ПРОБЛЕМЫ ОТЧЕТНОСТИ ЛИЗИНГОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

Процесс лизинга в большинстве компаний не требует столько же внимания, ресурсов или автоматизации, как другие финансовые функции. В результате руководители компаний практически не видят процесс лизинга. Слабые стороны, связанные с лизинговыми операциями, включают в себя плохой контроль и учет, децентрализацию с неадекватной подотчетностью, неэффективные или противоречивые бизнес-процессы и неполные информационные системы. Результатом фрагментарных лизинговых операций является повышенная вероятность финансовой ошибки или неуместности.

Следовательно, исправление лизинговых операций включает в себя преодоление проблем экспертизы, политики, процессов, технологий и корпоративной политики. В этой статье мы разберем общие проблемы, с которыми сталкивались средние и крупные корпоративные клиенты, тщательно проанализировав их происхождение и значение.

Текущая ситуация

Многим финансовым руководителям не хватает наглядности, контроля, ресурсов и отчетности, необходимых для участия в их лизинговых операциях, что приводит к неоптимальной экономике, утечке затрат и подверженности соответствию. Большинство проблем, связанных с лизинговыми операциями, связаны с проблемами бездействия, информация случайно исключена, потому что финансирование капитальных затрат обычно рассматривается как вспомогательные функции в корпоративных финансах. В большинстве компаний лизинг - это децентрализованная деятельность, в которой отсутствует универсальный контроль. В некоторых компаниях модель финансирования не соответствует эффективно бизнес-стратегии. Учетные данные для каждой транзакции часто либо недоступны, либо широко распространены во многих таблицах. Транзакции не отслеживаются. Зачастую отсутствие стандартизации и проверки ошибок приводит к низкому качеству данных и непригодности отчетов. Следовательно, финансовые руководители часто не имеют ни малейшего представления о том, кто кому сдает в аренду, не уверенны в правильности принятия решений для дополнительного финансирования и не обладают информацией, необходимой для оценки и эффективной коммуникации. В некоторых случаях сотрудники фактически имеют полномочия на покупку, но не имеют четкого представления о финансовых требованиях компании в отношении капитальных затрат и прав на авторизацию. Реже лизинг управляется конкретным отделом, таким как информационные технологии, без четкой стратегии финансирования. У сотрудников фактически есть полномочия на закупку, но они не имеют четкого представления о финансовых требованиях компании в отношении капитальных затрат и прав на авторизацию. Реже лизинг управляется конкретным отделом, таким как информационные технологии, без четкой стратегии финансирования. У сотрудников фактически есть полномочия на закупку, но они не имеют четкого представления о финансовых требованиях компании в отношении капитальных затрат и прав на авторизацию. Реже лизинг управляется конкретным отделом, таким как информационные технологии, без четкой стратегии финансирования [2, c. 48].

Децентрализованное управление и фрагментированные системы приводят к беспорядку в контроле и управлении соответствием. Политика процедуры и средства контроля обладают тенденцией быть плохо проработанными, неполными и неясными. Создаются условия, в которых оппортунистические лица совершают неуместные сделки, не отвечающие интересам компании. В худшем случае эти люди намеренно обходят бюджетные ограничения посредством финансирования. Во многих ситуациях такого рода решения о финансировании основаны на личных отношениях, а не на проницательной экономике. Это может привести к дорогостоящим ошибкам. Сомнительные внебалансовые структуры, например, могут привести к ненадежной финансовой отчетности, что является типом проблемы, которую внутренний контроль может помочь компаниям избежать.

Отсутствие исполнительного внимания и видимости

В компаниях любого размера лизингу не хватает исполнительного внимания и видимости. Довольно часто лизинговые операции «просто случаются» без всеобъемлющей стратегии или политики. Поскольку лизинг вырос органически на основе местных отношений, управление процессом лизинга децентрализовано, и руководители не знают, кто с кем арендует. Те работники, которые фактически заключают договоры аренды, могут не иметь четкого представления о степени их полномочий. В результате финансовые руководители не уверены, что постепенное принятие решений по вопросам экономики и условий сделок осуществляется должным образом.

Компания, которая имеет децентрализованный процесс финансирования капитальных затрат, не имеет контроля и не автоматизирована, ограничивает эффективность руководителей. Руководители компании не получат информацию, необходимую для:

-Понимания потребности, связанные с лизингом и формирования политики

-Улучшения политик и процедур постепенно

-Измерения эффективности процесса лизинга

-Эффективности стратегии лизинговых операций компании

Недостаточное управление арендодателем

Большинство арендаторов не могут эффективно управлять своими отношениями с арендодателем. Как правило, это вытекает из модели лизингового финансирования, которая не соответствует бизнес-стратегии. Например, арендаторы могут иметь эксклюзивные отношения с одним крупным арендодателем на основе удобства, что в конечном итоге приводит к монопольным ставкам и условиям. Другие могут использовать 30 или 40 разных арендодателей, что приводит к более высокой стоимости капитала, плохо согласованным условиям и ненужной неэффективности, сложности и административным расходам. Проблемы с отношениями между арендодателем и арендатором, моделью арендодателя и экономикой транзакций взаимосвязаны и могут быть следствием недостатка опыта или интереса со стороны тех, кто ведет переговоры по соглашениям. Они также могут возникнуть в результате нехватки времени и ресурсов, необходимых для успешного управления процессом. Несмотря на это, плохое управление финансовыми отношениями может привести к множеству проблем, в том числе:

