УСОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИЯХ МАЛОГО БИЗНЕСА

Документирование является необходимым элементом организационной и управленческой деятельности любого предприятия, включая предприятия малого бизнеса. Управленческая и организационная деятельность предприятия характеризуются разнообразием и одновременно повторяемостью рабочих ситуаций и действий, предпринимаемых для их разрешения. Следовательно, для обеспечения успешного функционирования предприятия требуется большое количество разнообразных документов. Практически все предприятия уже давно перешли от бумажных документов к электронным.

Дальнейшее усовершенствование ДОУ на предприятиях идет путем внедрения на предприятиях системы электронного документооборота (или СЭД). Это решает большинство проблем существующего на предприятии делопроизводства, приводит к снижению затрат на документооборот и сокращению сроков согласования документов, что в конечном итоге повышает эффективность работы с документами, повышает производительность труда в сфере делопроизводства и сказывается на эффективности работы предприятия в целом.

Целью внедрения СЭД на предприятии является не ликвидации бумажных документов как таковых, а создание эффективной среды управления и функционирования организации документооборота. Поэтому при внедрении СЭД на предприятии важно продумать организацию взаимодействия автоматизированных форм с бумажными. Электронные документы, которые имеют правовые последствия, могут иметь бумажные копии с оригинальной подписью, но также возможно применение цифровой подписи. Более того, только уже подготовленные документы выводятся на печать в одной «правоустанавливающей» копии, что приводит к значительному снижению объема бумажных документов в организации.

Крупные предприятия с большим объемом документооборота уже давно внедрили системы электронного документооборота. Тенденция замены бумажного документооборота электронным также характерна и для предприятий малого бизнеса. Однако остается спорным вопрос – действительно ли существует необходимость внедрения СЭД на предприятиях малого бизнеса? Или достаточно использовать MS Office? Ведь вследствие небольших масштабов документооборота эффект от использования СЭД в малых предприятиях будет не столь очевиден, как в крупных компаниях.

Все перечисленные выше проблемы и вопросы объясняют актуальность и практическую  значимость выбранной темы для исследования.

Таким образом, в данном исследовании мы попытаемся найти ответы на вопросы: действительно ли существует необходимость внедрения СЭД на предприятиях малого бизнеса? И если да, то какая именно модель СЭД из существующих в России в настоящее время наилучшим образом отвечает требованиям предприятий малого бизнеса к организации документооборота на этих предприятиях.

Прежде чем искать ответы на поставленные вопросы, необходимо внести ясность в определения основных понятий, так как различное толкование одних и тех же слов приводит в дальнейшем к путанице и взаимному недопониманию.

Чаще всего при обсуждении подобных вопросов недопонимание вызывает само понятие Системы электронного документооборота. Не следует путать его с автоматизированными технологиями в этой сфере. Они могут существовать независимо друг от друга. Если автоматизация работы в сфере документооборота, в какой-то степени, применяется практически в каждой организации, то Система электронного документооборота внедрена далеко не везде. Как правило, в настоящее время СЭД функционируют только в крупных российских компаниях, а предприятия малого бизнеса пока еще только начинают внедрять СЭД в свою деятельность

Итак, под системой электронного документооборота (или СЭД) принято понимать специализированную систему организации и технического обеспечения работы с электронными документами, которая включает их создание, хранение, распространение, а также позволяет контролировать потоки документации в организации.

Назначение системы электронного документооборота на предприятии состоит в обеспечении процесса ввода электронного документа, его хранения; быстрого и удобного поиска документа в базе.

Таким образом, СЭД – это специализированный прикладной пакет программного обеспечения, предназначенный не только для автоматизации документооборота компании, но и для обеспечения контроля над выполнением поставленных задач, удобного и быстрого обмена информацией между сотрудниками предприятия, а также оперативного получения представления о состоянии дел внутри компании.

Внедрение СЭД на предприятии преследует следующие цели:

- создание на предприятии единой базы документации, исключающей дублирование документов;

- структурирование документации на основе утвержденной номенклатуры;

- быстрый и удобный поиск необходимого документа благодаря их однократной регистрации и присвоению уникального идентификационного номера;

- возможность эффективного поиска и сортировки документов по определенным критериям и параметрам (по датам, по заказчикам, по операциям и т.д.)

- снижение риска потери документа;

- возможность получения быстрой отчетности об исполнителе конкретного документа, благодаря чему повышается исполнительская дисциплина среди сотрудников;

- упрощение контроля исполнения документа согласно резолюциям руководства;

- снижение временных затрат благодаря быстрой доставке документов по электронной почте или другим способом;

- возможность контроля над движением документов на основе отслеживания их статусов и атрибутов в системе, что позволяет принимать управленческие решения на основании этих данных;

- повышение эффективности системы документооборота предприятия и работы компании в целом.

