ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА МЕЖДУ ОРГАНАМИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ

Аннотация. В данной статье проведен рассмотрены теоретические аспекты организации электронного документооборота в государственных органах власти. Проанализированы преимущества и основные проблемы внедрения СЭД в государственных органах. Предложены рекомендации для обеспечения дальнейшего совершенствования электронного взаимодействия между органами власти и гражданами.

Ключевые слова: электронный документооборот, система электронного документооборота (СЭД).

I. Введение

В настоящее время вопрос развития электронного документооборота в государственных органах РФ приобрел стратегическое значение. Сейчас федеральные министерства и ведомства, в частности Федеральная таможенная служба, Федеральная налоговая служба, Федеральное казначейство, Министерство финансов Российской Федерации и другие, активно используют электронный документооборот.

II. Постановка задачи

Данная статья ставит перед собой следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие, его цели, принципы и задачи СЭД.
2. Выявить проблемы внедрения СЭД в государственных органах и привести рекомендации по упрощению их внедрения.

III. Теория

Начало развития системы электронного документооборота в государственных органах дала Федеральная целевая программа «Электронная Россия». Эта программа работает с 2001 года. Обеспечение возможности доступа всех граждан к информационным ресурсам госорганов, является целью программы. Отдельные виды СЭД используются органами Пенсионного фонда России. Помимо ПФР систему электронного документооборота применяют в налоговых органах, ЦБ РФ и других государственных органах [2]. В 2002 году был разработан Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» [1]. Целью данного закона является снабжение правовых условий для применения электронной цифровой подписи. Так, электронная цифровая подпись в документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Электронная цифровая подпись подразделяется на три вида:

• Простая подпись.
• Усиленная неквалифицированная подпись.
• Усиленная квалифицированная подпись.

Система электронного документооборота (СЭД) – это автоматизированная система накопления, обработки, передачи и хранения электронных данных, которые образуют электронные документы.

Принципы СЭД:

1. Документ может быть зарегистрирован в одной системе лишь один раз. В подобной ситуации можно избежать лишних дубликатов документов.
2. Обработка одного документа может быть реализована из нескольких точек доступа. То есть, на предприятии совершается оперативная работа со всей имеющейся информацией.
3. Все данные СЭД находятся в неизменном движении. Так можно в любой момент времени узнать, кто именно и как работал с каким-либо документом.
4. Система устроена так, что все ее структурные единицы согласованы и взаимосвязаны между собой, поэтому нет повторяющихся элементов.
5. Поиск необходимых документов происходит в системе буквально за считанные секунды, обладая при этом минимальной информацией о искомом объекте.
6. СЭД, благодаря своей рациональной структуре, не только дает возможность ускорения процесса выполнения организационных функций, но и помогает управленцам в кратчайшие сроки принимать ответственные решения.

Возможности системы электронного документооборота дают возможность решить целый ряд задач по автоматизации документооборота и других направлений работы органов власти:

1) обеспечить уменьшение затрат и времени на обработку и подготовку документов, а также сократить время принятие управленческих решений;

2) увеличить уровень дисциплины и упростить систему ее контроля за государственными органами;

3) ускорить взаимодействие с организациями, которые находятся в подчинении, а также с другими государственными органами, подразделениями, расположенными в других городах или отдаленных офисах;

4) обеспечить открытость и доступность информации о деятельности государственных органов;

5) уменьшить расходы государственных органов на обеспечение взаимодействия между друг с другом, а также их взаимодействия с населением.

Стратегическое планирование для достижения нового уровня качества работы государственных органов должны отвечать на следующее вопросы:

• осуществляет ли государственный орган задачи, установленные перед ними правительством;
• соответствует ли качество услуг, предоставляемых государственными органами населению их ожиданиям;
• целесообразно ли применяется труд сотрудников кадрового резерва, репутация, инфраструктура, бюджет для достижения поставленных целей стратегического развития систем электронного документооборота перед органами государственной власти;
• какие процессы нужно внедрить, чтобы реализовать стратегию;
• как следует инвестировать средства в технологии, инфраструктуру, чтобы воплотить стратегию в жизнь [3].

IV. Результаты исследований

СЭД имеет ряд преимуществ в государственной структуре:

1. Экономия времени.
2. Полная история каждого документа.
3. Обеспечение безопасности и конфиденциальности документов.
4. Снижение затрат на распечатку.
5. Увеличение благоприятного уровня служащих и руководителей организации.

С другой стороны, можно перечислить и ряд проблем, которые оказывают влияние на эффективность системы электронного документооборота в государственных органах.

Основные проблемы успешного внедрения СЭД:

1. Люди опасаются, что они станут невостребованными или что им придется работать более усиленно и, следовательно, оказывают сопротивление.
2. Системы электронного документооборота разнообразных органов должны быть взаимосвязаны друг с другом. То есть, если в различных государственных органах документы с одинаковым содержанием назовут по-разному, может возникнуть беспорядок.
3. Процесс внедрения системы электронного документооборота достаточно затратный и для него необходимы колоссальные денежные средства.

Для обеспечения дальнейшего совершенствования электронного взаимодействия между органами власти и населением, по нашему мнению, уместно предложить следующие рекомендации:

1. Обеспечить наличие и функционирование на Интернет-порталах органов исполнительной власти и органов местного самоуправления, судебной и законодательной властей так называемых «Интернет-приемных»;
2. Информировать в средствах массовой информации о возможностях граждан осуществлять свои права в электронном виде без личного обращения к должностному лицу;
3. Создавать при органах государственной власти или в многофункциональных центрах «одного окна» самостоятельных консультационных подразделений, подключенных к Интернету для использования гражданами, не имеющими возможностей или способностей для самостоятельного осуществления своих конституционных прав на поиск и получение информации в электронном виде.

V. Выводы и заключение

Таким образом, развивающееся в последнее время система электронного документооборота в органах государственной власти призвана не только решить проблемы доступа граждан к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, но и повысить эффективность деятельности самой власти, сделать процедуру принятия государственных решений прозрачной для общества, а также повысить социальную ответственность должностных лиц за принимаемые решения.

Список литературы:

1. Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016)
2. Быкова Н. Н. Электронная отчетность в контролирующие органы Российской Федерации / Н. Н. Быкова // Экономика, управление, финансы: материалы IV междунар. науч. конф.: Зебра, 2015. – С. 73-76.
3. Шафеева Ю. И., Быкова Н. Н. Система электронного документооборота в органах государственной власти // Молодой ученый. – 2015. — №23. – С. 78-81. URL https://moluch.ru/archive/103/23890/ (дата обращения: 20.04.2019).