен быть направлен на решение вопросов, а не создание новых. Алгоритм должен рассматривать большое количество вариантов решения и также должен постоянно обновляться, и совершенствоваться, чтобы включать в себя все новинки в информационных системах. В заключение, создаваемый алгоритм должен, как и любой другой иметь своё логическое завершение, в данном случае рекомендацию информационной системы.

Предоставленное выше решение позволит сэкономить деньги и время, которые являются ключевыми ресурсами в логистике. Экономия денег будет происходить за счет того, что экспертной группе будет требоваться меньше времени на принятие решения о внедрении той или иной информационной системы. Так же, благодаря тому, что в алгоритм будут включены информационные системы и ПО их сопровождающее, экспертной группе не потребуется вести поиск этих систем, что сэкономит время.

Так же, на наш взгляд, стоит отметить, что создание подобного алгоритма откроет возможность по созданию программы, которая бы решала задачу по рекомендации информационной системы. Такая программа была бы отличным решением управленческих задач по выбору информационной системы.

Таким образом, мы хотели бы предложить, как вариант такого алгоритма свою разработку. Однако, учитывая ограничения по объемам, которые присущи периодической литературе, будет использована лишь небольшая часть алгоритма, показывающая его работу. Первым этапом такого алгоритма будет выбор направления, в котором дальше будет происходить выбор информационной системы. Таким образом получится такое разделение как показано на рисунке 1. Другими словами, первым делом нужно определить в какую область будет внедряться информационная система.

В предоставленной части алгоритма выбрана транспортировка и поэтому продолжать работу алгоритм будет по ней. Другим важным шагом, на наш взгляд, является определение того, что будет оптимизироваться внутри области. Так, к примеру, на рисунке 1 показан следующий этап алгоритма выбора информационной системы для транспортировки, а именно выбор того, что будет оптимизированно внутри области.

Рисунок 1. Пример алгоритма рекомендации информационных систем

В данной части алгоритма продолжение идет только через «контроль» и поэтому продолжение будет только по этому направлению. Следующим этапом будет поиск ответа на вопрос о том, что необходимо контролировать. В зависимости от того, что контролируется будет предложена информационная система, как это показано на рисунке 1 в конце алгоритма.

Таким образом, можно сказать, что данный алгоритм будет иметь множество этапов или можно сказать «ступеней» прохождение которых приведет к рекомендации алгоритмом информационной системы, которая должна будет оптимизировать бизнес-процессы организации, как показано на рисунке 1.

Подводя итоги, можно сказать, что внедрение информационной системы — это очень сложный процесс для любой организации, однако его можно сделать менее болезненным проведя полный и точный анализ деятельности компании. Также, стоит отметить, что создание экспертной группы или найм профессионалов также поможет избежать ощутимых потерь для компании.

Более того, создание алгоритма рекомендации информационной системы, который в будущем может преобразиться в программу, будет являться отличным решением для любой организации, которая решила внедрить информационную систему.

Этот алгоритм полезен так же тем, что его прохождение позволит проанализировать деятельность компании еще до того, как будет происходить внедрение информационной системы, что безусловно снизит риски компании внедрить программу, которая бы не соответствовала требованиям организации.

Список литературы:

1. Алесинская Т.В Основы логистики. Функциональные области логистического управления. Таганрог: ТТИ ЮФУ, 2011. 116 с.
2. Скрипкин К.Г. Экономическая эффективность информационных систем в России. М.: МАКС Пресс, 2014. 156 с.
3. Автоматизация управления предприятием / Баранов В. В., Калянов Г. Н., Попов Ю. И., Рыбникова А. И., Титовский И. Н., Под ред. Бобылева Л.В. М.: ИНФРА-М, 2000. 239 с.
4. Внедрение информационных систем // wiseadvice-it URL: https://wiseadvice-it.ru/o-kompanii/blog/articles/vnedrenie-informacionnyh-sistem/ (дата обращения: 20.06.2019).
5. Глушко В. А., Исламова Д. А. Информационные системы в логистике и проблемы их эффективного применения // Молодой ученый. — 2019. — №2. — С. 207-209. — URL https://moluch.ru/archive/240/55394/ (дата обращения: 12.06.2019).
6. http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%98%D0%A2_(%D0%BC%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B9_%D1%80%D1%8B%D0%BD%D0%BE%D0%BA)#.D0.A0.D0.B0.D1.81.D1.85.D0.BE.D0.B4.D1.8B_.D0.BA.D0.BE.D0.BC.D0.BF.D0.B0.D0.BD.D0.B8.D0.B9_.D0.BD.D0.B0_.D1.86.D0.B8.D1.84.D1.80.D0.BE.D0.B2.D1.83.D1.8E_.D1.82.D1.80.D0.B0.D0.BD.D1.81.D1.84.D0.BE.D1.80.D0.BC.D0.B0.D1.86.D0.B8.D1.8E_.D0.B2_.24958_.D0.BC.D0.BB.D1.80.D0.B4_.E2.80.94_IDC (дата обращения: 02.07.2019).
7. Обзор общемирового рынка ERP 2017 // sfx-tula URL: http://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/8444/ (дата обращения: 12.07.2019).
8. Баламирзоев Н. Л. Проблемы внедрения информационной системы управления предприятием // Научно-методический электронный журнал «Концепт». – 2014. – Т. 20. – С. 606–610. – URL: http://e-koncept.ru/2014/54385.htm.
9. Буичкин В.И., Дерябин А.И. ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ НА ПРЕДПРИЯТИЯ РАЗЛИЧНЫХ ФОРМ БИЗНЕСА // «Молодежный научный форум: технические и математические науки». 2014. №18.