Преимущества внедрения СЭД на предприятии можно разделить на тактические и стратегические преимущества [3].

1) Тактические преимущества заключаются, прежде всего, в экономии денег и ресурсов. Внедрение электронного документооборота позволяет сэкономить средства и ресурсы за счет:

- экономии рабочего времени сотрудников на операции с документами, и, как следствие, высвобождение времени на продуктивную деятельность. Экономия времени по отдельным операциям документооборота при внедрении СЭД на предприятии показана в таблице 1.

Таблица 1.

Экономия времени по операциям при внедрении СЭД на предприятии

Экономия времени на отдельные операции документооборота составляет в среднем:

20 % – на согласование и утверждение документов;

20 % – на поиск и ожидание поступления документов;

10 % – на передачу документов между подразделениями компании;

10 % – на подготовку стандартных отчетов о движении документов.

Таким образом, по данным, приведенным Компанией ЭОС – лидера на российском рынке систем автоматизации документооборота и управления корпоративным контентом, суммарное среднее время, сэкономленное после внедрения СЭД на предприятии составляет более 60 % [3].

- сокращения затрат на доставку бумажных документов;

- высвобождения пространства офиса, необходимого для хранения бумажных документов;

- уменьшения затрат на копирование: бумагу, копировальную технику, расходные материалы;

- после внедрения СЭД производительность труда персонала увеличивается на 20-25 %;

- стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже, чем стоимость хранения бумажных архивов.

2) Стратегические преимущества электронного документооборота заключаются в повышении качества управления и оптимизации бизнес-процессов.

К стратегическим преимуществам внедрения СЭД, влияющим на эффективность деятельности организации и связанным с улучшениями в ключевых бизнес-процессах, можно отнести:

Повышение качества работы с информацией за счет:

- сохранения и накопления корпоративной информации, создания единого информационного пространства с доступом удаленных подразделений и филиалов;

- увеличения скорости обработки информации и прозрачности информационных потоков;

- повышения уровня информационной безопасности.

Увеличение эффективности работы компании за счет:

- улучшения исполнительской дисциплины;

- повышения качества управленческих решений (за счёт использования актуальных данных);

- внедрения эффективных механизмов совместной работы;

- гибкого управления человеческими ресурсами [3].

Число внедрений СЭД на предприятиях малого бизнеса в настоящее время в России пока незначительно. Это объясняется тем, что большинство моделей СЭД слишком дорогие, их внедрение окупается не скоро, а сам процесс внедрения оказывается порой сложным и длительным. Внедрение СЭД на предприятии связано с определенными сложностями: во-первых, это требует взаимодействия на договорной основе с посредником, так называемым, специализированным оператором связи. Во-вторых, необходима электронная подпись, которая стоит денег, а её применение ограничено во времени. В-третьих, требуется обучение персонала компании для работы с системой электронного документооборота.

Преимущества внедрения СЭД на предприятиях малого бизнеса в целом совпадают с общими перечисленными преимуществами, и как видим, число и масштаб преимуществ при внедрении СЭД значительно больше, чем сложностей. Поэтому ответом на вопрос: «Действительно ли существует необходимость внедрения СЭД на предприятиях малого бизнеса?» будет «Да».

Однако, рассмотренные выше особенности документооборота на малом предприятии оказывают влияние на выбор конкретной модели СЭД для предприятия малого бизнеса. Это должна быть простая в установке и работе недорогая система, внедрение которой окупится в течение ближайшего времени за счет увеличения производительности труда секретаря и повышения эффективности работы с документами на предприятии.

Кроме того, СЭД для малого предприятия должна отличаться:

- Универсальностью. То есть программа должна легко адаптироваться к особенностям ведения хозяйственной деятельности конкретного предприятия и обеспечивать автоматизацию бизнес-процессов одновременно в различных отраслях;

- Многофункциональностью. Для малых предприятий предпочтительны системные продукты, в которых не только ведется электронный документооборот, но также и управление бизнес-процессами, бюджетирование, работа с персоналом и контрагентами и т.д.;

- Возможностью работы в удалённом доступе. Эксплуатационная стоимость продукта значительно удешевляется с помощью использования частного облака, кроме этого, в малом предприятии отдельные  сотрудники (например, бухгалтер) могут работать дистанционно;

- Масштабируемостью, так как со временем на предприятии может появиться потребность в увеличении количества рабочих мест с лицензированным ПО;

- Большой библиотекой типовых документов: договоров, приказов, должностных инструкций, проектных бюджетов, коммерческих предложений и т.д. В принципе, такая библиотека будет полезной для предприятий любого размера и вида деятельности;

- Простым и понятным интерфейсом – это очень важно для малых предприятий, так как не всегда у руководителя имеется возможность нанимать сотрудников с опытом работы с различными программными продуктами, и приходится обучать имеющихся сотрудников работе в новой системе, поэтому данная система должна быть лёгкой в освоении и максимально простой;

- Надёжной и недорогой технической поддержкой, что также является очень важной характеристикой СЭД, оказывающей влияние на выбор модели. Доступный по цене и удобный пакет техобслуживания и обновлений позволит поддерживать программу в рабочем и актуальном состоянии на протяжении длительного времени. Это важный момент не только для предприятий малого бизнеса, сопровождение программного обеспечения разработчиком важно и для средних, и крупных предприятий не меньше, чем для малых [1].

