РАЗРАБОТКА МОДУЛЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ СКЛАДОМ

В статье обсуждается актуальность и целесообразность автоматизации склада. Проводится анализ проблем в работе склада, обозреваются как плюсы, так и минусы применения и реализации информационных систем. Так же рассказывается о причинах возникновения потерь и шагах по их сокращению.

Склад – связующее звено между производителем и потребителем, сложная система, которая требует постоянного внимания. Обеспечить порядок на складе – важная задача любой компании. Для этого нужно вести корректный учет товаров, контролировать их сохранность, а также иметь быстрый доступ к информации по местам хранения и доступным остаткам. [1]

Однако часто корректному учету продукции на складах уделяется недостаточно внимания. Возрастает риск появления непредвиденных затрат или потерь для компании.

Анализ проблем в работе склада выявил следующие недостатки:

Квалификация персонала: Любой сотрудник склада должен чувствовать себя неотъемлемой частью единого коллектива, ориентированного на удовлетворение потребностей клиента. Основываясь на таком понимании, увеличивая KPI своей работы, он повышает качество работы складской системы в целом.

Оснащенность техникой и оборудованием: Обусловлено большим количеством территориально-удаленных складов (в основном, для производственных предприятий), что делает автоматизацию весьма дорогим процессом. Также, существующие системы автоматизации не дают возможность оснастить рабочее место кладовщика современными средствами учета и идентификации товара. Иногда это не позволяет сделать специфика товара, но это единственный случай, когда автоматизировать склад не нужно. В остальных случаях эта проблема должна быть решена.

Отсутствие взаимодействия с поставщиками: Здесь возникает проблема быстрой обработки поступивших ТМЦ Их надо обработать, ввести в систему учета, в некоторых случаях нанести штриховой код.

Документальное оформление и учет большой товарно-материальной номенклатуры от различных юридических лиц: Эта проблема вызвана применением различных схем хозяйствования. Достаточно распространенной практикой является наличие на одном физическом складе ТМЦ, принадлежащих различным юридическим лицам. При этом для производственных предприятий количество таких владельцев ТМЦ может быть достаточно велико. Возникает проблема прозрачности учета. [2]

Отсутствие удобных механизмов проверки соответствия отгрузки по факту и большого количества ТМЦ в документах: При больших товаропотоках проблема пересортицы имеет место быть. Во избежание пересортицы крайне желательно иметь возможность убедиться в соответствии реальной отгрузки и документов.

Отсутствие удобных средств автоматизированной идентификации товара: Необходимость таких средств при большом потоке ТМЦ сомнений не вызывает. Если товар или материал возможно оштриховать, то делать это необходимо. Кажущаяся потеря времени на обработку товара на приеме (и то, если нет штрих-кода поставщика) оборачивается многократной экономией на всех этапах передачи, реализации, возврата и резким уменьшением пересортицы. Кроме ранее упоминавшихся сканеров штрих-кода и терминалов сбора данных, возможна поддержка работы с принтерами штриховых этикеток. [3]

Виды потерь: Минимизировать издержки и потери – естественное желание собственника бизнеса. Когда речь идет о складских потерях, то в первую очередь стоит обратить внимание на те, которые связаны с товарами. Для планирования мер по сокращению непреднамеренных затрат сперва выявим и классифицируем источники потерь или порчи продукции в обороте.

Порча товаров при хранении/несоблюдение условий хранения:

• повреждения при погрузке/разгрузке товара;
• нарушение условий отбора и хранения товара;

естественная убыль отдельных групп товаров: испарение, усушка и прочее;

• неправильная, некачественная маркировка, которая влечет за собой потерю товара и невозможность идентификации товара;
• возникновение пересортицы при неверной раскладке;
• потери из-за некорректного указания адресов, которые обнаруживаются только при инвентаризации;
• порча товаров при нарушении температурного режима, повышенной влажности, а также при повреждении товаров разными вредителями.

Порча товаров со сроком годности: Если учет срока годности не ведется, то для отгрузки не всегда выбирается товар с минимальным сроком годности. Это влечет за собой то, что на складах накапливается просроченный товар, который необходимо списывать или утилизировать.

Потери из-за воровства:

- во время упаковки/распаковки товаров;

- при доставке товара от поставщика к покупателю;

- при выезде за пределы склада и прочее.

Зависимость от персонала: Характерно для компаний, где отсутствует информативное или адресное хранение. Только кладовщик, который распределял товар по складу, знает, где его можно найти. В результате нет возможности оперативного поиска нужной позиции, а у руководства нет актуальных данных по остаткам на складах и инструмента контроля работы персонала.

Способы решения. Сокращение потерь.

Потери на складе можно первоначально заложить в стоимость продукции либо минимизировать за счет проведения организационных мер или комплексной автоматизации.

Решение должно быть эффективным и экономичным. Складской модуль должен позволяет работать как в режиме on-line, так и off-line. При этом данные могут передаваться между источниками информации с любой желаемой периодичностью. Могут применяться как стационарные средства идентификации (сканеры штриховых кодов), так и носимые (терминалы сбора данных). Результаты работы сотрудника с терминалом оперативно передаются на рабочее место в систему учета и обратно на терминал.

Для решения проблемы взаимодействия с поставщиками складской модуль должен иметь функционал, который существенно облегчает эту задачу работникам склада. Если поставщик предоставляет в электронном формате данные по своей номенклатуре и штриховым кодам (возможно, ценам), то ввод товара в систему можно организовать без участия работника склада. При этом решается ряд сопутствующих проблем: защита от неправильного ввода названия ТМЦ, ошибок перевода, повышается скорость ввода данных, упрощается установка налоговых величин.

