МЕТОДИКА БЮДЖЕТИРОВАНИЯ ЗАТРАТ НА АДАПТАЦИЮ ПЕРСОНАЛА В ОРГАНИЗАЦИИ

На сегодняшний день коммерческие организации хозяйствуют на свой страх и риск. Как отследить затраты и доходы на предприятии? Какой должна быть система учета, планирования, анализа и контроля, чтобы стать надежным инструментом для принятия верных управленческих решений? Как спрогнозировать сегодня, что будет с компанией завтра?

Стремление работать с максимальной экономической отдачей заставляет сегодня многие компании реформировать как свою внутреннюю организационную структуру, так и методы управления бизнесом, одним из которых является бюджетирование.

Как показывает практика развития успешных российских компаний, специалистов в области человеческих ресурсов стали все чаще и чаще волновать вопросы, связанные с объемом и структурой бюджета служб управления персоналом.

Что же такое бюджет? Это финансовый документ, отражающий (разумеется, с «денежной» стороны) серию спланированных событий, которые свершатся в будущем. Бюджет помогает оптимально распределить ресурсы организации во времени.

Бюджетирование позволяет согласовать деятельность подразделений внутри компании и подчинить её общей стратегической цели. Бюджеты охватывают все стороны хозяйственной деятельности и включают плановые и отчетные (фактические) данные. Это директивный документ, представляющий собой реестр планируемых расходов и доходов с распределением по статьям на соответствующий период времени.

Бюджетирование можно считать одним из показателей уровня организации бизнеса. Документ может утверждаться на год, полгода, квартал или месяц. Что касается статей бюджета, то в нем учитываются все расходы, связанные с конкретным отделом. Этапы разработки бюджетов включают в себя планирование, учет, анализ и контроль состояния предприятия. Основным объектом влияния является осуществляемая деятельность. [5]

Бюджетирование адаптации персонала – составляющая бюджета на управление персоналом.

Технология бюджетирования играет существенную роль в управлении персоналом, позволяя структурировать такую важную составляющую деятельности службы персонала организации, как расходы на персонал.

В бюджет управления персоналом входят расходы на учет кадрового состава, подбор, прием и адаптацию сотрудников. Он также включает средства, выделяемые на оценку и обучение персонала, развитие корпоративной культуры и системы мотивации, оплату социальных программ, содержит и дополнительные статьи расходов, определяемые спецификой компании.

По сути дела, бюджетирование адаптации персонала – это процесс планирования бюджета расходов на адаптацию персонала, организация затрат, контроль за денежными средствами и анализ их расходования.

Все процедуры, предусматриваемые действующей на предприятии системой управления персоналом, должны быть экономически эффективными. Это относится и к процессу адаптации персонала, от сроков которого зависит результативность трудовой деятельности новых специалистов.

Средства, вложенные в адаптацию персонала, необходимо рассматривать как прямые инвестиции в имидж компании. Если кто-то начинает экономить на этой статье расходов, больше теряют на большом проценте текучести кадров и дефиците грамотных специалистов. То есть в будущем такая экономия может обернуться большими потерями, а сотрудники просто перейдут к конкурентам

Каждый работник нуждается в дополнительной помощи для адаптации на новом рабочем месте, в новой профессии.

Программа адаптации представляет собой набор конкретных действий, которые нужно произвести сотруднику, ответственному за адаптацию. Мы считаем адаптацию базовым и всеохватывающим процессом, подчиняющим себе введение в должность и ориентацию.

Формирование персонала является достаточно дорогостоящей и длительной по времени процедурой. К началу работы организация на приобретение нового работника затрачивает значительное количество финансовых и временных ресурсов, которые могут быть потеряны организацией, если работник не сможет к ней адаптироваться и в дальнейшем уволится.

Статистические данные многих организаций говорят об особенно высоком проценте увольнений, приходящемся на первый месяц работы новых сотрудников. Поэтому организация заинтересована в том, чтобы принятый работник не ушел из нее и проработал хотя бы такое время, в течение которого затраты на закрытие данной вакансии стали равны отдаче на данном рабочем месте. Кроме того, большая часть несчастных случаев приходится на первое время работы новых сотрудников в организации, поэтому необходимость управления адаптацией очевидна.

Затраты на адаптацию персонала — это определенные прямые и косвенные издержки, которые несут работодатель и работник в процессе взаимного приспособления работника к организации и организации к работнику.

С точки зрения работника, можно выделить два направления адаптации первичная, т.е. процесс адаптации работников, не имевших до этого трудового опыта и вторичная, т.е. процесс приспособления работников, имеющих трудовой опыт, но переходящих либо на новое рабочее место, либо в другую организацию.

Работник заинтересован в том, чтобы процесс адаптации прошел как можно быстрее, поскольку он несет не только моральные потери, связанные со страхом потерпеть неудачу на новой работе: боязнь потерять работу (быть уволенным по какой-то причине), но и материальные, связанные с меньшим уровнем заработной платы на время адаптационного срока.

