ПРОБЛЕМА ПРЕИМУЩЕСТВА АВТОМАТИЗАЦИИ РЕСТОРАННОГО БИЗНЕСА

Аннотация. Ресторанный рынок в условиях настоящего времени импульсивно преобразовывается, меняется, поэтому у всех его участников находится повод для беспокойства. В первую очередь задумываются о будущем небольшие одиночные рестораны, наиболее тяжко переносящие на себе конкурентное бремя со стороны крупных сетевых игроков, поэтому нельзя отрицать преимущество внедрения автоматизированной системы управления в ресторане. Рестораны поднимают уникальный операционный вопрос как сервисный бизнес. Использование новейшего программного обеспечения необходимо для максимизации прибыли фирм и успешного функционирования конкуренции на сетевом рынке. Автоматизация может принести пользу конкретным фирмам благодаря своему мгновенному доступу ко всем аспектам ресторана, таким как управление персоналом, финансы, бронирование столиков, меню, видеонаблюдение и многое другое. Данная статья предполагает основные задачи автоматизации ресторана, где будут проанализированы основные конкурентоспособные продукты по данной программе в России, и будет показан реальный пример результата автоматизации на основе сети ресторанов «Рис».

Ключевые слова: автоматизация, ресторан, программное обеспечение, преимущества, интегрированная система.

Сочетание «автоматизация ресторанов» стало общим термином для российских рестораторов, поставщиков аппаратного и программного обеспечения. Она имеет общие и узкие толкования. В этой статье термин «ресторан» имеет общее значение: любое заведение общественного питания.

Несмотря на это, «автоматизация» интерпретируется как узкий термин, а не напрямую повлиявший на производственный процесс, применяется только информационные компоненты бизнеса: бухгалтерский учет, документооборот, продажи и другие процессы, связанные с обработкой данных. Ресторанный бизнес является одним из самых быстрорастущих направлений частного предпринимательства, поэтому спрос для систем автоматизации стабилен. Автоматизация стала необходимым условием для конкурентоспособности бизнеса.

На данный момент количество автоматизированных ресторанов, кафе, точек быстрого питания, корпоративных предприятий и их сетей в России насчитывается десятки тысяч, продолжая расти галопирующими темпами. [1]

Структура процесса автоматизации

Автоматизация – это сложнейший процесс, требующий продуманного подхода. Полная автоматизация предполагает производственный путь, начиная заказом сырья, продуктов и заканчивая подачей готовой пищи или автоматизацией самого трудоемкого производственного процесса, в то время как на ручной труд остаются лишь оставшиеся стадии производства.

В этом случае поставщики предлагают наиболее соответствующее решение. Многие софтверные компании награждают потенциальных клиентов возможностью разработки пользовательских информационных систем. Такие системы значительно дороги, потому что сам процесс разработки – не из дешевых. Но это единственный вариант, который позволяет клиентам получить информационные системы, которые полностью бы соответствовали потребностям ресторана и учитывало его специфику.

Пошаговая модель автоматизации предполагает наличие не только технических аспектов, но и процессов, которые следует учитывать до и после системной интеграции. В результате время подачи сокращено: нет необходимости в дополнительных кадровых действиях; количество ошибок, следующих за заказом на кухню и обратно, устранены.

Современный процесс автоматизации ресторанного бизнеса подразделяется на:

1. получение заказа официантом (не автоматизировано);
2. ввод заказа в терминал (исключая ошибки при передаче заказов поварами или барменами);
3. автоматическая распечатка заказа для шеф-повара и на терминале шеф-повара;
4. после приготовления блюда шеф-повар помечает заказ, что означает его готовность;
5. предварительно проверяется автоматическая генерация, которая включает в себя подробный список блюд и список дополнительных услуг (таких как скидки для постоянных клиентов).