-Отсутствие доступа к капиталу из-за непредвиденных проблем с конкретным арендодателем

-Проблемы с оплатой поставщика, которые могут повлиять на кредитный рейтинг

-Недостаточное обслуживание клиентов, что увеличивает ошибки и неэффективность

-Неправильные счета или налоговые расчеты

Неудовлетворительное выполнение транзакций и управление контрактами

Многие компании часто сталкиваются с плохим исполнением транзакций. Если никому не поручено регулярно и тщательно выполнять тесты и документировать математику во время транзакций, например, внебалансовые транзакции могут быть поставлены под сомнение. Даже когда конфиденциальный источник внутри компании определяет, что транзакция проходит и если другие условия транзакции не обеспечивают существенную поддержку права собственности и экономического риска арендодателя, аудитор может заставить компанию признать транзакцию по их бухгалтерскому балансу. Плохо отслеживаемая и управляемая документация может привести к значительной утечке затрат. Например, если отдельные позиции в заказах на покупку и счетах [2, c. 103].

Недостаточное управление активами и портфелем

При управлении отдельными активами на протяжении их жизненного цикла, а также управлении всем портфелем аренды в компаниях существует несколько критических проблем. Активы часто кодируются неправильно, например, серийный номер, основной код, бизнес-единица, юридическое лицо и т.д. Активы также могут быть неправильно классифицированы, что приведет к осложнениям в бухгалтерском учете, налогообложении и составлении бюджета, ненадлежащему раскрытию информации в финансовой отчетности и значительным проблемам с риском для арендодателей и внешних органов. Если арендатор обновляет или перемещает актив в другое место и не раскрывает эти изменения своему арендодателю, арендатор, скорее всего, подвергнется налоговому риску в результате изменения юрисдикции.

Многие компании зависят от своих арендодателей в документировании транзакций, правильном расчете налогов и платежей и предоставлении отчетов. Несколько проблем возникают с этим подходом к управлению портфелем. Если арендодатель допустит ошибку в своих расчетах, это может привести к тому, что компания будет переплачивать за аренду или недоплачивать налоги, которые не будут внутренне контролироваться. Если арендодатель допускает ошибку, арендатор подвергается риску, что приводит к переплате, недоплате или оплате за то, что не получено. Если арендодатель не обеспечивает легкий доступ ко всем документам и данным, связанным с транзакцией, компании становится трудно разработать компенсирующий внутренний контроль, и тогда транзакция в принципе не подлежит аудиту. Если компания использует нескольких арендодателей, она должна получить доступ к системе дымоходов каждого арендодателя, чтобы агрегировать и сообщать о своем общем портфеле. Внутри организации арендатора не существует централизованного источника для всех договоров аренды и активов, поскольку каждый арендодатель использует разные системы, создавая нежелательную сложность и бюрократию для казначейства, контролеров, бизнес-пользователей и аудиторов компании.

Многие компании сталкиваются с проблемами, потому что они не могут получить доступ к необходимой информации. С одной стороны, некоторые арендаторы полагаются на своих арендодателей в предоставлении им необходимой им информации только для того, чтобы обнаружить, что существуют серьезные ограничения в отношении систем арендодателя. Как правило, система учета аренды арендодателей только регистрирует операции на уровне графика, поскольку для отправки счета необходимо только отслеживать основные финансовые условия аренды (такие как первоначальная стоимость, ставка аренды, дата и срок). С другой стороны, некоторые арендаторы генерируют информацию на уровне графика для внутреннего использования и фиксируют ее в основном списке.

В любом случае информации на уровне графика недостаточно для управления процессом лизинга и обеспечения соответствия внутри лизингополучателя. Например, когда актив перемещен, утерян или поврежден, а эти изменения не документированы и не разглашены, арендатор может не соблюдать свое основное соглашение об аренде или может столкнуться с риском налогообложения продаж и / или имущества [3, c. 63].

Наконец, плохое управление концом срока аренды или окончанием срока службы актива - особенно его выбытия - может привести к значительному риску и экономическим потерям. Большинство арендодателей зарабатывают деньги в конце срока. В децентрализованном лизинговом процессе с плохим контролем и документацией легко пропустить необходимые уведомления о конце срока, что приводит к автоматическому продлению или продлению, штрафам и переплате. Даже если арендатор оформляет требуемое уведомление и решает заплатить «справедливую рыночную стоимость» в конце срока аренды, если у арендатора нет ресурсов для согласования такой «справедливой рыночной стоимости», арендодатель будет требовать и получать выгодные для них условия - иногда вопиющими, оскорбительными. Также, арендаторы, которые покупают некоторые или все активы в конце срока и не могут вести надлежащий учет запасов, могут столкнуться с проблемами аудита и соответствия. Кроме того, существует множество государственных и местных нормативных актов, разработанных для решения проблем загрязнения окружающей среды, безопасности данных и конфиденциальности данных. Если лизинговая операция не соответствует правилам, как физические лица, так и компания могут подвергнуться карательным мерам, которые могут даже включать тюремное заключение.

