ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МОРСКОМ МИНИСТЕРСТВЕ РОССИЙСКОЙ ИМПЕРИИ В ЧАСТИ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОГРАММ ВОССТАНОВЛЕНИЯ И СТРОИТЕЛЬСТВА БАЛТИЙСКОГО ФЛОТА (1905-1914)

В начале XX века на долю России выпали значительные испытания, преодоление которых требовало выработки новых принципов управления практически во всех сферах государственного управления. Одним из масштабных вызовов того времени было восстановление и строительство Балтийского флота, практически утраченного в ходе Русско-японской войны 1905-1914гг. Для решения задач подобных масштабов правительству России необходимо было изыскать менее затратные и наиболее эффективные методы воссоздания морской мощи империи [2, с. 5].

Период восстановления и строительства Балтийского флота, соответственно и подготовка, и принятие тех или иных решений, связанных с процессом воссоздания флота на одном из стратегических направлений, подлежит изучению с точки зрения современного уровня развития исторической науки.

Основным источником при изучении процессов воссоздания Отечественного флота является массив делопроизводственных документов, сформировавшийся в процессе деятельности Морского министерства России, в период от окончания Русско-японской войны до начала Первой мировой войны.

Документы отложившиеся по вопросам восстановления и строительства Балтийского флота хранятся в Российском Государственном архиве Военно- морского флота (РГА ВМФ). РГА ВМФ - это архивное учреждение, обладающее богатой историей и аккумулирующее в себе огромные массивы документов, отражающие историю развития Российского флота, в том числе документы, касающиеся вопросов восстановления и строительства флота в период 1905-1914 гг. Данные документы рассредоточены преимущественно в фондах № 460 «Канцелярия морского Министра г. С-Петербург» ; № 401 « Главное управление кораблестроения Морского министерства» и других фондах [1].

Сохранившийся массив документов по вопросам реализации программ восстановления и строительства флота, позволяет выделить следующие виды бумаг использующихся в Морском министерстве России: рапорты, доклады, отношения, предписания и прошения, кроме того в ведомстве использовались письма и разного рода записки: докладные, служебные и др. Вид служебной бумаги определяло в первую очередь то в какую инстанцию она адресована: к вышестоящей или нижестоящей, так же вид бумаги определяла должность, а не чин должностного лица [3, л. 65].

При изучении документов, относящихся к рассматриваемой теме можно выделить следующие особенности в форме и изложении документов в министерстве. К Примеру всеподданнейшие рапорты писались без бланка, для остальных случаев устанавливались бланки двух видов, 1-й для структурных подразделений министерства, а второй личный [3, л. 65].

Служебные бумаги подписывались тем лицом, от которого они исходили, а «скреплялась» тем лицом кем она исполнялась, в обоих случаях обязательно прописывалась должность и воинское звание, к примеру Флигель-адъютант и т.д., так же прописывались титул и фамилия, причем титул и фамилия обязательно прописывались собственноручно и разборчиво, подписывающий бумагу сам проставлял и число [3, л. 66].

На полях всех видов бумаг обязательно прописывали краткое содержание бумаги, в случае если документ являлся официальным ответом, то прописывался и номер полученной бумаги, на которую дается соответствующий ответ.

Для некоторых видов документов приветствовались печатные или литографированные бланки [3, л. 66] .

Для исследователя интерес представляют особенности ведения переписки, независимо от структурного подразделения для переписки устанавливались общие требования по всему министерству. Так для бумаги устанавливались следующие форматы: 1 полулистовой (лист, сложенный пополам) 2 в одну четвертую листа (полулист, сложенный пополам) 3 в одну восьмую листа (четверть листа, сложенная пополам). Коме того разрешалось использовать для переписки в четверть и в одну восьмую листа не сложенную пополам. Все всеподданнейшие отчеты, доклады и рапорты должны были писаться на бумаге высочайшего качества полу листового формата. На документах, содержащих в себе государственную тайну проставлялся соответствующий гриф «секретно». Для текущей служебной переписки, не представляющей особой ценности разрешалось использовать бланки соответствующей установленной формы. Определенные требования предъявлялись и к стилю служебной переписки, так между служащими морского министерства и сторонних ведомств переписка должна была вестись по определенным формам, не приветствовалось и наличие подобного рода обращений. Таких как ваше превосходительство, ваше сиятельство и т.д. Так же не рекомендовалось в переписке указывать причину начала переписки, делалось это исключительно в экономических целях. Ссылки на законы или иные распоряжения делались преимущественно в конце бумаги в виде справки. Так называемые справки обычно излагались кратко на самом запросе, в случае информации собой важности, справка оформлялась на отдельных листах который подшивался к запросу [3, л. 67].