Работа программного пакета делится на две части: внешнюю (фронт-офис) и внутренний (бэк-офис). Фронт-офис призван облегчить и ускорить работу напрямую с посетителями ресторана. Результатом автоматизации фронт-офиса является сокращение человеческого фактора ошибок и ускорение работы. Автоматические печатные предварительные проверки упрощают расчет. Также фронт-офис разработал системы для создания атмосферы в ресторане: автоматическое управление музыкой и освещением, которые имеют большую важность для классических ресторанов и кафе. Бэк-офис с другой стороны автоматизирует те процессы, которые клиент не должен видеть. По-другому это называется «рабочими местами»: бухгалтерами, экономистами, продавцами, менеджерами, администраторами и другим офисным персоналом.

Программное обеспечение для ресторанного бизнеса больше не нуждается в исключительной поставке заказов, обработке сырьевой продукции и управлении запасами. Современному ресторатору нужно особое решение, которое помогло бы скооперировать и удержать эффективную, мотивированную команду, которая не будет требовать постоянного мониторинга над собой. Эта идеальная система будет поддерживать неизменно высокое качество кухни при обеспечении эффективного обслуживания и привлечении новых гостей. Также было бы к месту свести к минимуму риск мошенничества, провести программы рационализации закупок и создать эффективную систему взаимоотношений с поставщиками, предоставляя своевременную, точную и полную деловую информацию, мгновенные отчеты для акционеров настолько часто, насколько это необходимо. Для достижения оптимальной производительности бизнеса, в зависимости от потребностей ресторана и характеристик программного обеспечения, могут быть внесены изменения в несколько или во все области данного комплекса:

1. обслуживание клиентов;
2. управление персоналом;
3. финансы;

Обслуживание клиентов

Общеизвестно, что 80 % выручки приходится на постоянных клиентов, поэтому есть утвердительный смысл уделять им больше внимание. Надежная система управления предполагает наличие гостевых карт, уточняющие системы скидок и программы лояльности. Это помогает сделать бывших покупателей постоянными потребителями товаров и услуг, а также обеспечить эмоциональную привязанность к клиентам компании, что предоставляет возможность проведения маркетинговых исследований на основе собранной информации о клиенте. [2]

Некоторые из поставщиков программного обеспечения предлагают возможность создания автоматических отчетностей, которые контролируют эффективность внедренные системы лояльности. Эти отчеты основаны на статистике, которая накапливается в системе конкретного ресторана. Дальнейшее руководство сможет получить анализ эффективности систем, выраженный не только в денежном выражении, но и в увеличении количества клиентов с течением времени. Эти отчеты могут быть представлены в виде таблицы и в графической форме.

Система автоматического управления музыкой в ​​ресторане позволяет составить музыкальную программу на любой период времени, что обеспечивает поддержание определенного стиля ресторана и разнообразие музыки в заведении. В соответствии с днями недели и временем создается плейлист для каждой комнаты заведения, а также автоматическая регулировка громкости, которую могут изменить лишь клиенты заведения. Кроме того, программное обеспечение обеспечивает отчеты об использовании трека, помогая тем самым предотвратить нарушение авторских прав.

Согласно статистике, за счет увеличения кросс-продаж и импульсных покупок, количество ресторанов, использующих виртуальные меню, было увеличено до 30 %. Клиенты могут сами совершают заказы со своих мобильных устройств, планшетов, ноутбуков или с терминалов, установленных на своем столике.

Управление персоналом

Руководство любого предприятия должно обеспечивать хорошие условия труда, достойную заработную плату, в то же время проводить строгий мониторинг за работой сотрудников. Эксперты признают огромные потери, вызванные мировой ресторанной индустрией из-за отсутствия контроля автоматизации. Решение данной проблемы в следующем:

1. ресторатор может указать скорость доступа к системе для каждой роли;
2. уменьшение краж и должностным злоупотреблений со стороны штата сотрудников;
3. автоматический расчет бонусов и штрафов;
4. создание расписания для сотрудников и журнала посещаемости для клиентской базы.