Даже при идеальных условиях для полной адаптации ему потребуется два-три месяца, но нередко бывает и так, что человек не смог адаптироваться и уже через полгода или год уходит из компании. А это значит, что средства на поиск и подбор сотрудника были потрачены впустую, а в течение всего периода работы в компании он, не сумев начать трудиться в полную силу, так и не смог реализовать свой потенциал полностью.

Новичок, пришедший на работу, должен адаптироваться не только в профессиональном плане, но и в общественном, организационном, социально-психологическом и психофизиологическом. По большому счету, процесс адаптации не завершается никогда, поскольку условия производства, обусловленные реалиями рынка, постоянно меняются.

Программа адаптации должна строиться с учетом сложившейся в организации ситуации, действующей нормативно-методической базы, требований безопасности труда, условий трудовых и коллективного договора организации, достижений современной науки.

Программа адаптации предполагает создание позитивного образа мероприятий у каждого работника, выработку понимания его значимости не только для вновь прибывающих работников, но и для всех работников организации ввиду того, что быстрая адаптация и низкий показатель текучести кадров способствуют росту производительности труда и эффективности производства.

На основании сводных ведомостей из структурных подразделений, содержащих информацию об адаптационных мероприятиях, их участниках, временных рамках, периодах испытательных сроков и периодах адаптации, составляется бюджет затрат на адаптацию.

При бюджетировании затрат работодателей на адаптацию персонала необходимо определить задачи такого бюджетирования, провести анализ затрат организации на весь персонал и на одного работника, а также производительности труда путем разработки системы показателей. А также определить ограничения по затратам на адаптацию персонала организации, определить направления оптимизации затрат на адаптацию персонала и разработать, и осуществить конкретные мероприятия по оптимизации затрат на адаптацию персонала.

К затратам на адаптацию относятся затраты, которые несет работодатель в процессе адаптации своих работников.

Участие службы персонала в бюджетном процессе предполагает определение функций, задач и зоны ответственности службы персонала. планирование мероприятий, которые должны быть реализованы службой персонала и формирование статей расходов на персонал.

Можно перечислить основные статьи расходов на персонал. Это затраты на дополнительное обучение, на тренинги навыков по формированию необходимого трудового поведения, на ознакомление с рабочим местом, на проведение на оплату труда наставника ознакомительных мероприятий (проведение бесед, подготовка информационной литературы), на проведение воспитательной работы. [4]

Это, также, расходы на разработку и проведение вводных курсов или презентационных компании. Они появляется, если для разработки и проведения используются услуги сторонних организаций.

Основные затраты на адаптацию персонала связаны с первичным обучением, расходы на которое входят в общий бюджет затрат на обучение.

На адаптационные затраты оказывают влияние следующие факторы - это степень развития процесса профориентации профессионального образования, правильность проведения процедуры найма, размер предприятия, его организационная и функционально-штатная структура. А также морально-психологический климат на предприятии, характер работы, функции и обязанности (должностные), зоны ответственности, социально-демографические характеристики и свойства личности.

На основании сводных ведомостей из структурных подразделений, содержащих информацию об адаптационных мероприятиях, их участниках, временных рамках, периодах испытательных сроков и периодах адаптации, составляется бюджет затрат.

Общие затраты на адаптацию составляют от 0,26 до 0,4 %.

Прибыль ООО «Газпром трансгаз Екатеринбург» за 2017 год составила 670067 рублей.

По моему мнению, это несущественные расходы для данной организации, если мы хотим удержать сотрудников, сохранить целостность коллектива, тем самым повысить престиж фирмы, а также увеличить производительность труда, при соблюдении существующего законодательства.

Последние несколько лет популяризации бюджетирования уделялось большое влияние.

Как изменился бюджет на адаптацию в ООО «Газпром трансгаз Екатеринбург» по сравнению с 2015 годом.

Бюджет на адаптацию персонала, по данным статистики, в 2015 году был 6 %, в 2016 – 63 %, в 2017году снизился, правда, до 31 %.

Утверждение бюджета расходов на персонал для некоторых кадровиков – настоящий ритуал, корпоративное таинство. Иным оно представляется не иначе как жаркой битвой за каждую статью расходов. Впрочем, есть и те, кто только мечтает о регламентированной процедуре принятия финансового плана.

В конечном итоге, от умения грамотно и правильно рассчитать бюджет зависит как работа отдела персонала, так и развитие компании в целом.

Список литературы:

1. Виткалова, А.П. Внутрифирменное бюджетирование: Учебное пособие для бакалавров / А.П. Виткалова. - М.: Дашков и К, 2013. - 128 c.
2. Карпова, Т.П. Учет, анализ и бюджетирование денежных потоков: Учебное пособие / Т.П. Карпова, В.В. Карпова. - М.: Вузовский учебник, НИЦ Инфра-М, 2013. - 302 c.
3. Экономический анализ: теория и практика: научно-практический и аналитический журнал / - Москва: Финансы и кредит, 2010. - № 31/42. - 789 с. - ISSN 2073-039X; То же [Электронный ресурс]. - URL: http://studopedia.net/17_48175_byudzhet-zatrat-na-adaptatsiyu-personala.html