Подобные правила делопроизводства распространились на документирование деятельности Морского министерства в целом и в вопросах создания документов в ходе процесса воссоздания флота.

Основным структурным подразделением Морского министерства, отвечавшим за организацию делопроизводства, была канцелярия ведомства. Канцелярия относилась к числу тех подразделений от которых зависела организация управления министерством, оперативность создания и доведения до исполнителя того или иного приказа. В большинстве случаев способы и методы организации документооборота в канцелярии министерства применялись на практике в других, локальных подразделениях, входивших в структуры, обеспечивающие функционирование и обороноспособность всего военно-морского флота Российской империи.

Канцелярия Морского министерства состояла из отделения общих дел и кодификационного отделения. Во главе канцелярии стоял директор, в его подчинении находились руководители отделений канцелярии, те в свою очередь обеспечивали деятельность соответствующих подразделений. Директор организацию и координацию структурных подразделений канцелярии, организовывал работу юридической службы, находившийся в составе кодификационного отделения, занимавшийся решением разного рода юридических споров и оценкой правомочности тех или иных распорядительных документов по министерству [4, с. 26].

В целом на канцелярию возлагались обязанности по сопровождению переписки высших должностных лиц министерства со структурными подразделениями ведомства. В пределах полномочий канцелярии находилось составление и всеподданнейших отчетов по министерству, организация всего делопроизводства по Адмиралтейств-Совету. В ведении находилась и юридическая часть Морского министерства [4, с. 26] .

Среди структурных подразделений канцелярии полномочия распределялись следующим образом. На отделение общих дел возлагались обязанности по ведению переписки и составлению отчетов, формированию очередности дел, подлежащих рассмотрению в Адмиралтейств-Совете. Так же, отделение общих дел было обязано вести учет рассматриваемых дел, комплектовать дела и сдавать их в архив.

Кодификационное отделение канцелярии было уполномочено на контроль за содержанием и систематизацию действующих по Морскому министерству постановлений. Отделение периодически составляло и выпускало сборники постановлений и других нормативных актов по морскому ведомству и приложений к нему [4, с. 27].

Таким образом, следует отметить, что организация делопроизводства в Морском министерстве России было определенным образом регламентировано, правила делопроизводства вырабатывались органами канцелярии ведомства и внедрялись на практике.

Однако, поражение России в Русско-японской войне выявило крайнюю не совершенность в организации управления Морским министерством. Делопроизводство как ведущий элемент управления в рассматриваемый период было подвержено реформированию, главной целью которого было упрощение делопроизводства в ведомстве, приведение в порядок информационных потоков министерства и унификация основных форм документов по всем структурным подразделениям в ведомстве, но планы по реформированию делопроизводства так не были осуществлены по ряду причин, как внутреннего, так и внешнего порядка.

Список литературы:

1. Официальный сайт ФКУ «Российский государственный архив Военно-Морского флота» URL.: https://rgavmf.ru (дата обращения 30.04.2017).
2. Петров, М.А. Подготовка России к Первой мировой войне на море  [Текст] / М.А. Петров. - М.: Госвоениздат, 1926, - 276 с.
3. Российский государственный архив военно-морского флота (РГА ВМФ). – Ф. 404. – Оп. 1. – Д. 640.
4. Свод морских постановлений [Текст] / Морское м-во. - СПб.: Изд-во Морского м-ва, 1902. – 175 с.