ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ КАК ИНСТРУМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

В настоящее время роль финансового директора в деятельности компании невозможно переоценить. Финансы - это «кровь» компании. Товары и услуги, продаваемые с покупателем, оцениваются в деньгах. Деньги - это универсальная мера ресурсов, в которых нуждается компания: сырье и материалы, станки, человеческие ресурсы, информация и т.д. Поэтому планирование и прогнозирование, мониторинг и оптимизация финансовых потоков являются ключевыми задачами финансовых услуг.

Современные компании имеют высокий уровень конкуренции и постоянно меняющиеся условия ведения бизнеса. Соответственно, сложность задач, которые должен решить финансовый директор, возрастает. Подсистема финансового управления тесно связана с другими подсистемами управления (закупки, продажи, производство и т.д.): она может, например, получать информацию о запланированном и фактическом производстве, потреблении сырья и материалов, рыночных ценах, установить наиболее подходящие цены на закупаемое сырье. В результате все больше и больше требований предъявляются к методам и механизмам, которые обеспечивают работу финансовых служб и органически интегрируют их в единый бизнес-процесс бизнеса.

Среди инструментов, используемых финансовым директором в своей работе, информационные технологии в настоящее время занимают особое место. Это связано с тем, что поставщик финансовых услуг должен получать точные данные, быстро обрабатывать большое количество информации и использовать сложные вычислительные алгоритмы. Эти факторы требуют использования программных продуктов - ручная обработка информации не соответствует современным требованиям.

Давайте выясним, что могут делать продукты информационных технологий и как финансовый директор может помочь им в выполнении их функций.

Для дальнейшего рассмотрения мы можем выделить следующие основные функции, которые выполняет финансовая служба компании.

Первый аспект - это работа на операционном уровне: планирование и мониторинг текущего финансового положения компании (рассматриваемый период времени колеблется от нескольких месяцев до одного года, причем деятельность является основным бизнес-процессом компании).

Работа над этим аспектом включает в себя следующие функции:

• Создание и контроль бюджета компании по видам деятельности, продуктам и услугам и их группам, центрам финансовой ответственности, доходам и расходам
• Оптимизация финансовых потоков, налоговое планирование
• Управление документооборотом - организация документирования финансовой деятельности компании

Второй аспект заключается в работе с историческими данными (анализ) и долгосрочным планированием и прогнозированием (рассматриваемый временной интервал колеблется от одного до нескольких лет). Сфера деятельности является как основным бизнес-процессом компании, так и различными проектами по улучшению и развитию, например, крупные инвестиции в новые заводы или корпоративную реструктуризацию).

Работа над этим аспектом включает в себя:

• Управление стоимостью бизнеса (анализ влияния различных параметров на стоимость акций, привлекательность для инвесторов, решение об управлении этими параметрами)
• Оценка инвестиционных проектов.

Опыт показывает, что реализацию основных функций оперативной работы финансового директора может эффективно обеспечить система ERP (Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия).

При управлении бизнесом программный продукт класса ERP решает следующие основные задачи:

• Поддержка разработки плановых (нормативных) данных бизнес-процессов, хранение этих данных в хранилище данных (базе данных) и развертывание для исполнителей бизнес-процессов;
• Захват результатов бизнес-процессов и предоставление аналитической информации пользователям (например, сравнение плановых и фактических показателей).

Система ERP обычно включает управление запасами и материальными потоками, производственные мощности, поставки и продажи, проектирование, профилактическое обслуживание, качество, сервисное и гарантийное обслуживание, транспортировку, персонал и т.д. Функции финансового директора в таких системах тесно связаны с функциями других подсистем управления. Таким образом, уменьшается необходимость ввода дубликатов данных или связывания информации из различных подсистем, уменьшается количество ошибок и увеличивается скорость доступа финансовых служб к необходимой информации.

Какие возможности может предложить система ERP финансовому директору для выполнения его функций?

В области взаиморасчетов финансовый директор получает планы планирования: от отделов продаж - входящие платежи, от отделов доставки - исходящие платежи. Эти графики генерируются автоматически, когда соответствующие единицы вводятся в систему заказов и прогнозов продаж и заказов и прогнозов закупок (на основе договорных или плановых цен в единой базе данных, договорных условий оплаты). Когда фактические платежи в системе оплачиваются, финансовый отдел формирует план фактических платежей и отслеживает выполнение условий транзакции.