Ежегодно ресторанный бизнес терпит потери в общей сумме на 20 миллиардов долларов из-за краж недобросовестных сотрудников продуктов питания и кассовых денег. Каждый третий сотрудник будет воровать, если у него будет такая возможность – воровать деньги, продукты и время. Компания из-за этого теряет от 5 до 8 % их валового дохода, 35 % банкротств так же вызваны крупными кражами сотрудников ресторанов, 85 % пропавшего инвентаря уходит на счет внутренней кражи, 53 % наемных рабочих подделывают документы. Но с автоматизацией каждое действие официантов и прочих сотрудников остается записанным в системе. Таким образом автоматизация позволяет следить за кассовыми и платежными операциями и их соответствием заказам и присуждение звания лучшего сотрудника или в худшем случае неэффективного работника. [4]

Каждый сотрудник в течение рабочего дня может просматривать личный отчет, который отображает зарплату, сборы и бонусы, которые могут стать отличной мотивацией для достижения лучших результатов. Автоматизированная карта столов позволяет распределять текущие заказы и предстоящие и отслеживать отложенные быстро и правильно, чтобы избежать «двойного» заказа, а также контролировать состав блюд.

Подробная клиентская база позволит отслеживать время связи с клиентом или отменить их заказы, а также сообщить клиентам о текущих акциях и мероприятиях, чтобы получить информацию о предпочтениях каждого клиента: их существенные даты, сумма среднего чека – чтобы минимизировать потерю дохода в «спешке». За счет оперативного и опционального распределения заказов, признание их наиболее выгодными или лояльными клиенты имеют возможность отслеживать ожидаемые заказы. Система позволяет обновлять заказы быстро и легко в режиме реального времени и изменении раскладки столов.

Финансы

Интегрированная система освобождает скрытые резервы компании за счет снижения издержек и увеличения прибыли. Автоматизация склада может грамотно распределить любое количество позиций, учитывая их размер и вес, и на основе этих данных эффективно генерируется партия разряда. В соответствии со статистикой, около 20% заказов на складах обрабатываются с ошибками. С автоматизированным складом скорость обслуживания клиентов и поставки продукции растет. Системы включают в себя способность генерировать от 8 налогов одновременно. Налоги могут быть рассчитаны для каждого блюда и для каждого клиентского аккаунт. Доплата за питание взимается с розничной (покупательской) цены продуктов и сырья без налога на добавленную стоимость на момент их прибытия на кухню (может взиматься при входе сырья на склад). Коммерческие документы на производство сырья подписываются с указанием уровня наценки, цены наценки, ставки налога на добавленную стоимость, цены со скидкой и стоимости сырья с добавлением налога. [5]

Проблемы с оплатой значительно снижают авторитет ресторанов в глазах их посетителей. Система автоматизации дает возможность расплачиваться другой валютой и минимизировать любые ошибки в расчете чеков.

Экономическая эффективность автоматизации

В наши дни российская ресторанная индустрия стремительно развивается. Абсолютным лидером на этом рынке в Ростове-на-Дону является сеть ресторанов под названием «Рис». Сеть этих ресторанов показывает высокий уровень информатизации. В 2008 году они начали развивать собственное программное обеспечение, не ссылаясь на платформу 1С, что позволило им долгое время занимать лидирующие позиции в сфере общественного питания. Отдел, который занимался разработкой программного продукта и выпустил его, вышел на рынок автоматизации и отделился от цепочки. Новое программное обеспечение получило название «Форинт К», предлагающий поддержку компании «ERP Service» (англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия). «Форинт: Ресторан» – это специальный комплекс программного обеспечения и оборудования, необходимого для кафе, баров, развлекательных центров и бистро. Его возможности выражены в следующем:

1. внедрение современной маркетинговой и учетной политики;
2. постоянный доступ ко всей достоверной информации о предприятии;
3. определение обязанностей и ответственности каждого работника, чтобы предотвратить злоупотребления со стороны персонала;
4. минимизация человеческого фактора в управление бизнесом;
5. исключение рутинной работы по учету товарно-материальных остатков;
6. обеспечение гибкого управления и дисконтной политики;
7. планирование банкетов и корпоративных мероприятий. [6]

На момент выхода «Форинта К» главной задачей для всех ресторанов была бесперебойное и надежное функционирование. Но с приходом 2012 года, требования значительно возросли. Удерживать на плаву текущий уровень ресторана было недостаточно. Экономическое и технологическое развитие требовало появление особой системы, которая улучшит эффективность и по-прежнему поддержит план продаж, что очень сложно воплотить в жизнь.