Для проверки соответствия отгрузки по факту и большого количества ТМЦ в документах в системе необходимы следующие функции. Во-первых, это механизм упаковочных листов, который позволяет комплектовать большие накладные отгрузочными местами. Причем в этом процессе одновременно могут принимать участие несколько человек. Во-вторых, если ТМЦ снабжены средствами идентификации по штрих-кодам, то возможно непосредственное формирование документа с терминала сбора данных. Таким образом, пересортица может произойти только в том случае, если на ТМЦ перепутаны штриховые коды.

Порча товаров при хранении/несоблюдение условий хранения:

Для решения данной проблемы необходимо:

1. Оптимизировать помещение склада. Выделить зоны хранения, которые:

• позволяют разграничить несовместимые товары;

• имеют соответствующий температурный режим, освещение и влажность;

• освободить проходы, в том числе и в результате оптимизации оборудования для хранения товаров.

2. Оптимизировать оборудование для хранения товаров.

• организовать стеллажи в несколько ярусов. Таким образом, товар не будет накладываться друг на друга и это предотвратит порчу как упаковки, так и содержимого.

• пересмотреть размеры ячеек, сделать их соответствующими размеру упаковок хранимого товара. Оптимизировать высоту для хранения упаковок так, чтобы минимизировать свободное пространство вокруг (по бокам и сверху) хранимого товара.

• разделить в стеллажах зоны штучного и коробочного/паллетного хранения. Это ускорит отбор, исключит порчу коробок, обеспечит сохранность продукции.

3. Пересмотреть удобство используемого транспорта и грузоподъемного оборудования.

Для складов с высокими стеллажами целесообразным может быть закупка специальных кар с подъемными лестницами или закупку станин для стеллажей. Это ускорит размещение, поиск и отбор товаров, обеспечит сохранность самих стеллажей.

Внедрение учетной системы или налаживание складского учета в текущей: С помощью внедрения специализированной программы учета или усовершенствования текущей возможно повысить скорость складских процессов, контролировать работу склада, персонала и компании в целом, сократить потери, экономить трудозатраты, снизить пересортицу, а также более эффективно использовать складское оборудование.

Для эффективной работы учетной системы следует предпринять следующие шаги:

1. Выделение зоны хранения товаров на складе.

Зоны выделяют фиксированные, а также резервные и критические на случай, если первые переполнятся.

2. Маркировка товар и зоны хранения.

Для сокращения потерь и точного учета товаров или документов, корректной идентификации этих объектов можно использовать технологию штрихкодирования или/и RFID.

Штрихкодирование позволит вести единичный учет товаров с помощью штрих-кодов, которые размещаются на каждой единице товара, и терминала сбора данных, передающего информацию в учетную систему по каждой номенклатурной единице (при наличии Wi-Fi).

Технология RFID позволит вести учет больших партий товара, не требуя прямой видимости для идентификации объектов, что упрощает процесс приемки/отгрузки товара.

3. Задание алгоритмов размещения и отбора товаров.

Также можно формировать кладовщику порядок обхода ячеек, оптимизировать его маршрут и снизить трудозатраты.

4. Использование специального торгового оборудования.

Использование терминала сбора данных (далее ТСД) при приеме товаров позволит выявить расхождения в партии от поставщика.

Маркировка поступивших товаров и ТСД также позволят контролировать сотрудников склада, исключит зависимость от персонала.

Учетная система, интегрированная с ТСД, позволит вести учет товаров со сроком годности. Необходимо занести в учетную систему серии товаров, а также занести эту информацию в штрих-код на товаре. В таком случае система подскажет, какой товар и откуда необходимо взять для комплектации заказа. А ТСД проконтролирует, правильно ли кладовщик выполнил задачу.

В результате налаживания складского учета компания получает:

- минимизацию или полное исключение бумажного документооборота;

- сокращение пересортицы или залеживания товаров на складе;

- снижение зависимости от человеческих ресурсов, новые сотрудники быстро адаптируются;

- рост эффективности работы сотрудников, возможность оперативного контроля;

- повышение лояльности клиентов за счет увеличения скорости сборки и отгрузки заказов.

Для построения эффективной работы склада, своевременного получения информации по результатам работы, а также принятия управленческих решений и сокращения временных и материальных потерь, которые возникают при ведении учета вручную, автоматизация просто необходима.

Каждая система для управления организацией по-своему уникальна.

Особое внимание при разработке модуля для управления реализацией и складским учетом уделялось на функции, которые будут наиболее применимы в рамках проекта.

При обзоре систем автоматизации были выявлены основные преимущества, которые качественно будут выделять любую информационную систему:

- работа с любой операционной системой;

- наличие мобильных приложений для руководителей;

- интеграция с бухгалтерией 1С и другими системами;

- простая и понятная настройка системы для начала работы;

- разные алгоритмы подсчета себестоимости на складе (средняя себестоимость, партионная себестоимость);

- удобный интерфейс;

- разграничение прав пользователей;

 - возможность работы оффлайн;

- круглосуточная техническая поддержка;

Список литературы:

1. Организация складского учета [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://www.eg-online.ru/article/72257/
2. Технико-экономическое планирование. Методические материалы. М., 2003. 24 с.
3. Системы управления версиями [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://habrahabr.ru/hub/cvs/