Полученные графики также предоставляют информацию для извлечения и размещения средств. В тех случаях, когда происходит интенсивное погашение обязательств, собственных ресурсов компании может быть недостаточно. Поэтому финансовый директор должен планировать брать краткосрочные кредиты. И наоборот, должны быть указаны варианты размещения свободных денег (например, в краткосрочных банковских депозитах). Система ERP поможет финансовому директору рассчитать проценты по кредитам или депозитам, создать необходимые «напоминания» (например, следующий срок выплаты процентов) и произвести запланированные платежи.

В области подготовки и консолидации финансовой отчетности система ERP предлагает следующие функции. В каждой системе есть механизмы для автоматического представления финансово-хозяйственных операций в планах счетов - российский учет, международный учет, управленческий учет и т.д. (То есть, когда платеж регистрируется в системе, проводка автоматически создается в плане счетов). Эти механизмы обычно охватывают 95% финансово-хозяйственной деятельности (включая консолидацию финансовой отчетности). Это также дает возможность вести аналитический учет с целью создания для пользователя необходимых учетных мер, в соответствии с которыми рассматриваемая информация должна быть классифицирована.

Тот же механизм отчетности может также использоваться для мониторинга финансово-хозяйственной деятельности (развитие финансов и бизнеса). Используя механизм создания финансовой отчетности, система может определять методы для расчета требуемых показателей и оперативно отслеживать их.

Система ERP также может быть использована для составления бюджета. С одной стороны, планирование доходной части бюджета является почти автоматическим и основывается на информации, введенной в систему отделами продаж. Бюджет может применяться к регионам, товарным группам, комиссионным агентам, группам клиентов, филиалам и т.д.

Инвентаризационные затраты планируются после разработки тех модулей системы ERP, которые отвечают за управление производством и предложением, исходя из рассчитанного спроса компании на сырье и персонал и плановых цен. Расходы на работы (плановое профилактическое обслуживание и техническое обслуживание оборудования, реконструкция помещений и т.д.) Запрашиваются после составления сметы этих работ вспомогательными подразделениями предприятия. Потребность компании в финансировании покупки тепла, электроэнергии, аренды помещений и т.д., оценивается аналогично, поэтому финансовый директор автоматически получает бюджет проекта компании. Его задача - согласовать часть доходов и расходов с центрами финансового учета и адаптировать бюджет к поставленным целям. Может возникнуть необходимость в усилении функциональности ERP-систем в области бюджетирования с помощью специального программного обеспечения.

Пример совместного использования систем ERP с системами документооборота и бюджетирования особенно интересен. После того, как финансовый директор получил первичные данные для создания бюджета из системы ERP, он может перенести их в систему бюджетирования, получить набор бюджетных документов, а затем использовать систему документооборота для завершения всего цикла координации, проверки и утверждения, и затем они переносятся из системы документооборота в окончательные бюджетные показатели системы бюджетирования. Платеж, созданный в системе ERP с использованием системы рабочего процесса, проходит цикл утверждения и входит в систему бюджетирования для контроля исполнения бюджета.

На основе информации, предоставляемой системой ERP, финансовый директор также может анализировать прибыльность различных продуктов, типов компаний и юридических лиц холдинга и принимать решения по оптимизации финансовых потоков компании / холдинга (например, приемлемые трансфертные цены на продукты и услуги, определить услуги, предоставляемые дочерними компаниями).

Управление предприятием оценивает ERP-систему как источник исторических данных. Эти данные могут быть обработаны специализированной статистикой и пакетами OLAP. Включение таких пакетов в системы ERP позволяет использовать сторонние продукты, «подключать» систему ERP. Следует подчеркнуть, что база данных системы ERP, которая служит источником информации для аналитических функций, затем используется для запроса данных. Это должно быть предоставлено при вводе информации в систему ERP.

При оценке инвестиционных проектов использование специализированных программных продуктов также считается более эффективным. Такой подход оправдан по следующим причинам. Во-первых, алгоритмы расчета довольно сложны и специфичны. Во-вторых, прямой расчет инвестиционных проектов связан с информационным потоком основного бизнес-процесса компании. Наиболее важная информация па этой теме может быть найдена на языке программирования.

Список литературы:

1. Гапоненко А.Ю. Информационные технологии управления предприятиями сферы услуг: Дис. канд. эк. наук. Москва, 2016г. 149 с.
2. ДрукерП. Ф. Эффективное управление. Экономические задачи и оптимальное решение. М: ФАИР-ПРЕСС, 2015г. 232с.
3. Морозов Ю.П. Инновационный менеджмент: Учеб. пособие. Н Новгород- Изд-во ИНГУ, 2016.