В то же время сеть ресторанов «Рис», значительно разрослась с 2008 года, пытаясь выбрать новую систему ERP, которая предполагала сокращение расходов, учитывая все процессы на предприятии. Сначала они пытались использовать «R-Keeper», затем «Астор Ресторан». Тем не менее, сотрудники упорно отказывались осваивать эту сложную систему, поэтому и данный проект прогорел так же быстро, как появился. Но к 2012 году ресторан нашел подходящую замену для своих предыдущих неудачных систем автоматизации. Ей стал достаточно молодой, но перспективный программный продукт под названием «Айко». Причины успеха его успеха отразились в следующих аспектах:

1. функциональность, охватывающая все аспекты ресторанного бизнеса;
2. постоянные и регулярные обновления и его надежность как основные причины успеха программы.

Количество внедрений, по сравнению с российскими лидерами рынка автоматизации, небольшая, но растущая популярность и законность программы, а также ее функциональность делает «Айко» достойным конкурентом и проверенным лидерам.

«R-keeper» и «1С кейтеринг» позволяют пользователям быстро перейти на новую систему автоматизации «Айко». Преимущества использования данного обеспечения в следующем:

1. сокращение расходов;
2. минимизация персонала;
3. оптимизация покупок;
4. устранение воровства;
5. контроль отходов продуктов;
6. оптимизация заработной платы;
7. снижение стоимости скидки.

В соответствии с руководством инструкция по дальнейшему развитию ИТ-технологий «Айко» стала универсальной системой для автоматизации ключевых бизнес-процессов и увеличения продаж по всей сети ресторанов «Рис». Как правило, эффекты программного обеспечения реализации может быть разделена на две части: экономические показатели и так называемые качественные изменения, которые обсуждались ранее. Вот некоторые измеримые показатели эффективности внедрения системы автоматизации: рост выручки (5-25 %), уменьшение оборотного капитала в запасах (25-55 %), увеличение эффективности использования ресурса (15-40 %), улучшение качества обслуживания клиентов (25-60 %), снижение затрат (5-20 %) увеличение оборота средств (25-55 %).

Заключение

Данная статья представила суть проблемы процесса автоматизации на примере русского ресторана «Рис» в Ростове-на-Дону.

В заключении хотелось бы еще раз отметить, что система автоматизации незаменима в деле повышения качества обслуживания и производительности труда, а также снижения издержек и злоупотреблений персонала. Сегодня человек, решивший открыть ресторан или кафе, начиная изучать новый для себя бизнес, в списке «предметов первой необходимости» видит систему автоматизации. Как на современном складе не обойтись без автопогрузчика, так и компьютерная автоматизация практически всех бизнес-процессов стала стандартом в ресторанном бизнесе.

Список литературы:

1. Булатова М.А., Седова И.В. (2007), Ресторан, кафе: бухгалтерия и налоги Ресторан, кафе: учет и налоги, Налог-Инфо, Москва, 272 с.
2. «ERP Сервис» [«ERP Сервис»], доступен по адресу: http://erp-service.ru
3. «Айко - лучшая система автоматизации ресторанов», доступная по адресу: http://horeca-club.kg/articles/view/72 [электронный ресурс]
4. Ремизова Е.Ю. (2011), Решения для автоматизации ресторанов [Неизвестны. Решения по автоматизации ресторана].
5. «Ресторанный менеджмент: новые технологии и тенденции» [«Менеджмент в ресторанном бизнесе: новые технологии и тенденции»], http://www.ucs.ru [электронный ресурс]
6. Цыро С. (2010), Как победить ресторанное воровство. Практический курс для владельцев и менеджеры, Ресторанные ведомости, Москва, 144 с.