АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ВЕДЕНИЯ ДОГОВОРОВ ПО ИТ-АКТИВАМ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Информационные технологии в настоящее время активно внедряются во все сферы деятельности. Быстро развивающийся рынок электронных информационных продуктов и услуг предлагает большое количество отечественных и зарубежных экономических информационных систем (ЭИС) различного назначения [1]. На сегодняшний день, важнейшим ресурсом на предприятии является система электронного документооборота (СЭД), которая способна повлиять на конкурентоспособность и обеспечить информационную безопасность.

СЭД внедряют для автоматизации работы с документами, однако решаются и ряд других управленческих задач, таких как организация эффективной работы с договорами, повышение эффективности работы с заявками, максимально безбумажный вид внутрикорпоративного документооборота, обеспечение качества контроля за исполнением коллективной работы [2].

В данной статье рассматривается автоматизация процесса ведения договоров по ИТ-активам на предприятии. Для этого на предприятие внедряется СЭД.

Процесс ведения договоров по ИТ-активам в существующем процессе происходит следующим образом: Заказчик совместно с куратором формирует техническое задание (ТЗ). Куратор формирует товарно-закупочную документацию (ТЗД) на основании ТЗ и направляет специалисту отдела закупок. Специалист отдела закупок размещает информацию о закупках на сайте госзакупок и запрашивает технико-коммерческое предложение (ТКП) у потенциальных поставщиков. Поставщики предоставляют специалисту отдела закупок ТКП. Специалист отдела закупок на основании ТКП выбирает поставщика и заключает са ним договор. Поставщик на основании заключенного договора предоставляет дистрибутив ИТ-актива. Специалист отдела закупок предоставляет куратору договор, заключенный с поставщиком, и дистрибутив ИТ-актива. Куратор формирует проект договора и направляет юристу. Юрист утверждает договор и направляет его бухгалтеру. Бухгалтер на основании утвержденного договора формирует график платежей и отправляет документацию куратору. Он в свою очередь отправляет договор с графиком платежей заказчику на подписание. Заказчик возвращает подписанный договор куратору. Куратор направляет подписанный заказчиком договор генеральному директору на подписание. Подписав договор, директор отправляет по экземпляру в архив и куратору. Куратор передает заказчику экземпляр заключенного договора и дистрибутив ИТ-актива.

Рисунок 1. Мнемосхема существующего процесса

Рассматриваемый процесс приведён с точки зрения Генерального директора, так как именно он имеет доступ ко всем сформированным отчетностям.

IDEF0 — методология функционального моделирования и графическая нотация, предназначенная для формализации и описания бизнес-процессов. Отличительной особенностью IDEF0 является её акцент на соподчинённость объектов. В IDEF0 рассматриваются логические отношения между работами.

Функциональная модель существующего процесса строится на основании предпроектного обследования организации. Функциональная модель представляет с требуемой степенью детализации систему функций, которые отражают свои взаимоотношения через объекты системы. Модели данных представляют собой подробное описание объектов системы, связанных системными функциями [3].

Рисунок 2. Декомпозиция контекстной диаграммы

,

Рисунок 3. Декомпозиция функционального блока «Заключить договор с поставщиком ИТ-актива»

Рисунок 4. Декомпозиция блока «Заключить договор с заказчиком»

Рисунок 5. Декомпозиция блока «Составить проект договора»

Рисунок 6. Декомпозиция блока «Сформировать график платежей»

Существующий процесс ведения договоров по ИТ-активам обладает некоторыми существенными недостатками.

В существующей модели процесс не автоматизирован, нет единого информационного пространства между ее подразделениями, бумажный документооборот затрудняет поиск и анализ данных, вызывает дублирование работ и увеличивает расходы [4].

Эту проблему можно решить, внедрив СЭД. СЭД предназначена для автоматизации документооборота предприятия и с ее помощью руководители предприятий и подразделений получают целостную картину о ходе и подготовке и обработки документов.

Ниже приведена мнемосхема предлагаемого процесса ведения договоров по ИТ-активам.

Рисунок 7. Мнемосхема предлагаемого процесса

Данная мнемосхема отличается от мнемосхемы существующего процесса тем, что документация будет передаваться через АИС, а также есть возможность генерировать проект договора и график платежей.

Функциональная модель предлагаемого процесса представлена на рисунках ниже. Основное отличие – отсутствие декомпозиции блока «Генерировать проект договора» и «Генерировать график платежей».

Рисунок 8. Декомпозиция контекстной диаграммы

Рисунок 9. Декомпозиция блока «Заключить договор с заказчиком»

В ходе данного проектирования было определено, что внедрение СЭД играет немаловажную роль на предприятии. Система повышает эффективность работы с договорами, повышает эффективности работы с заявками, максимально безбумажный вид внутрикорпоративного документооборота, обеспечивает качество контроля за исполнением коллективной работы. Благодаря организации и внедрению системы появляется возможность анализа финансово-экономического состояния предприятия, распределения ресурсов, оптимизации издержек, улучшения показателей финансового результата. [6]

Список литературы:

1. Крошилин С.В., Медведева Е.И. Информационные технологии и системы в экономике: учебное пособие. - М.: ИПКИР, 2008. - 485с.
2. Независимый портал о СЭД. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.doconline.ru/software/documentum/
3. Кулябов Д.С., Королькова А.В. Введение в формальные методы описания бизнес-процессов: Учебное пособие. - М.: РУДН, 2008. - 173 с.
4. Редакция «Компьютер-Информ» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://old.ci.ru/
5. Куликов Г.Г. Системное проектирование автоматизированных информационных систем: Учеб. пособие. Уфа: Изд-во УГАТУ, 1999. 100с.
6. Юсупов И.Ю. Автоматизированные системы принятия решений –М.:Наука, 1983.