Неэффективные лизинговые операции и зависимость от электронных таблиц

Многие современные компании страдают от фрагментированных систем, таких как собственные программные приложения, созданные для решения узко определенных проблем. Базы данных Microsoft Access, созданные для отслеживания ключевых условий аренды, сторонние ERP-системы, программное обеспечение для управления активами и специальные электронные таблицы, безусловно, являются наиболее распространенными.

Фрагментация может привести к следующему:

-Зависимость от электронных таблиц как основного аналитического инструмента и хранилища данных;

-Отсутствие всеобъемлющей лизинговой стратегии и процесса;

-Отсутствие функциональных возможностей, необходимых для устранения разрыва между функциональными возможностями компонентов и требованиями к автоматизации общего процесса;

-Отсутствие интеграции компонентов;

-Отсутствие централизованной базы данных;

-Отсутствие процесса согласования с ключевыми внутренними системами и внешними системами, такими как лизинговые системы арендуют бухгалтерские системы;

-Несколько сотрудников, выполняющих одинаковые задачи и функции в разных частях организации, что приводит к дублированию работы (например, повторного ввода данных) и затрат;

-Фрагментация процессов и систем и отсутствие автоматизации приводят к избыточному вводу данных, низкому качеству и целостности данных и недостаточной безопасности данных. Все это снижает производительность. Это порождает сложную среду для принятия решений, так как отчетность и аналитика становятся непоследовательными, а данные - подозрительными, что еще больше снижает производительность компании.

Многие фирмы осуществляют свои лизинговые операции на электронных таблицах. Это включает проверку и перепроверку собственных финансовых расчетов, значительное обслуживание и, из-за ошибок или упущений, является источником риска. Таблицы одни не работают. Электронные таблицы также не дают руководителям и заинтересованным сторонам представления об операционных показателях или контролируют риски, которые могут привести к финансовым изменениям или мошенничеству.

В соответствии с требованиями SOX и других соответствующих стандартов, руководители публичных компаний должны оценить эффективность и результативность своего процесса финансирования лизинга капитальных затрат и, кроме того, предоставить разумную уверенность в отношении бизнеса достижение целей. То есть руководители, которые не в состоянии удовлетворить эксплуатационные требования и требования автоматизации своего лизингового процесса, могут подвергаться риску [2, c. 97].

Плохой контроль и управление соответствием

Одним из наиболее важных направлений является четкая ответственность отдельных лиц за свои решения и действия. Плохо разработанные, неполные или неясные политики и процессы, технологические системы, внутренний контроль и процедуры аудита лизинговых операций создают неопределенность и вакуум подотчетности. Эти условия могут способствовать созданию атмосферы безответственности или мошенничества. В этих условиях руководство имеет в лучшем случае только ограниченную видимость лизинговых операций компании. Это может привести к преднамеренному отклонению бюджетных ограничений, таких как транзакции, обусловленные личными отношениями с арендодателями, а не объективной финансовой мотивацией, несоблюдением законов и соглашений, а в худших случаях - мошенничеством и растратами.

Единоличная ответственность в этом случае возлагается на финансового директора и генерального директора. Исторически сложилось так, что от руководителей компании требовалось раскрывать свои минимальные пятилетние обязательства по аренде в примечаниях к своей публичной финансовой отчетности, что позволяет им надлежащим образом учитывать капитал и операционную аренду в своих балансах. Напротив, сегодняшние руководители должны также оценить свои внутренние средства контроля, аудиторские процедуры, управление и этику в процессе финансирования капитальных затрат, а затем обновить их, чтобы обеспечить соответствие и раскрыть любые существенные риски или несоблюдения.

Вывод:

Руководители, которые не в состоянии следить и отслеживать каждого человека, событие, документ, актив, все связанные сообщения для балансовых или внебалансовых операций аренды, обеспечивают учет аренды на уровне активов, полностью согласованный с их главной бухгалтерией.

Список литературы:

1. Федеральный закон "О финансовой аренде (лизинге)" от 29.10.1998 N 164-ФЗ (в ред. Федерального закона от 29.01.2002 N 10-ФЗ) // СПС «Консультант Плюс» 2015.
2. Карп, М.В. Финансовый лизинг на предприятии / М.В. Карп, Р.А. Махмутов -М.: Юнити, 2014. - 119 с.
3. Корнийчук Г. А. Договоры аренды, найма и лизинга / Г.А. Корнийчук. - М.: Дашков и Ко, 2015. - 156 c.