Таким образом, системы электронного документооборота для малого бизнеса, прежде всего, должны отличаться низкой стоимостью, простотой, универсальностью и возможностью интеграции с внешними приложениями. Этим требованиям отвечают многие модели, в том числе российских производителей. Именно на них актуально обратить внимание в свете государственной программы по переходу на импортозамещение. В настоящее время на российском рынке представлено порядка 30 различных решений в области автоматизации документооборота.

Среди представленных на рынке отечественных СЭД можно выделить ТЭЗИС, «Е1 Евфрат», «Дело», «1С СЭД 8» и в качестве альтернативного продукта «1С: Документооборот»; CompanyMedia, Контур-ДИАДОК и др. Достаточно распространена в небольших коммерческих фирмах система «Евфрат-Документооборот». Из других популярных моделей российских разработчиков для малых предприятий с целью их сравнительного анализа были выбраны три: это «Е1 Евфрат», 1С СЭД 8 и CompanyMedia. Сравнительная характеристика этих моделей СЭД приведена в таблице 2.

Первое, что обращает на себя внимание при выборе конкретной модели СЭД – это ее цена, а также стоимость дальнейшего сопровождения, технической поддержки и обновлений. Из рассмотренных продуктов самой дорогой является «1С: Документооборот», а самой дешевой «Е1 Евфрат» – минимальная стоимость составит 36 500 руб.

Все разработчики оказывают сопровождение и техническую поддержку своего продукта, начальный льготный период бесплатно, а затем за дополнительную плату. Также за плату можно выполнить обновление пакета программ.

Также у всех проанализированных СЭД существует возможность интеграции с различными внешними приложениями с другими прикладными программами и электронный обмен данными с внешними информационными системами по российским и международным стандартам.

Таблица 2.

Сравнительная характеристика разных моделей СЭД

Все СЭД обладают возможностями по управлению процессами ДОУ, выполняют поиск документов по базе данных, осуществляют сканирование и распознавание текста, предоставляют возможности удаленного доступа.

В системе «Е1 Евфрат» имеются уникальные функции, отсутствующие в других СЭД, – это возможность распознавать реквизиты с отсканированного документа и переносить их в соответствующие поля регистрационно-контрольной карточки, а также возможность уменьшать размер документа в 10 раз [4].

Система CompanyMedia обладает такими функциональными возможностями, как возможность осуществления делегирования и замещения должностей; возможность администрирования (настраивать рабочие места). Перечисленные функции отсутствуют в системе «1С: Документооборот». Также в системе CompanyMedia предусмотрена уникальная возможность принимать дистанционное участие в совещаниях и заседаниях при помощи планшетных устройств [2].

Таким образом, у каждой из них рассмотренных моделей СЭД есть свои преимущества и свои недостатки. Наиболее дорогой и наименее функциональной из рассмотренных является «1С: Документооборот». Однако, на какой именно модели СЭД остановить выбор – решать непосредственно руководителю малого предприятия, который будет опираться в принятии решения конкретными требованиями и условиями работы предприятия, а также сферой деятельности и другими специфическими особенностями работы фирмы.

Список литературы:

1. Лучшая СЭД для электронного документооборота в малом бизнесе. [Электронный ресурс] / Сайт: «Официальный сайт Компании «Дабл Би» - разработчика СЭД bb workspace». URL: http://www.bbsoftware.ru/articles.php?id= 225&idCat=10 (дата обращения: 01.06.2019).
2. Медведева О.В., Парамонова М.Г. Цифровизация управления и системы электронного документооборота // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ. 2019. №13. [Электронный ресурс] / Сайт: «КиберЛенинка». URL: https://cyberleninka.ru/article/n/tsifrovizatsiya-upravleniya-i-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota (дата обращения: 01.06.2019).
3. Преимущества перехода на систему электронного документооборота (СЭД). [Электронный ресурс] / Сайт: «Компания ЭОС. Официальный сайт». URL: https://www.eos.ru/dop-info/preimushhestva_jelektronnogo_dokumentooborota.php  (дата обращения: 01.06.2019).
4. Система электронного документооборота Е1 Евфрат [Электронный ресурс] / Официальный сайт Евфрат. URL: https://evfrat.ru/buy/ (дата обращения: 01.06.2019).